“放管服”背景下高校科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺構(gòu)建

陳亞萍

摘要：在科研“放管服”的改革背景下，高校用信息化手段整合科研經(jīng)費(fèi)管理流程，探索優(yōu)化服務(wù)方案是大勢所趨。通過梳理傳統(tǒng)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程及存在的問題，提出構(gòu)建科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺的建設(shè)方案，從成立一站式平臺領(lǐng)導(dǎo)小組、啟用單點(diǎn)登錄和模塊管理、建立合同精細(xì)化管理機(jī)制、項(xiàng)目管理與合同管理集成、票據(jù)管理前后聯(lián)通、財(cái)務(wù)核算與票據(jù)管理集成、采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷與財(cái)務(wù)管理集成和簡化結(jié)題驗(yàn)收程序九個(gè)方面提出優(yōu)化建議，切實(shí)提高科研管理便捷化水平。

關(guān)鍵詞：放管服;科研經(jīng)費(fèi);一站式服務(wù)

引言

2018年7月18日，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)〔2018〕25號），要求貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于推進(jìn)科技領(lǐng)域“放管服”改革，提出優(yōu)化科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)管理，加快完善國家科技管理信息系統(tǒng)，推行“材料一次報(bào)送”制度;2019年1月3日，科技部辦公廳、財(cái)政部辦公廳印發(fā)《關(guān)于開展解決科研經(jīng)費(fèi)“報(bào)銷繁”有關(guān)工作的通知》（國科辦資〔2018〕122號），提出加強(qiáng)科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)全過程管理信息化建設(shè)，促進(jìn)項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、網(wǎng)上審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷、信息查詢等管理一體化，提供一站式服務(wù)。科研“放管服”改革熱火朝天，通過信息化手段整合優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理的全流程，提出一站式服務(wù)平臺的構(gòu)建方案，切實(shí)提高科研管理便捷化水平，是保障國家政策文件落地見效的一項(xiàng)重要舉措。

一、傳統(tǒng)高校科研經(jīng)費(fèi)管理流程及存在問題

目前傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理流程包含四個(gè)階段：

第一階段是項(xiàng)目申報(bào)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交申報(bào)材料，編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)科學(xué)研究院審核后簽訂標(biāo)準(zhǔn)化合同;第二階段是項(xiàng)目立項(xiàng)，科學(xué)研究院審批后予以立項(xiàng)，計(jì)提管理費(fèi)，再到計(jì)劃財(cái)務(wù)處開具發(fā)票，設(shè)立財(cái)務(wù)編碼;第三階段是項(xiàng)目執(zhí)行，計(jì)劃財(cái)務(wù)處辦理經(jīng)費(fèi)入賬、預(yù)算調(diào)整，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在規(guī)定范圍進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷;第四階段是結(jié)題驗(yàn)收，由會計(jì)師事務(wù)所或內(nèi)部審計(jì)部門對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)、預(yù)算執(zhí)行情況等進(jìn)行審計(jì)后，完成項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收。傳統(tǒng)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程存在一些問題：

（一）各部門各自為政，缺乏協(xié)同管理的整體性

高校負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)管理的各責(zé)任主體中，科學(xué)研究院負(fù)責(zé)管理科研項(xiàng)目申報(bào)、研究進(jìn)程和研究成效等情況;計(jì)劃財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)管理科研經(jīng)費(fèi)的到款、入賬、報(bào)銷和結(jié)余等經(jīng)費(fèi)使用情況;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的研究推進(jìn)和管理流程的執(zhí)行。各部門各自為政，協(xié)同管理效率較低，不利于決策者及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握科研項(xiàng)目的整體情況。

（二）缺乏信息共享機(jī)制，信息重疊利用效率低

對科研項(xiàng)目的管理口徑，科學(xué)研究院主要以上級部門批復(fù)的課題編號或合同編號進(jìn)行管理;計(jì)劃財(cái)務(wù)處則根據(jù)單獨(dú)設(shè)立的財(cái)務(wù)項(xiàng)目編號進(jìn)行管理，這兩者間缺乏對應(yīng)關(guān)系，各自形成“信息孤島”。此外，計(jì)劃財(cái)務(wù)處內(nèi)部的項(xiàng)目管理系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、開票系統(tǒng)等互相之間也是獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏數(shù)據(jù)的交互共享機(jī)制。各管理系統(tǒng)之間“固有壁壘”的存在，導(dǎo)致信息重疊，需要通過Excel或手動錄入的方式傳遞信息，存在數(shù)據(jù)出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，降低整體工作效率。

（三）合同管理不到位，難以保障政府會計(jì)制度的落實(shí)

在實(shí)行政府會計(jì)制度的新形勢下，對科研收入的確認(rèn)財(cái)務(wù)會計(jì)要求以權(quán)責(zé)發(fā)生制為原則，即按照科研項(xiàng)目的完工進(jìn)度分期確認(rèn)科研收入。目前高校對合同的管理，大多停留在對合同編號、合同名稱等最基本信息的管理層面，缺乏合同精細(xì)化管理機(jī)制，財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理時(shí)認(rèn)定合同完工進(jìn)度缺乏數(shù)據(jù)支持，對政府會計(jì)制度的順利執(zhí)行造成阻礙。

（四）辦理業(yè)務(wù)流程煩瑣，有礙釋放科研創(chuàng)新活力

傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)管理流程不夠合理，科研人員完成項(xiàng)目申報(bào)和立項(xiàng)、發(fā)票開具和核銷、預(yù)算申報(bào)和調(diào)整、經(jīng)費(fèi)入賬和報(bào)銷、結(jié)題驗(yàn)收等完整流程的業(yè)務(wù)，需要在科學(xué)研究院與計(jì)劃財(cái)務(wù)處之間、計(jì)劃財(cái)務(wù)處內(nèi)部各部門之間多頭跑、反復(fù)跑，合同協(xié)議等材料需要多次復(fù)印、反復(fù)提交，科研人員怨聲載道，有礙釋放科研創(chuàng)新活力，與國家大力推行的科研“放管服”優(yōu)化服務(wù)改革和浙江省推行的“最多跑一次”改革理念相去甚遠(yuǎn)。

二、高校科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺構(gòu)建

用信息化手段整合高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程，優(yōu)化服務(wù)和管理，實(shí)現(xiàn)合同簽訂、項(xiàng)目立項(xiàng)、發(fā)票開具、經(jīng)費(fèi)入賬、預(yù)算調(diào)整、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、結(jié)題驗(yàn)收各項(xiàng)環(huán)節(jié)互聯(lián)互通，構(gòu)建科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺。一站式服務(wù)平臺的建設(shè)方案和實(shí)施效果應(yīng)包含以下幾個(gè)方面：

（一）成立一站式平臺領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌管理發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)

科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺的構(gòu)建需要各部門通力合作，在學(xué)校層面成立一站式服務(wù)平臺領(lǐng)導(dǎo)小組，由信息化中心任組長，科學(xué)研究院、計(jì)劃財(cái)務(wù)處為成員部門，抽調(diào)技術(shù)人才、業(yè)務(wù)骨干為組員，探討論證出一套精簡高效的科研經(jīng)費(fèi)管理流程?？茖W(xué)研究院對項(xiàng)目申報(bào)、合同管理、項(xiàng)目驗(yàn)收等流程進(jìn)行梳理優(yōu)化，計(jì)劃財(cái)務(wù)處對經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)、發(fā)票開具、財(cái)務(wù)立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷等流程進(jìn)行整合優(yōu)化，信息化中心統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，合理分工，構(gòu)建科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺建設(shè)方案。

（二）啟用單點(diǎn)登錄和模塊管理，提高信息利用效率

傳統(tǒng)管理模式下，各管理系統(tǒng)有獨(dú)立的登錄賬號?？蒲胸?cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺通過校園統(tǒng)一身份認(rèn)證，各管理部門用戶、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人通過單點(diǎn)登錄、賬號統(tǒng)一。科研經(jīng)費(fèi)由獨(dú)立的系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變成模塊管理，主要包括合同管理、項(xiàng)目管理、票據(jù)管理、財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理、結(jié)題驗(yàn)收等模塊，跨部門信息通過中間數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)傳遞和共享，確保了信息來源的唯一性，減少信息手動傳輸和重復(fù)錄入，提高信息利用效率。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和決策層可以在一站式服務(wù)平臺縱覽科研項(xiàng)目的整體情況，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)可視化、集成化、高效化。

（三）建立合同精細(xì)化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同信息電子化

最新推出的政府會計(jì)制度要求按照科研合同完工進(jìn)度分期確認(rèn)科研收入，對合同進(jìn)行精細(xì)化管理是落實(shí)政府會計(jì)制度的必備前提。在科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺上，設(shè)立合同管理模塊，由科學(xué)研究院負(fù)責(zé)管理。除了合同編號、合同名稱、合同金額、課題性質(zhì)等基本信息，科學(xué)研究院還需將合同條款中約定的支付進(jìn)度、支付條件和完成期限等錄入合同管理模塊，實(shí)現(xiàn)合同信息電子化管理。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”辦公的進(jìn)一步推廣，科研項(xiàng)目采用電子合同的方式，或許也是合同精細(xì)化管理的必然趨勢。

（四）項(xiàng)目管理與合同管理集成，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)立項(xiàng)自動化

在合同信息電子化管理的情況下，項(xiàng)目管理與合同管理模塊通過合同編號建立共享關(guān)系?？蒲腥藛T進(jìn)入一站式服務(wù)平臺的項(xiàng)目管理模塊，錄入合同編號，即可通過中間數(shù)據(jù)庫從合同管理模塊獲取合同信息，包括合同名稱、課題性質(zhì)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、合同金額等，填寫經(jīng)費(fèi)預(yù)算信息，并上傳上級部門立項(xiàng)通知書等附件材料，根據(jù)后臺儲備的部門編碼、項(xiàng)目大類、預(yù)算模板等信息對照表，結(jié)合預(yù)先設(shè)置好的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編碼規(guī)則自動生成經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編號，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)處審核后推送至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)立項(xiàng)自動化。

（五）票據(jù)管理前后聯(lián)通，足不出戶開具電子發(fā)票

一方面，票據(jù)管理與合同管理模塊集成，計(jì)劃財(cái)務(wù)處票據(jù)管理員進(jìn)入票據(jù)管理模塊即可查閱合同信息，不需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人攜帶紙質(zhì)合同到現(xiàn)場審核。另一方面，票據(jù)管理模塊與開票系統(tǒng)集成，科研人員在票據(jù)管理模塊申請開具電子發(fā)票，計(jì)劃財(cái)務(wù)處票據(jù)管理員點(diǎn)擊確認(rèn)開票后，電子發(fā)票鏈接便以短信或郵件的方式發(fā)送給科研人員，科研人員再將短信或郵件轉(zhuǎn)發(fā)給付款單位即可。票據(jù)管理模塊前后聯(lián)通，科研人員足不出戶便可開具電子發(fā)票，節(jié)省郵寄紙質(zhì)發(fā)票的精力和財(cái)力，規(guī)避了郵寄過程可能遺失發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)。

（六）財(cái)務(wù)核算與票據(jù)管理集成，智能憑證解放財(cái)務(wù)人員雙手

將一站式服務(wù)平臺票據(jù)管理模塊與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)做數(shù)據(jù)對接，通過開票申請單編號建立共享關(guān)系。在票據(jù)管理模塊設(shè)計(jì)一欄“經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編號”，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交開票申請時(shí)填寫。在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)編制憑證時(shí)，輸入開票申請單編號，即可從票據(jù)管理模塊獲取課題名稱、性質(zhì)、金額、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編號、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、付款單位、發(fā)票號碼等信息，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)通過事先設(shè)定的智能憑證模板，結(jié)合部門編碼對照表、收入支出項(xiàng)目對照表、科目項(xiàng)目對照表等信息，自動生成確認(rèn)科研收入的會計(jì)憑證。生成憑證后，經(jīng)費(fèi)入賬信息同步共享至一站式服務(wù)平臺的財(cái)務(wù)管理模塊，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科學(xué)研究院便可第一時(shí)間直觀的查詢經(jīng)費(fèi)入賬情況。通過數(shù)據(jù)的交互共享，實(shí)現(xiàn)編制會計(jì)憑證智能化，解放財(cái)務(wù)人員雙手。

（七）采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，增加預(yù)算調(diào)整“柔性”

在“賦予科研單位科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理使用自主權(quán)。直接費(fèi)用中除設(shè)備費(fèi)外，其他科目費(fèi)用調(diào)劑權(quán)全部下放給項(xiàng)目承擔(dān)單位”和“強(qiáng)化科研人員主體地位，在充分信任基礎(chǔ)上賦予更大的人財(cái)物支配權(quán)，強(qiáng)化責(zé)任和誠信意識”的國家政策支持下，建立以信任為前提的科研經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制，預(yù)算調(diào)整采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，總額控制，自主調(diào)劑，在大框架下保證國家政策落實(shí)“剛性”的同時(shí)，增加預(yù)算調(diào)整“柔性”。預(yù)算執(zhí)行過程中，預(yù)算數(shù)與決算數(shù)可能出現(xiàn)偏差較大的情況，利用一站式服務(wù)平臺的“大數(shù)據(jù)”進(jìn)行數(shù)據(jù)追蹤和分析反饋，找出預(yù)算編制或執(zhí)行問題，自動生成監(jiān)督整改意見和依據(jù)，供項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參考。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行情況在一站式服務(wù)平臺預(yù)算管理模塊提交預(yù)算調(diào)整明細(xì)表，簡化審批程序，計(jì)劃財(cái)務(wù)處審核后預(yù)算調(diào)整信息共享至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，設(shè)置自動生成預(yù)算調(diào)整憑證。

（八）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷與財(cái)務(wù)管理集成，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷零等候

科研人員在一站式服務(wù)平臺財(cái)務(wù)管理模塊查詢到經(jīng)費(fèi)已入賬后，點(diǎn)擊預(yù)約報(bào)銷，即切換至網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，提交預(yù)約報(bào)銷單。點(diǎn)擊上傳附件入口，上傳原始票據(jù)、合同等報(bào)銷材料照片，推送至審批人，同時(shí)抄送相應(yīng)辦事人員，紙質(zhì)報(bào)銷材料通過自助投遞機(jī)投遞至計(jì)劃財(cái)務(wù)處。網(wǎng)上預(yù)約信息通過電子簽批，紙質(zhì)報(bào)銷材料通過線下審核后，計(jì)劃財(cái)務(wù)處報(bào)銷人員通過無現(xiàn)金發(fā)放系統(tǒng)，將報(bào)銷經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)入系統(tǒng)登記的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人銀行賬戶中。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷與財(cái)務(wù)管理模塊集成，加上電子審簽和自助投遞機(jī)的助力，可大大減少科研人員跑現(xiàn)場的次數(shù)，節(jié)省報(bào)銷等待時(shí)間，提升科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷效率。經(jīng)費(fèi)支出情況同步共享至一站式服務(wù)平臺的財(cái)務(wù)管理模塊，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查詢。

（九）集中采集數(shù)據(jù)，簡化結(jié)題驗(yàn)收程序

最新科研“放管服”政策文件強(qiáng)調(diào)，避免重復(fù)多頭檢查，合并財(cái)務(wù)驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收，簡化驗(yàn)收流程，推行“材料一次報(bào)送”制度。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在一站式服務(wù)平臺的結(jié)題驗(yàn)收模塊提交結(jié)題驗(yàn)收申請，一站式服務(wù)平臺集中采集各項(xiàng)數(shù)據(jù)，包括合同編號、經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)、預(yù)決算報(bào)表、結(jié)余情況，整合以上數(shù)據(jù)生成結(jié)題驗(yàn)收報(bào)告。為方便結(jié)題審批，可利用電子成像技術(shù)將經(jīng)費(fèi)入賬、報(bào)銷等會計(jì)憑證的附件材料轉(zhuǎn)換成電子憑證資料。結(jié)題審批時(shí)，會計(jì)師事務(wù)所或內(nèi)部審計(jì)部門在一站式服務(wù)平臺通過結(jié)題驗(yàn)收報(bào)告編號檢索，即可隨時(shí)調(diào)取科研項(xiàng)目的所有憑證附件，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析，找出風(fēng)控點(diǎn)，有序地開展審計(jì)抽樣和監(jiān)督檢查，簽署項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收審計(jì)意見。

結(jié)語

以科研“放管服”改革的“優(yōu)化服務(wù)”為落腳點(diǎn)，高校用信息化手段整合科研經(jīng)費(fèi)管理流程，構(gòu)建各管理模塊互聯(lián)互通的一站式服務(wù)平臺，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合、信息化融合，“讓信息多跑路，讓科研人員少跑腿”，實(shí)現(xiàn)科研人員只負(fù)責(zé)埋頭干科研、在辦理瑣碎業(yè)務(wù)上做“減法”，信息技術(shù)在服務(wù)端做“加法”的目標(biāo)，放出活力與效率，為科研活動保駕護(hù)航。一站式服務(wù)平臺正式運(yùn)行后，還應(yīng)建立健全優(yōu)化服務(wù)的長效機(jī)制。

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