創(chuàng)新檔案信息管理，提升城建管理水平

周彩梅

內(nèi)容摘要 現(xiàn)如今，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國各個行業(yè)、各個領(lǐng)域都得到了巨大發(fā)展。城市管理是一個系統(tǒng)工程，而城市檔案管理作為城市管理的重要一環(huán)，能夠為城市建設(shè)提供必要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與參考資料，確保城市建設(shè)工作能夠順利開展，全面提高城建管理水平。長期以來，由于人們對城建檔案管理的了解不足，依然沿用傳統(tǒng)管理觀念與管理模式，嚴(yán)重阻礙了城建檔案管理工作的健康發(fā)展?；诖?，文章主要從城建檔案信息管理工作創(chuàng)新入手，對發(fā)展現(xiàn)狀、存在不足進(jìn)行分析，并提出可行性發(fā)展路徑，僅供參考。

關(guān)鍵詞 城建檔案 信息管理 水平 創(chuàng)新

1 引言

現(xiàn)如今，我國的城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)都已經(jīng)步入飛速發(fā)展階段，由此形成了海量的城建檔案信息資料，與此同時，與城建檔案相關(guān)的法律、法規(guī)也在不斷健全與完善，整個城建檔案管理體系也越來越標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，相當(dāng)程度上又增加了城建檔案管理工作的工作量。因此，為了能夠更好地迎接新時代所帶來的調(diào)整，創(chuàng)新城建檔案管理工作觀念和方式、提升城建管理水平已刻不容緩。

2 城建檔案信息管理現(xiàn)狀及不足

2.1 信息資料相對滯后

在城建檔案管理工作實際中，受工作觀念、工作方式等因素的影響，城建檔案信息資料滯后，最終造成城建檔案管理工作無法落實的情況時有發(fā)生，從而嚴(yán)重地影響城建檔案管理工作的效果與質(zhì)量。城建檔案信息管理工作所涉及的資料信息非常復(fù)雜、廣泛，不僅包括城市建設(shè)方面的資料[1]，還包含其他市政工程等相關(guān)數(shù)據(jù)資料。以工程建設(shè)為例，完成工程建設(shè)后，如果無法將相關(guān)數(shù)據(jù)資料及時轉(zhuǎn)遞給檔案管理部門進(jìn)行歸類、整理和歸檔，將很可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)和資料的缺失甚至丟失的情況，為后續(xù)的城建檔案信息管理工作埋下安全隱患。

2.2 管理規(guī)范化水平偏低

對于城建檔案信息管理工作來說，其雖然不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是其可以利用自身具有的服務(wù)功能，使整個城建管理工作更加合理化、科學(xué)化，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)等不良情況的發(fā)生，全面提高城市建設(shè)具有的經(jīng)濟(jì)效益[2]。由于長期以來檔案工作未能得到足夠的重視，各級部門尤其是縣級檔案管理單位，普遍存在人員不足、管理不夠規(guī)范等痼疾，不能滿足時代發(fā)展需求，更談不上對城建檔案信息具有的價值和作用進(jìn)行深度挖掘，甚至還直接導(dǎo)致城市建設(shè)活動出現(xiàn)重復(fù)開展等情況，浪費(fèi)了大量的社會和自然資源。

2.3 現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用不足

在如今的城建檔案管理工作中，為了能夠有效地提高工作效率與質(zhì)量，已經(jīng)引入了很多現(xiàn)代化的管理技術(shù)，可是即便如此，很多現(xiàn)代化管理手段與管理技術(shù)在實際的管理工作中無法發(fā)揮出應(yīng)用的作用，從而嚴(yán)重影響城建檔案信息管理的水平。將現(xiàn)代化的技術(shù)手段應(yīng)用于城建檔案信息管理工作中[3]，雖然能夠改變傳統(tǒng)檔案信息管理的工作方式，但是在這種情況下，管理工作基本上都局限在以紙張為載體的檔案中，導(dǎo)致檔案信息的傳輸與利用無法滿足城市建設(shè)的需求。

3 創(chuàng)新城建檔案信息管理的可行性路徑

（1）抓好三大主項。一是抓基礎(chǔ)。從完善制度入手，做到因時隨勢、與時俱進(jìn)，及時完善、修改檔案管理相關(guān)工作制度，對檔案的移交、審核、保管、借用等制度進(jìn)行適度調(diào)整，確保檔案信息管理各項工作有章可循、有據(jù)可查、有規(guī)可依。同時，進(jìn)一步強(qiáng)化歸檔報送工作，增強(qiáng)檔案工作時效性。二是抓學(xué)習(xí)。要求檔案管理從業(yè)人員通過參加省市檔案學(xué)會舉辦的檔案面授課程及網(wǎng)絡(luò)課程，不斷充實檔案專業(yè)知識，提高檔案服務(wù)水平。三是抓業(yè)務(wù)。以工程手續(xù)辦理為例，檔案從業(yè)人員應(yīng)隨同施工、建設(shè)單位的資料員深入一線，通過提供參考樣本、免費(fèi)發(fā)放相關(guān)制度及檔案入館規(guī)范有關(guān)材料、為業(yè)主現(xiàn)場指導(dǎo)等多種方式，確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。

（2）嚴(yán)把三大關(guān)口。一是嚴(yán)把審核關(guān)。嚴(yán)格對照檔案審核標(biāo)準(zhǔn)和要求，力求入館檔案齊備完整，遺缺材料按時限補(bǔ)充，保證檔案的成套性和系統(tǒng)性。二是嚴(yán)把歸檔關(guān)。要嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》，對進(jìn)館檔案進(jìn)行分類、整理、編目、入庫，做到所有檔案都有兩個身份編號（紙質(zhì)版、電子版）、所有檔案都可追溯、所有檔案都可以聯(lián)系到人。三是嚴(yán)把安全關(guān)。以庫房管理為例，可以通過加大庫房巡查次數(shù)，勤打掃、勤通風(fēng)、勤投藥、勤檢查，認(rèn)真做好八防，保證庫房衛(wèi)生。此外，應(yīng)重點做好日常管理工作，堅持定期施放防蟲藥物，杜絕霉變、蟲蛀、鼠咬、丟失等損壞和泄密情況，保護(hù)館藏檔案的完好安全，確保館藏檔案絕對安全。

（3）提升三大水平。一是提升檔案管理規(guī)范化水平。以工程竣工檔案整理為例，可以緊密結(jié)合工作實際和工作中存在的問題，從立卷、排序等方面對入館檔案提出明確要求，確保建設(shè)單位移交來的工程竣工檔案的整體性、成套性，強(qiáng)化工程竣工圖報送格式及標(biāo)準(zhǔn)，使工程竣工檔案更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[4]。二是提升檔案管理服務(wù)水平?？梢詮耐晟乒ぷ髁鞒倘胧郑槍n案管理工作中存在的問題，結(jié)合平時工作實際，設(shè)計出更為便捷的工作流程，如通過電話預(yù)約，發(fā)郵件、微信等多種方式，為廣大業(yè)主提供便捷、高效、人性化服務(wù)。同時，充分利用現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢，大力推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，積極開展工程檔案電子登記、著錄、管理和利用工作，提升案卷管理質(zhì)量及檔案工作效能[5]。三是提升檔案管理效益水平。通過豐富館藏、為業(yè)主提供歸檔及查詢等全方位服務(wù)等方式。充分發(fā)揮檔案資源的社會效用。

4 城建檔案信息管理的未來發(fā)展走向

（1）加強(qiáng)建設(shè)，豐富資源內(nèi)涵。要結(jié)合本地實際，發(fā)揮地方優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，尤其是要進(jìn)一步加大重點工程檔案、市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案、城市地下管線工程檔案、數(shù)字（電子）檔案收集整理工作力度，進(jìn)一步豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)[6]，確保檔案資源取之于民，用之于民。

（2）加大投入，推進(jìn)信息化進(jìn)程。要緊盯國家檔案信息化建設(shè)的方向，統(tǒng)籌布局、及早謀劃當(dāng)?shù)貦n案信息化主體工程，同時，結(jié)合城建管理實際，全面落實《建設(shè)電子文件與檔案管理規(guī)范》等一系列規(guī)定，加強(qiáng)電子文件歸檔工作和電子檔案的規(guī)范化管理，推進(jìn)城建檔案管理信息化進(jìn)程。

（3）把握關(guān)鍵，突破發(fā)展瓶頸。要把握關(guān)鍵，尤其是要重點抓好工作創(chuàng)新、人員培訓(xùn)及業(yè)務(wù)拓展等幾大關(guān)鍵，同時，抓實抓細(xì)工程竣工圖紙電子化報送、紙質(zhì)檔案與電子檔案的保管、對資料員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等具體工作，通過整體方案（檔案管理須置于全局管理中）、項目帶動（項目帶動培訓(xùn)，培訓(xùn)促進(jìn)提升）等多種方式，有效解決長期困擾檔案管理難題。

（4）圍繞中心，創(chuàng)新服務(wù)方式。要圍繞當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展大局，以服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生、服務(wù)企業(yè)為宗旨，重視城建檔案信息資源的開發(fā)利用工作。同時，根據(jù)城建工作需要和館藏檔案資料，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，不斷提高城建檔案服務(wù)水平。

（5）主動作為，樹立良好形象。檔案從業(yè)人員要嚴(yán)格遵守黨風(fēng)廉政有關(guān)制度，尤其是在實際工作中要注重自身思想政治教育和道德教育，切實做到生活匯總廉潔自律、工作中有章可循[7]。同時，要恪盡職守，以推進(jìn)城市工程檔案管理、城建檔案信息化為己任，有效開展城建檔案各項業(yè)務(wù)，積極為城鄉(xiāng)建設(shè)服務(wù)。

5結(jié)語

總而言之，在城市建設(shè)與發(fā)展過程中，城建檔案信息管理具有非常重要的作用，因此必須提高加強(qiáng)城建檔案信息管理意識，創(chuàng)新城建檔案信息管理理念與管理方式，不斷完善和切實落實各項規(guī)章制度，通過強(qiáng)化檔案信息資料的收集力度，完善檔案信息化建設(shè)，全面提高城建信息檔案管理工作水平，確保城建檔案管理工作順利開展，為城市建設(shè)做出更多更大的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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