《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）要點解讀及內(nèi)容分析

楊千

摘要：國家檔案局頒布的《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）是為適應數(shù)字化技術水平顯著提升、管理要素日漸復雜和檔案保護需求迫切的新形勢而制定的。它具有系統(tǒng)性、科學性和適時性的特點。本文通過對比前一版本及聯(lián)系相關標準，對其結構和主要內(nèi)容進行了分析和解讀，并指出其存在術語和定義數(shù)量不足、質量有待提升，部分條目集中度不夠和部分標題與內(nèi)容不對應等不足。

關鍵詞：紙質檔案 數(shù)字化 管理 行業(yè)標準

我國自20世紀末就開始了紙質檔案的數(shù)字化工作，從試點探索到漸成體系，各類標準規(guī)范在這一過程中發(fā)揮了關鍵作用，2005年發(fā)布的《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T 31—2005）[1]（以下簡稱“2005年《規(guī)范》”）便是其中最為重要的一部。然而，十多年過去了，我國的數(shù)字化環(huán)境發(fā)生了重大變化。技術手段方面，數(shù)字設備、存儲條件、網(wǎng)絡等都已完成數(shù)輪更新?lián)Q代；管理要求方面，由于紙質檔案數(shù)字化所涉及的要素和環(huán)節(jié)日益復雜，全程管理和精細化管理成為必須；政策環(huán)境方面，“保障檔案實體和原件安全”在2014年的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中被特別強調(diào)。面對新形勢，2005年《規(guī)范》已難以滿足紙質檔案數(shù)字化的現(xiàn)實要求。因此，經(jīng)全面調(diào)研和科學組織，國家檔案局于2017年8月2日發(fā)布了新的《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）[2]（以下簡稱《規(guī)范》），代替2005年《規(guī)范》。本文分析了《規(guī)范》結構內(nèi)容方面的特點，并對其不足之處提出了改進意見。

一、《規(guī)范》的結構變化

在2005年《規(guī)范》的基礎上，《規(guī)范》對結構進行了部分調(diào)整，主要表現(xiàn)在以下方面：

第一，增加了較大幅面的組織與管理部分的內(nèi)容，從機構及人員、基礎設施到檔案數(shù)字化外包均有所覆蓋，而原先零散的管理與組織要求則得以整合。此外，附錄部分還增加了“紙質檔案數(shù)字化流程示例”“紙質檔案數(shù)字化前處理工作單”等參考性圖表，進一步規(guī)范了紙質檔案數(shù)字化工作。

第二，刪除了“數(shù)據(jù)備份”和“數(shù)字化成果管理”兩章內(nèi)容，使規(guī)范更加聚焦數(shù)字化工作本身。

第三，調(diào)整了章節(jié)間的次序，使規(guī)范的邏輯線索更為明晰，數(shù)字化流程間的銜接更為合理。如“目錄數(shù)據(jù)庫建立”從原來的“檔案掃描”后提前到了“數(shù)字化前處理”后。

第四，跨章節(jié)合并同類內(nèi)容。例如，原本獨立成章的“圖像存儲”部分，在《規(guī)范》中被整合到第9章“檔案掃描”，成為其中的一節(jié)，這樣的調(diào)整使《規(guī)范》內(nèi)容更緊湊。具體變化可見下表。

二、《規(guī)范》的特點

《規(guī)范》是國家檔案局根據(jù)實踐環(huán)境的變化及紙質檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)實要求做出的相應調(diào)整，從其主要內(nèi)容來看，具有系統(tǒng)性、科學性和適時性的特點。

（一）系統(tǒng)性。與2005年《規(guī)范》相比，新《規(guī)范》的顯著變化是其標題由“紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范”修改為“紙質檔案數(shù)字化規(guī)范”，去掉了“技術”一詞，并將組織與管理部分單列為一章，完善了數(shù)字化工作中管理的相關要求，這些改動體現(xiàn)了國家檔案局對紙質檔案數(shù)字化工作系統(tǒng)性建設的重視。在紙質檔案數(shù)字化工作早期，更多單純強調(diào)檔案載體和信息的轉換與遷移，且由于經(jīng)驗不足，摸索前行，因而當時所制定的標準技術色彩濃厚，將紙質檔案數(shù)字化工作簡單化。隨著實踐的發(fā)展，數(shù)字化所涉及的各要素和環(huán)節(jié)等都日益復雜，尤其是數(shù)字化外包工作的興盛，使得對數(shù)字化工作的整體與全流程管理成為新的關注點。一方面，紙質檔案數(shù)字化工作包含人員、設備、網(wǎng)絡等諸多內(nèi)容，欲使這些內(nèi)容高效融合在一起并協(xié)調(diào)運作，離不開精細化的管理；另一方面，檔案部門在與外包公司合作的過程中，也需要通過管理來保障檔案的完整與安全。管理部分的加入，提升了《規(guī)范》內(nèi)容的系統(tǒng)性。

（二）科學性?！兑?guī)范》的科學性主要體現(xiàn)在其對檔案管理理念的吸收方面。一是尊重檔案的內(nèi)在有機聯(lián)系性?！兑?guī)范》在定義“紙質檔案數(shù)字化”時指出，數(shù)字化過程還包括“按照紙質檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程”。此外，還提出“數(shù)據(jù)庫結構的設計應特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質檔案數(shù)字化成果的管理與利用”。保持文件間的有機聯(lián)系不僅能使之排列有序、檢索高效，還能夠最大程度上確保檔案信息的完整性，體現(xiàn)出整個活動的全貌，從而更好地發(fā)揮其價值[3]。將模擬態(tài)的檔案轉化成數(shù)字態(tài)，其內(nèi)在聯(lián)系也需借助數(shù)字手段加以維系。二是注重保證檔案的原始面貌及活動記錄的原始性。《規(guī)范》要求“紙質檔案在數(shù)字化處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張蛻變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡”，在于盡可能使數(shù)字化檔案保持紙質原貌?！兑?guī)范》還提出紙質檔案數(shù)字化過程中形成的各類元數(shù)據(jù)與相關文件應妥善保存，不僅為紙質檔案數(shù)字化提供了背景信息，也為后期溯源留存了依據(jù)。

（三）適時性?！兑?guī)范》是為響應信息化發(fā)展和紙質檔案數(shù)字化實踐變化而出臺的，因而具有很強的適時性。一方面，隨著存儲能力的迅速提升，以往對紙質檔案數(shù)字化形成較多限制的存儲容量和存儲費用如今已不再是最大的難點。因而《規(guī)范》去掉了“縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲”等相關內(nèi)容，與此同時，還要求數(shù)字化應盡量保留原件上的信息，采用彩色掃描，提升圖像分辨率等。另一方面，技術及設備及人為活動具有的不穩(wěn)定性給檔案安全帶來了隱患，對此，《規(guī)范》在數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)均強調(diào)檔案實體安全的重要性。此外，與外包公司合作成了檔案部門進行檔案數(shù)字化的普遍選擇。《規(guī)范》關聯(lián)參考《文獻檔案資料數(shù)字化工作導則》（GB/T 20530—2006）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦法〔2014〕7號），對檔案數(shù)字化外包提出了相應的要求。

三、《規(guī)范》主要內(nèi)容解讀

《規(guī)范》共有13章和2個資料性附錄，正文包括：范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義、總則、組織與管理、檔案出庫、數(shù)字化前處理，目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫。附錄包括：附錄A《紙質檔案數(shù)字化流程示例》（1張流程圖）、附錄B《紙質檔案數(shù)字化登記表示例》（共8個表格）。

（一）《規(guī)范》的適用范圍?！兑?guī)范》的工作范圍是：規(guī)定了紙質檔案數(shù)字化技術和管理要求。說明《規(guī)范》融合了數(shù)字化技術與管理兩項內(nèi)容。《規(guī)范》適用于采用掃描設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工過程的管理?！兑?guī)范》并沒有指明特定的適用對象，只要是進行紙質檔案數(shù)字化操作，無論是檔案部門自主數(shù)字化，還是將數(shù)字化外包，均可參照《規(guī)范》的相關內(nèi)容執(zhí)行。

（二）術語和定義。較之2005年《規(guī)范》，新《規(guī)范》的術語和定義有所精簡，由原先的9個縮減到4個，刪除了“黑白二值圖像”“連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像”“失真度”“可懂度”“圖像壓縮”5個單純技術類的術語，保留了“數(shù)字化”“數(shù)字圖像”“紙質檔案數(shù)字化”和“分辨率”4個必要的術語。

《規(guī)范》對“數(shù)字化”的定義是“利用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程”，簡潔明了，一方面說明了數(shù)字化是一個轉換過程，另一方面表明了轉換前后的本質差別，即從模擬信號到數(shù)字信號。國際標準Electronic document management—Design and operation of an information system for the pres？ ervation of electronic documents—Specifications（ISO 14641—2018）對數(shù)字化的定義是：將模擬文件（紙張、縮微格式、膠片、模擬音頻或視聽磁帶）轉換為數(shù)字格式，以便保存或處理[4]?？梢园l(fā)現(xiàn)，《規(guī)范》所使用“模擬信號”“數(shù)字信號”相較“模擬文件”和“數(shù)字格式”具有更大的包容性。

《規(guī)范》將“紙質檔案數(shù)字化”定義為：采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程。該定義明確了數(shù)字化所需使用的主要設備為掃描儀，因技術發(fā)展較快，新型設備也層出不窮，所以只選取典型代表加以說明；與2005年《規(guī)范》不同的是，《規(guī)范》強調(diào)所建立的目錄數(shù)據(jù)需按照紙質檔案的內(nèi)在聯(lián)系與數(shù)字圖像形成關聯(lián)關系，將紙質檔案所蘊含的有機聯(lián)系在數(shù)字環(huán)境下也同步呈現(xiàn)。

《規(guī)范》對“數(shù)字圖像”的定義是：表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同位數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。與數(shù)字圖像密切聯(lián)系的術語“分辨率”則被闡釋為：單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英寸點數(shù)（dpi）表示。

（三）總則?？倓t首先明確了紙質檔案數(shù)字化工作開展的依據(jù)：各單位應根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學開展紙質檔案數(shù)字化工作。這表明紙質檔案數(shù)字化工作的進行需要協(xié)調(diào)諸多影響因素。在我國，不同地域、不同級別的檔案館發(fā)展水平并不一致，所能承擔的數(shù)字化任務也有所差別，因而，各檔案館應根據(jù)自己的實際情況來開展數(shù)字化工作，對珍貴的、亟待搶救的和利用率高的開放檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。當然，還必須以單位資金水平為前提，不能盲目進行。同時，紙質檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工作，須統(tǒng)籌規(guī)劃、科學開展，以避免草率決定，威脅檔案原件的安全，影響數(shù)字化成果質量。

總則明確了紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)，包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收和移交等。

總則強調(diào)，應確保紙質檔案數(shù)字化成果質量，包括兩個方面的內(nèi)容。其一，遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實反映檔案內(nèi)容，最大限度地展現(xiàn)檔案原貌。其二，在紙質檔案數(shù)字化過程中，用保存數(shù)字化項目信息、技術環(huán)境、各類數(shù)字化技術參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)是描述數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，它記錄著技術與管理活動的背景信息，將數(shù)字化過程中的元數(shù)據(jù)系統(tǒng)保存有助于后期對數(shù)字化成果的管理、分析和利用。

檔案的安全問題也是紙質檔案數(shù)字化的重要關切。一方面，應加強紙質檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全；另一方面，在加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。

（四）組織與管理。組織與管理部分的加入是《規(guī)范》的一個亮點，它不僅反映了日益復雜的數(shù)字化環(huán)境所提出的現(xiàn)實要求，也反映了標準制定部門思維的轉變，即摒棄將紙質檔案數(shù)字化工作視為簡單的技術工作，而將系統(tǒng)科學的組織與管理理念融入其中。該部分主要對機構及人員、基礎設施、工作方案、管理制度、工作流程控制、工作文件管理和檔案數(shù)字化外包7個部分做了細致規(guī)定。

1.機構、人員及設施?！兑?guī)范》指出，應建立紙質檔案數(shù)字化工作組織，負責數(shù)字化工作從統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理到成果驗收的整個活動流程，以保證數(shù)字化工作的順利開展。組織的高效運作離不開具有相應能力的工作人員，其中既包括本單位人員，也包括外聘人員。對工作人員不僅要規(guī)范管理，還應加強審核。職責分工上，具備較高調(diào)查研究水平和組織與領導能力的管理人員負責前期考察活動，數(shù)字化方案制定，數(shù)字化工作組織等內(nèi)容；技術人員主要負責數(shù)字化相關標準規(guī)范的落實及各環(huán)節(jié)技術支持；操作人員則專注于具體的實施過程，保質保量。

數(shù)字化工作需在配備一定設施設備的場地中進行，場地的布局需合理，并有利于數(shù)字化一整套流程的展開。為保證檔案實體的安全，場地應防火、防水、防有害生物、防盜報警，并提供視頻監(jiān)控。紙質檔案數(shù)字化的設施設備則應足夠先進、安全，以滿足數(shù)字化工作的需要。

2.工作方案與管理制度?？茖W合理的工作方案是紙質檔案數(shù)字化得以順利進行，并達到預期目標的保障。首先，應對數(shù)字化條件展開充分調(diào)研。其次，要明確數(shù)字化工作應包括的具體內(nèi)容，《規(guī)范》指出數(shù)字化工作方案應包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、數(shù)字化技術方法和主要技術指標、進度安排、安全管理措施等。工作方案要盡可能全面且詳細，充分考慮到可能發(fā)生的情況及相應的解決辦法。再次，工作方案確定前應進行專家論證，以確保其科學、規(guī)范、合理。最后，工作方案應經(jīng)審批后嚴格執(zhí)行，并與數(shù)字化的過程文件一并保存。

管理制度是工作方案有效施行的重要依托，因此，必須具備科學化和規(guī)范化的特征。紙質檔案數(shù)字化管理制度應包括崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等。實體管理是檔案數(shù)字化最基礎的內(nèi)容，而數(shù)據(jù)管理則應以全程管理為指導思想。

3.工作流程控制與文件管理?！兑?guī)范》規(guī)定，應依據(jù)相關法律法規(guī)和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對數(shù)字化全過程進行有效控制，并實現(xiàn)全流程的安全管理?！兑?guī)范》強調(diào)：應建立完善的問題反饋機制，對各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進行及時反饋與修正。數(shù)字化不僅關乎檔案實體安全，其成品的質量高低還直接決定后期開發(fā)、利用的效果，而數(shù)字化工作的各個流程又是環(huán)環(huán)相扣的，因此有必要對其中的諸節(jié)點都進行管控。

對于紙質檔案數(shù)字化工作中產(chǎn)生的各類文件，包括紙質檔案數(shù)字化工作方案、紙質檔案數(shù)字化移交成果清單、招投標文件、保密協(xié)議等，應加強管理，并明確其整理、歸檔、移交等管理要求。過程文件是數(shù)字化工作的完整記錄，對其進行規(guī)范管理一方面有助于發(fā)現(xiàn)數(shù)字化過程中產(chǎn)生的問題，能夠及時溯源，同時也能總結成功經(jīng)驗；另一方面，對于數(shù)字化外包而言，過程文件則能幫助發(fā)包單位理清權責，有效規(guī)避風險。

4.檔案數(shù)字化外包。由于有專門的檔案數(shù)字化外包管理規(guī)范，因此《規(guī)范》在外包方面著墨并不多?！兑?guī)范》指出：如需數(shù)字化工作外包，應全方面審查加工企業(yè)的資質，根據(jù)GB/T 20530—2006的要求評估其技術能力，從規(guī)章制度等各方面考察其管理能力，同時，還需審查其保密資質?！兑?guī)范》強調(diào)，在項目實施過程中，要在各個層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求?？梢姡x擇外包單位時必須十分謹慎，并嚴格按照相關規(guī)定的要求進行篩查，同時，檔案實體安全問題在外包工作中更為突出，需要引起足夠的重視。

數(shù)字化外包涉及不同單位與部門的協(xié)同合作，一方面要保證發(fā)包方的需求得以明確表達且被準確接收；另一方面，對整個數(shù)字化過程及成果需嚴格監(jiān)控。因此，《規(guī)范》建議，檔案部門應指派專人參與紙質檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

（五）檔案出庫及數(shù)字化前處理。檔案出庫需履行嚴格的手續(xù)，《規(guī)范》規(guī)定：檔案保管部門應按照數(shù)字化工作方案對數(shù)字化對象進行調(diào)取，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定辦理出庫手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。同時，在數(shù)字化過程中，應對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，確保紙質檔案安全。

數(shù)字化前處理包括確定掃描頁、編制頁號、目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂和技術修復五個部分。2005年《規(guī)范》在5.3中規(guī)定：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開，普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可不掃描原稿，即“選擇性掃描”。而《規(guī)范》則指出：原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。檔案是不斷生長著的有機體，反映一份文件生成、修改過程的底稿、草稿等也同樣重要，它們與正式件密不可分。在數(shù)字化早期，出于存儲能力和資金水平的考量，建議選擇性掃描，而經(jīng)過長時間的發(fā)展，前期的限制性因素已經(jīng)弱化，為了保證數(shù)字檔案內(nèi)容的完整性和連續(xù)性，更好地為社會公眾提供利用，建議將確定為數(shù)字化對象的紙質檔案全部掃描無疑是更符合現(xiàn)實要求的。

《規(guī)范》規(guī)定，應根據(jù)檔案原件的實際情況進行頁號的編制，并且不能對檔案長期保存造成影響。在目錄數(shù)據(jù)準備方面，應按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。拆除裝訂與技術修復都強調(diào)應保護檔案不受損害，并通過各種方式保持或記錄檔案原貌。

（六）目錄數(shù)據(jù)庫建立與數(shù)據(jù)掛接。目前，我國各級檔案館都在進行檔案數(shù)字化工作，而不同地區(qū)或級別的檔案館所采取的數(shù)據(jù)格式可能有所差別，這極易造成檔案信息交流障礙。為保證檔案資源整合的順利進行，《規(guī)范》提出應選擇可轉換為通用數(shù)據(jù)格式的目錄數(shù)據(jù)庫，以便于數(shù)據(jù)交換。同時，數(shù)據(jù)庫結構的設計應特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，以有利于紙質檔案數(shù)字化成果的管理和利用，這一要求也同樣出現(xiàn)在目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)的關聯(lián)上。在數(shù)據(jù)的準確性方面，《規(guī)范》也作了相應的規(guī)定：將紙質檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入完成后，還應采用人工與計算機自動校對結合的方式，確保目錄數(shù)據(jù)的質量。同樣，對掛接結果也應逐條檢查，以保持目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)對應的準確性。

（七）檔案掃描與圖像處理。在檔案掃描的整體要求方面，《規(guī)范》指出：應根據(jù)紙質檔案原件實際情況、數(shù)字化目的與規(guī)模等選擇相應的掃描設備，進行相關參數(shù)的設置和調(diào)整，以保證掃描后的數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。在掃描設備的選取上，《規(guī)范》并未做硬性規(guī)定，具體操作時可根據(jù)需要進行選擇，但總體上要注意對檔案實體的保護，并盡可能保持檔案原貌。

在掃描色彩模式的選擇上，2005年《規(guī)范》提出“頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描”。這說明當時采用彩色掃描的檔案是非常有限的，大部分以黑白二值模式或灰度模式進行掃描。而《規(guī)范》則提出：為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。以彩色掃描模式作為主導一方面反映了目前掃描技術和效率的提升，另一方面也反映了檔案部門對數(shù)字檔案利用效果的重視。

在掃描分辨率方面，總體上應保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。具體而言，2005年《規(guī)范》指出：采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般建議選擇大于或等于100dpi。而在《規(guī)范》中，這一基準數(shù)字被提高到了200dpi，同時建議：如文字偏小、密度、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。需要進行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300dpi；需進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dpi。一定范圍內(nèi)，分辨率的大小決定了數(shù)字檔案顯示清晰度的高低，隨著高分辨率屏幕在計算機和智能手機中的普及，精度較小的掃描件將難以在高性能設備上清晰顯示，并且出于盡可能展現(xiàn)實體檔案原始面貌的考慮，相應提升掃描分辨率也是十分必要的。

由于存儲技術的迅速發(fā)展以及存儲容量的大幅提升，《規(guī)范》在存儲格式的規(guī)定上刪除了2005年《規(guī)范》于8.1.1中提出的“盡量減少存儲容量為準則”的要求，不再強調(diào)節(jié)約存儲容量。為便于數(shù)字檔案利用，《規(guī)范》建議：紙質檔案數(shù)字化圖像利用時，也可從網(wǎng)絡瀏覽速度、易操作性等方面綜合考慮，將圖像轉換為OFD、PDF等其他格式。同時，同一批檔案應采用相同的存儲格式。在圖像命名方面，應靈活組合檔號和流水號，以保證唯一性、準確性、連續(xù)性和整體性。

數(shù)字化產(chǎn)生的數(shù)字圖像需要進行一定的調(diào)整才能便于利用，《規(guī)范》從圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污和圖像質量檢查五個方面進行了規(guī)定。對分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，并保證整幅圖像無明顯拼接痕跡。對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應進行旋轉還原。如有必須可進行裁邊。若要去除掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等雜質，應遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面緣由的紙張蛻變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡，即只處理數(shù)字化過程中形成的雜質，保留檔案的原有樣貌。

（八）數(shù)字化成果驗收、移交及檔案歸還入庫?！兑?guī)范》對數(shù)字化成果驗收分為驗收方式、驗收內(nèi)容、驗收指標、驗收結論和移交五個部分。驗收方式方面，應成立專門的驗收組，采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式。驗收內(nèi)容包括對數(shù)字圖像、目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化過程中產(chǎn)生的工作文件及存儲載體等，概括而言，目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接和工作文件應保證其準確性、完整性和規(guī)范性；數(shù)字圖像則還應注重圖像質量，載體則需重視其可用性和有無病毒等。

驗收指標方面，《規(guī)范》進行了較大幅度的調(diào)整，2005年《規(guī)范》的11.1.2要求：一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%，《規(guī)范》則要求：能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，只有無法機檢，必須人工檢驗的項目，才要求抽檢比率不低于5%?？梢?，《規(guī)范》所要求的抽檢比例有了相當大的提升。在合格率方面，2005年《規(guī)范》指出：一個全宗的檔案，數(shù)字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，予以驗收通過?！兑?guī)范》則要求機檢合格率需為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率不低于95%。綜合來看，《規(guī)范》的驗收標準更為嚴格。

驗收未通過應視情況返工或修改，之后重新檢驗。驗收完成后經(jīng)驗收組成員簽字，還應經(jīng)相關領導審核簽字。數(shù)字化完成后需將檔案歸還入庫，此時應注意保持檔案原貌，做到安全、準確無遺漏，并按相關要求進行清點，履行入庫手續(xù)。

四、《規(guī)范》存在的不足與改進意見

從上述分析可知，《規(guī)范》實現(xiàn)了技術指導與管理要求的有效結合，更加強調(diào)保護檔案實體安全、保持檔案原貌和維護數(shù)字檔案間的有機聯(lián)系，表現(xiàn)出相當?shù)倪M步性。但仍不可避免地存在需要探討和完善的問題，這些問題概括起來主要包括以下幾個方面。

（一）術語和定義數(shù)量不足、質量有待提升

《規(guī)范》在“術語和定義”部分僅界定了4個術語，雖然減少了5個純技術術語，顯得簡潔明了，但對于紙質檔案數(shù)字化這一系統(tǒng)活動而言，則存在核心術語不足的問題，需視情況增加。如《規(guī)范》中強調(diào)要加以保存和科學管理的“過程元數(shù)據(jù)”。實際上，這一術語在《信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則》（GB/T 26163.1—2010）[5]中有十分詳細的界定。又如，在《規(guī)范》中出現(xiàn)頻率較高的“目錄數(shù)據(jù)庫”也須加以解釋。

部分術語質量不高體現(xiàn)在兩方面。一是定義的完整性不足。例如，《規(guī)范》對“數(shù)字化”的定義是“利用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程”。類似的術語是《文獻檔案資料工作數(shù)字化工作導則》（GB/T 20530—2006）[6]中的“數(shù)字化工作digitize pro？ cessing”，其定義為：按科學的方法分門別類地以電子格式加工、處理、存儲文獻檔案資料，并能對這些信息資源進行高效的插入、刪除、修改、檢索、提供訪問接口和信息保護等操作的過程。該定義的特別之處在于強調(diào)了數(shù)字化是一個連續(xù)、系統(tǒng)的工作。結合兩個定義，可將“數(shù)字化”的定義調(diào)整為“利用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的加工、處理與存儲過程”。二是定義的穩(wěn)定性欠缺。《規(guī)范》將“紙質檔案數(shù)字化”定義為：采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程。按照目前的主流數(shù)字化方式，紙質檔案數(shù)字化成果為數(shù)字圖像，但隨著技術手段和內(nèi)容水平的提升，全文數(shù)字化也將逐步實現(xiàn)，其生成物為數(shù)字文本。因而，僅使用“數(shù)字圖像”容易因時代的發(fā)展而形成局限，難以成為一個穩(wěn)定的定義。故建議將定義調(diào)整為：采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，并按照紙質檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像或數(shù)字文本關聯(lián)關系的處理過程。

（二）部分條目集中度不夠

條目集中度不夠是指本應屬于同一規(guī)范內(nèi)容的條目被分散在不同的地方，這種分散不利于使用者全面掌握相關內(nèi)容并對其形成整體認知。例如，“目錄數(shù)據(jù)”相關的條目在7.1目錄數(shù)據(jù)準備和第8章“目錄數(shù)據(jù)庫建立”中均有所表述。又如，5.5工作流程控制與5.4管理制度并列出現(xiàn)，盡管是為了突出“全過程管理”這一理念，但仔細分析可發(fā)現(xiàn)，該條內(nèi)容實際上是“流程管理”，可歸入5.4.2中，以“流程管理制度”加以解釋。同樣，雖然對檔案實體的安全管理貫穿始終，但“安全管理制度”并未單獨列出。

（三）部分標題與內(nèi)容不對應

標題與內(nèi)容不對應存在兩方面的情況。一是標題的擬定不準確。例如5.1的標題為“機構及人員”，但在具體內(nèi)容中對“機構”卻解釋為“紙質檔案數(shù)字化工作組織”，這樣命名可能是為了避免和第5章的標題“組織與管理”重復，但并不準確，建議修改為“工作組織與人員”。二是內(nèi)容不屬于標題界定的范圍。例如9.2的標題為“掃描設備”，但其中9.2.3：對于極其珍貴且不規(guī)則的檔案，為方便直觀顯示原件大小，可采用標板、標尺等方式標識原件大小等信息。該條目實際上屬于“掃描方式”，放在9.2下并不合適，應加以調(diào)整。

參考文獻：

[1]國家檔案局.紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范： DA/ T 31—2005（已廢止）[S].北京：國家檔案局， 2005.

[2]國家檔案局.紙質檔案數(shù)字化規(guī)范： DA/T 31—2017[S].北京：國家檔案局， 2017.

[3]王英瑋等.檔案管理學（第4版）[M].北京：中國人民大學出版社， 2015.

[4] Electronic document management—Design and operation of an information system for the preservation of electronic documents—Specifications： ISO 14641—2018 [S].2018

[5]中國國家標準化管理委員會.信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則： GB/T 26163.1—2010 [S].北京：中國標準出版社， 2011.

[6]中國國家標準化管理委員會.文獻檔案資料工作數(shù)字化工作導則： GB/T 20530—2006 [S].北京：中國標準出版社， 2006.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院