中小博物館文物藏品管理流程

謝菲

摘 要：博物館是收集、記錄歷史，傳承人類文化的重要場(chǎng)所，是人們感知?dú)v史、品味未來(lái)的最佳去處。博物館的收藏品往往是歷史在世間的唯一留存，價(jià)值巨大，這給博物館文物藏品工作帶來(lái)了難度和挑戰(zhàn)。中小博物館文物藏品的管理工作內(nèi)容主要包括收集整理藏品的本體屬性和后期的維護(hù)管理。大致流程可分為對(duì)外接收、日常管理、租借、統(tǒng)計(jì)注銷等環(huán)節(jié)。當(dāng)前是信息技術(shù)的時(shí)代，多數(shù)頗具規(guī)模的博物館都開(kāi)啟了數(shù)字化管理，但仍有部分中小博物館采用庫(kù)房管理模式。筆者以自身的管理經(jīng)驗(yàn)為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)中小博物館文物藏品的主要管理流程進(jìn)行分析，力求為中小博物館的良好發(fā)展增添助益。

關(guān)鍵詞：中小博物館 文物藏品 管理流程 信息技術(shù)

中圖分類號(hào)：G264文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）06-0-01

文物藏品是博物館的價(jià)值所在，是重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。作為公益性服務(wù)單位，博物館應(yīng)切實(shí)承擔(dān)起保護(hù)管理收藏品的職責(zé)。國(guó)內(nèi)各博物館管理工作的開(kāi)展都是以《博物館條例》為參考依據(jù)，該條例明確文物藏品管理的流程、細(xì)節(jié)，使得管理工作有法可依、有理可循。與大型博物館相比，中小型博物館在為條例的解讀和執(zhí)行上都略有欠缺。造成這種情況的原因主要是中小型博物館的管理資金相對(duì)匱乏，工作人員人數(shù)不足和重視程度不夠等。在日常管理中，最為主要的管理環(huán)節(jié)有接收、保管、提用和外借三個(gè)方面。

一、中小博物館文物藏品管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題

1.藏品管理不規(guī)范

按照《博物館條例》，各博物館在實(shí)際管理工作中通常按照接收→保管→提用與外借→統(tǒng)計(jì)→注銷等環(huán)節(jié)開(kāi)展工作[1]。我國(guó)博物館數(shù)量眾多，館藏水平參差不齊，規(guī)模大小不一。多數(shù)中小型博物館藏品價(jià)值比大型博物館稍顯遜色，使得管理人員重視程度不夠。受資金狀況限制，多數(shù)中小博物館存在工作人員短缺、條例執(zhí)行不利的情況，嚴(yán)重影響了藏品管理的規(guī)范性。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，大型博物館均設(shè)有獨(dú)立的文物征集部，與文物庫(kù)房管理部門各自運(yùn)營(yíng)，不存在交叉。中小型博物館的文物征集工作具有階段性，不需要年年開(kāi)展，通常都是需要時(shí)臨時(shí)抽調(diào)其他部門人員負(fù)責(zé)征集，負(fù)責(zé)征集的工作人員可能同時(shí)還負(fù)責(zé)庫(kù)房入庫(kù)登記，程序欠妥，不利于工作開(kāi)展。

2.藏品分類編目不合理

在藏品收集過(guò)程中，工作人員在鑒選、確定所要收藏的文物時(shí)應(yīng)對(duì)收集品分類編目、上架，并按類別填寫(xiě)《文物征集移交單》[2]。這種工作方式能有效避免后期的重復(fù)性工作，凸顯藏品收集的系統(tǒng)性，大大提升藏品管理的工作效率。部分中小型博物館按征集順序進(jìn)行編號(hào)，在入庫(kù)時(shí)需要重新分類編目，給入庫(kù)管理環(huán)節(jié)增加了負(fù)擔(dān)。

3.移交入庫(kù)

庫(kù)房保管員是藏品移交入庫(kù)的重要經(jīng)手人，如在交接環(huán)節(jié)對(duì)某些事項(xiàng)產(chǎn)生疑問(wèn)，則需總賬管理員對(duì)分類賬目進(jìn)行重新訂正并簽字。庫(kù)房保管員確認(rèn)無(wú)誤后再簽字上報(bào)保部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)，簽字過(guò)程完成后表明移交工作順利完成。有些中小博物館在移交工作中存在細(xì)節(jié)問(wèn)題，缺少分類賬目認(rèn)定環(huán)節(jié)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題難以劃分責(zé)任。

二、中小博物館文物藏品管理流程

1.藏品接收環(huán)節(jié)

前面提到，應(yīng)設(shè)立單獨(dú)的藏品收集部門，工作人員在鑒選文物藏品時(shí)應(yīng)做好收集品的分類編目、上架，按類仔細(xì)填寫(xiě)《文物征集移交單》。在入庫(kù)交接時(shí)以交接單為憑證與庫(kù)房保管人員進(jìn)行確認(rèn)。填寫(xiě)征集移交單的工作方式不僅能減少不必要的重復(fù)操作，還能清晰責(zé)權(quán)，有助于工作效率的提升。

2.庫(kù)房管理環(huán)節(jié)

在完成文物藏品移交后，庫(kù)房保管員就要按相關(guān)規(guī)定組織開(kāi)展保管工作。信息采集是庫(kù)房管理的重中之重，有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。工作人員要認(rèn)真地對(duì)移交藏品進(jìn)行編號(hào)，包括藏品總登記號(hào)和分類號(hào)。其中，藏品總登記號(hào)是總賬管理員在與藏品收集部門交接時(shí)統(tǒng)一使用的登記號(hào)，這也是該文物藏品的終身身份證號(hào)。

隨著網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋，信息技術(shù)已逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)并取得了可喜的成果。文物藏品管理也應(yīng)充分利用這一技術(shù)，使用離線采集工具對(duì)接收的文物藏品逐項(xiàng)登記，實(shí)現(xiàn)藏品管理的信息化。在接收時(shí)未建立完備賬目的博物館可借助相關(guān)軟件完成總賬與分類賬，使日后的管理、查找更加方便快捷?？茖W(xué)合理的信息管理系統(tǒng)能大大提升管理工作的效率，因此，工作人員要仔細(xì)編寫(xiě)藏品目錄和填寫(xiě)檢索卡片，確認(rèn)藏品存放位置，取保與輸入信息一致。部分中小型博物館的庫(kù)房條件有限，在存儲(chǔ)藏品時(shí)應(yīng)遵循按重上輕下、前低后高、高臥矮立的擺放原則，架側(cè)應(yīng)標(biāo)注總登記號(hào)和藏品進(jìn)出說(shuō)明，便于日常清點(diǎn)。

除信息輸入外，庫(kù)房保管員還要認(rèn)真填寫(xiě)《藏品檔案》，特別是珍貴文物，要做到一物一冊(cè)，詳細(xì)記錄文物藏品本體屬性的相關(guān)信息。具體記錄內(nèi)容包括藏品的出身、征集過(guò)程、入藏時(shí)間、鑒定證明等。為保證管理工作的精準(zhǔn)定，各博物館要每年對(duì)藏品進(jìn)行一次核查，核查工作要以《館藏品入庫(kù)憑證》為主要依據(jù)，以分類賬、檢索卡片為核對(duì)參考[3]。在核查工作中要做到查缺補(bǔ)漏，修改更正錯(cuò)誤信息，并建立系統(tǒng)的館藏文物年度核查檔案，詳細(xì)記錄文物變化情況。庫(kù)房保管雖在程序上略顯繁瑣，但操作起來(lái)并不復(fù)雜，與博物館的規(guī)模無(wú)關(guān)，只要工作人員有足夠的耐心和細(xì)心便可做到。

3.提用和外借環(huán)節(jié)

藏品入庫(kù)是文物藏品管理工作的中間環(huán)節(jié)。博物館收集管理文物藏品的主要目的是對(duì)外展出和整理研究，建立社會(huì)公眾與歷史的關(guān)聯(lián)，為科學(xué)研究提供參考。人們帶著崇敬的心情到博物館參觀藏品、了解藏品蘊(yùn)含的背景故事，為滿足公眾需要，展出部門就要對(duì)藏品進(jìn)行提用、外借。文物藏品外借的程序頗為復(fù)雜，須經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可。負(fù)責(zé)外借的部門要提出書(shū)面申請(qǐng)，總賬管理人員在接收到相關(guān)批準(zhǔn)文件后要做好信息記錄和填寫(xiě)出入單方可將藏品移交給庫(kù)房保管員。外借藏品要填寫(xiě)完整的追蹤核查記錄，確保藏品的用途和安全。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，藏品管理工作的重要性不言而喻，中小博物館的管理層應(yīng)不斷提升認(rèn)知程度和管理理念，突出管理工作的科學(xué)性和專業(yè)性。藏品管理工作的開(kāi)展不僅要遵循國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，還要秉承與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，使管理工作更加系統(tǒng)科學(xué)，為中小博物館的生存、發(fā)展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]周俊祺.淺談中小博物館藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)——以惠州市“一普”藏品管理系統(tǒng)為例[J].客家文博，2019，（02）：136-139.

[2]孫麗美.中小博物館文物庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)[J].科技傳播，2016，

8（02）：144-146.

[3]孟玲.淺談中小博物館如何開(kāi)展文物藏品科學(xué)保護(hù)工作[J].遼寧省博物館館刊，2014：232-236.