基于友好協(xié)商原則的座位管理系統(tǒng)研究

戴云云 肖相金

摘要：該文對高校圖書館座位管理的現(xiàn)狀進行了調(diào)研，分析了圖書館座位利用的基本規(guī)律，基于簡單公平的原則，提出了基于“友好協(xié)商”原則座位管理的基本思路。該文是提高圖書館座位管理利用率和提升圖書館服務能力的創(chuàng)新性探索，也是將社交平臺與圖書館讀者服務結(jié)合的一次實踐，為圖書館引進更多社會化軟件提高讀者服務質(zhì)量提供了參考。

關(guān)鍵詞：座位管理;友好協(xié)商;圖書館;微信

隨著社會對創(chuàng)新人才的需求越來越緊迫，高校圖書館除文獻、資料、圖書傳遞職能以外，還承擔著一部分教學職能，已成為高校的第二課堂。圖書館學習環(huán)境的不斷改善，吸引了越來越多讀者來館學習，圖書館座位的“緊俏”和如何高效利用座位資源，成為圖書館的管理難題。一些圖書館引入座位管理系統(tǒng)，這在一定程度上提升了座位的利用效率，緩解了座位管理上出現(xiàn)的問題，但在實際使用過程中，這些系統(tǒng)依然存在著一些不足。本文探討的基于友好協(xié)商原則的座位管理系統(tǒng)，是在盡量不影響讀者座位使用原有習慣的前提下，以友好公平的原則，提高圖書館座位利用率，從而提升圖書館服務能力與水平。

一、圖書館座位管理現(xiàn)狀

本研究通過高校圖書館門戶網(wǎng)站、搜索引擎、微信及電話在線咨詢等途徑，對江西省32所本科院校座位管理情況進行了調(diào)研，調(diào)查結(jié)果顯示，江西省37.5%以上的本科高校圖書館已經(jīng)使用或正在建設(shè)座位管理系統(tǒng)。這些高校中使用的座位管理系統(tǒng)基本上都是“預約—簽到”模式。部分系統(tǒng)預約時，讀者可通過系統(tǒng)實時查看各區(qū)域座位的利用情況，根據(jù)喜好和需求選擇座位。也有的管理系統(tǒng)不支持預約，只能現(xiàn)場選座。在簽到方式上，有些系統(tǒng)采用刷卡機或者門禁閘機刷卡方式簽到，另一些座位管理系統(tǒng)則以掃描二維碼的方式簽到。最近兩年，出現(xiàn)了基于Beacon技術(shù)藍牙簽到模式。在管理軟件上，當前應用較早的座位管理系統(tǒng)基本上是需要下載和安裝專門APP，這樣讀者使用起來不夠方便快捷。

圖書館引入和使用相應的軟件系統(tǒng)來管理座位，以此來提升座位的使用效率，收到了一定的成效，但也存在著一些問題。如未能充分考慮不同讀者需求，或者不同時段而進行靈活的管理，其操作流程繁瑣，給讀者使用座位帶來了不便，增加了讀者的時間成本。為解決座位管理中的這些困難與矛盾，本文提出了一套基于友好協(xié)商原則、公平可靠、規(guī)則簡單、管理靈活的座位管理系統(tǒng)，以此來全面提升圖書館服務的效率和效能。

二、基于“友好協(xié)商”原則座位管理系統(tǒng)的設(shè)計

（一）座位需求的基本規(guī)律

筆者從事圖書館座位管理相關(guān)工作多年，發(fā)現(xiàn)在普通的二本高校中，只有少數(shù)讀者經(jīng)常到圖書館學習并使用座位。通過對某高校圖書館2017-2019年入館數(shù)據(jù)的分析（如表1）發(fā)現(xiàn)，經(jīng)常到館的讀者所占的比例大約為20%，基本符合帕累托原則（Pareto Principle）。帕累托原則，也稱“二八定律”、關(guān)鍵少數(shù)法則（Vital Few Rule）、不重要多數(shù)法則（Trivial Many Rule），廣泛應用于社會學和管理學等各個領(lǐng)域，帕累托法則可以表述為事件80%的影響來源于20%的原因。

圖書館在進行座位管理時，20%經(jīng)常到館的讀者固然是圖書館的重點服務對象，但同時也要保證其他80%讀者的正常權(quán)益。對于經(jīng)常到館學習的讀者更容易接受并遵守座位管理規(guī)定，以此來保證他們的座位需求，但對于不太經(jīng)常到館的讀者可能不愿意為了偶爾到館而去了解座位管理規(guī)定、安裝APP或者預約座位等。

圖書館座位的利用也并不是一直都處于高峰期或者座位緊張期，如在臨近期末考試或者有其他特殊需求時座位才處于緊張狀態(tài)。根據(jù)帕累托法則，也可以認為圖書館座位只有20%的時間內(nèi)處于緊張期，80%的時間內(nèi)是處于充裕狀態(tài)。在圖書館各個座位的利用上，也基本遵循帕累托法則，即大約20%的座位位置是“熱門”的，最受讀者歡迎的，如有電源的座位、光線好的座位等，這些讀者眼中的“熱門位置”也是容易發(fā)生爭執(zhí)和矛盾的重要因素。

（二）設(shè)計原則

圖書館在進行座位管理設(shè)計時需要充分考慮座位的供需情況，在保證座位利用效率的同時，要兼顧公平性和便捷性?！坝押脜f(xié)商”原則是指盡量不給讀者使用座位增加額外的操作過程，只在座位緊張或使用有沖突時友好協(xié)商處理。讀者選擇座位遵循先到先得，若讀者使用完離開，座位可直接供下一位讀者選擇;座位處于充裕狀態(tài)時，即到館讀者人數(shù)少于座位數(shù)的情形下，讀者可自由選擇座位，不需要預約等額外操作;只有當座位使用存在沖突時，才需要借助管理系統(tǒng)進行協(xié)調(diào)管理。

（三）平臺選擇

當前，大多圖書館引入的座位管理系統(tǒng)，讀者需要下載APP、在線注冊之后才能進行預約并使用座位，這使得讀者使用座位體驗較差，尤其對那些偶爾才到館學習的讀者增添了較大障礙。因此，本系統(tǒng)將使用微信公眾平臺進行管理，減少了下載APP、注冊等煩瑣的環(huán)節(jié)。

微信已廣泛應用于讀者的移動設(shè)備中，基于微信平臺開發(fā)座位管理系統(tǒng)，讀者不需要重新下載安裝專屬APP，不多占用手機硬件資源，但又可實現(xiàn)專屬APP的強大功能。同時，座位管理時若需要讀者之間進行協(xié)商，可應用微信的即時通訊功能，在用戶完成綁定之后，可能通過微信實時接收和反饋協(xié)商意見，具備了其它APP不具有的優(yōu)勢。

（四）系統(tǒng)設(shè)計

基于友好協(xié)商的座位管理系統(tǒng)的前提是盡量不影響讀者使用圖書館座位的日常習慣，在座位不緊張時讀者無需通過座位管理系統(tǒng)進行任何操作。只在座位緊張的情況下，或有讀者已占座而暫時不使用時，才需要應用該管理系統(tǒng)。根據(jù)座位的實時情況，可以分為兩種情形來處理：第一種是暫時離座（如圖1），另一種是讀者想使用他人“暫時離開”的座位（如圖2）。圖中，N1為讀者暫時離開且無他人使用座位時保留時長，N2為讀者暫時離開期間有其他讀者要使用座位時的保留時長，N3為特殊時段讀者離開時座位時的保留時長。

如圖1所示，假設(shè)讀者A暫時離開座位時，系統(tǒng)將為A保留座位N1時間，N1時間內(nèi)該座位仍屬于讀者A。若在讀者A暫時離開期間內(nèi)，有讀者B欲使用該座位，則讀者A需在N2時間內(nèi)返回座位，否則將釋放座位，讀者B可使用該座位。

如圖2所示，讀者B欲使用已被A占用的座位時，借助座位管理讀者B與A進行友好協(xié)商，協(xié)商的信息通過微信傳遞，實現(xiàn)實時溝通。讀者B掃碼后，系統(tǒng)將詢問A是否繼續(xù)使用座位，A通過管理平臺進行回復，若回復“否”則釋放座位，B可使用該座位;若回復“是”，則A需要在N2時間內(nèi)返回座位，否則座位釋放，讀者B可使用。

從以上流程可以看出，若座位未被他人占用（座位上沒有私人物品），讀者保留原來習慣，不需要其他操作直接使用座位。只有當讀者暫時離開或使用他人已占用的座位時才需要應用管理系統(tǒng)，以友好協(xié)商的方式進行管理。同時，系統(tǒng)也對于某些特殊時段進行了設(shè)置，如吃飯時間等，允許座位保留更長時間，做到人性化管理。

三、結(jié)語

本文提出和設(shè)計的基于友好協(xié)商原則的座位管理系統(tǒng)，旨在盡量不改變讀者使用習慣的前提下，提高座位的利用效率，提升圖書館服務能力，同時體現(xiàn)友好公平性。在綜合分析了當前各圖書館座位管理系統(tǒng)應用現(xiàn)狀后，根據(jù)座位利用的基本規(guī)律，提出了基于友好協(xié)商原則的建立在微信公眾平臺的座位管理系統(tǒng)。是微信作為新媒介應用于圖書館管理，解決圖書館實際問題的新嘗試。

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作者簡介：

戴云云（1980年-），女，漢族，江西南昌人，講師，碩士，江西警察學院圖書館館員。

肖相金（1984年-），男，漢族，江西贛州人，博士研究生，江西警察學院圖書館館員。

課題項目：

本文系江西警察學院科研項目研究成果（項目編號：2016YB002）。