為水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展筑牢檔案之基

戴霞

2017年以來，江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處（以下簡稱“管理處”）以創(chuàng)建檔案工作“五星級規(guī)范單位”為目標(biāo)，堅持檔案管理和業(yè)務(wù)發(fā)展相結(jié)合的方式，持續(xù)推進檔案管理工作規(guī)范化、制度化建設(shè)，認(rèn)真籌劃、細(xì)致落實，全力加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理、全心做好檔案的開發(fā)利用和服務(wù)工作，不斷提高檔案管理的規(guī)范化和制度化水平，有效發(fā)揮了檔案資源的價值，助推水利工程管理高質(zhì)量發(fā)展。

一、檔案創(chuàng)建工作的主要舉措和成效

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案基礎(chǔ)保障工作

管理處黨委高度重視檔案工作，對檔案實行集中管理，設(shè)立了處綜合檔案室，由辦公室具體牽頭負(fù)責(zé)檔案管理工作。為保障創(chuàng)五星級工作的順利開展，從四個方面落實措施，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案基礎(chǔ)保障工作到位。

一是組織力量保障。管理處主要領(lǐng)導(dǎo)親自過問檔案工作，分管領(lǐng)導(dǎo)親自督查檔案工作，根據(jù)管理處機構(gòu)設(shè)置成立相應(yīng)的檔案管理和鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，納入單位專職檔案人員和部門兼職檔案人員的工作職責(zé)，納入全處工作計劃和年終考核，使全體人員充分認(rèn)識檔案工作的重要性，組織力量得到了有效保障。

二是人才隊伍保障。健全專、兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強隊伍建設(shè)，定期組織機關(guān)人員、基層干部和檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》《江蘇省檔案管理條例》等法律法規(guī)，開展檔案專題講座，提升檔案收集、整理和鑒定等業(yè)務(wù)能力。經(jīng)過培訓(xùn)，所有檔案管理人員均取得上崗資格，提高了隊伍業(yè)務(wù)水平。檔案人員熟悉室藏，并能夠利用檔案管理軟件，熟練準(zhǔn)確調(diào)閱檔案。除此之外，檔案人員能及時準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)單位年度工作安排提供檔案利用服務(wù)計劃和下基層指導(dǎo)業(yè)務(wù)，服務(wù)效能顯著提升。

三是硬件設(shè)施保障。在管理任務(wù)逐年增加，辦公用房緊張的情況下，管理處仍然保證檔案管理設(shè)施到位，堅決保證檔案庫房、閱檔室、辦公室三分開，辦公用計算機與檔案管理系統(tǒng)所用計算機分開，檔案保管設(shè)備齊全。

四是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)保障。通過強化工作部署，加強檢查考核、檔案宣傳等工作，提高了全處對檔案管理重要性的認(rèn)識，檔案管理工作得到處屬各單位（部門）的大力支持和配合，尤其在檔案整理、編研資料撰寫過程中，各單位（部門）提供了大量的原始圖片、數(shù)據(jù)、文件等資料，為檔案室的編研工作打下了較好基礎(chǔ)。

（二）健全管理制度，強化檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)意識

在日常檔案管理工作中，管理處積極貫徹落實檔案管理工作各項制度，出臺、細(xì)化檔案管理相關(guān)規(guī)范，明確檔案考核管理細(xì)則，確保檔案工作有章可循。

根據(jù)檔案管理要求，管理處在已有的檔案管理制度基礎(chǔ)上，修訂完善了《管理處檔案管理辦法》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保管制度》等規(guī)章制度，規(guī)范完善檔案的收集、整理、保管、利用等工作。認(rèn)真做好《檔案利用效果登記簿》《檔案借閱登記簿》《檔案庫房溫濕度登記簿》的記錄工作，及時完成水利檔案統(tǒng)計年報。制定了《檔案管理人員崗位職責(zé)》，明確檔案管理人員的職責(zé)任務(wù)和工作要求，規(guī)范檔案人員的管理行為，并編制了《檔案利用效果事例》匯編。此外，要求檔案人員積極參加管理處項目驗收及工程管理達(dá)標(biāo)驗收等活動，通過親身參與獲得第一手資料，確保收集到的檔案資料準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

（三）推進信息化建設(shè)，提升檔案服務(wù)能力和效率

管理處注重檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，在現(xiàn)代化規(guī)劃、“十三五”規(guī)劃中均考慮了檔案信息化建設(shè)。一是在管理處網(wǎng)站上設(shè)立“檔案管理”工作專欄，內(nèi)有工作動態(tài)、檔案資訊、政策法規(guī)、檔案傳播等子板塊。二是在綜合檔案室配備了計算機、光盤刻錄機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等檔案信息化設(shè)備，為檔案管理系統(tǒng)部署了專門服務(wù)器、防火墻。三是積極開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，并按照全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的要求進行了銜接，在辦公自動化系統(tǒng)（OA）中可以通過單點登錄，進入檔案管理系統(tǒng)。兩者無縫對接，實現(xiàn)了在線歸檔，并具有編目、統(tǒng)計、借閱利用等數(shù)字化管理功能。四是歸納并整理了建處30年以來儲存的檔案，對全部檔案進行了全文數(shù)字化管理，建成室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，有案卷級目錄7060條，文件級10360條，并對永久、長期、30年保存的檔案實現(xiàn)了數(shù)字化運用。

為適應(yīng)管理處改革和現(xiàn)代化建設(shè)要求，宣傳展示建處以來的水利建設(shè)成果、開展水科普知識教育，建設(shè)完成了面積為69.2平方米的展示廳，運用圖片、實物、影像及聲光電等現(xiàn)代化展示手段，以準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、全面的內(nèi)容，展現(xiàn)了管理處服務(wù)經(jīng)濟社會等方面，保障太湖流域可持續(xù)發(fā)展的歷年成果，太湖水利人良好的精神面貌以及在水安全、水資源和水環(huán)境等方面做出的貢獻。管理處下屬管理單位目前已成功創(chuàng)建三個省一級水利工程管理單位、一個省二級水利工程管理單位，管理處也先后獲得全國水利文明單位、江蘇省文明單位、全國水利系統(tǒng)模范職工小家、江蘇省五一勞動獎狀等榮譽稱號。這些成績的取得，離不開檔案管理工作的基礎(chǔ)性保障作用。

（四）扎實做好檔案編研，促進檔案成果開發(fā)與利用

充分利用檔案資源，認(rèn)真選材選題，將經(jīng)常需要查閱的文件匯編成冊，將“引江濟太”等方面的常用數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總，分析處理，以備利用。完成了續(xù)寫組織機構(gòu)沿革、續(xù)編大事記、續(xù)編全宗指南、單位常用文件的匯編、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等十幾種資料匯編工作，匯編整理的資料利用率較高，無論是對機關(guān)行政管理還是工程管理，都發(fā)揮了重要作用，使檔案利用達(dá)到了事半功倍的效果。

二、當(dāng)前檔案管理與建設(shè)中存在的主要問題

客觀地講，近年來管理處在推進檔案管理和建設(shè)方面，進行了積極探索，創(chuàng)新了有效載體，完善了各類軟硬件設(shè)施，取得了明顯成效，但在具體實踐中也遇到了一些困難和問題。

一是工作力量待加強。雖然當(dāng)前管理處持續(xù)推進人才隊伍建設(shè)，但其基層單位配備的檔案員仍多為兼職，無法專心投入檔案工作，僅靠現(xiàn)有人員全面完成檔案收集、整理、查檔利用等工作比較困難，且由于工作性質(zhì)等原因基層職工會經(jīng)常調(diào)動，檔案交接和培訓(xùn)很難及時全面完成，導(dǎo)致工作上力不從心，有時甚至?xí)绊懙綑n案管理工作正常開展。

二是檔案編研內(nèi)容待拓展。單位現(xiàn)有的檔案編研內(nèi)容仍然以組織沿革、大事記和一些基礎(chǔ)水利數(shù)據(jù)的匯編為主，編研的內(nèi)容和形式都較為單一，缺乏載體創(chuàng)新，成果不夠顯著。

三是檔案信息化建設(shè)水平待提升。為進一步提高檔案服務(wù)效率，管理處重視信息化建設(shè)，實現(xiàn)儲存檔案全文數(shù)字化，但現(xiàn)有的數(shù)字化不能實現(xiàn)全文檢索，這為查檔增加了難度。

三、新時代推進檔案現(xiàn)代化建設(shè)的對策建議

太湖水利檔案是水利文明和水文化的重要載體，對江蘇省推進太湖地區(qū)水利工作的高質(zhì)量發(fā)展具有重要指導(dǎo)作用。新時代對檔案工作提出了新要求，加快推進檔案管理現(xiàn)代化是太湖水利事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要，必須加以切實的重視。

一是進一步強化組織力量保障。檔案工作在管理處是一個系統(tǒng)工程，需要各個單位、部門的大力支持，提供保障。管理處應(yīng)該把檔案工作規(guī)劃建設(shè)納入整個水利“十四五”規(guī)劃建設(shè)之中，統(tǒng)籌安排部署，從資金、人才、場地、設(shè)備等方面創(chuàng)造條件，為檔案工作提供更有力的支撐。針對工作人員嚴(yán)重不足的實際，可以通過定向培養(yǎng)、在職進修、短期培訓(xùn)等多種途徑，培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)、能獨立完成檔案工作的復(fù)合型人才，為檔案文化建設(shè)提供人才保障。

二是創(chuàng)新編研工作方法。可以積極借助管理處水利宣傳、黨務(wù)工作、河湖管理、工程管理等部門力量，圍繞“引江濟太”“大運河文化帶建設(shè)”“河長制湖長制”等特色工作，共同編纂檔案編研資料，共同創(chuàng)新檔案文化服務(wù)，最大限度地挖掘檔案潛力，凸顯自身檔案特色。

三是提升信息化水平。采用信息化技術(shù)進行水利檔案管理，既是融入智慧水利建設(shè)的管理需要，也是推動水利檔案管理工作更具網(wǎng)絡(luò)化和智能化的需要。要不斷完善檔案管理系統(tǒng)，推進檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)全文檢索，提升檔案數(shù)據(jù)化和管理智能化水平，不斷滿足太湖水利檔案個性化服務(wù)的新要求。