檔案智能管理的特點(diǎn)與智能服務(wù)模式分析

成雁甲

摘 要：檔案資源屬于社會(huì)知識(shí)資源的一部分，在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，公眾對(duì)檔案資源的利用需求顯著提升，只有堅(jiān)持檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，才能滿足實(shí)際利用需求。但是從現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用情況來(lái)看，還存在許多不足，需要盡快加以改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案智能管理;智能管理特點(diǎn);智能服務(wù)模式

引言：眾所周知，檔案工作是非常重要的企業(yè)管理組成部分，對(duì)檔案的真實(shí)記錄，直接反映了一個(gè)單位歷史發(fā)展和現(xiàn)實(shí)情況，是各行業(yè)非常重要的無(wú)形資產(chǎn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理體系，已經(jīng)無(wú)法滿足市場(chǎng)發(fā)展的需求，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理與服務(wù)模式不斷進(jìn)行創(chuàng)新，做好內(nèi)部資料整合工作，使工作效率得到提升，確保人事管理工作的有序高效開(kāi)展。因此，對(duì)我國(guó)的檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新工作開(kāi)展研究，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)于促進(jìn)檔案工作有序健康發(fā)展有重大作用。

1檔案智能管理系統(tǒng)改進(jìn)意義

很多具備機(jī)密性的檔案一旦丟失、一旦泄密，將會(huì)對(duì)各方利益帶來(lái)威脅，所帶來(lái)的損失是無(wú)法彌補(bǔ)的，所以單位必須重視起檔案管理的重要性。首先，積極開(kāi)展檔案智能管理系統(tǒng)更新?lián)Q代，能夠有效促進(jìn)單位的管理水平?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》當(dāng)中明確指出：“積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用的效率和水平?！睘榱朔e極響應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，各個(gè)單位都積極開(kāi)展了信息化辦公、無(wú)紙化辦公，并構(gòu)建出信息化辦公網(wǎng)絡(luò)，在先進(jìn)檔案智能管理系統(tǒng)的支撐下，可以為單位各個(gè)領(lǐng)域工作提供精準(zhǔn)、高質(zhì)量信息，促使整個(gè)單位工作運(yùn)行速度提升，強(qiáng)化單位管理水平。其次，檔案智能管理系統(tǒng)優(yōu)化工作增強(qiáng)了檔案使用價(jià)值。除了單位日常管理工作需要檔案信息之外，單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展更離不開(kāi)檔案信息。檔案信息當(dāng)中記載了單位經(jīng)濟(jì)、文化、管理等各個(gè)層面的歷史數(shù)據(jù)。在智能化數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的融入之下，可以結(jié)合單位自身情況，挖掘出對(duì)單位日后發(fā)展有用的檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，切實(shí)有效地促進(jìn)單位日后可持續(xù)發(fā)展。最后，檔案智能管理系統(tǒng)優(yōu)化可以提升檔案信息安全性。在信息化時(shí)代的當(dāng)下，“得信息者得天下”，檔案管理內(nèi)容中涉及了諸多機(jī)密檔案，其中涵蓋了單位戰(zhàn)略發(fā)展思想、單位核心機(jī)密，若出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題，將會(huì)給單位帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。優(yōu)化創(chuàng)新檔案智能管理系統(tǒng)，能夠強(qiáng)化檔案智能管理系統(tǒng)的安全保障，避免檔案機(jī)密信息泄露與丟失問(wèn)題，保障好單位切身利益。

2檔案館智能管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

（一）檔案管理的數(shù)字化。在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上進(jìn)一步進(jìn)行數(shù)據(jù)化資源建設(shè)，可以更好地與全社會(huì)信息技術(shù)應(yīng)用的實(shí)際工作面相對(duì)接，更好地適應(yīng)不同類型、不同背景、不同年齡、不同地區(qū)的用戶需求，以更加智能的技術(shù)和方法適應(yīng)大眾的使用習(xí)慣，為個(gè)性化檔案信息服務(wù)打下智能化的信息資源基礎(chǔ)。（二）檔案管理的及時(shí)性。檔案管理的及時(shí)性，就是要求在檔案數(shù)據(jù)化各單元運(yùn)作時(shí)，能夠迅速將數(shù)據(jù)傳輸并導(dǎo)入中心數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)篩選和數(shù)據(jù)挖掘。（三）檔案管理的保密性。檔案的管理屬于涉密性質(zhì)的工作，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)整合過(guò)程中，要嚴(yán)守涉密工作規(guī)程，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行安全保密處置。這要求在檔案館智能管理系統(tǒng)研發(fā)和選型之初，先期建立完備的涉密工作流程，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3新形勢(shì)下檔案管理存在的問(wèn)題

3.1檔案管理制度有待完善

某些單位建立之初，相關(guān)人員對(duì)單位各項(xiàng)制度進(jìn)行了規(guī)范化處理，檔案管理制度也不例外。當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)發(fā)生了較大的變化，但單位依然采用傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法與社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，如此就干擾了單位檔案管理工作的秩序。傳統(tǒng)的檔案管理制度中明確了負(fù)責(zé)人及工作流程。但在單位結(jié)構(gòu)調(diào)整的過(guò)程中也增加了多個(gè)部門(mén)，如依然采用傳統(tǒng)的管理機(jī)制和管理制度，則無(wú)法保證檔案管理的效果。

3.2人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性非常強(qiáng)的管理系統(tǒng)，需要檔案管理人員有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的責(zé)任心和較高的綜合素質(zhì)。但是，目前很多的檔案管理人員呈現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，還有很多因?yàn)楦＠鰺o(wú)法達(dá)到要求而對(duì)工作產(chǎn)生懈怠。檔案管理人員在開(kāi)展工作的時(shí)候，只是根據(jù)傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)整理文件資料，對(duì)專業(yè)的檔案管理知識(shí)比較缺乏，早保管、整理、分類文件檔案的時(shí)候，沒(méi)有嚴(yán)格按照要求進(jìn)行操作，甚至沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行立卷、歸檔，檔案管理工作效率較低。

4加強(qiáng)檔案管理和服務(wù)的有效途徑

4.1構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系

在檔案信息管理的技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中，需要對(duì)檔案管理體系作出相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)，構(gòu)建基于檔案信息管理云平臺(tái)的高效工作流程，確保各項(xiàng)檔案管理工作有序開(kāi)展。以檔案歸檔工作為例，在傳統(tǒng)技術(shù)條件的限制下，由于部門(mén)之間的信息管理系統(tǒng)無(wú)法順利對(duì)接，仍需要采取人工方式完成檔案收集和歸檔工作。在統(tǒng)一的云管理系統(tǒng)支持下，檔案歸檔工作可以直接在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成，應(yīng)減少不必要的人工操作步驟。同時(shí)利用信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案歸檔工作流程進(jìn)行記錄，包括操作人員信息以及歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，確保檔案管理工作流程的可塑性。在此基礎(chǔ)上，落實(shí)檔案管理工作責(zé)任，通過(guò)開(kāi)展相關(guān)監(jiān)督檢查工作，確保檔案歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，如果涉及多部門(mén)間的檔案管理工作，為避免出現(xiàn)職責(zé)交叉和沖突的情況，可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道開(kāi)展溝通，提高各部門(mén)之間的工作協(xié)調(diào)性。

4.2強(qiáng)化智慧檔案服務(wù)的綜合集成設(shè)計(jì)

目前，一些檔案館已經(jīng)提出了智能檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用體系和信息資源開(kāi)發(fā)利用體系的體系化建設(shè)思路。從根本上講，基礎(chǔ)設(shè)施體系、應(yīng)用體系和資源開(kāi)發(fā)體系均屬于檔案服務(wù)綜合集成設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化綜合集成設(shè)計(jì)還包括政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才資源的集成方面。

4.3完善檔案管理人員培訓(xùn)

首先要引進(jìn)及培訓(xùn)優(yōu)秀人才。聘用能夠熟練應(yīng)用信息技術(shù)的專業(yè)檔案管理人才，改善檔案管理的水平，同時(shí)單位內(nèi)部也需加大培訓(xùn)力度，組織開(kāi)展檔案信息化管理培訓(xùn)，創(chuàng)建信息化知識(shí)和技能平臺(tái)，以傳統(tǒng)工作模式為基礎(chǔ)，不斷發(fā)展創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。其次，在事業(yè)單位內(nèi)部，需營(yíng)造濃厚的專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)氛圍，讓工作人員重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化、智能化及現(xiàn)代化管理，從而使管理人員正確看待檔案管理的作用。另外，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理工作模式，在日常管理工作中全方位利用信息技術(shù)。再次，工作人員之間要積極溝通和學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)。新一代的檔案管理工作人員應(yīng)向經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員學(xué)習(xí)，在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正自身不足。

結(jié)束語(yǔ)：總之，實(shí)現(xiàn)檔案智能管理與智慧信息服務(wù)是新時(shí)代智慧檔案館建設(shè)的重要方向。檔案管理工作深度融入和適應(yīng)智慧社會(huì)發(fā)展廣覆蓋、多樣化、多途徑的信息服務(wù)需求環(huán)境，建立與時(shí)代同步的智慧檔案服務(wù)體系，構(gòu)建智慧檔案服務(wù)模式，能夠匯聚檔案的智慧資源，最大限度地滿足檔案用戶的現(xiàn)實(shí)需求。同時(shí)，通過(guò)檔案智慧服務(wù)，對(duì)拉近檔案與利用者之間的距離，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值和作用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

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