辦公室行政管理精細化過程中存在的問題及應對

曹斐

摘 要：辦公室管理包括辦公規(guī)范、考勤、辦公紀律、員工崗位職責等多項內容，辦公室精細化管理體現(xiàn)了企業(yè)的企業(yè)文化與精神面貌。辦公室是企業(yè)中的樞紐，有多重功能與性質。辦公室管理通過控制、組織、領導、計劃，運用人力、財力、物力的資源組織協(xié)調組織成員行為，完成組織目標。

關鍵詞：辦公室行政管理;精細化過程中;存在的問題;應對

辦公室行政管理是現(xiàn)代化管理中非常重要的一個項目，在辦公室行政管理中還存在一些問題，比如管理水平偏低，沒有開展完善的精細化管理，管理水平不符合企業(yè)發(fā)展需求。因此在辦公室行政管理中要關注每一個細節(jié)問題，并針對性的進行處理，有效實施精細化管理，降低辦公室運營成本，提升管理效能，完善管理制度，對辦公室人員進行有效管理與約束。

1 辦公室行政管理精細化過程中存在的問題

在辦公室行政管理中，雖然已經開展了精細化管理，但是沒有制定明確的目標，管理內容相對比較模糊，難以實現(xiàn)管理工作的實效性。管理人員沒有及時轉變管理方式，管理內容與實際工作不符，缺乏對行政工作的積極研究。辦公室工作人員沒有形成積極進取的態(tài)度，在工作中會出現(xiàn)失誤。在管理中缺乏對工作內容的分解，使管理無法得到良好發(fā)展。在辦公室行政管理中存在管理理念落后的問題，缺乏科學、完善的制度，難以對工作進行合理的調配。有些企業(yè)在辦公室行政管理中運用流程化模式，缺少對工作的細致梳理，致使管理出現(xiàn)混亂。管理質量不高，制約了企業(yè)的發(fā)展。在辦公室管理中缺乏經濟化意識，對各部門的工作沒有進行有效調整，導致部門之間工作出現(xiàn)重復現(xiàn)象。管理效果不高，沒有樹立協(xié)同化意識，導致管理成本增長，企業(yè)資金在無形中被消耗，沒有實現(xiàn)真正的精細化管理。

2 辦公室行政管理精細化過程中的對策

2.1制定精細化管理制度，使精細化管理更具規(guī)范性

在發(fā)展過程中，企業(yè)在不斷改革，獲取了更大的發(fā)展空間，辦公室行政管理對企業(yè)的發(fā)展有著重要影響，因此要全面衡量企業(yè)發(fā)展能力，開展精細化管理，提高企業(yè)的競爭力。在辦公室管理中要結合企業(yè)發(fā)展情況，不斷優(yōu)化制度，改善管理中的問題，實現(xiàn)更好的發(fā)展。在辦公室精細化管理中，首先要制定精細化管理制度。制度是精細化管理的基礎，只有建立完善的制度，才能使辦公室行政管理有效開展，使傳統(tǒng)的精細化管理得到完善。在行政管理過程中，根據制度開展規(guī)范化工作。在制定精細化管理制度時，要吸取員工的意見，使精細化管理更具規(guī)范性。

2.2加強人員整合，細化相關人員職責

在管理中要了解辦公室人員的個性特點與工作水平，要求員工不斷規(guī)范自己，對員工的工作內容與方法進行監(jiān)督，定期考核員工的專業(yè)知識技能，讓員工熟悉并掌握工作要求。在工作中要嚴謹認真，全面落實責任制管理制度，使工作流程更加規(guī)范。對工作人員的工作內容與質量進行定期抽查，充分挖掘員工的內在潛力，激發(fā)其積極性。讓員工能切實認識到精細化管理的重要性，并從思想上愿意自愿參與到實現(xiàn)管理精細化的隊伍中。在辦公室行政精細化管理中，要制定有效的考核標準，運用考核標準不斷規(guī)范員工言行。在績效評價及評優(yōu)方面要通過數據化的考核，結合相關激勵機制激發(fā)員工工作熱情，提高其工作積極性。在精細化管理中要提高員工的集體意識與效能意識，讓企業(yè)凝聚為一個整體。關注細節(jié)，細化相關人員的職責。將員工的職能進行細分，做好每一項辦公室行政工作并制定相應的職責說明書。加強辦公室人員的責任意識，并使其明確自身的權限與職責。在辦公室行政管理中要加強對崗位職能的分析與研究，不斷完善員工職能，實現(xiàn)精細化管理，加強對人員的整合。

2.3提升辦公室人員的綜合素質與水平，增強員工的進取意識

企業(yè)的各個部門在企業(yè)運營中發(fā)揮著各自不同的作用與功能，因此在辦公室行政管理中要加強各個部門的交流，使其獲得緊密聯(lián)系，團結協(xié)作，共同解決問題。在精細化管理中需要各部門的共同努力，在管理中關注每個環(huán)節(jié)，提升每個環(huán)節(jié)的工作效率與質量。要不斷根據實際情況與存在的問題調整工作流程，充實工作內容，完善資源配置，有效控制行政管理成本，促進企業(yè)經濟效益的提升。在辦公室行政管理中，要不斷提升辦公室人員的綜合素質與水平，使員工的工作活力得到充分調動，培養(yǎng)其解決辦公室問題的能力。加強培訓工作，使辦公室精細化管理能實現(xiàn)標準化與規(guī)范化。在辦公室行政管理中，要充分調動員工的積極性，加強員工的工作精細度。有些員工在工作中積極性差，缺乏責任心與進取心，常會出現(xiàn)開小差、偷懶等問題，企業(yè)要定期舉辦相關講座，增強員工的進取意識，改變員工的思維模式。提升其工作質量與能力，不斷促進精細化工作的開展。在辦公室行政管理中要關注員工的心理動向，及時發(fā)現(xiàn)問題并幫助員工克服困難，讓員工建立歸屬感。在管理中通過技術交流、技術競賽等方式提升員工的專業(yè)技能，使辦公室行政管理擁有良好的工作氛圍。

3 結語

綜上所述，隨著知識經濟時代的到來，企業(yè)在發(fā)展中會面臨較大挑戰(zhàn)。為了使企業(yè)得到全面發(fā)展，要充分重視辦公室行政管理工作精細化，在管理中關注細節(jié)，通過制定精細化管理制度，使精細化管理更具規(guī)范性。加強人員整合，細化相關人員職責。通過培訓活動提升辦公室人員的綜合素質與水平，增強員工的進取意識，實現(xiàn)管理的高效性。

參考文獻：

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[2]周陽.實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017（02）：125.