單軌制趨勢下檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合連通與電子文件通行

瞿靜

摘? 要：單軌制趨勢下檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，檔案與文件兩種客體在采用一種運(yùn)行模式的同時(shí)，檔案管理者與文件管理者兩種主體各自面臨著不同的困境。在整合連通時(shí)需要打好整合的基礎(chǔ)，理清連通邏輯;解除移交困局，尋求破解之道。實(shí)現(xiàn)電子文件共享則要依賴基于檔案特性的共享意愿、預(yù)期和現(xiàn)實(shí)，基于規(guī)則的共享路徑、方式、方法與實(shí)現(xiàn)和基于一定通行需求的強(qiáng)度與迫切程度。

關(guān)鍵詞：單軌制;檔案信息系統(tǒng);業(yè)務(wù)系統(tǒng);整合連通;資源共享

在電子文件“單套制”歸檔管理模式中，文件從生成到銷毀或永久保存的整個(gè)生命周期中都不會出現(xiàn)非電子形式的文件類型，是一種純粹的電子化運(yùn)作模式，其實(shí)質(zhì)就是電子文件“單軌制”運(yùn)行管理模式。[1]在這種模式下，“我們需要全面部署電子文件管理和長期保存系統(tǒng)”[2]，這里所稱的電子文件管理和長期保存系統(tǒng)，是指具有電子文件管理和歸檔保存功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，或者是具有電子文件管理和歸檔保存功能的OA系統(tǒng)，還包括具有各級各類檔案館都能夠接收電子文件的檔案信息系統(tǒng)。也可以分別稱之為檔案信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

1 檔案信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)

1.1 兩種客體一種運(yùn)行模式。無論文件與檔案之間的聯(lián)系怎樣緊密，兩者不是同一物。“檔案——記事的工具，文件——辦事的工具”[3]，其管理上分屬檔案管理者和文件管理者兩個(gè)不同的主體。兩個(gè)主體雖然管理的客體不同，但兩者的系統(tǒng)的運(yùn)行模式卻是相同的“系統(tǒng)自循環(huán)[4]”。這種“系統(tǒng)自循環(huán)”最大的特點(diǎn)就是“前后不照，新舊不容”[5]，比如上面提到的檔案信息管理，只是指“開展檔案業(yè)務(wù)所使用的檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息服務(wù)系統(tǒng)和檔案辦公系統(tǒng)等三類信息管理系統(tǒng)”。沒有提及文件管理功能，甚至都沒有提及文件接收系統(tǒng)或功能。同樣上面所提到的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)的是“達(dá)成定位所需要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”，并未提及業(yè)務(wù)之外的環(huán)節(jié)。這種盡在各自業(yè)務(wù)層面的自循環(huán)系統(tǒng)，都不是“電子文件管理和長期保存系統(tǒng)”，也就無法達(dá)成單軌制電子文件管理的目標(biāo)。

1.2 兩種主體各自面臨著一個(gè)相似的困境。兩個(gè)主體采用同一種“系統(tǒng)自循環(huán)”模式，緣自各自的業(yè)務(wù)邊界與業(yè)務(wù)流程。要打破這種“系統(tǒng)自循環(huán)”，實(shí)現(xiàn)電子文件管理和長期保存，兩個(gè)主體各自面臨著一個(gè)相似的困境。表面現(xiàn)象是部門職責(zé)各異、內(nèi)部辦公與對外業(yè)務(wù)各成系統(tǒng)、文件與檔案管理自成體系，等等。究其根源，一是緣自業(yè)務(wù)邊界阻隔。長期以來，各級行政管理機(jī)構(gòu)的檔案管理主要關(guān)注點(diǎn)在文書檔案上，即對外宏觀管理與機(jī)構(gòu)內(nèi)部事務(wù)管理形成的檔案。機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理工作形成的檔案，大都自成體系，另外自行管理。與機(jī)構(gòu)的辦公系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)并行。這就造成高層業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)有多少種業(yè)務(wù)，就有多少種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。二是業(yè)務(wù)流程不銜接。指的是文件管理與檔案管理業(yè)務(wù)流程不銜接。這種不銜接的癥結(jié)在于，文書處理部門立卷制度在機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)文件管理部門與檔案管理部門不分設(shè)的市縣兩級及鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層始終沒有得到真正落實(shí)。文書處理部門立卷是指“由辦文的機(jī)構(gòu)來立卷”[6]“而歸檔制度的中心和實(shí)質(zhì)就是文書處理部門立卷制度”[7]。1956年，在周恩來總理的主持下起草頒布了《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，確立并開始在全國范圍內(nèi)推廣文書處理部門立卷制度。遺憾的是，幾十年過去，“在基層實(shí)際工作中，這一制度很大程度上是停留于一種口號，根本就沒有得到真正落實(shí)”[8]。卷改件之后，立卷沒有了，但文件歸檔之責(zé)并未回歸文件處理部門，仍然滯留在檔案管理部門。

這就一方面造成原本到歸檔才結(jié)束的辦文過程，沒有走到底就提前結(jié)束，久而久之，養(yǎng)成了文件處理人員“辦完了事”的習(xí)慣，進(jìn)而忘記甚至不知有“歸檔”之責(zé)任。在辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)忽略，遺忘了“歸檔”功能。另一方面又造成原本應(yīng)當(dāng)從接收檔案開始的檔案管理過程，提前至文件閱卷歸檔開始，長此以往，檔案管理人員、檔案管理機(jī)構(gòu)直接立卷成為常態(tài)，進(jìn)而發(fā)展到檔案館直接去為進(jìn)館機(jī)構(gòu)整理檔案。這樣就造成文件處理與檔案管理之間出現(xiàn)了一個(gè)既相連，又不相接的接合部，使文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩個(gè)系統(tǒng)中間形成了一段空白。

2 整合連通

2.1 整合的基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合是指基于業(yè)務(wù)分析和技術(shù)分析的成果，對同類業(yè)務(wù)服務(wù)的系統(tǒng)進(jìn)行整合[9]。其整合的基礎(chǔ)，一是整合的對象屬于同類業(yè)務(wù);二是以條為主，便于上下貫通;三是在上下縱向貫通的同時(shí)實(shí)現(xiàn)同級橫向連通。

不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息系統(tǒng)整合“是指在局域網(wǎng)的環(huán)境下，把各種應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源和互聯(lián)網(wǎng)資源統(tǒng)一集成到通用平臺之下;系統(tǒng)用戶通過該平臺可同時(shí)訪問企業(yè)內(nèi)部不同的應(yīng)用系統(tǒng)，根據(jù)每個(gè)用戶使用特點(diǎn)和角色的不同，形成統(tǒng)一的權(quán)限管理和安全管理;并通過對事件和消息的處理傳輸把用戶有機(jī)地聯(lián)系在一起”[10]。其整合的基礎(chǔ)，一是整合對象屬于更大系統(tǒng)的組成部分，系統(tǒng)之間存在高相關(guān)性以及共享彼此信息的需求;二是以層為主，便于同級溝通;三是可以在同級橫向溝通的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)縱向連通。

2.2 連通的邏輯。系統(tǒng)互聯(lián)機(jī)制，就是指將區(qū)域合作聯(lián)盟之間的資源庫或系統(tǒng)平臺連通起來[11]，連通的基本邏輯是通過系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通達(dá)。在系統(tǒng)互聯(lián)層面，強(qiáng)調(diào)的不是將不同層級的業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合在一個(gè)層級更高的平臺上，也不是將不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合到一個(gè)更大的平臺上，而是強(qiáng)調(diào)不同平臺、不同系統(tǒng)間通過各自以連通為目的所設(shè)置的接口，實(shí)現(xiàn)連接。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同平臺、不同系統(tǒng)間的順暢流通。與系統(tǒng)整合關(guān)注的是系統(tǒng)層不同，連通關(guān)注的是數(shù)據(jù)層。

3 移交困局及其破解

3.1 移交困局

3.1.1 不向獨(dú)立法人檔案館移交。不向檔案館移交是指機(jī)構(gòu)辦公與業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文件，辦理完畢后只向機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)（檔案室、非獨(dú)立法人檔案館）移交。這種移交實(shí)質(zhì)上只是在機(jī)構(gòu)內(nèi)部文件在不同部門之間的轉(zhuǎn)移，屬于“點(diǎn)狀自循環(huán)”[12]+“文件自循環(huán)”[13]。

一方面，這種孤立的，橫不到邊（同級多部門沒有同步實(shí)施“單套制”）、縱不到底（同系統(tǒng)各層級沒有同時(shí)實(shí)施“單套制”）的試點(diǎn)結(jié)果，其有效性和可復(fù)制性就值得懷疑。[14]同時(shí)，這種循環(huán)從電子文件起草到歸檔利用只在“自己”的OA系統(tǒng)中運(yùn)行，不向使用“自己”O(jiān)A或IMS系統(tǒng)以外的機(jī)構(gòu)，包括檔案保管機(jī)構(gòu)“移交”。[15]這樣的單軌制，是否有成效，同樣值得懷疑。另一方面，這兩種情況下需要解決的只是“連通”問題，只需要在機(jī)構(gòu)系統(tǒng)中增加歸檔功能或完善檔案管理功能即可。要點(diǎn)是一一解決系統(tǒng)稱謂與系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)字段名上的不同這樣的小問題。比如在文件管理系統(tǒng)中稱為“標(biāo)題”的字段，在檔案管理系統(tǒng)中則稱為“題名”字段等。

3.1.2 向系統(tǒng)內(nèi)獨(dú)立法人檔案館移交。向系統(tǒng)內(nèi)檔案館移交是指機(jī)構(gòu)辦公與業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文件，辦理完畢后只向機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)移交，再由內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)定時(shí)向系統(tǒng)內(nèi)獨(dú)立法人檔案館（專業(yè)）移交，簡單地說，就是向?qū)ｉT、專業(yè)檔案館移交。這種向系統(tǒng)內(nèi)獨(dú)立法人檔案館（專業(yè)）移交，屬于“系統(tǒng)自循環(huán)”[16]。這種移交，實(shí)質(zhì)上是同一系統(tǒng)內(nèi)兩個(gè)相對獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的“整合”問題。

3.1.3 向系統(tǒng)外獨(dú)立法人檔案館移交。向系統(tǒng)外獨(dú)立法人檔案館移交是指機(jī)構(gòu)辦公與業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文件，辦理完畢后先向機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)移交，再由內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)定時(shí)向系統(tǒng)外獨(dú)立法人檔案館移交，實(shí)質(zhì)上就是向綜合檔案館移交。這種移交困難最大，目前亦無成功的持續(xù)性試驗(yàn)。從某種意義上看，這種向系統(tǒng)外獨(dú)立法人檔案館移交才是電子文件“單軌制”遇到的最大挑戰(zhàn)。因?yàn)闅w檔單位采用單軌制保留的電子文件，在本單位保存數(shù)年向檔案館移交時(shí)，由于系統(tǒng)或文件格式不兼容，檔案館無法打開或讀取時(shí)，如果處理？日后無法打開就等于事實(shí)上的滅失。

3.2 破解之道。首先，理順文件管理與檔案管理的關(guān)系。讓文件歸檔工作回歸文件管理流程，在各級各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中普遍設(shè)置檔案管理模塊。

其次，將系統(tǒng)內(nèi)獨(dú)立法人檔案館（機(jī)構(gòu)）納入系統(tǒng)平臺。讓同平臺內(nèi)不同單位、不同系統(tǒng)能夠與系統(tǒng)內(nèi)獨(dú)立法人檔案館（機(jī)構(gòu)）實(shí)現(xiàn)無縫對接。

最后，盡快啟動橫到邊、縱到底的立體綜合性電子文件“單軌制”實(shí)驗(yàn)。重點(diǎn)驗(yàn)證綜合檔案館電子文件進(jìn)館核驗(yàn)與重現(xiàn)。完成電子文件“單軌制”運(yùn)行的最后一公里。

*本文系2019年度河南省檔案科技項(xiàng)目《電子文件“單套制”趨勢對市縣綜合檔案館檔案接收的影響與對策研究》（項(xiàng)目編號：2019-R-03）的階段成果。

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（作者單位：新鄉(xiāng)市機(jī)關(guān)后勤中心 來稿日期：2020-04-18）