醫(yī)學(xué)生電子郵件禮儀教育

王弘 唐澤麗 胡啟平

[摘 要] 電子郵件在正式交往中已被廣泛應(yīng)用，遵守電子郵件禮儀讓溝通和交流更加高效，醫(yī)學(xué)生學(xué)習(xí)電子郵件禮儀有助益其職業(yè)發(fā)展。本文調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)學(xué)生在電子郵件禮儀方面所受教育不足，缺乏對(duì)電子郵件禮儀的了解及實(shí)踐，期望得到電子郵件禮儀方面的教育。因此，本文梳理了電子郵件禮儀，對(duì)醫(yī)學(xué)生使用電子郵件給出自己的建議。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)學(xué)生;電子郵件;禮儀;教育

[課題項(xiàng)目] 廣西醫(yī)科大學(xué)教育教學(xué)改革項(xiàng)目（2018XJGQYA01）;廣西高等教育本科教學(xué)改革工程項(xiàng)目（2015JGA174）

[作者簡(jiǎn)介] 王 弘（1987—），男，貴州普安人，理學(xué)博士，廣西醫(yī)科大學(xué)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院細(xì)胞生物學(xué)與遺傳學(xué)教研室教師，講師，碩士研究生導(dǎo)師，主要從事生物節(jié)律與衰老及現(xiàn)代化教育;唐澤麗（1989—），女，廣西桂林人，廣西醫(yī)科大學(xué)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院細(xì)胞生物學(xué)與遺傳學(xué)教研室教師，講師，主要從事病原生物功能蛋白的免疫學(xué)及現(xiàn)代化教育;胡啟平（1972—），男（瑤族），廣西富川人，廣西醫(yī)科大學(xué)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院細(xì)胞生物學(xué)與遺傳學(xué)教研室主任，教授，博士研究生導(dǎo)師，主要從事腫瘤分子遺傳與分子診斷及網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)。

[中圖分類號(hào)] G455? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? [文章編號(hào)] 1674-9324（2020）26-0137-02? ? [收稿日期] 2020-02-26

電子郵件在工作交流等正式交往中已被廣泛運(yùn)用。在一些企業(yè)中，收發(fā)電子郵件和吃飯睡覺(jué)一樣重要[1]。移動(dòng)即時(shí)通信更方便，但電子郵件以延時(shí)互動(dòng)性、辦公高效性、客戶端隨意性等優(yōu)勢(shì)而不可替代[2]。電子郵件需要遵守一定的禮儀[3，4]，否則會(huì)導(dǎo)致麻煩[5]。在工作中發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)學(xué)生沒(méi)有很好地遵循電子郵件禮儀。良好的電子郵件禮儀有利于學(xué)生在校的溝通，也將助益其職業(yè)發(fā)展。本文通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查確證學(xué)生缺少電子郵件禮儀教育，缺乏對(duì)電子郵件禮儀的了解及實(shí)踐，希望得到電子郵件禮儀方面的教育。因此，筆者根據(jù)多年的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)醫(yī)學(xué)生給出自己的建議。

一、醫(yī)學(xué)生電子郵件禮儀教育的現(xiàn)狀

為了弄清醫(yī)學(xué)生對(duì)電子郵件禮儀的認(rèn)知狀況，筆者對(duì)我校2016—2019級(jí)臨床及相關(guān)專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查，依次收回323、351、299、58份問(wèn)卷。問(wèn)卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)，2019級(jí)新生近27%未使用過(guò)電子郵件，顯著高于其他各年級(jí)（p=0.00）（Fisher精確檢驗(yàn)，下同）。2016—2018級(jí)95%以上的學(xué)生使用過(guò)電子郵件，年級(jí)間無(wú)顯著差異。2019級(jí)僅13%的學(xué)生關(guān)注電子郵件禮儀，顯著低于其他各年級(jí)（p=0.02），其他年級(jí)間無(wú)顯著差異，僅占20%。不到10%的學(xué)生能夠分清收件人（To）、抄送（Cc）及密送（Bcc），各年級(jí)間無(wú)顯著差異。超過(guò)70%的學(xué)生沒(méi)有使用過(guò)電子郵件的抄送功能，各年級(jí)間無(wú)顯著差異。88%以上的學(xué)生直接用QQ號(hào)或手機(jī)號(hào)作用戶名，各年級(jí)間無(wú)顯著差異。數(shù)字用戶名不便識(shí)別，更有可能被當(dāng)成垃圾郵件。顯然，學(xué)生對(duì)電子郵件禮儀的關(guān)注及理解還有待提高。了解了電子郵件禮儀后，90%以上的學(xué)生認(rèn)為應(yīng)該加強(qiáng)電子郵件禮儀方面的教育，各年級(jí)年間無(wú)顯著差異。

二、電子郵件禮儀簡(jiǎn)介

每一封正式場(chǎng)合的電子郵件都需要被認(rèn)真對(duì)待，電子郵件代表自己甚至單位的形象。使用電子郵件需要與人方便、注重禮儀，要為接收人節(jié)省時(shí)間。電子郵件很容易被轉(zhuǎn)發(fā)或截圖，一旦發(fā)出則難以收回，須非常謹(jǐn)慎。

（一）電子郵件地址需要專業(yè)大氣、方便溝通

用戶名要能清晰地識(shí)別出發(fā)件人，越簡(jiǎn)單越易識(shí)別越好。如姓、名的全拼或首字母的各種組合，慎用數(shù)字。工作中的電子郵件，域名最好是自己?jiǎn)挝坏?，單位域名是個(gè)人身份的一種證明。私事則可能要避免使用單位的電子郵箱，一些單位規(guī)定其郵箱往來(lái)郵件屬于單位。電子郵箱昵稱或發(fā)信名稱用真實(shí)姓名，這將作為發(fā)件人顯示給對(duì)方，必要時(shí)冠上單位或者部門(mén)的名稱，準(zhǔn)確而具有足夠的識(shí)別度。

（二）電子郵件附件需要精心準(zhǔn)備、方便查閱

正文能夠交代清楚的，不要添加附件，以便對(duì)方閱讀。若有附件，可先把附件加上，避免忘記。正文中要加以提及乃至介紹，以便對(duì)方對(duì)應(yīng)著查看。壓縮或打包不便移動(dòng)端預(yù)覽，需慎用。需要收件人進(jìn)行打印的文件，預(yù)先調(diào)好格式，可附上PDF格式的，PDF最好嵌入字體。附件的文件名應(yīng)該簡(jiǎn)潔而有意義，方便收件人查找和保存。如果是對(duì)方發(fā)來(lái)讓填寫(xiě)的文件，除非另有要求，一般不改變?cè)瓉?lái)的文件名，而是在原名的基礎(chǔ)上加上一些信息加以識(shí)別。

（三）電子郵件正文需層次清晰、簡(jiǎn)單大方

正文開(kāi)頭要有合適的稱謂，根據(jù)不同的場(chǎng)景使用不同的用語(yǔ)。接下來(lái)一般要直接進(jìn)入正題，效率才是正道，很多人不想浪費(fèi)時(shí)間看那些客套的問(wèn)候語(yǔ)。主題能講清楚的，有時(shí)正文只需要寫(xiě)“如題”或“見(jiàn)附件”。如果先前不曾有過(guò)交流，第一次發(fā)電子郵件，應(yīng)做簡(jiǎn)短的自我介紹。正文要簡(jiǎn)明扼要，每段只講一件事或一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，重點(diǎn)或概括的內(nèi)容放在段首。能用文字則不用圖片，切忌把文字做成圖片，影響查看還不便檢索。注意字體字號(hào)等細(xì)節(jié)，全文統(tǒng)一，慎用高亮加粗等突出顯示，突出太多便等于沒(méi)有重點(diǎn)，并影響閱讀體驗(yàn)。文末須要有個(gè)簡(jiǎn)短的問(wèn)候或感謝，表示已經(jīng)說(shuō)完了。署名是必不可少的，可以設(shè)置在自動(dòng)簽名里。

（四）電子郵件主題需要言簡(jiǎn)意賅、足夠具體

電子郵件主題是不可少的，意義要具體而明確，盡可能簡(jiǎn)短。同一系列的電子郵件主題可包含恒定的關(guān)鍵詞，方便收件人管理電子郵件。必要時(shí)加上比如“！”“【緊急】”之類提示，但要慎用，以免喪失信用。

（五）發(fā)送電子郵件需要目標(biāo)準(zhǔn)確，確保送達(dá)

電子郵件的接收人分為收件人、抄送、密送等。收件人在正文中被稱呼，需要認(rèn)真對(duì)待來(lái)件，并負(fù)責(zé)回復(fù)。抄送人通常是僅需知情的人，不負(fù)責(zé)回復(fù)，甚至不用查看。需要正確使用收件人和抄送，以明確對(duì)方該做出的應(yīng)答。密送能看到收件人和抄送，而不能被其他所有的接收人看到。使用密送需謹(jǐn)慎，避免被打小報(bào)告的嫌疑。勿把無(wú)關(guān)的人加進(jìn)來(lái)，也不要弄錯(cuò)地址，以免打擾別人，甚至誤事或泄密。根據(jù)緊急程度決定何時(shí)需要確保對(duì)方已收到。不是很緊急的電子郵件，等待對(duì)方處理時(shí)回復(fù)，不必急著詢問(wèn)。超出預(yù)期沒(méi)有得到回復(fù)，要及時(shí)聯(lián)系，以確保對(duì)方收到。

（六）回復(fù)電子郵件需要及時(shí)明確，并保留歷史

若被列為收件人，除非另有約定，需要回復(fù)且用電子郵件回復(fù)。若所交代的事情需要耗費(fèi)一定的時(shí)間才能完成，則需要及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，必要時(shí)預(yù)計(jì)一個(gè)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。不能及時(shí)查看電子郵件則需設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，說(shuō)明情況。回復(fù)電子郵件須遵守寫(xiě)電子郵件的規(guī)則，回復(fù)、回復(fù)所有、增減接收人，要視情況而定。如要加人，需要相關(guān)的人同意，并不一定是所有人都愿意讓更多的人知道先前交流的內(nèi)容。電子郵件往來(lái)可能會(huì)包含一些機(jī)密的信息，回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)泄漏可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果。另外，可以在電子郵件主題中說(shuō)明邀請(qǐng)了誰(shuí)加入。回復(fù)電子郵件通常要保留原來(lái)的主題，可加上一些信息，比如可保留系統(tǒng)自動(dòng)添加的“回復(fù)：”等字樣。必要時(shí)加上簡(jiǎn)明的詞句，概括回復(fù)的內(nèi)容?；貜?fù)電子郵件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)把原電子郵件內(nèi)容附在后邊，通常不刪除，以便追溯，使對(duì)方確定收到的是在回復(fù)相應(yīng)的電子郵件?？桃鈩h掉可能讓對(duì)方不安。

回復(fù)字?jǐn)?shù)不宜過(guò)少，即便僅表達(dá)收到，也最好不要只回“收到”二字，可以表示感謝，或者表示已經(jīng)閱讀，將會(huì)處理等。在一定的字?jǐn)?shù)范圍內(nèi)多一些字不會(huì)增加閱讀負(fù)擔(dān)，卻會(huì)增加對(duì)方的好感。

（七）轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件需要小心謹(jǐn)慎，注意歷史

電子郵件需要轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，前文提到的注意事項(xiàng)同樣適用。除非另有約定，要征求原來(lái)參與人的同意，不能隨意轉(zhuǎn)發(fā)別人的電子郵件。往來(lái)多次的電子郵件，應(yīng)留意往來(lái)的歷史，避免攜帶需要保密的信息給無(wú)權(quán)查閱的人。轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件往往要抄送原來(lái)的發(fā)件人，讓其知曉。

（八）使用電子郵件需要具體分析，入鄉(xiāng)隨俗

不要過(guò)分依賴電子郵件，若電子郵件反復(fù)討論也說(shuō)不清楚，要及時(shí)轉(zhuǎn)用更合適的方式，比如視頻、當(dāng)面討論等。有時(shí)當(dāng)面討論清楚了，補(bǔ)個(gè)電子郵件作為記錄或加以確認(rèn)，以免日后忘記或說(shuō)不知情而扯皮。作為負(fù)責(zé)人，事情討論清楚后整理成電子郵件，大家按照電子郵件逐條執(zhí)行，以便提高工作效率。用電子郵件客戶端收取、過(guò)濾、歸類電子郵件，可以提高效率。正文中提到附件而未添加時(shí)，有的客戶端會(huì)提示?？稍O(shè)置延遲發(fā)送，點(diǎn)擊發(fā)送后再檢查一下。

參考文獻(xiàn)

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[3]尹曉葉，張長(zhǎng)春.于細(xì)微處見(jiàn)精神——辦公電子郵件撰寫(xiě)與處理探析[J].應(yīng)用寫(xiě)作，2016（11）：30-32.

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[5]吳瑞.電子郵件泄密（違規(guī)）案件面面觀[J].保密工作，2017（3）：19-21.

E-mail Etiquette Education for Medical Students

WANG Hong，TANG Ze-li，HU Qi-ping

（Department of Cell Biology and Genetics，School of Basic? Medicine，Guangxi Medical University，Nanning，Guangxi 530021，China）

Abstract：E-mail is widely used in formal communication.Following E-mail etiquette makes communication and exchanges more efficient，and learning E-mail etiquette can help medical students with their career development.It is found that medical students lack understanding and practice of E-mail etiquette and expect to get E-mail etiquette education.Therefore，this article sorts out E-mail etiquette and gives medical students some suggestions for using E-mail.

Key words：medical students;E-mail;etiquette;education