新時期辦公室行政事務(wù)管理工作的有效性探究

程海燕

在社會發(fā)展新時期，行政事務(wù)管理之類的工作，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。新的形勢促使行政事務(wù)管理工作需要進(jìn)行較大轉(zhuǎn)變。辦公室行政事務(wù)管理工作內(nèi)容與環(huán)境也發(fā)生了變化，其中包括人事、督查、宣傳、檔案、協(xié)調(diào)溝通、值班、政務(wù)、文秘等，種類繁多，工作強度大，靈活性要求高，并且關(guān)系到整個行政機(jī)關(guān)單位的運行與管理。新時期做好辦公室行政事務(wù)管理工作是非常有必要的，本文以新時期如何做好。辦公室行政事務(wù)管理工作為研究對象，進(jìn)行深入研究探討。

行政辦公室作為行政機(jī)關(guān)單位的對外窗口，外在體現(xiàn)了這個單位的整體形象，在內(nèi)部則起到了溝通樞紐的作用，在每個部門之間傳達(dá)與溝通的工作中實現(xiàn)了配合與溝通。不僅體現(xiàn)了其行政職能與工作態(tài)度，還具備幫助領(lǐng)導(dǎo)決策和監(jiān)督的職能，是機(jī)關(guān)單位的核心部門，具備服務(wù)中心、參謀中心、信息中心與指揮中心的職能，行政工作質(zhì)量直接影響單位正常運作與發(fā)展，因此更應(yīng)該合理有效安排辦公室工作方法。

一、辦公室行政管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今辦公室行政管理已相對成熟，但還是有些許問題，比如管理制度不夠完善、行政管理水平有待提高、管理理念相對落后。下面就從管理制度、行政管理、管理理念三個方面進(jìn)行簡單分析。

（一）不斷完善管理制度

在行政管理中，因為缺乏完善的管理制度，以至于辦公室行政管理效率不足，行政機(jī)關(guān)人員分不清責(zé)任人，導(dǎo)致任務(wù)拖拖拉拉，因此任務(wù)難以進(jìn)行下去。具體問題包括職責(zé)不清、目標(biāo)不明、工作思路不清晰等情況，不僅使得辦公室行政管理工作難度加大，還延緩了機(jī)關(guān)單位各項工作的正常運作。

（二）辦理理念保守落后

自改革開放以來，我國機(jī)關(guān)單位一直學(xué)習(xí)國外的先進(jìn)的行政管理經(jīng)驗，根據(jù)自身的實際情況進(jìn)行管理上的創(chuàng)新，強有地促進(jìn)了社會政治經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展。與此同時，為能夠跟時代發(fā)展接軌，機(jī)關(guān)單位辦公室對行政管理思路也做出了一定的調(diào)整及變化，但還是存在少部分機(jī)關(guān)辦公室行政管理人員不求創(chuàng)新，不求跟上時代的步伐，依然堅守傳統(tǒng)管理理念，甚至在實際工作中一直沿用落后的規(guī)章制度和管理模式。

（三）行政管理水平偏低

當(dāng)下，在機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理過程中，往往就有那么一些人只做自己的事情，其他事情一律不管，沒有交流、沒有溝通。行政部門作為機(jī)關(guān)單位的中樞其作用就是承上啟下，行政部門都不能運轉(zhuǎn)起來，整個機(jī)關(guān)單位將會出現(xiàn)很大的問題，嚴(yán)重影響了辦公室行政效率。

二、新時期辦公室行政事務(wù)管理辦法探索

（一）準(zhǔn)確定位辦公室行政管理工作

作為機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理人員，在工作時如果出現(xiàn)工作定位不明確的問題，就需要及時解決。對辦公室行政管理人員來說，每天的工作量很大，如果不能準(zhǔn)確及時定位管理職能與職位，無疑會造成職位不清、責(zé)任不明等情況。甚至?xí)斐晒ぷ骰靵y、工作無法進(jìn)行等，導(dǎo)致效率低下。新時期辦公室行政事務(wù)管理工作，為該部門與管理人員提出了相應(yīng)的創(chuàng)新整改要求。行政管理的轉(zhuǎn)變需要引起機(jī)關(guān)單位的高度重視，重點在于不可隨意安排崗位，在思想與行動上加大關(guān)注度使每位行政管理人員明白自己應(yīng)該做什么，如何與同事進(jìn)行搭配、合作與溝通，盡量避免資源浪費，合理準(zhǔn)確定位每個行政管理人員。

（二）完善行政管理機(jī)制

新時期加強辦公室事物行政管理機(jī)制，既需要建立完善的規(guī)章制度與良好的執(zhí)行方式，嚴(yán)格遵循規(guī)章制度進(jìn)行工作。作為辦公室行政管理人員，這些規(guī)章制度需要其自身進(jìn)行研究探討，結(jié)合工作經(jīng)驗與機(jī)關(guān)單位實際狀況，制定出一系列符合機(jī)關(guān)單位未來發(fā)展方向的規(guī)章制度，引導(dǎo)所有員工進(jìn)行學(xué)習(xí)與遵守，使員工按照符合未來機(jī)關(guān)單位發(fā)展的規(guī)章制度進(jìn)行工作。

（三）提高行政管理人員素質(zhì)

新時期辦公室行政管理人員，不光需要工作技能方面能力出眾，對職業(yè)素質(zhì)方面也有更高的要求。每個管理人員應(yīng)由行政管理部門進(jìn)定期綜合篩查，對管理人員進(jìn)行工作素質(zhì)分析，及時排查出工作時出現(xiàn)的問題并給予解決。在工作能力以及素質(zhì)層面找出管理人員所存在的欠缺點，然后進(jìn)行針對性的培訓(xùn)與教育。要致力于提升管理人員專業(yè)技能素質(zhì)培養(yǎng)，強化其自動化辦公能力，以自身為標(biāo)準(zhǔn)提升應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力、溝通能力。

（四）構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

由于信息化時代的來臨，行政管理與現(xiàn)代科技進(jìn)行對接，不光提升了管理效率，而且還實現(xiàn)了管理科技化、現(xiàn)代化。信息化時代對行政管理來說是快速的、便捷的，大大提升了辦公室行政管理的效率。提高效率的同時也給管理人員帶來了挑戰(zhàn)，其一就是需要管理人員精通計算機(jī)等各項信息化軟件使用，操作不好的要定期進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)明確信息化對管理上帶來的優(yōu)勢，明確方向設(shè)定目標(biāo)，建立專項資金進(jìn)行升級維護(hù)信息化建設(shè)，以此保障信息化建設(shè)為行政管理保駕護(hù)航。

（五）提高服務(wù)意識

新時期，在辦公室行政管理工作時需要與時俱進(jìn)的工作理念、工作態(tài)度、工作標(biāo)準(zhǔn)，樹立良好的服務(wù)意識，建立符合新時期標(biāo)準(zhǔn)的行政事務(wù)管理工作體系，表現(xiàn)出現(xiàn)代化辦公室管理人員的素質(zhì)。在建立先進(jìn)服務(wù)意識的進(jìn)程上，需要注意幾個方向。首先探查員工中所存在的各種矛盾，并找到解決辦法，保障辦公室管理工作的效率。其次，辦公室人員要樹立崗位責(zé)任心，對待問題需要細(xì)致、熱情和認(rèn)真，嚴(yán)格按照工作行為規(guī)范，遵守一切規(guī)章制度、紀(jì)律章程，避免在工作中出現(xiàn)錯誤與遺漏，提升服務(wù)效率。最后加強思想政治教育，加強政治素養(yǎng)，做到為人民辦實事。

（六）提高辦公效率水平

據(jù)調(diào)查，當(dāng)前大部分辦公部門與機(jī)關(guān)單位之間存在重復(fù)、繁雜、職責(zé)交叉不明確等問題，這大大影響了辦事效率。有效解決這一問題，我們應(yīng)當(dāng)在合理結(jié)合自身情況下，簡化辦公部門與機(jī)關(guān)單位之間所交叉的職責(zé)，提升行政辦公效率，按照規(guī)章制度明確每個人的責(zé)任，確保問題得到針對性的解決，切實提升服務(wù)質(zhì)量。為此我們需要注意事項：第一，樹立部門精簡意識并進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的實施，自覺規(guī)避中間部門產(chǎn)生，保障在下達(dá)命與精神傳達(dá)時做到高時效性，為有效行政工作提供便利。第二，做好自身本職工作，提升每個環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性與部門協(xié)調(diào)性，合作共同完成行政管理工作，有效快速地為基層人民服務(wù)，提升辦公室工作質(zhì)量與工作效率。此外，也需要注意人員分配問題，盡可能做到人盡其職，把所有人員都利用起來不要出現(xiàn)重復(fù)或者空閑的狀態(tài)。第三，不光對人員還要對辦事環(huán)節(jié)進(jìn)行步驟精簡，減少交叉職責(zé)，同時也要減少每個部門自身的辦事步驟，能節(jié)省的就節(jié)省，減少工作流程，保障工作效率。

（七）加強人員培訓(xùn)

為了保障人員工作能力與素質(zhì)的提升，人員培訓(xùn)是必要的。隨著新時期的到來，辦公室人員需要具備良好的政治思想覺悟與優(yōu)秀的工作能力，需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)人員所需要的方向定點培訓(xùn)，有效的提升辦公室的辦公效率與辦公質(zhì)量，與此同時為辦公室人員提升知識拓展發(fā)展機(jī)會。在人員培訓(xùn)中還需要注意以下幾點：其一，結(jié)合機(jī)關(guān)單位辦公需求，明確職工所需要培訓(xùn)的方向并進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，從而達(dá)成有效、快捷的培訓(xùn)使職工盡快達(dá)成工作崗位需要的人。其二，在新時期培訓(xùn)的方法應(yīng)該局限于傳統(tǒng)培訓(xùn)方式，抓到重點快捷高效的進(jìn)行培訓(xùn)。以高效、快捷的培訓(xùn)方式進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，以此來達(dá)成目的。

（八）提高自主服務(wù)性，增強智力服務(wù)能力

智力服務(wù)質(zhì)量及水平是現(xiàn)階段辦公室人員學(xué)習(xí)和關(guān)注的主要問題，要想達(dá)到智力服務(wù)目標(biāo)，則需要有關(guān)人員聯(lián)合新時期辦公室工作職能改變，以此更好的開展行政事務(wù)管理。因此，要求辦公室工作人員從領(lǐng)導(dǎo)角度出發(fā)對相關(guān)問題進(jìn)行思考，提出處理對策，將辨證思維充分展現(xiàn)出來，以便領(lǐng)導(dǎo)享受更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。增強有關(guān)人員時間觀念，促進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理系統(tǒng)性及預(yù)見性的提高。除此之外，加強對自主服務(wù)意識的關(guān)注，對于各項工作的開展時刻跟蹤，并對有關(guān)問題及時分析和處理，將辦公室行政管理工作的有效性充分展現(xiàn)出來。最后，建立健全辦公室管理工作制度，以便更好的開展行政事務(wù)管理工作。同時營造良好的辦公室環(huán)境，創(chuàng)建自動化系統(tǒng)和信息化系統(tǒng)，從多個方面提高辦公室行政工作效率。

（九）減少辦公機(jī)構(gòu)和部門，促進(jìn)辦公效率的提高

據(jù)有關(guān)資料顯示，現(xiàn)階段辦公機(jī)構(gòu)及部門相對復(fù)雜、繁瑣，而且具有職責(zé)交叉問題，進(jìn)而降低了工作效率。為了將以上問題有效解決，則需要精簡辦公室機(jī)構(gòu)及部門，防止職責(zé)交叉的發(fā)生，促進(jìn)行政辦公效率的提高。準(zhǔn)確劃分有關(guān)人員職責(zé)和權(quán)力，確保服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)具體問題進(jìn)行結(jié)局。辦公室機(jī)構(gòu)及部門精簡過程中，需要注意的問題如下：首先，增強部門精簡意識，對于中間部門應(yīng)減少設(shè)置，以便更好的下達(dá)命令，進(jìn)行處理，為辦公室行政管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，提高本職工作質(zhì)量，促進(jìn)每個步驟精準(zhǔn)度的提高，確保各部門工作的一致性，一起將行政職務(wù)管理工作做好，更好的為基層人員提供服務(wù)，促進(jìn)辦公室工作效率和質(zhì)量的提高。除此之外，加強對人力資源配置的關(guān)注，盡可能確保物盡其用，每位工作人員均可以履行自己的職責(zé)，促進(jìn)資源利用率的提高，避免開支浪費。再次，精簡部門的過程中，應(yīng)進(jìn)一步精簡辦事步驟及環(huán)節(jié)，盡量減少辦事流程，避免繁瑣，使行政管理工作效率降低。

（十）聯(lián)合信息化技術(shù)，促進(jìn)工作效率的提升

現(xiàn)階段，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于我國各個領(lǐng)域當(dāng)中，同時被應(yīng)用于機(jī)關(guān)單位辦公室行政事務(wù)管理中。工作過程中，有效結(jié)合信息技術(shù)與行政事務(wù)管理工作，建立健全信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)，并對工作方式更新和完善?；诖?，根據(jù)辦公室實際工作狀況，改革信息化內(nèi)容，并應(yīng)用，在辦公室行政事務(wù)管理中有效應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)，當(dāng)時在此期間需要注意的問題是，確保有關(guān)信息的安全，加強對信息技術(shù)更新和變革的關(guān)注，從多個角度加強對信息技術(shù)的重視，并合理應(yīng)用，從而促進(jìn)工作效率的提高。

三、結(jié)語

新時期的辦公室管理需要有新的風(fēng)貌，機(jī)關(guān)單位的行政部門管理工作與機(jī)關(guān)單位各個部門關(guān)系最為緊密，機(jī)關(guān)單位都需要行政部門的緊密調(diào)節(jié)，行政部門作為機(jī)關(guān)單位的潤滑劑其作用尤為重要。這不光需要各個部門相互配合，也需要行政管理人員上下一心，跟上時代的步伐，以快捷、高效的服務(wù)態(tài)度回報社會。（作者單位：福建省莆田市荔城區(qū)委辦公室）