信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的實踐研究

王洪民

摘? 要：隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展和新課程改革的不斷深入，中職學(xué)校的教育問題也越來越受人們的重視。中職學(xué)校也越來越重視學(xué)校檔案的管理，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的今天，如何運用信息技術(shù)對中職學(xué)校檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為廣大中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子重點關(guān)注的問題。本文以中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，對信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的實踐進(jìn)行研究，并提出有效解決對策，以促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的一體化，為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展埋下扎實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);中職學(xué)校;檔案管理

在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)逐漸普及的今天，各個行業(yè)都將信息技術(shù)運用到了日常的工作中，這一舉動在很大程度上提高了工作效率，并且實施信息技術(shù)后在經(jīng)濟方面帶來的效益也比傳統(tǒng)的形式所帶來的效益要高。將信息技術(shù)運用到中職學(xué)校檔案管理中去，使原本繁瑣的檔案管理工作變得簡單，大大減輕了人力物力，使檔案管理信息更加規(guī)范，并且檔案管理的效率也在很大程度上得到了提高。由此看來，信息技術(shù)對于中職學(xué)校的檔案管理有十分重要的作用。

一、目前中職學(xué)校檔案管理中存在的問題

學(xué)校檔案對學(xué)校來說十分重要，但是目前中職學(xué)校在檔案管理方面仍然存在很多的問題。下面就目前中職學(xué)校檔案管理中存在的問題進(jìn)行簡要分析。

（一）中職學(xué)校的檔案管理理念仍處在落后階段

目前在大部分的中職學(xué)校中，對學(xué)校的檔案管理仍處在原始階段，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行檔案管理。傳統(tǒng)的管理理念的管理效率低下，檔案管理人員的工作量大，管理的過程過于繁瑣與復(fù)雜，無法保證檔案信息的完整落實。此外，傳統(tǒng)的檔案管理理念在檔案的安全保密方面不夠重視，因管理工作量大會經(jīng)過很多人的手，很難保證檔案信息是否在傳遞過程中被泄露。

（二）中職學(xué)校檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境落后

在中職學(xué)校的檔案管理中，由于學(xué)校的不重視，學(xué)校檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境比較簡陋，仍然處于落后階段。辦公硬件和軟件都跟不上管理的步伐，對檔案管理人員的工作起不到應(yīng)有的幫助，甚至阻礙了檔案管理人員的工作效率。在辦公環(huán)境方面，由于采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很多的檔案信息全都放在一個狹小的空間內(nèi)，檔案管理人員的辦公環(huán)境就是在一堆堆的報紙、書本或者文件當(dāng)中，對于檔案信息的檢索工作也很難完成，在很大程度上阻礙了學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、信息技術(shù)運用到中職學(xué)校檔案管理的有效對策

學(xué)校檔案對學(xué)校的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，同樣中職學(xué)校的檔案對中職學(xué)校的發(fā)展也有著十分重要的作用。在信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)跟不上時代的步伐，那么該如何運用信息技術(shù)對中職學(xué)校檔案進(jìn)行管理呢，下面就這個問題展開討論。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念

將信息技術(shù)運用到中職學(xué)校的檔案管理中去，這一舉動打破了傳統(tǒng)的檔案管理理念，同時提高了學(xué)校檔案管理工作的效率。但是要更好的使學(xué)校檔案的作用發(fā)揮首先要從檔案管理的理念入手，要先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，從內(nèi)心接受信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用。在轉(zhuǎn)變檔案管理理念的同時要注意結(jié)合時代的背景，不要一味的注重檔案管理的效率，要在重效率的同時注重檔案的安全管理，以促進(jìn)信息化技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用。

（二）加強對檔案管理人員的信息技術(shù)的培訓(xùn)

將信息技術(shù)運用到中職學(xué)校檔案管理中去，要注意加強對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，加強檔案管理人員在學(xué)校檔案管理中的創(chuàng)新意識，同時對檔案管理人員使用計算機進(jìn)行檔案管理的技術(shù)加以培訓(xùn)，以免因不當(dāng)操作造成不可挽回的損失。用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案的形式有很多種，要注意盡可能得讓檔案管理人員選擇自己所感興趣方式來對檔案進(jìn)行管理，在管理過程中不斷提升自身素質(zhì)。在實際的工作中，要結(jié)合實際情況對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，爭取使檔案管理人員通過實際的工作過程中更好的理解如何將信息技術(shù)相關(guān)知識運用到日常的工作中去，達(dá)到真正意義上的加強檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用水平。

（三）推動學(xué)校建設(shè)信息化的檔案數(shù)據(jù)庫

到目前為止，我國的中職學(xué)校對檔案的管理仍處在傳統(tǒng)管理向信息化管理過渡的階段，功能健全且檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定是兩者完美過渡的關(guān)鍵所在。關(guān)于中職學(xué)校建設(shè)信息化的檔案數(shù)據(jù)庫要遵循一定的原則，在保證學(xué)校所建立的信息化檔案數(shù)據(jù)庫牢固可靠的基礎(chǔ)上保證學(xué)校檔案的原始性。同時，要注意在信息化檔案數(shù)據(jù)庫里實施分層次管理，以一個固定周期來將學(xué)校新的檔案更新到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并且要將檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，明確每一環(huán)節(jié)的主要負(fù)責(zé)人，盡可能的建立一個完整的信息化管理系統(tǒng)，確保學(xué)校的檔案信息能夠通過計算機等電子設(shè)備進(jìn)行查閱。

（四）優(yōu)化檔案管理人員的辦公環(huán)境和辦公條件

要想更好的將信息技術(shù)運用到中職學(xué)校的檔案管理中去，除了重視檔案管理人員自身的素質(zhì)之外，還要重視檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境是否良好。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要注意學(xué)校檔案管理人員日常工作所使用的電子設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)等硬件和軟件的質(zhì)量是否有一定的保證，在辦公環(huán)境上要盡可能的給予檔案管理人員一個良好的環(huán)境，好的環(huán)境是工作質(zhì)量得到保證的基礎(chǔ)，學(xué)校要盡可能的優(yōu)化檔案管理人員的辦公條件和辦公環(huán)境。

結(jié)束語

總而言之，信息技術(shù)在中職學(xué)校的檔案管理中有著十分重要的作用，但是在實際的工作中，仍然存在很多的問題，學(xué)校要通過不斷的改進(jìn)運用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法，才能夠真正的發(fā)揮信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的作用，促進(jìn)中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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