檔案征集：競爭與合作

管先海　李興利

李興利（焦作市檔案館）：2020年新冠肺炎疫情發(fā)生后，特別是隨著疫情防控形勢持續(xù)向好，越來越多的檔案館發(fā)出公告，加大檔案征集力度，努力記錄和保存全民抗擊疫情的歷史記憶。與此同時，我們也看到博物館、圖書館，以及地方黨史等部門也在開展征集工作。珍貴的“原件”到哪都是寶貝。本期沙龍，請各位同行結(jié)合各地實際，尤其是這次新冠肺炎疫情防控檔案征集，參照《蘇州市工商檔案管理中心（蘇州中國絲綢檔案館）檔案征集管理辦法（2020年3月修訂稿）》（簡稱《辦法》），談?wù)剻n案征集中的捐贈、征購與合作。

卜鑒民（蘇州市檔案局）：《辦法》從2015年試行至今，幾次修改，終于2020年3月正式公布。針對檔案征集工作相對模糊和不確定的特點，蘇州檔案人發(fā)揚敢想、敢做、敢闖、敢擔的創(chuàng)新?lián)斁?，走出了一條自己的特色征集之路。江蘇省委常委、蘇州市委書記藍紹敏說得好：“我們每一項工作都要爭第一，創(chuàng)唯一，勇闖無人區(qū)?！薄掇k法》在規(guī)范征集工作全流程、強化征集全程監(jiān)督力、拓展征集工作新途徑、完善資金使用審批制、建立專業(yè)評估專家?guī)斓确矫?，體現(xiàn)了蘇州檔案人的開創(chuàng)精神。

王培正（河南省檔案館）：河南省檔案館通過媒體及時發(fā)布公告，采取以捐贈為主、合作為輔的方式，面向社會各界積極征集各個方面、各種載體的新冠肺炎疫情防控工作的檔案資料。我有幸參與了這項工作，談三點體會：其一，廣泛深入宣傳。河南省檔案館在中央廣電總臺國際在線、光明網(wǎng)、中國網(wǎng)等網(wǎng)站全文刊發(fā)征集公告，在《河南日報》上以“你的抗疫故事將被銘記”為題，對征集公告進行解讀，讓公眾較為詳細地知曉征集內(nèi)容、方法和聯(lián)系方式，為開展捐贈做好動員、打好鋪墊。其二，主動獲取線索。要想征集到有價值的珍貴檔案，必須眼觀六路，耳聽八方，有的放矢，主動出擊。比如，在看到“國醫(yī)大師”張磊先生向社會提供防治新冠肺炎的中醫(yī)藥方的新聞后，動員其捐贈中醫(yī)藥方的手稿進館;在得知河南日報報業(yè)集團編印《戰(zhàn)“疫”長歌——抗擊新冠肺炎河南日報豫志》后，迅速跟進聯(lián)絡(luò)，使報社主動把這一系統(tǒng)反映我省疫情防控的從1月21日至3月20日60份報紙合訂本捐贈進館。其三，定向精準收集。我們千方百計和參與疫情防控的單位個人聯(lián)系，點對點交流，面對面交談，在精準收集上下功夫。比如，利用到指揮部各小組指導(dǎo)工作的機會，全面收集各支支援湖北醫(yī)療隊和省內(nèi)各醫(yī)療機構(gòu)宣傳部門的電話，逐個商洽捐贈檔案事宜，盡最大可能征集一線醫(yī)護人員的相關(guān)檔案;利用召開工作會議機會，主動與各醫(yī)療物資生產(chǎn)企業(yè)、科研機構(gòu)對接，爭取這些單位捐贈物資保障類、科研類的照片或?qū)嵨餀n案;利用新聞發(fā)布會的機會，變發(fā)布會的“后場”為檔案征集的“前場”，與參加“一線報告”的部分駐村第一書記、公安民警、快遞小哥、環(huán)衛(wèi)工人等進行交流，積極爭取將這些來自“一線”的檔案資料捐贈進館。

孫大東（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院）：從此次新冠肺炎疫情防控檔案的征集工作來看，很多檔案館都及時發(fā)布了征集公告，體現(xiàn)出了較強的工作積極性和前瞻意識，但整體看，征集工作依然沒有擺脫坐等上門的模式。就筆者了解的情況看，此次新冠肺炎疫情防控檔案征集工作的量是非常大的，檔案館難免會出現(xiàn)人手不足的情況，在這種情況下，檔案館可否主動出擊動員社會力量協(xié)助完成征集工作？尤其是高校檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生。最近，鄭州大學(xué)檔案館與信息管理學(xué)院就聯(lián)合發(fā)起了“逆行者中的鄭大人”口述采訪、檔案整理活動，擬對鄭州大學(xué)支援湖北醫(yī)療隊全體隊員進行訪談，為每一位鄭大支援湖北醫(yī)療隊員整理一份戰(zhàn)疫檔案，形成支援湖北醫(yī)療隊專題檔案匯編。此外，檔案館的征集工作還有必要提高線上征集的比例。各檔案館可在檔案網(wǎng)站、微信公眾號上開辟征集專欄，甚至可開發(fā)專門的APP，線上征集相關(guān)的電子檔案。

郭東升（臨清市檔案館）：蘇州中國絲綢檔案館檔案征集捐贈、征購、合作三途徑方式頗有新意，對于各級各類檔案館征集歷史檔案很有借鑒價值。但征集歷史檔案與征集現(xiàn)行檔案不同，比如征集抗“疫”檔案，就不一定照搬《辦法》，特別是不用去參照辦法流程。網(wǎng)上征集的視頻制品我們應(yīng)多鼓勵，如發(fā)放捐贈證書。征集人家捐贈的實體檔案，一般來說應(yīng)該照市價適當考慮給予成本補貼。另外征集中應(yīng)特別注意抗“疫”典型人物，如臨清市域內(nèi)援助湖北的醫(yī)療工作者20多人，不妨在這一特別人群中尋找最積極分子，作為本館收集的合作人，工作效果可能更佳。

余厚洪（浙江麗水學(xué)院）：這次新冠肺炎疫情防控檔案征集，除了檔案部門外，其他許多部門也加入了征集行列。不過，從檔案的完整齊全角度來說，如果各自為戰(zhàn)，則非常不利。無論依法來說，還是按理來說，檔案部門在征集工作中應(yīng)是“主心骨”，要以時不我待的精神來開展好此項工作。在特殊時期，檔案極有可能是零散地生成、存放于不同地方或個人手中，不妨綜合運用網(wǎng)絡(luò)征集、有償征購、實地走訪動員捐贈等形式來進行。不同部門之間應(yīng)積極合作，可以在分部門、分系統(tǒng)、分區(qū)域征集的基礎(chǔ)上，最后實現(xiàn)“大集合”。在常規(guī)征集的同時，還得考慮特殊時期突發(fā)事件、重大事件的檔案征集應(yīng)急辦法，以免錯失良機，如若造成檔案資源流失，則是十分遺憾的。

梁艷麗（新鄉(xiāng)市檔案館）：這次檔案館征集抗“疫”檔案不同程度地存在以下問題：一是坐等上門影響征集效果。檔案館坐等上門的態(tài)度，會讓移交者、捐贈者、合作者心理上產(chǎn)生抗拒，行動上就會遲緩，效果上打上折扣。二是制度不健全不利于征集工作的開展。千篇一律的征集公告，簡單的聯(lián)系方式，讓人不明所以的征集程序，既凸顯了征集方的準備不足，也降低了檔案所有者的行為預(yù)期。三是程序不明晰弱化了對征集工作的監(jiān)督。《辦法》對捐贈、征購、合作三種形式均規(guī)定了明確的工作流程，工作方、合作方、監(jiān)督方三方都在制度下、流程下開展工作，行為可控、目標可期、監(jiān)督到位。反之，就會造成工作方行為不可控、合作方心中有疑團、監(jiān)督方事中有缺位的狀況。四是創(chuàng)新性不強降低了檔案所有者的參與熱情。對其他社會組織、機構(gòu)和個人而言，疫情防控專項檔案移交進館，如果沒有吸引人的形式、感動人的內(nèi)容、方便人的途徑，就會降低檔案所有者的參與熱情。

李宗富（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院）：我認為蘇州中國絲綢檔案館檔案征集的理念和方法為其他地區(qū)的檔案館拓展征集工作提供了有益的參考和借鑒，但必須明確二者之間的差異。由于蘇州中國絲綢檔案館成立時間較短，在及時收集保管利用既有對象檔案的同時，需要向社會征集絲綢檔案來擴大豐富館藏，為此不斷開拓創(chuàng)新，提出并實踐了擴大檔案征集的好思路、好做法;但其他地區(qū)的檔案館大多成立時間較久，收集仍然是擴大豐富館藏的主要途徑，征集只是一個重要的補充手段。因此，蘇州中國絲綢檔案館征集檔案的做法很值得博物館、紀念館借鑒，對于大多數(shù)綜合檔案館來說，可以借鑒或參考其思路、方法。就當下的抗“疫”檔案而言，我認為檔案館的首要工作還是要在其職責范圍內(nèi)收集齊全各種與此主題有關(guān)的檔案材料，在此基礎(chǔ)上可以因地制宜、量力而行通過征集、捐贈、征購或合作等途徑，補充一些與此有關(guān)的見證材料來充實豐富館藏。

程媛媛（焦作市檔案館）：征集工作具體應(yīng)該征集什么？如此次疫情防控中，上海、天津、陜西、四川、廣東等多地博物館的征集范圍主要是請戰(zhàn)書、倡議書、捐贈憑證、工作日志、小區(qū)進出證、登記表、測溫儀、宣傳橫幅、攝影攝像作品、書法繪畫作品等，征集目的也主要是為了辦展。因此，我認為應(yīng)該把對檔案的征集由檔案館、博物館、圖書館，以及地方黨史等部門“爭奪戰(zhàn)”轉(zhuǎn)為“合作戰(zhàn)”，把各部門的征集工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)起來，把“征集”做大、做全、做細，讓有保管條件的部門集中保存征集到的成果，讓有辦展便利的部門統(tǒng)籌辦展，讓善于編研的部門側(cè)重編研，從而讓這些寶貴的征集品“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)存盡存、應(yīng)用盡用”。

馬雙雙（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院）：我想談四點思考：第一，從專業(yè)角度來說，是否需要明確在新冠肺炎疫情防控期間（或防控結(jié)束）形成檔案的概念？疫情期間的檔案征集公告中，以“新冠肺炎疫情防控檔案”術(shù)語運用較多。第二，自愿捐贈模式下，如何保證捐贈者捐贈檔案的完整性和系統(tǒng)性。第三，如何收集社交媒體形成的有關(guān)疫情的檔案信息？江蘇省檔案館等已經(jīng)明確通過網(wǎng)絡(luò)新媒體等媒介形成的關(guān)心疫情態(tài)勢的評論等信息均在征集范圍之內(nèi)，那么應(yīng)該如何有效收集存在于個人和第三方平臺的疫情信息？第四，信息技術(shù)可否在新冠肺炎疫情防控檔案征集過程中發(fā)揮應(yīng)有作用？目前的檔案征集方式依然集中在郵箱、郵寄、電聯(lián)等傳統(tǒng)方式，檔案館能否與技術(shù)企業(yè)合作，請技術(shù)企業(yè)開發(fā)疫情檔案征集軟件（如APP）或網(wǎng)頁，明確征集對象、范圍和要求，讓公民成為檔案征集員，以此增加疫情檔案征集方式。

劉艷茹（濮陽市檔案館）：從新冠肺炎疫情防控檔案征集到蘇州絲綢檔案征集，等等，無論是檔案館、圖書館、博物館還是黨史部門都想得到第一手原始資料，其實這四者之間跨機構(gòu)合作會更有利于保護文化資源、實現(xiàn)資源共享。四者在保存內(nèi)容上有很大差別，在提供館藏的手段與目的方面也有所不同。因此，應(yīng)求同存異，各自按照專業(yè)特點強化其核心館藏征集，在共同性方面加強和深化合作。一是在數(shù)字資源建設(shè)方面互通有無、共存共享。二是在文化遺產(chǎn)保護、地方文獻資源建設(shè)方面進行合作。三是在政府信息公開方面可通過交流合作的方式，共建網(wǎng)上政府信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息合作共享和資源優(yōu)化配置。

何思源（中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院）：日前，聯(lián)合國教科文組織發(fā)布聲明，號召各會員國在2015年《保護和利用包括數(shù)字格式在內(nèi)的文獻遺產(chǎn)建議書》框架內(nèi)做好新冠肺炎疫情相關(guān)檔案資料的收集和保管工作，由此可看出檔案征集工作的受重視程度。在這個背景下，我想談幾點想法，第一，我們普通百姓為什么要把珍貴的檔案文獻交給檔案館，而不是放在自己的家里？這就涉及公眾與檔案館的信任關(guān)系問題。公眾首先要相信檔案館，認同檔案館的價值觀，并且希望這些檔案文獻能在檔案館發(fā)揮更大的價值和作用，才會舍得交出自己的“寶貝”。那么，檔案館就應(yīng)當塑造良好的社會形象，思考如何獲得公眾的信任和認可。第二，對檔案館來說，無論是捐贈，還是征購與合作，都要付出相當?shù)某杀荆灰欢ê芨叩奈镔|(zhì)成本，但可能會投入許多的人力和時間成本，因此，要盡量征集高價值的檔案文獻資源，用更好的資源來服務(wù)公眾。征集進館的檔案文獻不是“擺設(shè)”，而是有待活態(tài)開發(fā)的資源，要關(guān)注征集進館后的開發(fā)利用問題。當然，在開發(fā)利用過程中，需要注意在社會公眾和捐贈者/被征購者/合作者的利益之間取得平衡，不可侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)。第三，疫情期間，我在武漢的親友、老師都留下了寶貴的回憶，有人每天寫日記，有人每天在朋友圈里發(fā)圖片、配文字，有人用視頻的方式來記錄，這些都是社會上最真實、最鮮活、最靈動的記憶，這些是否會進入檔案館的視野？我并不確定。希望檔案館能夠關(guān)注此類資源，將資源建設(shè)的面進一步拓寬、拓廣，更接地氣兒。

王遙（上海市嘉定區(qū)檔案館）：要想做好檔案資料征集工作，我認為要堅持“三個結(jié)合”：一要堅持日常征集與專題征集相結(jié)合。檔案館在面對突發(fā)事件、重大事件時需采取行動。例如這次征集抗“疫”檔案，嘉定區(qū)檔案館及時發(fā)布征集公告，明確征集范圍，開通征集熱線，現(xiàn)已征集到社區(qū)通行證、園區(qū)出入登記表、農(nóng)村臨時出入證等相關(guān)材料。二要堅持被動征集與主動征集相結(jié)合。“守株待兔式”征集已無法滿足當今檔案征集工作的需求，檔案館須主動出擊。杜文永是嘉定區(qū)中心醫(yī)院醫(yī)學(xué)心理科主治醫(yī)師，從事醫(yī)學(xué)心理臨床、教學(xué)工作近20年，疫情暴發(fā)時他主動前往武漢向患者和醫(yī)護人員提供心理疏導(dǎo)和心理調(diào)適，并寫下抗“疫”日記——“援鄂日志”，區(qū)檔案館得知后迅速與之取得聯(lián)系，杜醫(yī)生目前正著手整理校對，不日捐贈區(qū)檔案館。又如中國著名的經(jīng)濟學(xué)家于光遠先生，祖籍嘉定，早在2008年區(qū)檔案館就遠赴其在北京的住所開展征集，最終收獲于老先生手稿、聘書、所用衣物及近百部著作，同時舉辦“于光遠同志生平陳列展”。三要堅持線下征集與線上征集相結(jié)合。目前，我國已進入5G時代，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新興技術(shù)蓬勃發(fā)展，檔案館需把握契機，運用科技手段助力檔案征集。

丁曉琴（洛陽市檔案館）：我談兩點體會：一是領(lǐng)導(dǎo)帶隊上門征集。洛陽市檔案館在疫情發(fā)生后，在《洛陽晚報》洛陽信息網(wǎng)發(fā)布征集公告，派出5個征集組，每組1個縣級干部帶隊，分系統(tǒng)上門征集，征集特色檔案材料，彌補指揮部收集歸檔檔案的不足。二是創(chuàng)新形式、多措并舉。除了傳統(tǒng)的上門征集，利用報紙、電視等新聞媒體征集外，不少地方探索開展網(wǎng)上征集活動，在微博、網(wǎng)站、微信公眾號等發(fā)布征集公告，充分利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)，助力檔案征集工作。網(wǎng)上支援湖北最美護士朱海秀是嵩縣人，洛陽市檔案館正在征集有關(guān)她的資料。

黃琥（中原油田檔案管理中心）：本次新冠肺炎疫情防控檔案的征集，除常規(guī)的文件材料外，還包括有關(guān)抗疫的書畫、詩歌、視頻、書信、手記、袖章、防護服等特殊檔案類型。首先打好“情感牌”。檔案人要走進企業(yè)、醫(yī)院、社區(qū)，征集各種載體、各種形式的戰(zhàn)“疫”檔案。要給捐贈人以尊重和溫暖，使其愿意把資料捐與檔案館。其次要共享共贏。檔案人可以將征集品借給博物館，讓各類檔案形成有益補充。最后要深度地開發(fā)。戰(zhàn)“疫”詩歌編成電子詩集，書畫作品辦網(wǎng)上展廳，紀錄片掛在各主流網(wǎng)站首頁，日記、手記、日志等以文字、圖片、音視頻等全媒體形式在電視臺設(shè)專欄播放。經(jīng)過精心整合、提煉、加工后的檔案編研產(chǎn)品，將向公眾展示戰(zhàn)“疫”記憶。

注：本文系根據(jù)“檔案專題沙龍微信群”中的跟帖發(fā)言整理，觀點僅供有興趣者作進一步研究參考。

（來稿日期：2020-04-16）