高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理策略研究

孫微

摘? 要：梳理高校教學(xué)檔案管理內(nèi)容和環(huán)節(jié)，針對(duì)當(dāng)前教學(xué)檔案管理上存在的普遍問(wèn)題，從檔案學(xué)的專(zhuān)業(yè)角度提出教學(xué)檔案規(guī)范化管理策略。通過(guò)研究文獻(xiàn)和分析教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際情況，為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理，從管理制度、管理模式、管理手段、工作規(guī)范等方面提出解決措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;規(guī)范化管理;高校;檔案管理

高校教學(xué)檔案成為衡量高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。[1]本文梳理了高校教學(xué)檔案的管理內(nèi)容與管理環(huán)節(jié)，在查閱文獻(xiàn)和具體問(wèn)題分析的基礎(chǔ)上，從檔案學(xué)的角度，為教學(xué)檔案的規(guī)范化管理提出了策略和解決措施。

1 高校教學(xué)檔案管理環(huán)節(jié)

1.1 教學(xué)文件分類(lèi)。從工作流程角度看高校教學(xué)檔案管理，首先梳理教學(xué)工作流程，將工作中可能形成的教學(xué)文件，依據(jù)需求分成大類(lèi)，要求分類(lèi)覆蓋全部文件，同時(shí)內(nèi)容不重合，即確定教學(xué)文件的歸檔范圍。例如，不同教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的文件，可以分為常規(guī)性文件、項(xiàng)目性文件、創(chuàng)新性文件等幾類(lèi)。文件類(lèi)別可以有層次，在上級(jí)類(lèi)別之下可以設(shè)置下級(jí)類(lèi)別。并分別確定各類(lèi)文件中價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，依此判斷對(duì)文件實(shí)施處理還是存檔的操作。再細(xì)化限定各類(lèi)文件編號(hào)、名稱(chēng)格式、密級(jí)與保管期限等具體要求。最后編制文件分類(lèi)編碼表，供日后工作沿用。

1.2 現(xiàn)有文件收集與歸檔。按文件類(lèi)別收集分散在各教師、辦公室的教學(xué)文件，并鑒定文件價(jià)值，確定存檔后認(rèn)真填寫(xiě)文件分類(lèi)編碼表。如文件內(nèi)容不完整，需補(bǔ)充、征集缺失的文件后再登記歸檔，以保證檔案文件的完整性、真實(shí)性。如有電子檔案，文件掃描上傳至電子檔案管理系統(tǒng)后，電子編碼表應(yīng)與實(shí)體檔案同步。

1.3 組卷與上架。教學(xué)檔案的組卷工作，將已分類(lèi)的歸檔文件按編號(hào)排序，依次裝入統(tǒng)一的裝具中，組成一卷。每個(gè)非空裝具都應(yīng)編制目錄，注明其中文件的序號(hào)、名稱(chēng)、保管期限等。檔案裝具使用統(tǒng)一的脊背標(biāo)簽、編號(hào)體系，方便后續(xù)的整理、利用與銷(xiāo)毀等工作。完成組卷的檔案即可按照脊背標(biāo)簽的編號(hào)，按序排列上架。在電子檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)確保電子檔案與實(shí)體檔案的一一對(duì)應(yīng)。

1.4 按規(guī)定存取或利用。各教學(xué)部門(mén)，在每次歸檔完成后，都需要及時(shí)登記、更新檔案檢索目錄，做到檔案入庫(kù)有據(jù)可查。根據(jù)各單位具體情況，制定專(zhuān)門(mén)的查檔制度，致力于在保證教學(xué)檔案文件的安全性、真實(shí)性、完整性的同時(shí)，又便于查找與利用。

2 當(dāng)前教學(xué)檔案管理普遍存在的問(wèn)題

2.1 思想意識(shí)上對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，管理制度缺失或有待完善。高校教學(xué)部門(mén)從上到下，對(duì)教學(xué)檔案工作缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把教學(xué)檔案規(guī)范化管理制度納入日常性、持續(xù)性的工作范圍，以致經(jīng)常出現(xiàn)教學(xué)部門(mén)為了應(yīng)對(duì)上層檢查、教學(xué)質(zhì)量考核等，爆發(fā)式的對(duì)累積的大量教學(xué)文件進(jìn)行歸檔。這種歸檔方式易產(chǎn)生工作質(zhì)量低、文件價(jià)值低、內(nèi)容混亂無(wú)序等情況。

2.2 教學(xué)檔案管理規(guī)定不清晰。教學(xué)檔案管理工作缺乏綱領(lǐng)性的規(guī)定，檔案工作人員在實(shí)際工作中，由于缺少標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件類(lèi)型、檔案價(jià)值、保管期限等內(nèi)容難以判斷。一方面可能導(dǎo)致檔案工作者反復(fù)請(qǐng)示上級(jí)，影響工作效率;另一方面，檔案工作者依據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了錯(cuò)誤的判斷，以致浪費(fèi)學(xué)校空間資源或損失有價(jià)值教學(xué)檔案。

2.3 管理模式不能滿足檔案管理工作的需求?，F(xiàn)在大部分高校教學(xué)檔案管理模式依舊是分散管理。即檔案文件分散在各老師、教學(xué)部門(mén)手中，甚至對(duì)同一項(xiàng)目而言，由于經(jīng)手人或部門(mén)不同，檔案文件成碎片化分布，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)該項(xiàng)目全部檔案文件的整理利用。這種模式下，一旦檔案丟失或損壞是不能彌補(bǔ)的。分散管理模式對(duì)檔案的安全、完整性造成威脅，不利于實(shí)現(xiàn)檔案文件的查閱和利用。[2][3]

2.4 管理手段落后。高校的教學(xué)檔案管理手段還是以實(shí)體檔案為主，電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用較少、信息化建設(shè)水平不高。這一方面是由于教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)利用不足，社會(huì)對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)還停留在保管備查作用上，不了解教學(xué)檔案的價(jià)值和重要性;另一方面，與高校經(jīng)費(fèi)分配息息相關(guān)。電子檔案管理系統(tǒng)或者其他先進(jìn)的檔案管理工具都價(jià)格不菲，檔案管理工作往往被認(rèn)為是沒(méi)有成果產(chǎn)出的工作，在高?？磥?lái)投資價(jià)值不高。落后的管理手段不但增加教學(xué)檔案管理的工作量，隨著教學(xué)工作的開(kāi)展還會(huì)帶來(lái)不小的檔案空間資源的壓力。

2.5 工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足。高校教學(xué)部門(mén)檔案工作的負(fù)責(zé)人大部分屬于非專(zhuān)門(mén)的檔案工作人員，而是在教學(xué)工作之外兼職人員，主要工作是負(fù)責(zé)配合上層的檢查和學(xué)科評(píng)估等任務(wù)。這些工作人員本身對(duì)教學(xué)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在教學(xué)檔案管理的制度和模式建立、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的制定上，缺少專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)。工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的欠缺直接影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和效率，難以保證教學(xué)檔案的真實(shí)性和完整性、實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

3 教學(xué)檔案規(guī)范化管理策略

3.1 建立完善全面的教學(xué)檔案管理制度。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，教學(xué)檔案必須做到“三納入”“四同步”。“三納入”要求高校將教學(xué)檔案的管理工作納入教學(xué)計(jì)劃和規(guī)劃、納入教學(xué)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍?！八耐健奔聪逻_(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步;檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步;評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步;畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門(mén)出具檔案證明同步。[4][5]

3.2 采取集中管理、同步管理、專(zhuān)人管理的管理模式?？臻g上實(shí)施集中管理，將分散的檔案文件收集、整理、分類(lèi)后統(tǒng)一歸檔，保證檔案系統(tǒng)性和安全問(wèn)題的同時(shí)，也便于日后查閱、利用。時(shí)間上實(shí)施同步管理，要求檔案管理工作跟進(jìn)教學(xué)部門(mén)的工作流程，及時(shí)收集檔案文件，避免損失或降低檔案價(jià)值。職能分配上做到專(zhuān)人管理，可以參考教學(xué)檔案三級(jí)管理模式，從上到下劃分檔案工作的責(zé)任和任務(wù)，做到每份檔案都可以找到直接負(fù)責(zé)人。

3.3 推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。OA系統(tǒng)的普遍應(yīng)用使教學(xué)文件以電子形式保存成為常態(tài)，實(shí)體檔案歸檔落后的管理手段使檔案管理工作難以與教學(xué)工作保持同步。為了保障教學(xué)檔案工作的發(fā)展，高校有必要撥款用于檔案信息化建設(shè)，打破紙質(zhì)檔案的限制、積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。

3.4 明確檔案管理工作中的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)。高校應(yīng)制定權(quán)威性的檔案歸檔辦法細(xì)則，對(duì)各類(lèi)檔案文件的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、保管期限以及歸檔范圍進(jìn)行詳細(xì)的劃分與說(shuō)明。[6]使教學(xué)檔案管理工作有規(guī)矩可依，提高工作中檔案價(jià)值鑒定、類(lèi)別劃分、保管期限確定等問(wèn)題的準(zhǔn)確性和效率。同時(shí)，需經(jīng)常對(duì)檔案工作人員開(kāi)展培訓(xùn)與考核，促使歸檔制度落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家教育委員會(huì).普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].1989.

[2]王顥.高校教學(xué)檔案三級(jí)管理模式初探[J].中國(guó)管理信息化，2015，18（21）：201-203.

[3]姚國(guó)勤.高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公自動(dòng)化雜志，2016（08）：46-48.

[4]王少君.高等院校教學(xué)檔案的科學(xué)管理與利用[J].大連民族學(xué)院學(xué)報(bào)，2004（03）：84-86.

[5]連紅，李元江.構(gòu)建高校系級(jí)教學(xué)檔案體系的新思路[J].浙江檔案，2007（05）：48-50.

[6]高霞.信息化環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理研究綜述[J].檔案管理，2016（04）：75-77.

（作者單位：長(zhǎng)春汽車(chē)工業(yè)高等專(zhuān)科學(xué)校 來(lái)稿日期：2020-04-15）