機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)淺議

姜?dú)J芳

進(jìn)入新時(shí)代，檔案信息化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，也推進(jìn)了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的深化。

1 機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的緊迫性

1.1 內(nèi)需與轉(zhuǎn)型。機(jī)關(guān)檔案類型已經(jīng)由以紙質(zhì)檔案為主向以紙質(zhì)和電子文件共存或電子檔案單套制轉(zhuǎn)變。要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理制度化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)各種門類、各種載體特別是電子文件集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案向國(guó)家檔案館有序移交，就必須借助信息技術(shù)建設(shè)適應(yīng)工作需求的數(shù)字檔案室。如果各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位，缺乏緊迫性，不僅會(huì)使自身檔案管理水平滯后，也會(huì)在指導(dǎo)監(jiān)督本系統(tǒng)所屬二級(jí)、三級(jí)機(jī)構(gòu)檔案工作時(shí)出現(xiàn)空當(dāng)、難以履職，更是會(huì)直接影響機(jī)關(guān)為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的質(zhì)量。

1.2 現(xiàn)實(shí)與主導(dǎo)?，F(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)管理模式基本停留在對(duì)實(shí)體檔案的歸檔、保管、利用、移交進(jìn)館階段，所使用的檔案管理軟件多停留在紙質(zhì)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理層面、以目錄檢索為主上，這與目前深化“放管服”改革、優(yōu)化提升營(yíng)商環(huán)境、推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”下的政務(wù)服務(wù)跨層級(jí)、跨部門、跨區(qū)域“一網(wǎng)通辦”工作的電子政務(wù)系統(tǒng)相脫節(jié)，造成檔案資料歸檔、利用極為不便，直接影響著政務(wù)信息管理質(zhì)量。

近年來，我國(guó)電子文件歸檔工作從試點(diǎn)到逐步推進(jìn)，對(duì)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成電子文件的歸檔范圍、歸檔過程、存儲(chǔ)格式、“四性檢測(cè)”、元數(shù)據(jù)管理、提供利用等進(jìn)行了多方探索。2019年4月26日起施行的國(guó)務(wù)院第716號(hào)令《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條明確提出了現(xiàn)階段電子文件歸檔的落地要求。同時(shí)，在第十五條進(jìn)一步明確了電子檔案的含義。要把這些規(guī)定落地實(shí)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)電子文件的前端控制和完善管理，把控檔案部門在機(jī)關(guān)電子文件管理方面的話語權(quán)和主導(dǎo)地位，就必須加快機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)。

2018年國(guó)家檔案局發(fā)布第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，要求機(jī)關(guān)全部檔案集中、統(tǒng)一管理;明確將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃;明確機(jī)關(guān)檔案工作基本任務(wù)之一是負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;明確機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。如果說2014年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》是方向和指引，那么，2018年13號(hào)令的發(fā)布，則是對(duì)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的更高要求。

1.3 趨勢(shì)與必然。隨著新一輪政府機(jī)構(gòu)改革的完成和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，進(jìn)一步健全政府機(jī)構(gòu)辦公信息化已成為一項(xiàng)重要工作。在機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和數(shù)字檔案館建設(shè)日新月異的情況下，機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室作為連接二者的橋梁，加強(qiáng)建設(shè)力度是重要趨勢(shì)與必然。

2 機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)需注意的幾個(gè)問題

2.1 堅(jiān)持資源為先，做好存量檔案數(shù)字化。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的核心是數(shù)字檔案資源建設(shè)。在各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容中，數(shù)字檔案資源是重中之重，它來源于存量數(shù)字化副本和增量電子文件歸檔形成的電子檔案。建設(shè)方案考慮的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)把機(jī)關(guān)全部數(shù)字檔案資源納入數(shù)字檔案室整體框架之中，使機(jī)關(guān)檔案部門在機(jī)關(guān)數(shù)字資源的管控上居于主導(dǎo)地位，以落實(shí)機(jī)關(guān)全部檔案集中、統(tǒng)一管理的要求。

在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)完成并投用之前，開展存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作仍是數(shù)字檔案資源建設(shè)的首選。紙質(zhì)檔案數(shù)字副本既可以極大地方便本機(jī)關(guān)利用，也可在到期紙質(zhì)檔案向同級(jí)國(guó)家檔案館移交進(jìn)館時(shí)，同步移交數(shù)字副本。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017開展，同時(shí)對(duì)字跡清晰、文本規(guī)范的紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》DA/T 77-2019同步進(jìn)行，并在二者之間建立準(zhǔn)確、可靠的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以利于實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索、輔助編目、編研開發(fā)、數(shù)據(jù)挖掘等。

2.2 堅(jiān)持易用可靠，做好應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)目前是數(shù)字檔案室建設(shè)最大的短板。多數(shù)機(jī)關(guān)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件基本是對(duì)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)和其數(shù)字化副本的輔助管理，不具備管理電子文件、電子檔案的能力;需要應(yīng)用升級(jí)，即將檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在應(yīng)用系統(tǒng)中，并和機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接，以解決電子文件的規(guī)范管理問題，同時(shí)兼顧紙質(zhì)檔案的輔助管理。

在應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)模式上，無論是獨(dú)立于機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過規(guī)范應(yīng)用程序接口歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的方式，還是嵌入機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為其子模塊的方式，都各有利弊，不完全符合需求。融合兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，把應(yīng)用系統(tǒng)的一部分，如電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求等嵌入機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開展鑒定、整理工作，實(shí)時(shí)捕獲電子文件和元數(shù)據(jù)，實(shí)施預(yù)歸檔;另一部分集中保存維護(hù)電子文件和元數(shù)據(jù)，則是較合理的模式選擇。對(duì)數(shù)據(jù)量大的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計(jì)員構(gòu)成的三員管理方式，避免單一的超級(jí)管理員，有效降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

在基本功能設(shè)置上，按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求，應(yīng)具備捕獲登記、分類組織、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢索利用、鑒定處置、統(tǒng)計(jì)管理、移交、審計(jì)、系統(tǒng)配置、用戶管理、安全管理等功能。在可選功能設(shè)置上，對(duì)多載體文件管理、接口管理、數(shù)字化文件管理、離線利用等可根據(jù)需要選擇。

2.3 堅(jiān)持依托機(jī)關(guān)信息化設(shè)施，開展建設(shè)工作。當(dāng)前，在機(jī)關(guān)信息化建設(shè)現(xiàn)有水平下，機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施通常不需要單獨(dú)去設(shè)計(jì)建設(shè)，而應(yīng)充分利用機(jī)關(guān)電子政務(wù)設(shè)施設(shè)備，與機(jī)關(guān)政務(wù)網(wǎng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相聯(lián)通。以此布設(shè)與同級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子檔案移交平臺(tái)聯(lián)通的網(wǎng)絡(luò)通道和信息點(diǎn)，解決電子檔案在線移交問題。系統(tǒng)管理和保存涉密數(shù)字檔案資源時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)要求建設(shè)保密網(wǎng)絡(luò)。

2.4 堅(jiān)持科學(xué)設(shè)置，做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫設(shè)置上，可根據(jù)工作需要設(shè)置管理庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)總庫、元數(shù)據(jù)庫、專業(yè)數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、涉密數(shù)據(jù)庫、利用庫、移交進(jìn)館數(shù)據(jù)庫等。

開展室藏各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，并實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和文件數(shù)據(jù)的掛接，與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理;電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集，元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全完整，滿足長(zhǎng)期保存和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)館要求。檔案全文數(shù)據(jù)總庫應(yīng)涵蓋機(jī)關(guān)文書、聲像、科技、會(huì)計(jì)、人事、專業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等各門類的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本、數(shù)字資料、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體、實(shí)物檔案等。

2.5 堅(jiān)持安全第一，做好保障體系建設(shè)。數(shù)字檔案資源與信息安全保密，應(yīng)納入機(jī)關(guān)整體信息安全管理體系。制度層面，應(yīng)制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度、備份管理制度、安全管理制度、機(jī)關(guān)檔案部門和業(yè)務(wù)部門職責(zé)分工、應(yīng)急處置預(yù)案、應(yīng)用系統(tǒng)用戶與權(quán)限管理制度、利用制度等;標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范層面，機(jī)關(guān)檔案部門重在貫徹執(zhí)行國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，除特定業(yè)務(wù)和行業(yè)管理需求外，無需另行制定。

數(shù)字檔案室建設(shè)管理應(yīng)遵循檔案信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》（檔辦發(fā)[2013]5號(hào)）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）等。

（作者單位：中共陜西省委黨校檔案室 來稿日期：2020-04-26）