淺談如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理三化目標(biāo)

申志輝

【摘要】當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位，多數(shù)基層事業(yè)單位，檔案管理工作相對(duì)專業(yè)檔案管理部門，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)方面存在一定差距，不能適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和公共事業(yè)發(fā)展的要求。加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理三化（制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化）目標(biāo)勢(shì)在必行，本文就這一課題進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 ?檔案管理 ? 三化 ? 目標(biāo)

我國(guó)事業(yè)單位是從事國(guó)家行政管理、公共事業(yè)服務(wù)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的機(jī)關(guān)和實(shí)體。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公共服務(wù)事業(yè)得到長(zhǎng)足發(fā)展，服務(wù)范圍包括社會(huì)經(jīng)濟(jì)、國(guó)計(jì)民生和精神文化等多個(gè)領(lǐng)域，服務(wù)內(nèi)容更加深入細(xì)微，由此帶來工作信息量增加，各種行政文書、經(jīng)濟(jì)文件、行政法規(guī)、經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議、制度規(guī)章等文件、資料數(shù)量增加，這無疑給事業(yè)單位檔案管理提出了新的要求。而當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位，特別是基層事業(yè)單位，檔案管理工作相對(duì)專業(yè)檔案管理部門在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)方面存在一定差距，不能適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和公共事業(yè)發(fā)展的要求。加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理三化（制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化）目標(biāo)勢(shì)在必行，本文擬就這一課題進(jìn)行探討，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理“三化”目標(biāo)，重點(diǎn)要做好以下四個(gè)方面的工作：

一、提高認(rèn)識(shí)，增加投入，為實(shí)現(xiàn)“三化”創(chuàng)設(shè)有利工作氛圍，奠定物質(zhì)基礎(chǔ)

當(dāng)前，對(duì)于多數(shù)事業(yè)單位來講，檔案管理工作通常不是單位的主業(yè)，也不是直接創(chuàng)效專業(yè)，因此，長(zhǎng)期以來，檔案管理工作得不到單位的重視和領(lǐng)導(dǎo)的支持，部分事業(yè)單位沒有設(shè)置專業(yè)檔案管理部門，而是由辦公室兼管，沒有建立專用檔案庫(kù)房，而是與辦公室合用，沒有設(shè)置專職檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼任，檔案專用設(shè)施配備不全，檔案的作用和價(jià)值得不到展現(xiàn)和發(fā)揮。隨著我國(guó)國(guó)家治理能力的提升，治理現(xiàn)代化水平的提高，隨著我國(guó)社會(huì)公共事業(yè)的發(fā)展，我國(guó)在行政管理，公共事業(yè)服務(wù)方面積累了具有中國(guó)特色的理論成果和工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這些都以各種專業(yè)檔案形式保留下來，為我們進(jìn)一步做好當(dāng)前工作，推動(dòng)國(guó)家治理和公共事業(yè)改革與發(fā)展提供了成功經(jīng)驗(yàn)和借鑒，檔案的作用和價(jià)值充分顯現(xiàn)出來，檔案管理再不是可有可無的工作，而是成為事業(yè)單位工作進(jìn)一步改革發(fā)展的重要參考依據(jù)，具有極大的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，給檔案管理工作予實(shí)際的支持。首先，有條件的單位要設(shè)置專門檔案管理科室，配備專業(yè)檔案管理人員，并給予于相應(yīng)技術(shù)專業(yè)待遇。其次要適當(dāng)投入，建設(shè)檔案專用庫(kù)房，配備檔案柜、檔案盒等檔案用品，在此基礎(chǔ)上，按照檔案現(xiàn)代化要求，配置數(shù)字檔案收集、錄制、制作、檔案信息傳輸?shù)仍O(shè)備儀器，包括：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設(shè)備等。第三要加強(qiáng)檔案專業(yè)管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，輸送管理人員參加檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)并財(cái)政支持檔案管理人員參加專業(yè)學(xué)習(xí)。為實(shí)現(xiàn)檔案管理“三化”目標(biāo)創(chuàng)造條件，奠定基礎(chǔ)。

二、完善管理適度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理制度化

完善的管理制度體系是各項(xiàng)工作落實(shí)的保證。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)，涉及面廣，連續(xù)性的工作，保證事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)工作的落實(shí)，必須要建立健全完善的檔案管理制度。然而，當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位、多數(shù)基層事業(yè)單位，檔案管理制度建設(shè)不到位，少數(shù)單位雖制定了檔案管理制度，但執(zhí)行不力，考核不嚴(yán)，制度形同虛設(shè)。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理‘三化目標(biāo)，首先要建立健全檔案管理制度，依靠制度落實(shí)工作責(zé)任，理順工作程序，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。檔案管理制度體系包括：檔案形成、送交、歸檔制度;檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員工作制度;檔案借閱制度;安全保管制度;檔案保密制度。針對(duì)檔案現(xiàn)代化的需要，還要完善適應(yīng)檔案管理信息化的管理制度，如：計(jì)算機(jī)室管理制度，單位內(nèi)檔案網(wǎng)絡(luò)使用管理制度，電子公文發(fā)放和歸檔制度，數(shù)字檔案儲(chǔ)存定期復(fù)制、備份制度;數(shù)字檔案的載體定期維護(hù)和保養(yǎng)制度，信息數(shù)據(jù)定期核對(duì)和檢查制度，檔案信息安全分級(jí)保護(hù)責(zé)任制度，技術(shù)加密制度，信息泄密追究制度等。同時(shí)，要強(qiáng)化管理制度的執(zhí)行力，對(duì)制度的落實(shí)情況進(jìn)行要嚴(yán)格考核，確保各項(xiàng)制度的落實(shí)，以此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的制度化。

三、貫徹檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理是一門科學(xué)，國(guó)家頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》和《機(jī)關(guān)檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，對(duì)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范進(jìn)行了規(guī)定。促進(jìn)了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。但我國(guó)部分事業(yè)單位、多數(shù)基層事業(yè)單位，執(zhí)行個(gè)國(guó)家檔案管理法律法規(guī)不到位，檔案收集、整理、保存、使用不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)，甚至有的單位檔案資料臨時(shí)存放，個(gè)別單位檔案文獻(xiàn)受到損毀，造成不可彌補(bǔ)的損失。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理“三化”目標(biāo)，就必須從檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化抓起，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)從檔案制作、收集、歸檔、裝訂、分類、編號(hào)、邊牧、裝盒、編制檢索工具等各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)操作。電子版、數(shù)字音像檔案，要按科學(xué)要求，制定并落實(shí)相應(yīng)保管辦法和標(biāo)準(zhǔn)。以此促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。

四、運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，是現(xiàn)代電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案管理行業(yè)的應(yīng)用。是提高檔案管理質(zhì)量和效率的有效手段。其主要內(nèi)容包括：一是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，建立檔案資源信息庫(kù)，極大地增加檔案信息的存儲(chǔ)量。二是實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化。利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，引進(jìn)管理軟件，實(shí)現(xiàn)各種檔案資料的快速準(zhǔn)確查詢、調(diào)閱。三是實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部，檔案室與各部門的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。建設(shè)行業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)在行業(yè)內(nèi)部進(jìn)行工作交流和檔案信息共享。以此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究[J].赤子（上中旬），2015，（7）：144.