團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目量化管理有效溝通率的研究及應(yīng)用

張凌霄 王海峰

摘 要：本論文通過對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理中小團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理量化指標(biāo)的研究，以及對(duì)研究結(jié)果的合理應(yīng)用，結(jié)合濟(jì)南XD公司阿米巴經(jīng)營模式中小團(tuán)隊(duì)在工作中的實(shí)際情況，全面分析了濟(jì)南XD公司小團(tuán)隊(duì)的量化管理體系，并以此為基礎(chǔ)，以量化管理相關(guān)理論知識(shí)為指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)了濟(jì)南XD公司以往現(xiàn)有的量化指標(biāo)中的許多不足和問題，闡述了以往現(xiàn)有的量化指標(biāo)的不足和缺陷所在，指出了建立起新的量化指標(biāo)的必然性和關(guān)鍵性，并從企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的角度分析了新的量化指標(biāo)提出和建立的可行性和重要性。最終目的可以提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢(shì)，使得企業(yè)可以得到更高水平的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理量化指標(biāo);量化管理;小團(tuán)隊(duì);競爭優(yōu)勢(shì)

1.設(shè)計(jì)原則

從核心小團(tuán)隊(duì)人員的基本特點(diǎn)和量化管理現(xiàn)狀出發(fā)，完善核心小團(tuán)隊(duì)人員的量化體系指標(biāo)應(yīng)遵守如下原則：

（1）個(gè)人量化和團(tuán)隊(duì)量化相結(jié)合

（2）重視量化指標(biāo)改進(jìn)的反饋溝通

（3）參考彈性工作制

（4）工作結(jié)果指標(biāo)和工作過程指標(biāo)相結(jié)合

2構(gòu)建思路

新的量化體系指標(biāo)的構(gòu)建思路是本著規(guī)范量化體系的原則進(jìn)行，即首先制定科學(xué)的調(diào)研計(jì)劃，對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)研，然后對(duì)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行分析，在調(diào)研分析過程中及時(shí)存儲(chǔ)相關(guān)信息，合理的分析指標(biāo)中分指標(biāo)的權(quán)重構(gòu)成，并配套相應(yīng)的反饋溝通機(jī)制，最終合理的應(yīng)用量化指標(biāo)結(jié)果。

（1）科學(xué)的制定調(diào)研計(jì)劃

量化管理指標(biāo)調(diào)研作為整個(gè)量化指標(biāo)構(gòu)建模型的第一步，合理且科學(xué)的計(jì)劃是整個(gè)量化管理指標(biāo)構(gòu)建的起點(diǎn)，所以慎重的制定調(diào)研計(jì)劃至關(guān)重要。

（2）合理的選擇調(diào)研方法和周期

調(diào)研方法應(yīng)該針對(duì)公司和人員的特點(diǎn)進(jìn)行選取。對(duì)于公司來說，調(diào)研方法應(yīng)該取決于調(diào)研的最終目的，在不影響公司正常經(jīng)營的情況下進(jìn)行。對(duì)于員工來說，調(diào)研方法應(yīng)該取決于員工的特點(diǎn)和工作性質(zhì)，多長時(shí)間進(jìn)行一次調(diào)研，調(diào)研的方式，以及如何打消員工顧慮，都是選取調(diào)研方法需要參考的因素。

（3）科學(xué)的設(shè)定分指標(biāo)占總指標(biāo)的權(quán)重

調(diào)研分析后，對(duì)于構(gòu)成總指標(biāo)的分指標(biāo)，應(yīng)該根據(jù)調(diào)研結(jié)果和實(shí)際情況，結(jié)合相關(guān)理論基礎(chǔ)和知識(shí)，得出科學(xué)的權(quán)重配比，同時(shí)選擇實(shí)例團(tuán)隊(duì)進(jìn)行試用，減小理論和實(shí)際的誤差，取得最合適的權(quán)重，構(gòu)建最合適的量化指標(biāo)。

（4）設(shè)定相配套的反饋溝通機(jī)制

在實(shí)例團(tuán)隊(duì)試用新的量化指標(biāo)時(shí)，應(yīng)該配套試用相應(yīng)的溝通反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)新的量化指標(biāo)提出問題，反饋問題，及時(shí)備份問題數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)分析，對(duì)指標(biāo)中不合理的地方進(jìn)行修改，使得新的量化指標(biāo)可以更科學(xué)化、人性化、合理化，從而達(dá)到構(gòu)建新的量化指標(biāo)的目的。

（5）合理的應(yīng)用新的量化指標(biāo)結(jié)果

合理的應(yīng)用新的量化指標(biāo)結(jié)果，要根據(jù)不同的崗位配比不同的權(quán)重分指標(biāo)，例如項(xiàng)目開發(fā)小團(tuán)隊(duì)和營銷小團(tuán)隊(duì)就不能配比同樣權(quán)重的分指標(biāo)，而要考慮工作崗位的特點(diǎn)，配比不同權(quán)重的分指標(biāo)，構(gòu)建最合適崗位的新的量化管理指標(biāo)。

（6）新的量化指標(biāo)應(yīng)用情況及時(shí)跟蹤

對(duì)于新的量化指標(biāo)應(yīng)用情況應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行跟蹤調(diào)研，發(fā)現(xiàn)新的量化指標(biāo)中存在的不合理的地方，和被量化人員通過溝通等方式協(xié)商出一個(gè)最優(yōu)結(jié)果，不斷的優(yōu)化量化指標(biāo)，從而得到適用性最強(qiáng)，實(shí)用性最強(qiáng)，應(yīng)用性最強(qiáng)的新的量化指標(biāo)。在及時(shí)跟蹤的過程中，要注意 對(duì)應(yīng)用結(jié)果進(jìn)行收集和存檔，數(shù)據(jù)的收集和存檔是為了給新的量化指標(biāo)的更新提供最客觀的依據(jù)，新的量化指標(biāo)的更新不能光憑感覺，也不能光憑反饋，要根據(jù)小團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)用后所帶來的能力提升數(shù)據(jù)和企業(yè)應(yīng)用后所帶來的業(yè)績提升數(shù)據(jù)作為參考，客觀、準(zhǔn)確的進(jìn)行不斷優(yōu)化更新。

3新量化指標(biāo)有效溝通率模型建立

本論文中新的量化指標(biāo)——有效溝通率是針對(duì)IT企業(yè)小團(tuán)隊(duì)進(jìn)行展開的，因此實(shí)例部分均以濟(jì)南XD公司中的小團(tuán)隊(duì)為例。

確定本次新的量化指標(biāo)模型建立的計(jì)劃，研究對(duì)象是濟(jì)南XD公司的項(xiàng)目小團(tuán)隊(duì)，采用問卷調(diào)查法和實(shí)地調(diào)查法等調(diào)研方法，調(diào)研對(duì)于新的量化指標(biāo)設(shè)立員工的反應(yīng)。在此次調(diào)研中，向員工明確表示了本次調(diào)研結(jié)果完全不記名的方式，不會(huì)對(duì)個(gè)人有影響。同時(shí)也調(diào)研了相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此次新的量化指標(biāo)設(shè)立的態(tài)度。調(diào)研結(jié)果如下圖所示：

由調(diào)研結(jié)果可以看出，大多數(shù)員工和領(lǐng)導(dǎo)還是對(duì)本次調(diào)研和試用持支持態(tài)度，于是選取了其中一個(gè)契合度最高的團(tuán)隊(duì)作為了本論文的實(shí)驗(yàn)小團(tuán)隊(duì)，也是本章論文以下稱的實(shí)例。

考慮到調(diào)研小團(tuán)隊(duì)人員擔(dān)心隱私問題，于是采用不記名問卷調(diào)查的方式調(diào)研后續(xù)相關(guān)數(shù)據(jù)。為了針對(duì)有效溝通率這一信息傳達(dá)程度進(jìn)行科學(xué)合理量化，采用實(shí)地調(diào)查法調(diào)研公司運(yùn)營支撐系統(tǒng)記錄的往年信息傳達(dá)所采取的方式，主要有同級(jí)傳達(dá)、跨級(jí)傳達(dá)和文字傳達(dá)三種方式。且各占比重如下圖1-3所示：

以管理學(xué)相關(guān)基礎(chǔ)理論和知識(shí)為基礎(chǔ)，通過查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，結(jié)合調(diào)研得出的公司信息傳達(dá)的方式所占權(quán)重，得出新的量化指標(biāo)有效溝通率應(yīng)該具有四個(gè)分指標(biāo)：同級(jí)傳達(dá)率、跨級(jí)傳達(dá)率、文字傳達(dá)率、個(gè)體理解差異率，有效溝通率的最初量化公式為：有效溝通率=同級(jí)傳達(dá)率*55%+跨級(jí)傳達(dá)率*30%+文字傳達(dá)率*20%-個(gè)體理解差異率*5%。這四個(gè)分指標(biāo)都具有主觀性，為了便于量化管理，要對(duì)其進(jìn)行客觀量化處理，把每一項(xiàng)分指標(biāo)都化為0-1里的區(qū)間值，即按照工作任務(wù)要點(diǎn)（信息傳達(dá)要點(diǎn)）的每一點(diǎn)理解程度進(jìn)行量化，更通俗的來說，即每個(gè)員工對(duì)于每次工作要點(diǎn)復(fù)述情況來進(jìn)行量化，能完全復(fù)述即得分為1，可以復(fù)述80%即得分0.8，復(fù)述50%即得分0.5。以此作為定量標(biāo)準(zhǔn)。即最終確定的有效溝通率模型為：有效溝通率=同級(jí)傳達(dá)方式復(fù)述率*55%+跨級(jí)傳達(dá)方式復(fù)述率*30%+文字傳達(dá)復(fù)述率*20%-個(gè)體理解概括復(fù)述率*5%。則有效溝通率該量化指標(biāo)越高，代表著該小團(tuán)隊(duì)信息傳遞能力越強(qiáng)，信息消化能力越準(zhǔn)確，業(yè)務(wù)水平越高。

這一量化公式是通過理論得來的，具有一定的參考性，為了保證科學(xué)性和合理性，于是對(duì)實(shí)例小團(tuán)隊(duì)進(jìn)行實(shí)例試用驗(yàn)證更新，通過實(shí)驗(yàn)減少理論和實(shí)際的差異值，力求獲得最佳分指標(biāo)權(quán)重構(gòu)成。

在新的量化指標(biāo)在實(shí)例小團(tuán)隊(duì)試行的同時(shí)，實(shí)驗(yàn)同時(shí)配套推出了相應(yīng)的反饋溝通機(jī)制，并設(shè)置了相應(yīng)的激勵(lì)政策，鼓勵(lì)實(shí)驗(yàn)者積極實(shí)驗(yàn)、主動(dòng)思考、提出問題，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)的高效進(jìn)行，以及實(shí)驗(yàn)結(jié)果的真實(shí)性。反饋溝通機(jī)制如下：

1.實(shí)驗(yàn)者應(yīng)自覺、積極的記錄新的量化指標(biāo)相關(guān)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)。

2.實(shí)驗(yàn)者每次向?qū)嶒?yàn)組反饋問題并提供參考數(shù)據(jù)，如問題具有研究價(jià)值，則由公司提供100元獎(jiǎng)金，隨下月工資發(fā)放。

3.本次實(shí)驗(yàn)者反饋問題均采取匿名制度，僅由實(shí)驗(yàn)組內(nèi)部知曉并確保數(shù)據(jù)不會(huì)流出。只有被獎(jiǎng)勵(lì)者將由實(shí)驗(yàn)組向公司統(tǒng)一匯報(bào)名單。

4基于濟(jì)南XD公司小團(tuán)隊(duì)有效溝通率應(yīng)用

本次實(shí)驗(yàn)持續(xù)追蹤了該項(xiàng)目小團(tuán)隊(duì)為期一個(gè)季度的項(xiàng)目工作情況，下面將通過真實(shí)數(shù)據(jù)展示有效溝通率的建立對(duì)于小團(tuán)隊(duì)工作質(zhì)量的提升。以下選取銷售合同管理這一模塊部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行展示。

通過從濟(jì)南XD公司運(yùn)營支撐系統(tǒng)中導(dǎo)出的一月份客戶經(jīng)理滿意度調(diào)查表和收入統(tǒng)計(jì)表可以看出，該團(tuán)隊(duì)雖然已經(jīng)連續(xù)做了客戶公司項(xiàng)目兩期之久，但是還是存在同客戶溝通能力差，業(yè)務(wù)問題理解程度低等問題，進(jìn)而導(dǎo)致客戶對(duì)項(xiàng)目價(jià)格定位態(tài)度也處在一般水平，這就直接影響了該小團(tuán)隊(duì)可以為公司創(chuàng)造的價(jià)值。

于是針對(duì)此問題，實(shí)驗(yàn)組給出了提升有效溝通率的方法：

1.針對(duì)跨級(jí)傳達(dá)提升跨級(jí)傳達(dá)率的方法

2.采用傳達(dá)后被傳達(dá)者反問，或者傳達(dá)者隨機(jī)提問的方式進(jìn)行提升。應(yīng)用實(shí)例：項(xiàng)目經(jīng)理向開發(fā)工程師進(jìn)行需求講解。需求人員同客戶項(xiàng)目經(jīng)理溝通需求功能點(diǎn)。

3.針對(duì)同級(jí)傳達(dá)提升同級(jí)傳達(dá)率的方法

4.采用多輪次的方式進(jìn)行提升。舉例：需求設(shè)計(jì)師同開發(fā)工程師傳達(dá)功能點(diǎn)業(yè)務(wù)邏輯時(shí)每天早上說一次，中午說一次，晚上說一次。

5.針對(duì)文字傳達(dá)提升文字傳達(dá)率的方法

6.采用規(guī)范公司信息傳達(dá)文件格式，以及由小團(tuán)隊(duì)人員輪流書寫小團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息傳達(dá)文件的方式進(jìn)行提升。

7.針對(duì)個(gè)人理解差異降低個(gè)人理解差異率的方法

采用定期開展頭腦沙龍的方式進(jìn)行提升。定期在小團(tuán)隊(duì)內(nèi)部推薦一本書籍，然后在大家閱讀完以后交流閱讀心得，使得大家增加互相的了解程度和理解方式，減小個(gè)人理解差異率。

為了減少實(shí)驗(yàn)的無關(guān)變量，排除小團(tuán)隊(duì)成員這三個(gè)月內(nèi)對(duì)于銷售合同管理模塊業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)所帶來的實(shí)驗(yàn)誤差，實(shí)驗(yàn)組選擇全新的業(yè)務(wù)模塊回款管理模塊進(jìn)行了有效溝通率的調(diào)研。調(diào)研結(jié)果如下：

通過以上數(shù)據(jù)的對(duì)比可以看出：經(jīng)過新的量化管理指標(biāo)——有效溝通率的建立，以及針對(duì)提高有效溝通率所采用的小團(tuán)隊(duì)改進(jìn)辦法，隨著有效溝通率的提高，客戶對(duì)于項(xiàng)目小團(tuán)隊(duì)的滿意程度在不斷提高，項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度在總?cè)颂煜嗖畈淮蟮沫h(huán)境下效率有著提高，同時(shí)項(xiàng)目在安全缺陷測試過程中所產(chǎn)生的安全缺陷在減少，小團(tuán)隊(duì)為公司所創(chuàng)造的價(jià)值也在不斷的提高。證明了新的小團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理量化指標(biāo)——有效溝通率會(huì)對(duì)IT企業(yè)中小團(tuán)隊(duì)提升團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)水平，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)收益存在著實(shí)際應(yīng)用意義。

5小結(jié)

通過濟(jì)南XD公司小團(tuán)隊(duì)為實(shí)例，實(shí)驗(yàn)求證了新的量化管理指標(biāo)有效溝通率的建立和針對(duì)有效溝通率提升給小團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理所帶來的提升，解決了現(xiàn)有小團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理量化指標(biāo)所存在的部分問題，闡述了新的量化管理指標(biāo)為小團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力帶來的提升，公司生產(chǎn)經(jīng)營帶來的價(jià)值。

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作者簡介：

張凌霄（第一作者），臨沂大學(xué)信息科學(xué)與工程學(xué)院，男，漢族，1997年生，山東濟(jì)寧人，本科，研究方向?yàn)轫?xiàng)目管理。

王海峰（通信作者），男，1976年生，博士，教授，碩士生導(dǎo)師，研究方向?yàn)楦咝阅苡?jì)算，大數(shù)據(jù)分析，中國計(jì)算機(jī)學(xué)會(huì)會(huì)員。

單位：臨沂大學(xué)信息科學(xué)與工程學(xué)院。

本課題得到山東省重點(diǎn)研發(fā)項(xiàng)目（No. 2018GGX101005，2017 CXGC0701，2016GGX109001） ，山東省自然科學(xué)基金面上項(xiàng)目（No. ZR2017MF050），山東省高等學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)計(jì)劃項(xiàng)目（No. J17KA049）資助。