淺談現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖銷售企業(yè)的內(nèi)部控制與內(nèi)部審計(jì)評(píng)價(jià)

黃建英

摘要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，已被廣泛運(yùn)用于現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理，建立和實(shí)施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。本文通過對(duì)內(nèi)部控制的目標(biāo)、原則與方法加以分析，針對(duì)現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)方面所存在的觀念落后，藥品的采購、倉儲(chǔ)、運(yùn)輸及門店銷售等主要問題提出內(nèi)部控制制度的建立及審計(jì)評(píng)價(jià)的必要性，以促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)建立科學(xué)的企業(yè)管理制度，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)所有經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供合理的保證。

關(guān)鍵詞：醫(yī)藥連鎖企業(yè);內(nèi)部控制與內(nèi)部審計(jì)評(píng)價(jià);貨幣資金

引言

連鎖藥店是現(xiàn)今中國(guó)藥品零售業(yè)的一個(gè)最重要的組成形式，連鎖經(jīng)營(yíng)通過標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化、專業(yè)化原則提高經(jīng)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，有著其他零售組織形式無法比擬的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但是，縱觀我國(guó)醫(yī)藥連鎖經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)，既有許多優(yōu)勢(shì)條件，也存在許多問題。建立內(nèi)部控制制度可以從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)方面對(duì)醫(yī)藥連鎖企業(yè)的管理提供一個(gè)保障。內(nèi)部審計(jì)評(píng)價(jià)是對(duì)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，是一個(gè)循環(huán)的過程，評(píng)價(jià)分析現(xiàn)行的做法有無改進(jìn)的空間，同時(shí)結(jié)合業(yè)務(wù)、企業(yè)的具體情況提出改進(jìn)方案，在這個(gè)過程中也提升了整個(gè)團(tuán)隊(duì)對(duì)于問題的共識(shí)和認(rèn)知。企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行的全面評(píng)價(jià)有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

一、內(nèi)部控制、內(nèi)部審計(jì)評(píng)價(jià)的概述

（一）基本定義

內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施的旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程，目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)合法合規(guī)、相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

內(nèi)部控制評(píng)價(jià)是定期對(duì)企業(yè)自身的內(nèi)部控制的有效性及其實(shí)施的效率、效果進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)，其目的是評(píng)價(jià)內(nèi)部控制運(yùn)行的有效性，對(duì)實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)提供合理保證。

（二）方法

內(nèi)部控制的方法包括前饋控制（事前控制）、過程控制（事中控制）和反饋控制（事后控制）。

企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)方法有多種，主要有個(gè)別訪談法、調(diào)查問卷法、專題討論會(huì)法、抽樣法、比較分析法、標(biāo)桿法。

現(xiàn)代連鎖藥店用得最多的是比較分析法和標(biāo)桿法，通過對(duì)連鎖門店的銷售指標(biāo)完成率、質(zhì)量管理的各項(xiàng)制度的健全和完整程度來進(jìn)行評(píng)價(jià)。主要采取從門店的收貨驗(yàn)收記錄，養(yǎng)護(hù)記錄、溫濕度記錄，人員培訓(xùn)記錄和銷售完成量比率等方面進(jìn)行分析、比較、評(píng)價(jià)和考核。

二、現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)內(nèi)部控制及內(nèi)部控制評(píng)價(jià)存在的主要問題

當(dāng)前，我國(guó)藥品零售行業(yè)的連鎖化程度不斷擴(kuò)大，連鎖藥店在藥品零售行業(yè)的主導(dǎo)地位日趨明顯，連鎖企業(yè)快速擴(kuò)張、藥品零售連鎖率不斷提升但規(guī)范化程度不高。難以形成自己的核心贏利模式和核心競(jìng)爭(zhēng)力，規(guī)范化程度不高，管理水平落后等等問題，一直困擾著醫(yī)藥行業(yè)的企業(yè)經(jīng)理人，但所有問題都有其起因具體表現(xiàn)。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)內(nèi)部控制的思想

意識(shí)不強(qiáng)

隨著我國(guó)目前醫(yī)藥市場(chǎng)的開放，使一部分民營(yíng)企業(yè)家依靠著自己對(duì)醫(yī)藥市場(chǎng)的把握能力和個(gè)人的敢冒險(xiǎn)精神完成了資本的原始積累。他們利用自己對(duì)醫(yī)藥市場(chǎng)的熟悉以搶占市場(chǎng)份額方式迅速發(fā)展自己的連鎖店。經(jīng)過國(guó)家這兩年的大力宣傳和整治，民營(yíng)企業(yè)家們大都對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作有了初步的改觀和重視，但是在他們內(nèi)心深處還是認(rèn)為市場(chǎng)對(duì)他們來說才是最重要的。至于如何抓內(nèi)部控制，如何評(píng)價(jià)內(nèi)部控制卻很陌生，對(duì)他們來說內(nèi)部控制和評(píng)價(jià)就是一紙空文。他們還沒正確認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，沒有認(rèn)識(shí)到在現(xiàn)階段的醫(yī)藥連鎖企業(yè)中內(nèi)部控制評(píng)價(jià)能夠找出經(jīng)營(yíng)的弱點(diǎn)，能夠使自己的企業(yè)健康有序地發(fā)展。

（二）內(nèi)部控制制度不健全，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要企業(yè)從上到下全員共同參與并承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。目前，多數(shù)醫(yī)藥連鎖企業(yè)的內(nèi)控制度不夠全面，沒有覆蓋企業(yè)中所有部門和人員，沒有滲透到企業(yè)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)。尤其是一些三四線城市的連鎖藥企，沒有一個(gè)從上到下做實(shí)質(zhì)性的內(nèi)控制度，缺乏嚴(yán)格的質(zhì)量管理體系。有些內(nèi)控制度的制定是按照GSP文件要求制定的，為了檢查而制定，浮于表象。制定了制度但是實(shí)施力度不到位，這樣做的后果是短期內(nèi)很難發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的管理缺陷，同時(shí)不能對(duì)缺陷進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和評(píng)價(jià)。

（三）貨幣資金活動(dòng)的內(nèi)部控制未實(shí)施到位

資金管控不嚴(yán)，可能出現(xiàn)舞弊、欺詐，導(dǎo)致資金被挪用、抽逃現(xiàn)象。在有些醫(yī)藥連鎖企業(yè)下屬的門店中常常出現(xiàn)收入不入賬、坐收坐支等不規(guī)范行為，存在收支不相符現(xiàn)象，將多余的現(xiàn)金占為己有，利用錢賬兼管的機(jī)會(huì)貪污現(xiàn)金。其主要原因是會(huì)計(jì)稽核人員未能及時(shí)履行職責(zé)，未能有效地實(shí)行好內(nèi)部控制。2015年我地州級(jí)國(guó)有藥材公司下屬的一個(gè)連鎖門店，一年內(nèi)現(xiàn)金短款5萬多元，由于連續(xù)兩年發(fā)生類似短款現(xiàn)象，公司領(lǐng)導(dǎo)直接報(bào)警處理，最后由于職責(zé)劃分不明確，未執(zhí)行不相容崗位分離制度，未指定專人定期核對(duì)等等原因無法破案，公司領(lǐng)導(dǎo)采取了大事化小，小事化了的處事原則，讓門店所有員工按照職位的大小都進(jìn)行了賠償，造成了負(fù)面影響。

（四）連鎖藥企的購、銷、存各環(huán)節(jié)沒能合理配合

購、銷、存是一個(gè)獨(dú)立于生產(chǎn)制造過程之外的，又與之緊密聯(lián)系的業(yè)務(wù)流程。在一個(gè)醫(yī)藥連鎖企業(yè)中，購、銷、存本身并不能直接產(chǎn)生價(jià)值，但由這三個(gè)步驟組成了企業(yè)內(nèi)部藥品物流通道，對(duì)這個(gè)流通過程的深入管理是促進(jìn)企業(yè)增值的關(guān)鍵。每個(gè)藥品連鎖企業(yè)都按照新版《藥品GSP認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)檢查評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)（藥品批發(fā)企業(yè)）》《藥品流通監(jiān)督管理辦法》制定了藥品的采購、收貨、驗(yàn)收及儲(chǔ)存的操作規(guī)程。但是在購、銷、存的環(huán)節(jié)，還是在一些地州縣級(jí)的民營(yíng)醫(yī)藥連鎖企業(yè)中出現(xiàn)各種狀況，如：采購部、倉儲(chǔ)保管部并沒有按照操作流程執(zhí)行，采購部、質(zhì)量管理部和質(zhì)量負(fù)責(zé)人都是一個(gè)人，藥品收貨和驗(yàn)收也由一人擔(dān)當(dāng)，同時(shí)采購部與銷售部沒有合理分工配合，加之很多連鎖藥店為了刺激藥店的銷售，給每個(gè)門店都有銷售任務(wù)，出現(xiàn)了暢銷的藥品脫銷，大多普藥積壓的現(xiàn)象，藥品倉庫管理員工作遲緩未能及時(shí)提供各類藥品存量情況。因?yàn)橘彙N、存各環(huán)節(jié)不能合理的配合使得一些醫(yī)藥連鎖企業(yè)成本提高，造成大量的資源浪費(fèi)。例如我們縣市有一家連鎖藥業(yè)，它的直營(yíng)店和加盟店一共有15家，其中二店由于所處地理位置及店長(zhǎng)管理能力強(qiáng)，其銷售能力也很強(qiáng)，公司每次按照規(guī)定派送藥品，該店都能及時(shí)銷售完成不積壓貨，而三店相對(duì)銷售情況就比較差，往往是按照規(guī)定配送的藥品到最后滯銷了趕緊調(diào)撥給二店銷售，藥品的保質(zhì)期基本上只剩兩個(gè)月了，這樣無形中就造成門店之間有的無貨，有的積貨滯銷，最終出現(xiàn)庫存藥品臨期的現(xiàn)象。

三、現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部控制和審計(jì)評(píng)價(jià)的方法

（一）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)內(nèi)部控制和評(píng)價(jià)的思想認(rèn)識(shí)

強(qiáng)調(diào)以人為本，加強(qiáng)以人才隊(duì)伍建設(shè)和財(cái)務(wù)信息共享為中心，充分調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，從而達(dá)到從上到下的一致性，發(fā)揮內(nèi)部控制的最佳效果。首先對(duì)連鎖藥企的組織架構(gòu)，治理結(jié)構(gòu)、決策機(jī)制、內(nèi)部控制體系的建設(shè)及公司運(yùn)營(yíng)管理方面進(jìn)行內(nèi)部控制評(píng)價(jià)。在整個(gè)內(nèi)控制度評(píng)價(jià)系統(tǒng)里，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層是相互制衡的，工作程序清晰明確并嚴(yán)格履行。減少內(nèi)控制度被忽視或規(guī)避的可能性。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，以新的角度詮釋和思考，使控制理念成為控制環(huán)境的一個(gè)重要特質(zhì)，通過宣傳告知員工內(nèi)部控制的必要性，并通過建立適當(dāng)?shù)墓芾韺涌刂茩C(jī)制，讓員工接受控制理念并能去配合實(shí)施，只有這樣，才能不斷促進(jìn)內(nèi)部控制的良性運(yùn)行。

（二）構(gòu)建及完善內(nèi)部控制制度

構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制制度，需要從整體層面和業(yè)務(wù)流程兩個(gè)方面著手，切實(shí)建立起一套行之有效的內(nèi)部控制制度。整體層面的內(nèi)部控制在企業(yè)管理的較高層面存在并運(yùn)行，對(duì)各業(yè)務(wù)流程層面的內(nèi)部控制起著統(tǒng)領(lǐng)、約束和影響作用。整體層面的內(nèi)部控制好比上梁，業(yè)務(wù)流程層面的內(nèi)部控制好比下梁，上梁不正，下梁自然歪。業(yè)務(wù)層面的控制則需要從醫(yī)藥零售企業(yè)制度的完善即內(nèi)部控制制度的具體環(huán)節(jié)入手，設(shè)計(jì)并運(yùn)行起一套切實(shí)有效的、完整的內(nèi)控制度，是目前各醫(yī)藥連鎖企業(yè)所急需的。

（三）全面提高貨幣資金的有效控制

要想全面提高醫(yī)藥連鎖企業(yè)的貨幣資金的有效控制從以下幾個(gè)方面實(shí)施。首先，合理劃分職責(zé)，確保辦理資金業(yè)務(wù)的不相容崗位分離制度。具體辦法如下，（1）資金支付的審批和執(zhí)行。如：對(duì)公司管理人員明確審批資金有限額，審批權(quán)限有上線，審批范圍有限定，特別是對(duì)藥品的采購金額的大小權(quán)限及范圍制定相關(guān)控制措施。（2）資金的保管、記錄與盤點(diǎn)清查。如：總公司財(cái)務(wù)稽核定期對(duì)門店各自的收支匯總表、銷售小票、銀行入賬和社保入賬進(jìn)行核對(duì)，以確保銷售收入不存在賬外循環(huán)。（3）遵守現(xiàn)金和銀行存款管理的有關(guān)規(guī)定，不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全部過程。（4）對(duì)辦理資金業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換。其次，加強(qiáng)現(xiàn)金和銀行存款的控制，建立嚴(yán)格監(jiān)督檢查制度。

（四）建立以“銷”定“購”策略，確保最低存量，確保資金效益最大化

采購是存貨管理的第一環(huán)節(jié)，做好醫(yī)藥連鎖企業(yè)采購環(huán)節(jié)的物流管理，是整個(gè)購、銷、存管理中的重要依據(jù)。一方面應(yīng)將本企業(yè)所經(jīng)營(yíng)的藥品品種進(jìn)行分類管理，藥企經(jīng)營(yíng)的藥品一般可分為“主導(dǎo)”與“輔助”兩類，主導(dǎo)藥品主要表現(xiàn)OTC藥品及一些保健品，其銷售量大且利潤(rùn)空間也大，是藥企利潤(rùn)的主要來源;輔助藥品主要有處方藥及中草藥，其銷售量小且利潤(rùn)空間也小，其中中藥還有重量損失，但都是藥企銷售中必不可少的，可以作為是藥企利潤(rùn)的補(bǔ)充。藥店銷售量的多少是核定采購量的來源依據(jù)。另一方面根據(jù)藥品的保質(zhì)期及本企業(yè)的資金流的情況，對(duì)前一個(gè)季度的銷售量的平均數(shù)和資金流的具體情況進(jìn)行分析，再確定藥品的采購量及最低庫存量。這樣既能保證銷售的正常所需，又能降低對(duì)資金在采購環(huán)節(jié)的不必要占用，從而實(shí)現(xiàn)“錢”的使用效益最大化。

（五）建立質(zhì)量管理體系，加強(qiáng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理

根據(jù)《中華人民共和國(guó)藥品管理法》第十七條：“從事藥品經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，必須符合《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》，建立健全經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理體系，保證藥品經(jīng)營(yíng)全過程持續(xù)符合法定要求”。藥品連鎖企業(yè)必須按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)來實(shí)施，首先采購部門要確保供貨單位和所經(jīng)營(yíng)藥品的合法性。做到購進(jìn)藥品的審核率、合格率及合法性都達(dá)到100%。其次，藥品倉儲(chǔ)部門做到藥品養(yǎng)護(hù)率、出庫復(fù)核率、倉庫衛(wèi)生管理及倉儲(chǔ)管理和規(guī)律都達(dá)到100%，運(yùn)輸完好率達(dá)到99%。質(zhì)量管理部做到藥品入庫驗(yàn)收率100%，驗(yàn)收后入庫藥品合格率100%，不良反應(yīng)報(bào)告及時(shí)性100%。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理是企業(yè)采用前瞻或回顧的方式，對(duì)藥品流通過程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估、控制、溝通和審核的系統(tǒng)過程。通過對(duì)預(yù)先設(shè)定的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析評(píng)估，從而確定該因素在影響流通過程中藥品質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)。通過質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理的方法，使全體員工主動(dòng)地識(shí)別并控制藥品經(jīng)營(yíng)過程中潛在的質(zhì)量問題，進(jìn)一步保證和加強(qiáng)藥品和服務(wù)的質(zhì)量。

（六）提高監(jiān)督機(jī)制——建立內(nèi)部審計(jì)和評(píng)審機(jī)制

建立一套行之有效的內(nèi)部審計(jì)流程，使其在工作中自身考核管理辦法并在實(shí)際工作中不斷完善，實(shí)時(shí)地進(jìn)行修正和調(diào)整。是內(nèi)部審計(jì)立足于醫(yī)藥連鎖企業(yè)發(fā)展的重要前提。建立公司評(píng)審機(jī)制，對(duì)管理體系實(shí)施內(nèi)部審核，驗(yàn)證其是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求且有效運(yùn)行，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正或預(yù)防措施，促進(jìn)公司管理體系不斷完善，有效防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，確保藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量。內(nèi)部審計(jì)和評(píng)審機(jī)制作為獨(dú)立監(jiān)督和評(píng)價(jià)本單位和所屬單位財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)、合法和效益的行為，是一個(gè)十分有效而又重要的內(nèi)部監(jiān)督形式。

結(jié)語

總之，醫(yī)藥連鎖企業(yè)有效的內(nèi)部審計(jì)和控制評(píng)價(jià)制度是順利實(shí)現(xiàn)未來發(fā)展的前提。做好“錢”與“物”的融合更是醫(yī)藥連鎖企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，有好的內(nèi)部評(píng)價(jià)體系，必然會(huì)加速“資金”的流轉(zhuǎn);快速的“資金”流轉(zhuǎn)，必然使企業(yè)得到健康的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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