論紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

喬志倫

摘 要：檔案一種具有重要參考價值和歷史參考意義的一種憑證，伴隨著社會的不斷進步和發(fā)展，電子檔案作為一種新的檔案形式出現(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)當中。電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互促進和融合，使得檔案管理更為科學高效。本文將針對電子檔案和紙質(zhì)檔案的融合進行簡單的分析。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合

引言：電子檔案符合檔案管理要求和使用習慣，符合計算機光盤檔案存儲標準，符合適于建立各類檔案的光盤管理系統(tǒng)，電子檔案作為一種新的檔案管理模式，填補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足和弊端，認真研究紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合在現(xiàn)實工作中有很大意義。

一、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理中存在的區(qū)別

目前，由于技術(shù)力量和實踐經(jīng)驗等各方面的原因，電子檔案的保護技術(shù)和紙質(zhì)檔案相比顯得很不成熟，它們在管理中存在以下區(qū)別： ?（1）紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔方式不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留任何痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始性、憑證性辨別真?zhèn)巫兊脧?fù)雜而又困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、身份驗證、信息認證和加密保護，以保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，確保檔案管理部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證效率。（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異。目前以紙質(zhì)檔案為主體的保護技術(shù)主要內(nèi)容有：檔案制成材料的耐久性和優(yōu)化檔案保存環(huán)境技術(shù)，它包括溫、濕度調(diào)節(jié)控制的技術(shù)、防塵、防光、防有害生物和防有害氣體等技術(shù)，對破損檔案進行修復(fù)的技術(shù)，如：去污、去酸、字跡恢復(fù)、紙張糊裱等方面，它們主要是圍繞構(gòu)成檔案的物質(zhì)材料自然損毀的原因和結(jié)果，而進行預(yù)防和治理的。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合。檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以統(tǒng)一、通用的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源的有效利用。（3）紙質(zhì)檔案與電子檔案查詢、利用方式的不同。我們開展檔案工作，其目的是為了積累檔案的信息資源并為現(xiàn)實工作提供利用服務(wù)。紙質(zhì)檔案的利用是指以利用者為服務(wù)對象，以提供檔案室?guī)觳貦n案為手段，采用多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案為利用者服務(wù)。但紙質(zhì)檔案的查詢、利用存在場地限制，人工服務(wù)的弊端。電子檔案查詢和利用的方式，只要符合一定條件，利用者就可以注冊、登記成為電子文件中心的會員，就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的融合

（一） 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的共存

電子檔案與紙質(zhì)檔案在很長一段時間里需要一起為檔案管理服務(wù)，二者共存的原因很多主要包括以下幾種：

首先，電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案是紙質(zhì)檔案的數(shù)值化表現(xiàn)形式，根據(jù)不同的需要把紙質(zhì)的檔案用電子檔案表現(xiàn)出來。電子檔案的形成主要在以下兩種情況下：當檔案管理部門剛收到時就要求改成電子檔案，這時有兩證形式的檔案，紙質(zhì)與電子共存;還有就是對以前形成的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，這就形成了兩種檔案的共存。

其次是先形成電子檔案，后改成文字檔案。隨著當今社會的快速發(fā)展，人們的工作、生活節(jié)奏也加快，由于紙質(zhì)檔案記錄比較慢，而電子檔案可以快速準確的記錄一些活動、工作的主要內(nèi)容，但是電子檔案在長久保留中可能被損壞，考慮到這一點，人們通常把重要的電子檔案改寫成紙質(zhì)檔案。這種檔案的形成也有兩種主要的形式：一種是電子檔案制作完成后作為信息傳輸?shù)男问絺魉?，然后通過紙質(zhì)把電子檔案紙質(zhì)化，這時就有兩種版本的檔案共存;還有一種是對于已經(jīng)歸檔的電子檔案根據(jù)需要，要求轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，這時也有兩證檔案共存的情況。

（二）電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動

電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動是由于二者的共存后對其的管理后形成的，這兩種檔案管理的形式了兩種管理系統(tǒng)。在每個檔案管理系統(tǒng)中的內(nèi)部要各自獨立的積極發(fā)展，但是在兩個檔案管理系統(tǒng)之間又要相互磨合、相互依賴。二者既要完成各自管理系統(tǒng)內(nèi)部的職責，又有依據(jù)各自的特點相互配合，完成需要共同承擔的責任。在電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的兩個系統(tǒng)之間二者相互影響可以促進兩種檔案管理系統(tǒng)各自的改進從而完善自身功能，使各自系統(tǒng)工作的效率大大提高，這對檔案管理來說具有積極的意義。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管相互影響的表現(xiàn)主要包括以下方面：

第一，電子檔案管理對紙質(zhì)檔案管理的影響，前者可以加速后者的改進速度。紙質(zhì)檔案管理受到電子檔案些影響，這直接加速了檔案管理流程，對于檔案一體化的推進具有重要的意義。還有就是電子檔案管理的實體管理的模式促進了紙質(zhì)檔案管理，實體系統(tǒng)與固定的關(guān)系檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)，有了二者建立好的關(guān)系才能夠?qū)n案進行檢索。電子檔案管理具有快速檢索的功能，加以互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，讀者能夠更加方便地瀏覽到自己需要的信息，而且電子檔案管理可以根據(jù)不同的需求建立不同的聯(lián)系，紙質(zhì)檔案借助電子檔案的實體管理的簡化可以通過軟檢索而更加快速地找到所需紙質(zhì)檔案。

第二，在紙質(zhì)檔案管理的影響下，電子檔案管理可以變得更加完善。兩者可以在相互影響下取長補短，然后進一步發(fā)展，形成一種綜合管理系統(tǒng)。

三、結(jié)束語

綜上所述，在紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的過程中，紙質(zhì)檔案管理的規(guī)模慢慢減小，電子檔案管理的規(guī)模則隨著信息技術(shù)的發(fā)展日趨變得壯大。當今檔案管理工作中仍存在不少問題，檔案管理人員既要利用科學的方法加強對電子檔案管理安全的保護，促進電子檔案管理發(fā)展，同時又要對紙質(zhì)檔案進行必要的保留，通過二者完美的結(jié)合互相補充，做好檔案管理工作。

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