淺析監(jiān)理企業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中提升合同管理能力的重要性及途徑

喬亞男（山西協(xié)誠建設(shè)工程項目管理有限公司， 山西 太原 030009）

1 監(jiān)理企業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中提升合同管理能力的必要性

合同是平等主體之間建立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。市場經(jīng)濟活動中需要用合同來維護當事人的合法權(quán)益和社會經(jīng)濟秩序。建設(shè)工程合同是承發(fā)包雙方為完成確定工程項目所指向的目標或內(nèi)容，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而達成的協(xié)議。在建設(shè)單位項目管理中，合同作為項目組織的紐帶，是各參建方的最高行為準則，各參建方通過合同關(guān)系維系成一個整體。

工程合同管理是工程項目管理的靈魂，貫穿建設(shè)項目全生命周期。一個項目從策劃到運營維護可能涉及到的合同，見表 1。

表 1 各個建設(shè)階段的主要合同列表

表中每個階段的合同區(qū)分兩大類進行列項，其中：II類合同一般采用固定格式文本，條款上可以改進的地方有很大局限性，這類合同談判簽訂過程中建設(shè)單位不占主導地位，屬于建設(shè)單位合同管理的次重點；I 類合同中一般建設(shè)單位是主導方，不管是合作對象的選擇、合同文本的擬定，還是談判過程都占據(jù)了優(yōu)勢，是建設(shè)單位合同管理的重點，這類合同同樣是全過程工程咨詢企業(yè)的合同管理重點。項目在實際實施過程中，不管是 I 類合同還是 II 類合同，每個大類里面的每一種合同下都有可能存在幾個到幾十個的合同包，整個建設(shè)單位合同管理體系比較龐大，沒有一定的管理能力和技術(shù)手段很難做好這項工作。作為項目管理靈魂的合同管理工作，不將其做為會引起各個目標的偏離，最終可能會造成達不到預期投資效益的后果。

《住房城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于促進工程監(jiān)理行業(yè)轉(zhuǎn)型升級創(chuàng)新發(fā)展的意見》（建市 [2017]145 號）、《國家發(fā)展改革委 住房城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于推進全過程工程咨詢服務(wù)發(fā)展的指導意見》（發(fā)改投資規(guī) [2019]515 號）都為監(jiān)理企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級指明了方向，即發(fā)展全過程工程咨詢。在實施全過程工程咨詢前提下，作為建設(shè)單位委托的專業(yè)咨詢團隊只有具備較高的合同策劃、談判、履約跟蹤監(jiān)督、評價總結(jié)的能力，才能保證項目目標的實現(xiàn)。但是，目前多數(shù)監(jiān)理企業(yè)因受實際業(yè)務(wù)經(jīng)驗等因素的限制，合同管理水平并不能達到這個要求，亟待提升。

2 監(jiān)理企業(yè)提升合同管理水平的途徑分析

2.1 儲備一專多能復合型人才，進行全員合同法律意識培養(yǎng)

高質(zhì)量的工程項目合同管理人才不僅需要懂技術(shù)、懂經(jīng)濟、懂法律，而且還要懂工程管理，還必須具備豐富的實踐經(jīng)驗。目前監(jiān)理企業(yè)懂技術(shù)、懂經(jīng)濟和工程管理且有經(jīng)驗的專業(yè)人才比較多，很多企業(yè)也配備有法務(wù)人員，但是深刻了解法律又有建筑行業(yè)技術(shù)知識經(jīng)驗儲備的人員比較少，這一點不利于企業(yè)合同管理能力的提升。對于這種一專多能復合型的人員儲備，建議可以采取外部引進、長期合作和培訓等方式解決。

另外，合同管理只有全員參與，才能更好地得到實施，這就需要企業(yè)加強對內(nèi)部員工進行法律知識培訓和合同管理意識的培養(yǎng)。只有在更多地了解法律知識和提升合同管理意識之后，員工才能抓住合同管理的重點，才能在風險事件發(fā)生前或發(fā)生時及時處理，降低損失。

2.2 編寫標準化合同文本，建立、完善合同管理制度流程，盡量達到事前風險控制的目標和提升管理效率的目的

2.2.1 編寫標準合同文本，提升風險控制能力和管理效率

從企業(yè)內(nèi)部抽出擅長投資管理、工程管理、設(shè)計管理、財稅問題處理的員工與法律顧問組成團隊，劃分好職責，從各自的專業(yè)角度對合同文本進行審核（審核要點舉例，見表 2），書面提出對合同文本的修正意見。文本起草人根據(jù)意見進行修改之后，再經(jīng)由團隊二次會審。標準合同文本應該根據(jù)后續(xù)合同履行情況、法律法規(guī)等外部環(huán)境的變化及時改進更新。

表 2 標準合同文本審核要點舉例

全過程工程咨詢涉及的合同類型比較多，監(jiān)理企業(yè)可根據(jù)自身的發(fā)展目標和可能的業(yè)務(wù)范圍進行策劃，提前建立并不斷完善各個種類的標準合同文本。這樣有助于提升合同策劃的效率，也在一定程度上降低了因合同條款描述矛盾、定義不清等而引起的管理風險事件。在此建議監(jiān)理企業(yè)重點針對表 1 中的 I 類合同進行標準化文本編制優(yōu)化。

2.2.2 建立完善合同管理的流程制度

（1）完善監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部的合同管理制度流程

合同管理具有很強的協(xié)作性，不是依靠單一人員就能成功完成的，只有在各部門和全員協(xié)作配合下才能得到有效開展，而這個協(xié)作的過程就需要有明確的制度流程來規(guī)定各部門人員的職責范圍、工作精細度要求、信息流轉(zhuǎn)路線及要求、溝通協(xié)調(diào)匯報要求等。清晰明了的管理制度有利于提高管理效率，因此監(jiān)理企業(yè)應根據(jù)企業(yè)內(nèi)部部門的設(shè)立和職責劃分情況，將合同管理工作細分落實到人，管理流程和信息流程要及時優(yōu)化。

（2）針對具體項目，提前進行合同策劃，建立、完善與參建各方之間的合同管理制度和流程

全過程工程咨詢的合同管理不僅涉及監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部的合同管理，而且還涉及與其他參建單位之間的信息溝通協(xié)調(diào)管理。這就要求全過程工程咨詢服務(wù)企業(yè)根據(jù)建設(shè)單位的授權(quán)范圍和自己與建設(shè)單位的合同管理能力，認真進行合同策劃，合理解決問題。例如：本項目需要劃分多少合同包；每種合同包訂立的數(shù)量是多少，采用什么發(fā)包方式，采用什么合同文本；各個合同工作范圍和時間怎么劃分安排合理，是否進行招標，招標的順序和進度如何安排；等等。同時，還需要在項目開展前就能與建設(shè)單位和其他參建單位將工作制度和流程制定出來，讓各方人員照章辦事。這樣可以有效提升合同履約過程的跟蹤管理效率。

2.3 從實踐入手積累總結(jié)案例資料，提升自身合同管理水平，更好地為委托方提供合理化建議，不斷拓展自己的服務(wù)范圍，助力于企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級

合同管理涉及事前文本擬定、合同談判、簽約，事中合同交底、履約跟蹤、爭議處理、工程實施風險管理、履約過程中的定期評價和履約結(jié)束后評價，根據(jù)評價的結(jié)果再指導下一次的合同管理工作的循環(huán)過程。雖然每個工程可能出現(xiàn)的事件都不一樣，但是我們依然可以總結(jié)提煉出經(jīng)驗方法用于規(guī)避相似工程的合同管理風險。

監(jiān)理企業(yè)在工程項目管理過程中或者全過程工程咨詢過程中，可以將每個項目實施過程中產(chǎn)生的變更、爭議、目標偏離等事件記錄下來，其內(nèi)容包括：發(fā)生的原因、解決依據(jù)、用時長短、結(jié)論、合同文件中出現(xiàn)的問題等，形成自己企業(yè)的案例庫。由專人定期對案例庫數(shù)據(jù)進行分析總結(jié)之后，劃分出可以轉(zhuǎn)移或者規(guī)避的風險類及風險減少類，采取相應的調(diào)整或者備注標準文本等措施作出提示，以便降低后續(xù)項目的管理風險。在合同管理能力提升過程中學習他人的經(jīng)驗也是必需的，企業(yè)可以定期關(guān)注工程類的司法處理案例，從中學習提升自身的合同管理能力。

2.4 建立信息化的管理平臺

全過程工程咨詢過程中的合同相關(guān)方比較多，通過采用信息化的管理手段能顯著提升管理效率。具體到合同管理中，一方面可以基于互聯(lián)網(wǎng)協(xié)同工作系統(tǒng)實現(xiàn)各參與方的高效協(xié)同和信息共享，以提高合同履約跟蹤效率；另一方面可以建立企業(yè)內(nèi)部項目管理平臺，用來更新、提煉、匯總各項目的實施信息數(shù)據(jù)庫，聯(lián)動建立企業(yè)的合同管理案例數(shù)據(jù)庫、供應商分類名錄、工程指標數(shù)據(jù)庫等，用于自身管理的改進提升和下一次咨詢服務(wù)的輔助決策。

《住房城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于印發(fā) 2016－2020 年建筑業(yè)信息化發(fā)展綱要的通知》顯示，未來建筑業(yè)將跨入基于 BIM技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、智能化、移動通訊等信息技術(shù)上的信息化管理時代，監(jiān)理企業(yè)想往前發(fā)展，就必須適應這種變化，積極探索嘗試。從現(xiàn)在的信息化發(fā)展水平來看，根據(jù)自己需要訂制開發(fā)自己的信息管理平臺已經(jīng)可以初步實現(xiàn)。

3 結(jié) 語

全過程工程咨詢作為監(jiān)理企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的主要路徑，盡管現(xiàn)在還處于政策積極引導，各地試點總結(jié)，相關(guān)法律法規(guī)不太完善的初期發(fā)展階段，我們還是要看到它的發(fā)展前景，積極提升自己能力，迎接挑戰(zhàn)?！?017 年建設(shè)工程監(jiān)理統(tǒng)計公報》顯示，監(jiān)理企業(yè)全年的工程勘察設(shè)計業(yè)務(wù)、工程招標代理業(yè)務(wù)、工程項目管理與咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)、工程造價咨詢及其他業(yè)務(wù)收入為 2 096.37 億元，占監(jiān)理企業(yè)全年營業(yè)收入的 63.88%，此類收入與上年相比增長31.78%。從這一數(shù)據(jù)可以看出，很多監(jiān)理企業(yè)都在積極探索拓展自己的工程咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)范圍，不斷向真正的全過程工程咨詢服務(wù)范圍邁進。

全過程工程咨詢本質(zhì)是屬于建設(shè)單位角度的項目管理，合同管理是其靈魂。在合同管理方面有短板的監(jiān)理企業(yè)還需要積極剖析自我，發(fā)現(xiàn)問題所在，采取措施提升自己的合同管理能力和全過程工程咨詢服務(wù)水平。