基層檔案管理信息化管理途徑分析

孫鳳芝

【摘 ?要】隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國的基層檔案管理的發(fā)展也有了提高。人類的進步，社會的發(fā)展，科技的創(chuàng)新，帶動著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展走向了一個新的高度。在這樣的時代背景下，政府部門要不斷地與時俱進，推動工作與互聯(lián)網(wǎng)的緊密結(jié)合，實現(xiàn)工作的信息化發(fā)展。與此同時，政府部門要不斷地總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗，將其運用到本單位的檔案管理與信息化的結(jié)合過程中，幫助基層單位更好地整理檔案，提高工作效率?；鶎訂挝辉趯n案管理與信息化結(jié)合的過程中，還要不斷地發(fā)現(xiàn)里面存在的問題，運用有效且科學(xué)的方式進行解決，從而幫助工作更好地得以實現(xiàn)和完成。

【關(guān)鍵詞】基層檔案管理;信息化管理;途徑分析

引言

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家實力的不斷增強，中央政府、地方政府、各類企業(yè)對科研項目的研發(fā)經(jīng)費投入不斷增加，我國現(xiàn)已成為全球第二大研發(fā)大國。各類研發(fā)項目在立項、審批、設(shè)計、實施、試運行以及驗收等各階段產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等各種載體的文件材料，是經(jīng)過鑒定整理的具有保存和參考利用價值的科研活動真實記錄，是各類研發(fā)項目的重要組成部分，是重要的科技資源和知識資產(chǎn)，是國家的寶貴財富，也是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和軟實力的集中體現(xiàn)，所以無論是記載研制（究）過程的檔案，還是展示科研成果最終形成的檔案，其重要程度是不分彼此、同等重要的。毫無疑問，真實、規(guī)范、準確、完整地管理好各類項目研發(fā)過程中產(chǎn)生的大量科研項目檔案，是項目承研承制單位檔案部門的職責(zé)和使命。

1.發(fā)展趨勢

我國比較重視檔案管理工作的開展，很多企業(yè)和單位在辦公室自動化上都下足了功夫，因此，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)也成為了必然。目前，國際上很多國家都開始在檔案管理信息化上進行深入的研究，很多檔案管理人員會利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理的實效性，很多電子文件和資料被上傳到網(wǎng)絡(luò)空間中，除了一些機密的文件資料，很多檔案資料可以供不同國家的不同企業(yè)下載利用，檔案資料的管理效率提高了很多。未來檔案信息化建設(shè)要朝著集成化、數(shù)字化、安全化的方向發(fā)展，電子檔案資料要保證其安全性，要重視做好設(shè)備的安全保護，做好硬件設(shè)備的穩(wěn)定運行，定期對計算機和掃描儀進行維護和保養(yǎng)，部分保密等級較高的檔案資料要嚴格按照要求進行管理。另外，檔案信息化管理要做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要統(tǒng)一檔案資料收集和整理方法，提高檔案的利用率。

2.檔案信息化發(fā)展中的難題

（1）檔案管理觀念不足。長期以來，人才的管理以及單位的進步都是基層單位發(fā)展的主要工作。在這樣的工作背景之下，檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，處于單位的邊緣地帶。這樣的尷尬局面，在一定程度上對工作人員的工作態(tài)度產(chǎn)生影響，使他們無法產(chǎn)生工作的興趣，忽視檔案管理的運行;容易造成檔案管理工作無法正常進行，進而導(dǎo)致資料的查找不便，增大工作難度。（2）網(wǎng)絡(luò)安全問題。在發(fā)展的過程中，互聯(lián)網(wǎng)本身存在的問題不容忽視。首先是病毒困擾。這些網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)，使檔案管理的具體數(shù)據(jù)容易遭到破壞，使相關(guān)的管理工作無法正常地進行。其次是網(wǎng)絡(luò)犯罪問題。網(wǎng)絡(luò)黑客的存在，加上一些不良企圖者的小動作，都會使檔案庫的具體數(shù)據(jù)受到剽竊和破壞的威脅，對基層單位的數(shù)據(jù)安全造成破壞，影響工作的整體運行。（3）復(fù)合型人才短缺?；鶎訂挝粰n案信息化的實現(xiàn)，還需要復(fù)合型人才的加入。復(fù)合型人才的出現(xiàn)，一方面能幫助工作人員快速了解檔案信息化的基本方針政策，推動檔案信息化的實現(xiàn);另一方面，他們擁有一定的互聯(lián)網(wǎng)操作能力，能夠幫助單位更好地建立相關(guān)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，推動數(shù)據(jù)信息庫的建設(shè)。但是，在真正的基層單位里面，相關(guān)的復(fù)合型人才是相對缺失的，這就在一定程度上影響了基層單位檔案信息化的建設(shè)。（4）籌集資金難。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及其管理服務(wù)的現(xiàn)代化，是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐，就必須不斷更新設(shè)備和技術(shù)。同時，新設(shè)備、新技術(shù)又需要更高標準來維護和保養(yǎng)，這些都需要大量經(jīng)費來保障。加快檔案信息化建設(shè)，資金是制約其步伐的瓶頸。根據(jù)先行單位的報道，僅檔案數(shù)字化的資金投入就達20-30萬元，這樣大的資金投入對于一般基層單位檔案部門是較難做到的。再加上電子產(chǎn)品更新速度快，生命周期短，后續(xù)維修、更換、升級費用就更加可想而知。

3.檔案信息化建設(shè)的有效對策

3.1加強對檔案管理的重視

基層單位要重視檔案的信息化建設(shè)工作，要重視先進技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作要與時俱進，體現(xiàn)時代發(fā)展的特點，檔案管理人員要重視檔案管理的重要作用。想要提高檔案管理信息化的建設(shè)水平，首先要從觀念上進行調(diào)整和改變，要認識到檔案管理運用數(shù)字化技術(shù)或信息化技術(shù)的優(yōu)勢和重要性，要認識到信息化技術(shù)的應(yīng)用使時代發(fā)展的必然結(jié)果，尤其計算機網(wǎng)絡(luò)的大面積普及，辦公傾向于自動化和智能化，檔案管理工作也要抄著智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。

3.2加大投入加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基層檔案管理部門要加大資金投入，做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購置所需的計算機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，做好硬件與軟件的開發(fā)與應(yīng)用，加大資金投入建設(shè)檔案室，保證檔案資料室的溫度、濕度控制在一定范圍內(nèi)，為檔案資料的存儲提供良好的環(huán)境。檔案資料不僅僅包括紙質(zhì)檔案，還有電子文件和資料，要做好紙質(zhì)檔案的保存，避免其受腐蝕和損壞，電子資料的存儲也至關(guān)重要，充分利用計算機、硬盤、U盤等介質(zhì)做好存儲和備份，避免檔案資料的丟失和被盜竊、篡改等?；鶎硬块T要拓寬思路，加強資金籌集，建立檔案信息化建設(shè)專項資金，確保足夠的資金運用到檔案管理中。

3.3規(guī)范基層檔案管理信息化建設(shè)

為了提高檔案管理的實效性，基層單位或檔案管理要制定嚴格的信息化啊發(fā)展戰(zhàn)略和方案，嚴格按照方案進行，結(jié)合實際檔案管理工作標準，提高檔案的信息化啊和集成化質(zhì)量。要做好檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立，將一些數(shù)據(jù)和信息定期錄入電子設(shè)備，轉(zhuǎn)化為電子文件資料，做好文檔、音頻、視頻等資料的保存，執(zhí)行檔案信息化工作標準，切實提高檔案管理的效率。

3.4保障檔案管理信息化安全

很多檔案資料是具有較高保密性質(zhì)的，很多檔案資料不能隨便外借，電子檔案的安全管理尤其重要，要避免黑客或不法分子侵入計算機竊取各類資料，也要避免病毒對計算機設(shè)備的侵害。因此，要完善網(wǎng)絡(luò)安全體系，加強病毒和黑客的攔截，設(shè)置等級較高的秘鑰，用戶必須使用賬號密碼才可以登錄相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，做好檔案資料的安全保護，避免機密資料泄露。

4.結(jié)語

基層單位，作為國家單位中最為基礎(chǔ)的存在，它的發(fā)展與創(chuàng)新在一定程度上推動著國家的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，在對其檔案管理工作進行信息化結(jié)合的過程中，要重視檔案的存在以及創(chuàng)新發(fā)展的必要性。為推動與信息化的結(jié)合發(fā)展，提供相應(yīng)的制度保障和激勵政策，培養(yǎng)和鼓勵相關(guān)專業(yè)人才，進而實現(xiàn)基層單位檔案管理工作與信息化的結(jié)合，推動單位整體的運行與發(fā)展。

參考文獻

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