現(xiàn)代化檔案管理創(chuàng)新探討

孟巖

【摘要】檔案工作是一項(xiàng)十分繁雜的工作，肩負(fù)著記錄歷史和服務(wù)社會的重要職責(zé)，檔案管理工作必須要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案的價值又有了新的呈現(xiàn)。檔案的價值主要體現(xiàn)在對社會提供有效的信息服務(wù)，新時代對檔案管理工作也提出了新的要求，本文將重點(diǎn)探討現(xiàn)代化檔案管理新思路，以便提高檔案管理工作的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 ?現(xiàn)代化 ?創(chuàng)新路徑

引言：檔案管理工作屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，隨著現(xiàn)代化程度的不斷加深，給檔案管理工作又提出了新的要求，采用現(xiàn)代化手段加強(qiáng)對檔案的管理已經(jīng)成為勢在必行的一種趨勢。將現(xiàn)代化的理念融入到檔案管理中可以進(jìn)一步提高工作效率，保證檔案管理質(zhì)量，促使檔案管理工作更好地為社會服務(wù)。

一、檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）管理手段落

我國的檔案管理水平相對比較落后，還處于比較傳統(tǒng)的管理階段，現(xiàn)代化的理念并沒有充分體現(xiàn)在檔案管理工作中，目前大多數(shù)的檔案管理部門沒有現(xiàn)代化的設(shè)備，甚至連電腦都沒有設(shè)置，最基本的裝訂工作都是由人工來完成，缺少防火和防蟲等設(shè)施。傳統(tǒng)的檔案管理工作比較費(fèi)時費(fèi)力，工作效率低，更加不便于檔案的利用和長期保管。由此可以看出，檔案管理手段急需創(chuàng)新和改革，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段提高檔案管理水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案管理的首要任務(wù)。

（二）從業(yè)人員素質(zhì)不高

從事檔案管理的人員大多文化水平不高，素質(zhì)普遍偏低，其中很多人都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并不是專業(yè)學(xué)檔案管理的，所以對檔案管理的理論知識掌握程度較淺，更沒有實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理存在薄弱環(huán)節(jié)，工作效果得不到保障。還有一部分檔案管理人員是由其他崗位的人員兼任，缺乏專業(yè)知識，工作積極性不強(qiáng)，更不愿意主動學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。另外，由于檔案管理工作的特殊性，相對比較嚴(yán)謹(jǐn)和枯燥，深受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，在企業(yè)或者是單位的重視程度不高，導(dǎo)致檔案專業(yè)人才的大量流失，人才流失是導(dǎo)致檔案管理工作缺乏動力和創(chuàng)新的主要原因。

（三）對檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作長期得不到重視這也是影響檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵因素，對檔案管理不夠重視，缺乏管理意識是較為普遍的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)和管理人員自上而下都沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。例如：在實(shí)際工作中經(jīng)常會遇到材料上交不及時，導(dǎo)致不能在規(guī)定時間內(nèi)完成材料歸檔的工作，并且上交的材料不完整，直接影響了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性。

二、現(xiàn)代化檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）創(chuàng)新檔案管理意識

管理創(chuàng)新是新時代的具體要求，意識創(chuàng)新是最基本的前提和保障，只有意識創(chuàng)新才能實(shí)現(xiàn)技術(shù)和服務(wù)創(chuàng)新。檔案管理人員要從根本上創(chuàng)新檔案管理意識，傳統(tǒng)的檔案管理比較被動，自主性和創(chuàng)新性不強(qiáng)，無法滿足當(dāng)今的社會發(fā)展需求，現(xiàn)代化的檔案管理要變被動為主動，制定規(guī)范的檔案管理制度，對檔案管理工作提出工作指導(dǎo)。

檔案管理工作一直停滯不前在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重視程度，所以在新時期想要創(chuàng)新檔案管理手段必須要強(qiáng)化檔案管理意識，制定規(guī)范的檔案管理章程。在檔案工作中，材料的收集和整理是最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，但是材料的收集需要靠各個部門之間的高度配合，保證材料收集的及時性、準(zhǔn)確性和完整性，從而保證檔案工作質(zhì)量。無論是企業(yè)單位還是學(xué)校都應(yīng)該強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，加大宣傳和教育的力度，同時要加強(qiáng)檔案管理人員對政策法規(guī)的理解和掌握程度，促使從事檔案管理的人員清醒認(rèn)識到檔案是國家的寶貴財富，也是社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力依據(jù)，是重要的信息資源，是不可再生和被輕易取代的，應(yīng)該高度重視。

（二）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新是提高檔案管理水平的重要手段，現(xiàn)代化檔案管理要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，離不開科技的支持，把現(xiàn)代化手段應(yīng)用到檔案管理中有利于推動檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，要采取以計(jì)算機(jī)管理為主的新型管理模式，手工管理起到輔助的作用，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化的管理特點(diǎn)，也是判定管理水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)該作為指導(dǎo)思想貫穿于各個階段，通過采用先進(jìn)的技術(shù)促使檔案管理向著正規(guī)化和現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。

同時技術(shù)創(chuàng)新也離不開制度的支持，建立健全管理體系是保證技術(shù)創(chuàng)新的前提。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化程度不斷加深，檔案管理人員要從思想層面進(jìn)行創(chuàng)新和不斷完善檔案管理手段。檔案管理首先要受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，把檔案管理落到實(shí)處，嚴(yán)格按照檔案管理的具體要求，規(guī)范檔案管理人員的行為，應(yīng)用獎懲機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，培養(yǎng)責(zé)任感和危機(jī)意識，保障檔案管理工作質(zhì)量。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作人員的選擇是關(guān)鍵，工作態(tài)度決定檔案管理的質(zhì)量，現(xiàn)代化的檔案管理，人才更是提高檔案管理水平的決定因素，是推動檔案發(fā)展的主要動力。當(dāng)今時代，信息瞬息萬變，人們的生活和工作節(jié)奏也都逐漸加快，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，競爭愈演愈烈，現(xiàn)代化的檔案管理要組建一支高素質(zhì)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，管理人員在收集和整理材料、分門別類和提供服務(wù)等方面都發(fā)揮重要作用。管理人員不僅是建造者更是維護(hù)者，也是檔案資源和使用者之間的橋梁，是高品質(zhì)檔案產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者和維護(hù)者。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)保障，新時期的檔案管理者要具備創(chuàng)新精神和自主意識，作為管理者要給檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會，加大專業(yè)技能的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，提高檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化程度。

總而言之，檔案的主要作用是記錄和反映客觀現(xiàn)實(shí)，以便為今后的工作提供參考價值，檔案具有很強(qiáng)的完整性和真實(shí)性，通過檔案可以幫助人們認(rèn)識到社會發(fā)展的客觀規(guī)律，檔案管理工作的科學(xué)性和有效性十分重要。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理進(jìn)入到了全新的時代，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，因此現(xiàn)代化的檔案管理要借助先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，提高檔案管理水平，真正體現(xiàn)檔案的社會價值。

三、結(jié)論

綜上可以看出，檔案具有十分重要的參考價值，是歷史的縮影，因此檔案管理十分重要。隨著現(xiàn)代化程度的加深，新時期的檔案管理要采取科學(xué)的手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念和管理模式，借助現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理水平。除此之外，還要從根本上認(rèn)識到檔案管理的重要性，促進(jìn)檔案事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。