數(shù)字化時代下檔案管理思路研究

方婧

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）04-104-02

摘 要 在數(shù)字化時代下，企業(yè)檔案管理已經(jīng)進(jìn)入新的發(fā)展階段，本文將深入了解數(shù)字化背景下檔案管理的問題，先介紹數(shù)字化時代下檔案管理的條件與現(xiàn)狀，再對檔案管理策略進(jìn)行研究，最終提出了檔案管理的支持保障措施，希望能對未來工作提供支持。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化時代 檔案管理 云計算

檔案管理在企業(yè)運(yùn)營中發(fā)揮重要作用，能夠為企業(yè)發(fā)展提供充足的數(shù)據(jù)支持，已經(jīng)成為影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展水平的重要因素。在數(shù)字化時代下，很多新的技術(shù)、新方法已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，不僅提升檔案管理工作質(zhì)量，也提高檔案運(yùn)用效率，企業(yè)管理層以及工作人員能夠通過檔案查詢到想要的數(shù)據(jù)，使檔案管理能夠更好地服務(wù)于企業(yè)。

一、數(shù)字化時代下檔案管理工作的現(xiàn)狀與條件

（一）檔案管理現(xiàn)狀

數(shù)字化檔案管理的主要優(yōu)勢，就是提高了檔案資源檢索的效率，并且與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案管理過程更加簡單，能避免檔案出現(xiàn)損毀、丟失等情況，減少各類檔案管理問題發(fā)生。

但有研究認(rèn)為，目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代發(fā)展要求，長期以來檔案工作依然處于被動狀態(tài)，工作模式陳舊且缺乏活力[1]。以職工檔案管理為例，職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎(chǔ)，在維護(hù)員工合法權(quán)益中發(fā)揮著重要作用，也是政府部門落實相關(guān)政策、化解矛盾的關(guān)鍵，有助于維護(hù)社會穩(wěn)定；檔案中會詳細(xì)記錄員工在企業(yè)中所享受的各種待遇，并記錄員工參與社會保障情況。所以從員工的角度來看，檔案管理已經(jīng)成為保障自身合法權(quán)益的關(guān)鍵，但是在檔案管理中，職工檔案管理一直容易被忽視。除此之外，職工檔案日益呈現(xiàn)出復(fù)雜化的特征，不僅關(guān)注職工的職業(yè)發(fā)展以及工資審批晉級情況，也關(guān)包含“五險一金”以及各種補(bǔ)助的發(fā)放等。因為檔案管理工作日益復(fù)雜化，檔案管理工作人員可能會因為失誤操作而出現(xiàn)問題，增加檔案管理工作難度。除此之外，部分工作人員因為缺乏專業(yè)知識，也會造成檔案管理效率低。

（二）數(shù)字化檔案管理的條件

1.數(shù)字化工具不斷發(fā)展提供了必要的技術(shù)條件。目前隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)水平進(jìn)一步提高，從20世紀(jì)90年代開始，我國辦公開始朝著計算機(jī)化發(fā)展，并且移動終端以及大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的出現(xiàn)，都進(jìn)一步推動了檔案管理工作變革。在這種情況下，企業(yè)的檔案管理逐漸實現(xiàn)了電算化、無紙化，檔案存儲的方式更加多樣化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲、磁盤存儲與光盤存儲外，目前快速發(fā)展的云存儲技術(shù)進(jìn)一步，并且相關(guān)通信技術(shù)、電子技術(shù)越來越穩(wěn)定，使數(shù)字化工具成為檔案管理的突破口[2]。

2.人才支持取得滿意效果。數(shù)字化作為一種現(xiàn)代技術(shù)，與傳統(tǒng)技術(shù)相比具有更高的操作難度。而針對這種技術(shù)變革，各單位的人才培養(yǎng)已經(jīng)初見成效，高校所培養(yǎng)的兼具網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的人才數(shù)量增加，并且現(xiàn)有員工通過再學(xué)習(xí)，也增強(qiáng)了自己對數(shù)字化技術(shù)的掌握能力。因此，良好的人力資源支持為提高數(shù)字化檔案管理水平奠定了基礎(chǔ)，這已經(jīng)成為未來檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵。

二、檔案數(shù)字化管理策略研究

（一）明確檔案數(shù)字化核心內(nèi)容

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理工作更加復(fù)雜，所以為了能夠進(jìn)一步提高工作質(zhì)量，工作人員需要細(xì)化工作細(xì)節(jié)，重點內(nèi)容包括：1.強(qiáng)化檔案整理。此階段要嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)標(biāo)注規(guī)范目錄內(nèi)容，并做好拆卷裝訂以及分區(qū)掃描等工作，將各種檔案做好登記，這是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。2.目錄建庫。按照通用數(shù)據(jù)格式，通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，期間可以按照《檔案著錄規(guī)則》的要求做好著錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫。同時工作人員要做好質(zhì)量檢查，降低質(zhì)量問題發(fā)生率。本環(huán)節(jié)的主要目的，是了解檔案內(nèi)容與形式，確保數(shù)字檔案信息的準(zhǔn)確性。3.檔案掃描。工作人員按照檔案字跡的清晰度以及后期檔案運(yùn)用要求，設(shè)置檔案掃描的分辨率以及亮度等，確定掃描色彩模式，并在掃描之后進(jìn)行登記；注意檢查掃描頁數(shù)是否與整理時的頁數(shù)是否相同，若發(fā)現(xiàn)不一致，則需要檢查出現(xiàn)差異的原因。4.圖像處理。在檔案中經(jīng)常涉及大量的圖像，在數(shù)字化處理中，工作人員需要做好圖像處理，包括裁邊、拼接以及去污等，這種方法不僅能夠顯著減少圖像的存儲空間，也能讓圖像更加清晰，增強(qiáng)檔案服務(wù)能力。5.圖像存儲。在檔案掃描結(jié)束后，工作人員可按照檔案管理要求確定存儲格式，不僅要確保圖像具有良好的清晰度，也要盡量減少檔案的存儲空間，目前常見的存儲格式包括CEB、PDF、JPEG等幾種形式。6.數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接能夠?qū)n案的全文數(shù)據(jù)以及目錄數(shù)據(jù)等進(jìn)行處理，一般在圖像掃描結(jié)束之后，將已經(jīng)掃描好的圖像與對應(yīng)的目錄做掛接處理，確保檔案目錄能夠與文件之間建立聯(lián)系，此時在輸入數(shù)據(jù)庫的檔案號之后技能及時查閱到關(guān)鍵數(shù)據(jù)[3]。7.對數(shù)據(jù)的驗收。工作人員應(yīng)該針對檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及圖像文件等進(jìn)行檢查驗收，一般情況下驗收是由檔案所在部門以及檔案管理人員雙方配合的基礎(chǔ)上完成等。通過采用隨機(jī)抽樣調(diào)查法，一般全宗檔案數(shù)字化的合格率超過97%，就可以認(rèn)為數(shù)字化建設(shè)取得預(yù)期效果。8.數(shù)據(jù)備份。當(dāng)發(fā)現(xiàn)全宗檔案的合格率合格后，就可以對相關(guān)檔案進(jìn)行備份，備份一般采用離線的方式進(jìn)行，并在備份之后做好異地保存，這樣才能降低檔案風(fēng)險。9.成果管理。在保證檔案數(shù)字化成果安全、有效、完整的基礎(chǔ)上，工作人員應(yīng)該盡可能地保證各類檔案的高效檢索，以充分發(fā)揮檔案自身的價值。

（二）做好數(shù)字化檔案管理的前期準(zhǔn)備

檔案數(shù)字化建設(shè)是依靠信息技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案通過錄入、掃描等方法存儲在數(shù)據(jù)庫中，并依靠檔案管理系統(tǒng)完成統(tǒng)一管理，所以為了確保整個檔案管理工作的有效性，在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該做好前期準(zhǔn)備工作，主要內(nèi)容包括：1.前期調(diào)研。工作人員需要針對數(shù)字化檔案對象進(jìn)行調(diào)查，并了解檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能全面提高檔案管理能力。日常工作中，通過掌握數(shù)字化檔案的年代、載體、全宗、數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計分析，判斷在數(shù)字化建設(shè)中所需要的各種資源。形成制度標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合當(dāng)前我國《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的相關(guān)內(nèi)容形成數(shù)字化檔案驗收與考核的詳細(xì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并以該標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)后期工作。2.形成詳細(xì)的數(shù)字化檔案管理流程，例如編制檔案數(shù)字化交接流程表、驗收表等，劃分?jǐn)?shù)字化建設(shè)中的崗位責(zé)任，并構(gòu)建保密制度。同時，檔案數(shù)字化管理本身具有工作量大、周期長等特征，所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的長效性，需要在現(xiàn)有人才隊伍基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)字化人才隊伍，專門提供技術(shù)支持，解決檔案數(shù)字化建設(shè)中各種可能出現(xiàn)的問題[4]。

（三）強(qiáng)化檔案數(shù)字化信息加工能力

在數(shù)字化檔案管理中，工作人員需要按照檔案自身情況形成工作方案，不僅要明確數(shù)字化檔案加工過程中各方的責(zé)任，還應(yīng)該對數(shù)字化檔案驗收的相關(guān)內(nèi)容加以明確，確定檔案數(shù)字計劃的內(nèi)容、進(jìn)度、責(zé)任以及向技術(shù)要求。同時，要確保檔案管理資料的清晰準(zhǔn)確，在數(shù)字化檔案管理中，需要工作人員投入百分百的精力，逐一核對檔案資料，避免出現(xiàn)檔案信息失真或者不全面的問題。嚴(yán)格遵照檔案數(shù)字化加工流程開展工作，以規(guī)章制度的形式明確檔案管理的詳細(xì)技術(shù)流程，并在工作后通過抽檢等方法，審查整個檔案管理過程，提高工作質(zhì)量。

（四）做好數(shù)字化檔案的后期維護(hù)

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，工作人員需要將數(shù)字化檔案維護(hù)作為重點內(nèi)容，主要工作包括：1.強(qiáng)化驗收維護(hù)管理，充分發(fā)揮全體工作人員的主觀能動性，建立驗收小組，對數(shù)字化后的檔案做抽查或者全檢，按照合同內(nèi)容驗收，判斷數(shù)字化檔案的處理效果。2.在檔案驗收后，對全體工作人員進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，結(jié)合本企業(yè)的實際情況以及其他兄弟企業(yè)的經(jīng)驗，預(yù)見數(shù)字化檔案管理中可能出現(xiàn)的問題，采用專項管理的方法，增強(qiáng)工作人員抵抗風(fēng)險的能力。3.努力構(gòu)建特色服務(wù)，按照館藏檔案資源，結(jié)合檔案數(shù)字化處理成果，形成若干個專題數(shù)據(jù)庫，例如建廠資料檔案、安全生產(chǎn)先鋒檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變遷檔案等。4.檔案的真正價值在于利用，而數(shù)字化技術(shù)無疑進(jìn)一步簡化了檔案的運(yùn)用過程，所以工作人員應(yīng)該定期維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案的下載、運(yùn)用提供技術(shù)支持。

三、檔案數(shù)字化的支持保障策略

（一）強(qiáng)化宣傳，培養(yǎng)數(shù)字化意識

企業(yè)必須將檔案數(shù)字化建設(shè)作為未來工作的重點內(nèi)容，并從人力資源、財力資源等幾方面給予支持。在思想上，全體工作人員應(yīng)該形成數(shù)字化意識，認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，這樣才能調(diào)動工作人員參與數(shù)字化檔案建設(shè)的積極性。同時，企業(yè)應(yīng)該提供再學(xué)習(xí)機(jī)會，使檔案工作人員能夠了解數(shù)字化檔案建設(shè)的思路與方案，并通過安全技術(shù)等，提高信息管理的安全性。

（二）依托二維碼技術(shù)優(yōu)化數(shù)字化檔案實施路徑

二維碼技術(shù)的出現(xiàn)，使數(shù)字化檔案管理工作模式得到進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理能力進(jìn)一步增強(qiáng)。例如，企業(yè)管理層可以通過二維碼直接掃碼登錄數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，完成瀏覽、下載等過程，此時系統(tǒng)會通過二維碼記錄登錄信息，并監(jiān)督其下載、瀏覽檔案的過程。除此之外，針對企業(yè)中一些常見的檔案信息，工作人員可以退出二維碼，在員工在掃描之后能夠獲得下載的鏈接，減少其他員工反復(fù)請求的情況，提高檔案管理工作效率。

（三）合理運(yùn)用云計算技術(shù)

云計算技術(shù)的出現(xiàn)優(yōu)化了數(shù)字化檔案管理過程，通過云計算技術(shù)構(gòu)建的數(shù)據(jù)平臺，能夠提供一個廣域的檔案管理環(huán)境。云計算技術(shù)最顯著的優(yōu)勢，就是具有極大的信息容量，并且不受硬件因素的限制，在數(shù)字化檔案管理中，工作人員可以直接將檔案上傳到“云端”，當(dāng)員工對某類檔案產(chǎn)生需求后，直接在云端分享檔案即可。或者向員工發(fā)送針對某一類型的鏈接（有時間限制），員工可以自由通過鏈接下載特定類型的資料。

四、結(jié)語

檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為未來工作的主要發(fā)展方向，對于相關(guān)人員而言，未來工作中要進(jìn)一步了解數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用路徑，并結(jié)合現(xiàn)有技術(shù)需求以及檔案管理情況，完善數(shù)字化檔案建設(shè)路徑，使數(shù)字化檔案可以成為推動企業(yè)發(fā)展的重要動力。

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