醫(yī)院科研檔案的收集與利用

范旭暉

摘 要：就醫(yī)院科研檔案而言，其學(xué)術(shù)參考價(jià)值不可忽視。 各項(xiàng)收集和利用工作的水平，不僅可以充分反映醫(yī)療單位的實(shí)例和水平，還可以反映醫(yī)院科學(xué)管理水平的高和低。 但是，目前許多醫(yī)院對檔案的重視程度不高，信息化與正規(guī)化程度普遍較低。 在這方面，每家醫(yī)院及其員工應(yīng)對此給予足夠的重視。要充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高檔案的利用率，以促進(jìn)醫(yī)院科技創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，從而使醫(yī)學(xué)事業(yè)穩(wěn)步健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研檔案;收集;利用

一、醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的載體，因此，科研檔案的收集與歸檔要與科學(xué)研究活動同步進(jìn)行，根據(jù)醫(yī)院科研活動內(nèi)容，醫(yī)院科研檔案主要分為以下五類：（1）科研綜合檔案。包括上級科技機(jī)構(gòu)及醫(yī)院正式發(fā)布的科研項(xiàng)目立項(xiàng)、科技成果獎勵、實(shí)驗(yàn)室及重點(diǎn)學(xué)科成立、科研管理制度等紅頭文件及其他在科研管理活動中形成的問卷材料，以年度為單位進(jìn)行收集歸檔。（2）科研項(xiàng)目檔案。按照科研項(xiàng)目文件的形成規(guī)律，科研項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)查新報(bào)告、倫理審查報(bào)告、項(xiàng)目批文、項(xiàng)目合同書（任務(wù)書）、項(xiàng)目中期檢查材料、項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)題材料、成果獎勵申報(bào)材料、推廣應(yīng)用材料等。一個科研項(xiàng)目完成后，即將所形成的科技文件材料進(jìn)行收集歸檔。（3）科研成果檔案。包括科研論文檔案，著作檔案和專利檔案，一般按照年度將本單位專業(yè)技術(shù)人員在各級各類刊物上發(fā)表的論文、撰寫的著作和授權(quán)專利進(jìn)行收集歸檔。（4）學(xué)科及平臺建設(shè)檔案。包括重點(diǎn)學(xué)科、實(shí)驗(yàn)室平臺建設(shè)申報(bào)材料、建設(shè)期滿考核材料及建設(shè)期間形成的科技文件材料等，一個建設(shè)周期完成后對所形成的材料進(jìn)行收集歸檔。（5）學(xué)術(shù)交流檔案。包括聘請?jiān)和鈱＜襾碓褐v學(xué)和本單位專業(yè)技術(shù)人員外出參加國內(nèi)外學(xué)術(shù)活動的記錄文件，按照年度進(jìn)行收集歸檔。

二、醫(yī)院科研檔案的收集與利用

2.1要深入基層科室收集材料

對于文書等類型的檔案收集來講，通?？梢詣澐譃槠綍r(shí)收集、臨時(shí)突擊收集兩種，科研檔案收集也不例外，但針對醫(yī)院來講，基于其檔案形成無規(guī)律以及不確定性，一般都比較側(cè)重于平時(shí)收集。在實(shí)際收集中，為了保障檔案質(zhì)量、完整性以及準(zhǔn)確性，提供有力保障，針對不完整的材料要結(jié)合具體情況，給予及時(shí)調(diào)查、補(bǔ)充，對于不準(zhǔn)確、虛假的資料要真正做到去偽存真。

為了取得理想的平時(shí)收集成果，其相關(guān)工作人員應(yīng)著重從兩方面著手：一是要重視完善科研檔案收集網(wǎng)絡(luò)體系的合理構(gòu)建。在此背景下，檔案部門要結(jié)合實(shí)際情況，落實(shí)好檢查、督促與指導(dǎo)工作，檢查好日常科研檔案的形成、收集與歸檔工作，確保其中存在的各類問題能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)與妥善解決。二是檔案部門的工作人員應(yīng)全面提升工作的積極主動性，平時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，盡可能多的到基層業(yè)務(wù)科室了解實(shí)際情況，以此來優(yōu)化、增強(qiáng)溝通聯(lián)系、廣泛收集。

科研文件材料通常來源于臨床科室、專家教授，以及相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員。但是由于其普遍存在對文件材料歸檔認(rèn)識不足的情況，再加上個人、部門因工作需要留用等原因，要想讓其自覺、主動地進(jìn)行各自形成科研文件材料的歸檔移交比較困難。所以，檔案人員要真正深入各個科室、課題小組之中，引導(dǎo)其正確認(rèn)識到科研檔案在社會、醫(yī)院，以及科學(xué)技術(shù)發(fā)展中發(fā)揮的積極作用，確?？蒲匈Y料存檔的價(jià)值、意義可以得到進(jìn)一步突顯，為相關(guān)人員良好規(guī)檔意識的形成創(chuàng)造良好條件。此外，還要及時(shí)有效地幫助其人員更完整、全面地收集、歸檔科研資料，而針對那些需要臨時(shí)存放在科室的資料，一定要規(guī)定好存檔時(shí)間。

2.2建立完善的科研檔案管理制度，做好科研檔案的收集、整理、歸檔工作

醫(yī)院科研檔案管理要取得良好的效果，完善的管理制度必不可少?？蒲袡n案管理部門應(yīng)分析研究檔案管理中存在的問題，建立起完善的科研檔案管理制度，并努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。由宣傳部門配合，大力宣傳科研檔案在醫(yī)院發(fā)展中起的重要作用，提高全體人員的科研檔案歸檔意識，能夠積極主動地配合好科研檔案的歸檔工作，對已完成的科研項(xiàng)目應(yīng)歸檔盡歸檔，努力提高科研項(xiàng)目的歸檔率?？蒲谐晒馁M(fèi)了科研人員大量的心血，因此部分科研人員不愿意自己的科研成果成為單位的公共資源，為鼓勵科研人員將自己的科研成果納入醫(yī)院科研檔案中來，醫(yī)院可考慮建立適當(dāng)?shù)募顧C(jī)制，針對不同級別的科研成果能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔，可給予成果貢獻(xiàn)人員一定的物質(zhì)及榮譽(yù)獎勵，以提高科研人員的科研成果歸檔積極性。醫(yī)院科研檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，采取措施保證歸檔的科研成果的完整性、準(zhǔn)確性。科研檔案管理人員要拓寬工作思路，有效挖掘醫(yī)療和科研成果檔案、專利項(xiàng)目檔案，拓展服務(wù)范圍，適時(shí)掌握醫(yī)院科研工作的動態(tài)，積極主動地開展工作，特別是做好醫(yī)院各學(xué)科帶頭人等重點(diǎn)人群的工作，讓他們在科研檔案歸檔工作中起模范帶頭作用?？蒲袡n案管理人員還應(yīng)根據(jù)制度要求和科研項(xiàng)目的實(shí)際特點(diǎn)對科研檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和完善，保證科研檔案信息的完整性，詳細(xì)記錄有關(guān)信息，保證重要信息不被遺漏。并根據(jù)科研檔案特點(diǎn)按照時(shí)間、類別進(jìn)行分類管理，方便日后使用。

2.3提升醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)代化水平

為了給檢索、利用提供一定便捷，完善資源共享，其相關(guān)工作人員應(yīng)堅(jiān)持以科學(xué)管理為重要基礎(chǔ)，通過科學(xué)技術(shù)理論、方法，以及手段的靈活引用來妥善處理檔案收集、利用中存在的各類問題，促進(jìn)其各項(xiàng)工作的信息化、規(guī)范化，以及科學(xué)、自動化發(fā)展。為此，應(yīng)結(jié)合具體情況，著重圍繞檔案收集、保管、開發(fā)與利用等環(huán)節(jié)做出更深層次的技術(shù)創(chuàng)新探索。同時(shí)，要注重、完善檔案硬件設(shè)施方面的投入，將原本分散的個人、部門的科研檔案材料匯總成內(nèi)容較為豐富，且數(shù)據(jù)詳細(xì)的資源庫存。另外，還要圍繞檔案收集、利用來進(jìn)行各類軟件研發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)各種檔案全文檢索，以及數(shù)據(jù)分析、資源共享等多樣化功能的有效發(fā)揮，從而為后期多層次、多角度開發(fā)創(chuàng)新提供有力的技術(shù)支持。

2.4對科研檔案管理人員展開培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)

科研檔案的管理人員必須要擁有合格的職業(yè)素養(yǎng)，在實(shí)際工作中需要保持高度的責(zé)任心，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地做好每一個環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)，不僅如此，還需要明確了解到服務(wù)以及保密之間的分別，并以此為基礎(chǔ)負(fù)責(zé)地做好自身職責(zé)。管理人員還必須不斷提升自身的素質(zhì)和能力，從而達(dá)到當(dāng)下社會所提出的實(shí)際發(fā)展需要。具體來說，科研檔案的管理人員不僅要擁有科研管理以及檔案管理等知識，還要深入了解醫(yī)學(xué)以及臨床的基本知識，他們還要掌握相應(yīng)的數(shù)字檔案的處理能力，除此之外，管理人員還要對創(chuàng)新檢索以及編研體系進(jìn)行學(xué)習(xí)。換句話來說，他們要全面了解各個專業(yè)和學(xué)科的分別，從而對科研檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分門別類，還要結(jié)合檔案的發(fā)展形勢以及有關(guān)信息，全面發(fā)掘其中的價(jià)值，從而有效制作出具有很強(qiáng)實(shí)效性及指導(dǎo)意義的編研成果，讓檔案的利用者得到高質(zhì)量的服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，作為醫(yī)院科學(xué)研究活動的歷史記錄，醫(yī)院的科學(xué)研究檔案是醫(yī)院多年來所完成的科學(xué)研究成果和一系列新技術(shù)成果的重要記錄。但是，在醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院科研檔案是一個極其薄弱的環(huán)節(jié)。因此，為確保充分發(fā)揮其積極作用，有必要重視和改進(jìn)各種收集利用工作的具體實(shí)施。探索更多新穎，多元化的工作策略，這將為醫(yī)院的科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動帶來積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

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