新冠肺炎疫情引發(fā)病案室加強應急儲備的思考

李云鵬

摘要：此次新冠肺炎疫情突發(fā)公共衛(wèi)生事件檢驗了各行業(yè)的應急能力是否健全。病案行業(yè)的應急管理體系缺乏行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一的規(guī)范和標準，存在著內(nèi)容陳舊單一等問題。筆者對病案室應急預警機制進行反思，意識到突發(fā)事件面前病案室存在著病案的來源渠道、保管方式、管理布局等方面的職業(yè)暴露危險因素，提出在病案室的日常管理工作中要順應時代要求，加強各方面的應急儲備，主要包括加強感染管控、增設消毒設備、加強人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)、科技管控實現(xiàn)工作模式的更新、力爭實現(xiàn)病案管理系統(tǒng)的遠程辦公、確保病案保護及信息安全等，力求提高病案室應急反應能力，較好地應對各類突發(fā)事件。

關鍵詞：公共衛(wèi)生；病案；病案室；應急管理

一、引言

2020年初，新型冠狀病毒肺炎疫情被世界衛(wèi)生組織（WHO）列為“國際關注的突發(fā)公共衛(wèi)生事件”——世界衛(wèi)生組織傳染病應急機制中的最高等級。突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生、造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件[1]?，F(xiàn)代社會全球面臨各類問題，發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件在所難免，對人民群眾的健康和生命財產(chǎn)安全造成重大威脅，醫(yī)院作為國家的公共衛(wèi)生事業(yè)單位，其應急管理體系建設是否健全、能否將突發(fā)公共衛(wèi)生事件給醫(yī)院運行和民眾利益帶來的不良影響降到最低，是醫(yī)院管理者的一項重大課題。國務院發(fā)展研究中心社會發(fā)展研究部巡視員、研究員林家彬，北京航空航天大學高等教育研究所教授張海英在接受《中國發(fā)展觀察》采訪時表示，透過近期的一些突發(fā)公共安全事件，需要深入反思我國應急響應機制存在的問題，借鑒國際先進經(jīng)驗，對其加以改進和完善[2]。

病案管理是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院的應急體系建設應兼顧全面化與精細化的融合，病案室在遵從醫(yī)院整體的應急機制大方向的前提下，應加強制定適用于本行業(yè)的專門應急管理制度。目前，學術界對病案應急管理的研究極其有限，在中國知網(wǎng)以“病案”“應急（管理）”為檢索詞，檢索出的學術論文屈指可數(shù)且研究范圍單一。新媒體層出不窮的現(xiàn)代社會條件下，病案行業(yè)應伺機而動，借助此次突發(fā)新冠肺炎的公共衛(wèi)生事件反思病案應急管理體系暴露的問題，加以反思和改進。

二、職業(yè)暴露危險因素

醫(yī)院病案室是醫(yī)療信息收集、加工、存儲、反饋的重要部門，擔負著病案的裝訂、保管、錄入、查詢、檢索、醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的任務，為全院醫(yī)務人員、科研人員提供病案數(shù)據(jù)的查閱和借閱服務，還為公檢法、保險機構(gòu)、患者提供復印等服務，是醫(yī)院面向各類服務者的窗口。病案信息資源的重大價值體現(xiàn)并不是顯而易見的，導致醫(yī)院對病案室的管理方法不是很重視。此次新冠肺炎疫情的突發(fā)，考驗的是醫(yī)院整體的應急能力，病案室不能成為醫(yī)院應急管理中的短板。

1.病案的來源渠道

某三甲醫(yī)院設有39個臨床科室，各科室同時設有不同病區(qū)，而病案來源于這些病區(qū)，每月歸檔于病案室的病案約15000份，而這其中的每一份病案每天在傳遞和存儲過程中會接觸到不同的污染源：臨床醫(yī)護人員未經(jīng)洗手直接接觸病案；粘貼難免被患者的血液、分泌物及排泄物污染的化驗單；會診或科內(nèi)病例討論時經(jīng)由多人翻閱；病案回收環(huán)節(jié)消毒不徹底；病案經(jīng)患者及家屬、醫(yī)務人員借出和歸還[3]。病案的來源渠道決定了它身上難免會粘附大量的細菌、霉菌甚至病毒，進而增加病案從業(yè)人員職業(yè)暴露的風險。有同人對12家基層醫(yī)院病案室的調(diào)查問卷顯示：57.17%的病案污染了灰塵、細菌[4]。病案在歸檔于病案室前的諸多感染隱患，是醫(yī)院感染管理長久以來忽視的重大問題，不容小覷。

2.病案的保管方式

除電子病案外，歸檔于病案室的均為紙質(zhì)病案，單一的保存載體材質(zhì)決定了醫(yī)院病案室是火災事故的高危場所。病案人員工作場所中會匯集大量的近期歸檔病案、每位病案人的工位上會堆放待處理的病案、病案庫房中保管著成千上萬的紙質(zhì)病案，哪怕一點點的星星之火，對醫(yī)院而言將會是無比大的災難。然而，病案辦公室和病案庫房的條件往往較差，消防設備的配置也不到位，消防形勢十分嚴峻。

3.病案室的管理布局

病案室的功能定位決定了它的服務對象，是醫(yī)院對內(nèi)服務和對外服務的窗口單位，是人員相對比較集中的場所，狹小的辦公空間里擠滿了借閱和查閱病案資料的醫(yī)務人員、科研人員，復印病案的患者及家屬，輸送病案的護工人員以及病案室的工作人員等。倘若沒有此次新冠肺炎疫情暴發(fā)的影響，人員密集的環(huán)境下辦公效率也是較低的。此外，病案室內(nèi)外的布局嚴重不符合應急管理的各項要求：室外建筑連成一片，疏散通道錯綜復雜不易識別；室內(nèi)布局不合理、通風不良導致病案滋生霉菌；臨床醫(yī)護人員身著工作服甚至手術服進入病案室；病案室內(nèi)部從業(yè)人員自我保護意識淡薄，觸碰病案后未及時洗手；部門內(nèi)的硬件設施如門把手、電腦、鍵盤、桌椅等不能天天消毒，被病案表面的細菌污染，使得辦公環(huán)境不甚安全。

醫(yī)院應急管理是針對醫(yī)院需要應對的各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件所開展的防范、準備、反應、恢復活動[5]。所謂反應和恢復活動的效果如何，取決于院方平時所持有防范和準備的想法和舉措。病案室管理在醫(yī)院管理中向來處于劣勢地位，安全無小事，強烈呼吁病案行業(yè)的同人們向醫(yī)院建議完善科內(nèi)的應急儲備，將可能的危害降到最低，這是關系醫(yī)院整體可持續(xù)發(fā)展的重要方面之一。

三、加強應急儲備舉措

2019年修訂版的《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》雖規(guī)定了相關病案操作細則，但對病案的應急管理并沒有談及，亦未有病案消毒、存儲、保管等環(huán)節(jié)的統(tǒng)一標準和規(guī)范。業(yè)內(nèi)出現(xiàn)的關于病案室突發(fā)事件應急預案及處理措施的內(nèi)容，大部分側(cè)重于自然災害下對紙質(zhì)病案實體的保護，且未提及病案消毒事項。作為一名病案行業(yè)從業(yè)人員，身處某三甲醫(yī)院的病案室，親身經(jīng)歷了此次新冠肺炎疫情公共衛(wèi)生事件帶給部門的沖擊，力求改變行業(yè)現(xiàn)狀、加強病案室應急儲備、完善病案室突發(fā)應急事件處理機制。

1.加強感染管控，增設消毒設備

醫(yī)院感染管理控制部門對病案室的消毒規(guī)范并沒有明確的要求，或僅限于病案材料中的部分檢驗單和傳染科出院患者的病案材料，對普通病案并沒有針對性的要求[6]。這是醫(yī)院感染管理的一大空缺。面對各類可能突發(fā)的公共衛(wèi)生事件切不可抱有僥幸心理，理應事無巨細地兼顧醫(yī)院各科室潛在的感染風險，不能因病案科的邊緣地位而對其感染管控邊緣化。《醫(yī)院消毒供應中心管理規(guī)范》要求建立專門檔案室醫(yī)院感染管理質(zhì)量防控機制[7]。醫(yī)院應設立專門的院感部門，并從管理層面自上而下地提高病案室的感染防控意識、強化職業(yè)防護機制，采取有效措施如設置專門的病案室廢棄物處理通道，以降低病案日常管理中可能附著病菌的廢棄物流失和外泄的風險。

病案隸屬于專門檔案，病案室的基礎設施理應按照檔案館（室）的配備規(guī)范執(zhí)行。醫(yī)院檔案室與病案室均應參考住房和城鄉(xiāng)建設部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25—2010）、國家檔案局發(fā)布的《綠色檔案館建筑評價標準》（DA/T 76—2019）相關細則規(guī)劃病案庫房建設。除病案庫房配備合乎規(guī)定的通風設備、保溫保濕設備、消防器材、消毒設備、“八防”設施以外，病案科的業(yè)務辦公室亦是防控的重點。首先病案歸檔前采用紫外線消毒或超聲波消毒，保證病案文件的完整清晰度，同時照射頻率保持在30—50min/d，且不同類別的病案文件要均勻、單獨擺放，確保消毒效果達到最佳。病案類別大致分為普通病案和特殊病案，特殊病案是指形成于某一特定時期、符合某種特定條件或具有某種特殊意義的病案[8]。非典病案和新冠肺炎病案無疑是一種特殊病案，對其管理除了日常的病案保護以外，需采取一些特殊的處理辦法。如：主治醫(yī)生做出較為明顯的特殊標志并采用特殊病案登記本進行詳細信息登記；病案室指定專人負責病案的回收，專室專柜存放，與普通病案分開保存；特殊病案予以封存，確保內(nèi)容信息完整無缺，并由醫(yī)務處或?qū)Ｂ毴藛T負責特殊病案的借閱手續(xù)；特殊病案采用微波或過氧乙酸熏蒸消毒。此外，辦公室應設置在空氣流動的位置，或配備通風換氣設備，可結(jié)合夜間自動紫外線消毒，合理控制室內(nèi)空氣的溫濕度，室內(nèi)人員接觸比較密集的桌椅、地面、門把手和電腦等進行氯消毒劑殺菌，科內(nèi)配置常用的防護用具口罩、手套、免洗洗手劑等，為病案業(yè)務人員定期做身體檢查并注射疫苗。

2.加強人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

病案室人員配備問題是病案行業(yè)普遍面臨的一項難題，非衛(wèi)生專業(yè)人員所占比例較大，專業(yè)素養(yǎng)和心理素質(zhì)參差不齊，面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應急反應亦不相同，可謂與戰(zhàn)斗在醫(yī)療前線的醫(yī)護人員差之甚遠。病案從業(yè)人員是病案室、病案行業(yè)的建設者，是院內(nèi)和科內(nèi)軟實力的重要體現(xiàn)，理應提高自身專業(yè)素養(yǎng)和應對突發(fā)事件的心理健康能力。首先，需要改變一貫的重保管輕防控的管理理念，提高病案感染管理的前期管控意識，切忌僥幸心理，配合醫(yī)院感染管理部門共同做好病案室的感染管理工作。其次，將病案人員的應急反應能力納入考核機制，統(tǒng)一定期組織繼續(xù)教育培訓，包括感染管理基礎知識、消防綜合應急演練、“七步洗手法”等。再次，病案人員的心理建設是重要方面，平時加強人員的醫(yī)療相關知識學習、心理健康引導，以在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時較大程度地減少恐慌、躁動心理，增強內(nèi)心穩(wěn)健能力。最后，培養(yǎng)工作人員的大局觀和奉獻精神，作為公益性醫(yī)療單位中的一員，個人利益應服從集體利益，突發(fā)事件面前做一枚“螺絲釘”，哪里需要去哪里，做好本職工作的同時，積極投入到醫(yī)院和部門需要的地方，提高職業(yè)成就感和認同感。

3.科技管控實現(xiàn)工作模式的更新

21世紀新媒體層出不窮，新興產(chǎn)業(yè)更迭迅速，各種新技術的生存潛力和可再生能力在此次突發(fā)的公共衛(wèi)生事件下充分展示：互聯(lián)網(wǎng)、醫(yī)療、無人技術、人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算、電子商務、在線教育甚至物流產(chǎn)業(yè)，在足不出戶的前提下依然可以正常運轉(zhuǎn)。相反大部分傳統(tǒng)行業(yè)舉步維艱，可見順應時代潮流勇于嘗試新技術的要求是十分迫切的?？萍脊芸厥峭ㄟ^現(xiàn)代科學技術的運用，達到對人力物力資源的總體上優(yōu)化整合的管理方式[9]。近年來大量研究顯示，將信息技術應用于病案管理工作中，特別是微信、二維碼掃描、支付寶等給患者和社會大眾提供極大便利，提高病歷提取效率[10]。病案行業(yè)行為模式較為傳統(tǒng)，發(fā)展策略與醫(yī)院臨床科室采用各類大型醫(yī)療設備格格不入。病案從業(yè)人員應開闊視野，將眼光著眼于醫(yī)院和部門的長久和諧發(fā)展，切不可限于滿足現(xiàn)狀。某三甲醫(yī)院病案室恰巧在本次公共衛(wèi)生事件暴發(fā)前研發(fā)上線了醫(yī)院微信公眾號中的病案預約復印小程序，2020年1月20日至3月13日線上處理了596份病案復印訂單，共計11675張病案材料，切實做到疫情期間零接觸的同時，提高了病案室的工作效率和患者的滿意度。調(diào)查顯示，自2013年4月至2017年10月病案公眾賬號開通27個，功能類別包括病案管理、編碼培訓、病案復印、業(yè)界交流、其他五大模塊，雖存在各種不足，但對于推廣病案平臺、宣傳病案業(yè)務的作用是十分有效的[11]。

病案是產(chǎn)生于醫(yī)院各個臨床科室業(yè)務活動中的專門檔案，病案管理的模式理應綜合醫(yī)院管理模式和檔案管理模式，積極采用醫(yī)院和檔案館（室）應用的新技術和新方法。然而現(xiàn)實往往事與愿違，病案行業(yè)在發(fā)展過程中飽受爭議和阻礙，如認為病案并不能產(chǎn)生實際效用不值得各種投入，但病案信息資源的價值是隱形的、長久的，切不可以眼光短淺。伴隨醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展和信息時代辦公系統(tǒng)的要求，電子化病案和無紙化病案榮登舞臺，病案專業(yè)人員需提高自身知識和技能儲備，才能逐步適應全新的工作模式。針對紙質(zhì)病案日積月累導致的保管方法滯后和存儲空間嚴重不足的問題，可以采用物聯(lián)網(wǎng)的RFID電子標簽技術和尋求院外供應商托管紙質(zhì)病案的辦法解決。

4.力爭實現(xiàn)病案管理系統(tǒng)的遠程辦公

鑒于目前紙質(zhì)病案的單一模式和病案信息保密的要求，病案行業(yè)幾乎沒有實現(xiàn)線上辦公的先例。此次公共衛(wèi)生事件的暴發(fā)，激發(fā)了病案管理系統(tǒng)實現(xiàn)線上辦公的需求。醫(yī)院信息處是技術的集大成者，醫(yī)院病案室工作人員在恪守保密協(xié)議的前提下，通過遠程工具teamviewer、VPN、虛擬私有網(wǎng)絡等工具可以實現(xiàn)在家遠程登錄辦公電腦，臨床一線的海泰系統(tǒng)可以實現(xiàn)在家書寫病歷，病案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)在家查閱和檢索相關病案信息，病案示蹤系統(tǒng)可實現(xiàn)電子病案和無紙化病案的在家簽收以及紙質(zhì)病案的簽收狀態(tài)查詢，病案復印小程序可實現(xiàn)在家察看訂單消息等。

5.確保病案保護及信息安全

確保病案實體、網(wǎng)絡和信息的絕對安全，是建立病案應急機制的前提和目的。實體病案的保護應從兩方面著手：一方面要切實貫徹國家檔案局2001年的《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》（DA/T 24—2000）行業(yè)標準，延長病案的保存壽命，并有利于病案工作者的身體健康，另一方面嚴格實施庫房建造標準，堅持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，實現(xiàn)病案實體安全。信息時代條件下惡意攻擊、誤操作、系統(tǒng)硬件的脆弱性、系統(tǒng)軟件和通信協(xié)議的漏洞、事故與災害等因素均會影響病案的信息安全，病案室應綜合運用網(wǎng)絡安全技術手段、管理手段和法律手段來加強防護，建立預警的信息監(jiān)測系統(tǒng)和完善的病案數(shù)據(jù)異地備份制度，全面提升病案部門的安全保障能力，確保病案實體安全和信息安全。

注釋與參考文獻

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[11]董虹.醫(yī)院病案室微信公眾號平臺應用探析[J].中國病案，2018（2）： 10-12.