以“放管服”為背景的財(cái)務(wù)報(bào)銷應(yīng)急機(jī)制探索

王雪

摘要：隨著全球化和信息化的腳步，人們利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的手段，使生活方式和辦公方式更加便捷也更加高效，很多服務(wù)都可以足不出戶網(wǎng)上辦理，為人們的工作生活帶來了翻天覆地的變化。高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的支持，目前高校的報(bào)銷模式不斷向自助方式發(fā)展，但是距離全自助還有很大差距，尤其是在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)可采用的應(yīng)急機(jī)制建設(shè)方面還有所欠缺。本文旨在探索一套全自助式的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，用以填補(bǔ)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷應(yīng)急機(jī)制的空白。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù);報(bào)銷模式;全自助

引言

國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》指出，要貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于推進(jìn)科技領(lǐng)域“放管服”改革要求，減輕科研人員負(fù)擔(dān)，充分釋放創(chuàng)新活力，為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展、建設(shè)世界科技強(qiáng)國做出更大貢獻(xiàn)。在此背景下審視高校的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)校的科研人員在財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中花費(fèi)的精力不菲，包括財(cái)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備不足、信息獲取渠道過窄等原因，但是最主要的原因在于現(xiàn)有的報(bào)銷模式自助程度不高、標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、應(yīng)急能力不足。在此背景下，本文通過研究如何實(shí)現(xiàn)報(bào)銷模式的全自助來提升財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平、彌補(bǔ)財(cái)務(wù)報(bào)銷應(yīng)急機(jī)制，從而響應(yīng)“放管服”要求，讓財(cái)務(wù)工作充分發(fā)揮其服務(wù)職能。

一、T高?，F(xiàn)行報(bào)銷模式簡述及評(píng)價(jià)

（一）現(xiàn)行報(bào)銷模式簡述

T高校目前采用投遞式報(bào)銷和現(xiàn)場報(bào)銷相結(jié)合的模式，由報(bào)銷需求方和審核處理方共同完成，辦理網(wǎng)上投遞報(bào)銷時(shí)，報(bào)銷方將原始憑證及相關(guān)附屬材料整理粘貼后，在投遞報(bào)銷系統(tǒng)填寫相關(guān)信息后生成并打印網(wǎng)上投遞報(bào)銷單，經(jīng)相關(guān)審批后，投遞至財(cái)務(wù)處指定的投遞箱中。審核處理方每日定時(shí)將投遞報(bào)銷材料從投遞箱中取出并做接單入庫處理，然后將投遞材料分配至審核制單人手中，準(zhǔn)確無誤的單據(jù)會(huì)正常制單并結(jié)算，有問題的單據(jù)做退單處理。報(bào)銷需求方人員可從網(wǎng)上投遞系統(tǒng)查詢進(jìn)度。同時(shí)無法采用網(wǎng)上投遞方式辦理的業(yè)務(wù)，如校內(nèi)轉(zhuǎn)款、開具支票等業(yè)務(wù)采用網(wǎng)上區(qū)號(hào)排隊(duì)，現(xiàn)場叫號(hào)辦理的方式。

（二）現(xiàn)行報(bào)銷模式分析

1.現(xiàn)行報(bào)銷模式的優(yōu)勢分析

現(xiàn)行的報(bào)銷模式具有免排隊(duì)、省時(shí)間的優(yōu)點(diǎn)，大大縮短了辦事時(shí)間;結(jié)算方式均為網(wǎng)銀，減少現(xiàn)金、支票等結(jié)算方式的使用，降低了資金的持有風(fēng)險(xiǎn);投遞報(bào)銷單需按類別填寫，避免票據(jù)粘貼混亂;票據(jù)分類工作前置，提高制單效率;同時(shí)，減少人員聚集，降低公共衛(wèi)生安全風(fēng)險(xiǎn)，保障師生及財(cái)務(wù)人員的身體健康?，F(xiàn)有的報(bào)銷模式使得財(cái)務(wù)核算效率和服務(wù)質(zhì)量大大提升。

2.現(xiàn)行報(bào)銷模式存在的問題分析

隨著信息化和人工智能飛速發(fā)展，加之學(xué)校經(jīng)費(fèi)規(guī)模龐大，師生報(bào)銷需求的猛增對(duì)報(bào)銷模式提出了更高的要求?，F(xiàn)行報(bào)銷模式在取得良好的實(shí)際效果的同時(shí)也暴露了一些需要改進(jìn)的問題。

（1）責(zé)任不清，易丟單

現(xiàn)行的投遞式報(bào)銷模式下，經(jīng)辦人會(huì)將投遞單據(jù)投入到財(cái)務(wù)處定點(diǎn)設(shè)置的投遞箱中，每天定時(shí)由財(cái)務(wù)人員取出，這個(gè)過程中，投遞人是否真正投遞很難確認(rèn)，經(jīng)常出現(xiàn)投遞人聲稱已經(jīng)投遞，但遲遲未被處理的情況，通常此類情況經(jīng)過認(rèn)真翻找都能找到，且?guī)缀醵际怯捎诮?jīng)辦人遺忘或補(bǔ)手續(xù)并未投遞，但由于沒有責(zé)任劃分憑證，難以區(qū)分保管責(zé)任。

（2）溝通不暢，效率低

投遞報(bào)銷模式下報(bào)銷人與審核人見面機(jī)會(huì)減少，報(bào)銷人只需要將單據(jù)投入投遞箱就可以離開，但是卻造成了溝通成本增加，加劇了信息不對(duì)稱，以前面對(duì)面就能解決的問題如簽字蓋章不全，缺少說明文字等情況，在現(xiàn)有的報(bào)銷方式下可能需要報(bào)銷人多跑一趟財(cái)務(wù)處才能解決。

（3）口徑不一、難滿意

財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)審核制單的財(cái)務(wù)工作人員較多，年齡跨度也很大，且受教育水平和經(jīng)驗(yàn)不同也導(dǎo)致了核算中的口徑不一致，這種現(xiàn)象會(huì)令前來報(bào)銷的師生經(jīng)常一頭霧水，不知道該聽從誰的建議，進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生不信任和不安全感，大大降低了他們對(duì)財(cái)務(wù)服務(wù)的滿意度。

（4）應(yīng)急不足、響應(yīng)慢

作為學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)的重要一環(huán)，現(xiàn)行的報(bào)銷模式表現(xiàn)出應(yīng)急機(jī)制缺乏，應(yīng)對(duì)能力不足的問題，比如，現(xiàn)行投遞方式只在工作時(shí)間才能進(jìn)行投遞，而科研人員忙于自身工作，常常在下班后發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錯(cuò)過投遞時(shí)間。另外，一些突發(fā)情況導(dǎo)致人員不能聚集時(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)銷工作只能暫停。

二、全自助式財(cái)務(wù)報(bào)銷模式探索

（一）全自助式報(bào)銷模式的必要性

高等院校作為國家人才培養(yǎng)、科研攻關(guān)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的重要陣地，是國家的重要智庫，是國家為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展、建設(shè)世界科技強(qiáng)國的重要保障。學(xué)校全體師生開展教學(xué)、組織科研都離不開必要的經(jīng)費(fèi)支出，這些都離不開財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，然而現(xiàn)行的報(bào)銷模式標(biāo)準(zhǔn)化水平不高，應(yīng)急機(jī)制不足，也就產(chǎn)生了師生報(bào)銷需求劇增與財(cái)務(wù)服務(wù)能力不足的矛盾。因此，高校財(cái)務(wù)部門利用各類信息化手段，配備相關(guān)硬件設(shè)施，探索一套既能提升現(xiàn)有工作水平又能用于應(yīng)急響應(yīng)并切實(shí)可行的、全自助的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式勢在必行。

（二）全自助式報(bào)銷模式流程設(shè)計(jì)

目前，我國很多高校都推出了自助投遞報(bào)銷模式，該模式以網(wǎng)上投遞報(bào)銷模式為基礎(chǔ)發(fā)展而來，以自助投遞機(jī)為主要工具，實(shí)現(xiàn)了24小時(shí)的自助投遞，大大提升了報(bào)銷人員投遞時(shí)間的靈活性，無論財(cái)務(wù)人員是否上班，都可以隨時(shí)進(jìn)行投遞。與此同時(shí)，投遞動(dòng)作發(fā)生的同時(shí)，自助投遞機(jī)會(huì)出具投遞接收憑證，單據(jù)保管責(zé)任移至財(cái)務(wù)部門，這樣就避免了責(zé)任劃分不清造成的丟單現(xiàn)象，使投遞報(bào)賬模式前進(jìn)了一大步。但是這種模式仍然無法做到完全的自助報(bào)銷，因此還需要進(jìn)一步探索。

基于實(shí)際財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，新的全自助式報(bào)銷流程可以設(shè)計(jì)如下：首先，實(shí)現(xiàn)全自助報(bào)銷必須配備自助投遞收單機(jī)，在自動(dòng)收單的同時(shí)出具用于明確責(zé)任劃分的收單證明，確保單據(jù)一旦投遞，保管責(zé)任則由報(bào)銷人轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)處，這樣做可以根本上避免由于責(zé)任不清造成的丟單問題。下一步由財(cái)務(wù)部門派專人收單并消毒，在投遞單據(jù)物流管理系統(tǒng)中進(jìn)行分單后，進(jìn)行審核制單處理。審核無誤的報(bào)銷單據(jù)會(huì)進(jìn)行資金結(jié)算，最后報(bào)銷完畢的相關(guān)材料進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理。若審核過程中出現(xiàn)問題，則需要將報(bào)銷材料退回給報(bào)銷人或由報(bào)銷人補(bǔ)充材料，可以通過自助方式取回退票或補(bǔ)充材料，財(cái)務(wù)人員按每日指定時(shí)間統(tǒng)一放置退票或收取補(bǔ)充材料，同時(shí)再做消毒處理。這樣的流程可以使得財(cái)務(wù)報(bào)銷更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、安全化。

三、實(shí)現(xiàn)無接觸報(bào)銷的必要條件

（一）配備相關(guān)硬件，保障自助服務(wù)

全自助式報(bào)銷模式既能在平時(shí)提升審核效率，保證單據(jù)安全，又能在特殊時(shí)期發(fā)揮作用，保證報(bào)銷工作順利進(jìn)行，要想實(shí)現(xiàn)全自助報(bào)銷模式，就必須將所有的人際間的物理交接節(jié)點(diǎn)加以梳理，利用現(xiàn)有的信息化手段和方法進(jìn)行管理和數(shù)據(jù)記錄。經(jīng)過梳理發(fā)現(xiàn)，在財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中分別在單據(jù)投遞、退單領(lǐng)取、補(bǔ)充材料環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生人員間的材料交接，這些環(huán)節(jié)都可以利用現(xiàn)有的自助設(shè)備完成，因此自助投遞、領(lǐng)取退單、補(bǔ)充材料以及材料消毒設(shè)備必不可少，同時(shí)為防止責(zé)任劃分不清，應(yīng)采取相應(yīng)措施加以保障，例如可以讓報(bào)銷人在投遞、領(lǐng)取、補(bǔ)充材料時(shí)掃描二維碼并填寫相關(guān)信息如材料張數(shù)、金額等后生成交接單據(jù)以便清晰劃分責(zé)任，并利用攝像監(jiān)控技術(shù)加以佐證。這些自助設(shè)備的配備不僅能在特殊時(shí)期發(fā)揮重要作用，還可以在平時(shí)節(jié)約人力資源，解放財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)力。

（二）完善內(nèi)部管理，推行“首接負(fù)責(zé)制”

“首接負(fù)責(zé)制”是指財(cái)務(wù)審核人員從接收到報(bào)銷單據(jù)起至完成報(bào)銷結(jié)算前，對(duì)該單據(jù)存在的任何財(cái)務(wù)報(bào)銷問題有指導(dǎo)義務(wù)，修改后符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)應(yīng)由第一次接收該單據(jù)的審核人員辦理完成。這一制度在已有的自助報(bào)銷模式中起到了良好的作用，在全自助式報(bào)銷模式中，首接負(fù)責(zé)制的意義更加重大，全自助的報(bào)銷模式旨在引入質(zhì)量管理理念，用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式根本提升財(cái)務(wù)工作質(zhì)量，可以完全省去報(bào)銷人和審核人的面對(duì)面接觸，因此一份單據(jù)由一個(gè)財(cái)務(wù)人員從頭至尾進(jìn)行接收—指導(dǎo)—辦結(jié)就可以完成，可以提升財(cái)務(wù)人員的制單效率，避免由于反復(fù)投遞、反復(fù)審核造成的時(shí)間浪費(fèi)，也避免了報(bào)銷人往返奔波造成的時(shí)間浪費(fèi)和財(cái)務(wù)審核人員報(bào)銷口徑不一致帶來的矛盾，在全自助式模式下，全面嚴(yán)格推行“首接負(fù)責(zé)制”更是避免單據(jù)丟失、推諉扯皮的重要手段。

（三）統(tǒng)一報(bào)銷口徑，制定“只跑一次清單”

財(cái)務(wù)審核人員由于教育程度、經(jīng)驗(yàn)積累、業(yè)務(wù)理解、年齡層次各有不同，會(huì)產(chǎn)生報(bào)銷口徑不一致的情況，影響制單效率，也降低了師生的信任感和滿意度。對(duì)此，可以采用“一次報(bào)銷成功清單”的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量管理手段加以優(yōu)化。報(bào)銷中發(fā)生退單的情況大多是一些瑣碎的問題，如審批手續(xù)不全、附加材料補(bǔ)全等，財(cái)務(wù)部門經(jīng)過匯總分類，可以制作出一個(gè)“只跑一次清單”，在報(bào)銷人填寫網(wǎng)報(bào)手續(xù)后自動(dòng)生成并與報(bào)銷單一同打印出來，要求報(bào)銷人投遞之前進(jìn)行自查，這樣就可以大大減少因低級(jí)錯(cuò)誤造成的退單。

（四）暢通師生信息獲取渠道，推出智能客服系統(tǒng)

全自助式的報(bào)銷模式減少了報(bào)銷人員向財(cái)務(wù)人員咨詢的機(jī)會(huì)和渠道，必然會(huì)造成溝通不暢，因此只能更多地依靠撥打辦公電話咨詢，但是由于日常辦公時(shí)間有限以及咨詢?nèi)藬?shù)過多會(huì)造成電話占線，給咨詢帶來極大困難，令師生求助無門;同時(shí)，接聽大量重復(fù)的咨詢電話也會(huì)嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)人員的工作效率，財(cái)務(wù)人員通常是白天忙忙碌碌，工作成效卻不明顯，時(shí)間都消耗在重復(fù)解答疑問上，日常的核算工作還需要加班加點(diǎn)才能完成。因此，推出基于微信公眾號(hào)或電話智能導(dǎo)航系統(tǒng)的智能財(cái)務(wù)咨詢平臺(tái)十分必要。財(cái)務(wù)工作人員可以將出現(xiàn)頻率較高的咨詢問題分類匯總并不斷補(bǔ)充，上傳至智能咨詢系統(tǒng)，這樣的智能財(cái)務(wù)咨詢系統(tǒng)能做到全天候不排隊(duì)，隨問隨答不占線，從而保證咨詢渠道暢通，也能把財(cái)務(wù)人員從簡單重復(fù)的問答中解放出來。

（五）加快審批速度，推行電子流轉(zhuǎn)審批

在報(bào)銷過程中，按照傳統(tǒng)的審批方式，至少需要負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、驗(yàn)收人三個(gè)人分別簽字，而且還要加蓋單位公章，如果遇到負(fù)責(zé)人出差或不在等情況，審批流程所需時(shí)間就會(huì)更長，在審批環(huán)節(jié)中造成報(bào)銷周期的被迫延長，平時(shí)只是造成報(bào)銷較慢，但是遇到經(jīng)費(fèi)結(jié)題、出版時(shí)間局促等特殊事項(xiàng)，就要求報(bào)銷快速完成。在信息化手段的幫助下，目前學(xué)校很多審批事項(xiàng)已由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)審批方式，審批人只要能上網(wǎng)就可以隨時(shí)隨地審批并快速流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)，提升了審批速度。財(cái)務(wù)報(bào)銷的審批應(yīng)借助相關(guān)流轉(zhuǎn)審批經(jīng)驗(yàn)，推行財(cái)務(wù)報(bào)銷電子審批。

結(jié)語

時(shí)代的飛速前進(jìn)對(duì)各行各業(yè)都提出了更高的要求，高校作為國家實(shí)現(xiàn)科教興國和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的重要陣地，承擔(dān)著重要的責(zé)任。財(cái)務(wù)工作作為高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)必不可少的一環(huán)，更應(yīng)該不斷探索新的模式以便不斷適應(yīng)高校的發(fā)展。全自助報(bào)銷模式既能有效地節(jié)約人力成本，助推學(xué)校行政管理能力的內(nèi)涵式發(fā)展，又能彌補(bǔ)應(yīng)急機(jī)制的空白，從根本上提升學(xué)校師生的滿意度。

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