高校文秘工作的質量評價問題探析

蘇忠釗

摘 ? ?要：高校文秘工作在學校行政工作運行中扮演著舉足輕重的角色，但鑒于其自身服務性、事務性、機要性的工作特性，使得高校文秘工作在考核評估中陷入尷尬境地，缺乏科學有效的質量評價體系。高校文秘工作的質量評價問題是一個值得研究和關注的話題。文章從質量考評因素、原則與標準、制度建設入手，進行嘗試性的探索研究，旨在為高校文秘工作的質量評價體系構建提供相應的路徑選擇與決策思考。

關鍵詞：高校;文秘工作;質量評價

中圖分類號：G640 ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ?文章編號：1002-4107（2015）08-0052-02

高校文秘工作包括文書工作和秘書工作，是高校日常工作的重要組成部分和高校辦公室的基本職能之一。做好文秘工作，對于學校貫徹國家教育方針政策，保持政令暢通，實現(xiàn)科學管理，推進高等教育事業(yè)積極發(fā)展具有重要意義，文秘工作質量水平的好壞、文秘工作者素質的高低直接關系到高校行政工作能否順暢運轉。但從目前現(xiàn)狀看來，各高校對文秘工作的認識參差不齊，大部分高校都沒有建立相應的文秘工作質量考核辦法，探索并形成一套科學的高校文秘工作質量評價體系具有重要的現(xiàn)實意義。

一、高校文秘工作的主要內容與作用

高校文秘工作內容包羅萬象，對象多，范圍廣，通俗上講，文秘工作者擔負著“筆桿子”、“嘴皮子”、“腳底子”等角色，以及做好一些邊緣性工作。

“筆桿子”。文書處理，包括文件收發(fā)、登記、抄送、傳閱、繕印立卷、歸檔等工作，領導各種講話稿、會議記錄、會議紀要、計劃總結、調查研究、簡報專報等各類材料的撰寫、整理，幾乎涉及學校層面或校領導的所有文字性材料，文秘工作者都有可能要參與其中。

“嘴皮子”。協(xié)調工作，包含辦文協(xié)調、辦會協(xié)調、事務協(xié)調、關系協(xié)調等。辦文中公文的草擬、簽發(fā)、落實等需要調查研究、征求意見等，辦會中會前商議、會務工作、會議精神的落實等都離不開與相應部門的溝通協(xié)調，面對的內外關系錯綜復雜，各種關系的處理，也是協(xié)調工作的一個重要內容。

“腳底子”。調研等事務。文秘工作不是閉門造車，不能“宅”在辦公室里。領導交代的一些臨時性事務，領導的各種調研活動、會議活動等也需要文秘協(xié)助做好事務性工作。同時許多文字工作需要充分了解和把握事情的來龍去脈，掌握問題的關鍵所在，這就需要開展相應的調查研究。

邊緣性事務。文秘工作部門又有“不管部”之稱[1]。經常有些工作是交叉的或不好對口分類的，這些“沒人管”的“邊緣”或“結合部”工作，就往往落到文秘頭上了。這類工作不在少數(shù)，而且還是一些棘手的、突擊性的工作。

高校文秘工作的主要內容，充分體現(xiàn)了文秘工作在高校中的重要地位，它的作用集中體現(xiàn)如下。

信息樞紐。高校文秘部門是各種文件、資料的集散中心，是學校信息傳遞鏈中的一個關鍵節(jié)點。上級部門的指示、文件、政策，下級的請示、報告以及教職工、學生的來信來訪等學校內外的各種信息首先匯聚到辦公室文秘部門，經過整理、分類，再及時而準確地傳遞到各級領導和各個工作部門，發(fā)揮著信息的集散作用。

參謀助手。高校文秘扮演著“智囊團”角色，輔助領導，實現(xiàn)領導意圖。通過信息收集，分析研究，結合黨的路線、方針、政策和上級的指示及學校發(fā)展情況，借助專報、簡報、內參等方式提出意見建議等推薦給領導，作為領導決策的依據，幫助領導分析研究與判斷，提出方案供領導參考、選擇，為高校領導的科學決策當好參謀助手。

綜合服務。高校文秘工作的基本要求就是保質保量地做好日常性工作和領導交辦的各種工作。文秘工作的性質是綜合性的，其中包括一些程序化的工作，如辦文辦會;也包括一些非程序化的工作，如領導交辦的一切工作，突發(fā)性、臨時性的事務等。

二、高校文秘工作的特性與質量評價現(xiàn)狀

高校文秘工作與高校內其他行政部門的特點差別很大，其工作本身的內容和作用，決定了文秘工作自身的特性與質量評價的局限。

服務性。文秘工作在傳統(tǒng)觀念里往往被誤解為是跑腿、干雜活的，這很大程度上緣于文秘工作自身的服務性特征，高校的文秘工作亦是如此。文秘工作在一定程度上充當著“后勤服務者”角色。一方面是協(xié)助校級領導做好各類的服務性工作，另一方面通過協(xié)調，做好學校層面上的綜合性服務工作。

事務性。高校文秘工作要全面了解、聯(lián)系、溝通各個部門，起到聯(lián)系、協(xié)調作用。文秘主要協(xié)助領導處理一些事務，而領導的事務涉及方方面面?；谖拿毓ぷ鞯木C合性，這使得文秘要吃透領導所處理的所有事情，小到檔案整理、資料收集，大到輔助領導做決策，政務、事務，大事小事，無所不包，文秘都要事事做到位。

機要性。文秘工作涉及各類文件、會議，其中很多涉及保密和機要的。保密、準確、迅速，是文秘工作規(guī)律的科學概括。在工作中，不僅要保證一些重要文件、資料的安全，更重要的還要保證知密不泄密，懂得保密規(guī)定和常識，遵守保密規(guī)定，嚴守機要，切不可隨意將消息放出。

鑒于高校文秘工作服務性、事務性、機要性特性，在對文秘工作進行質量評價時，主觀性強（人為因素多）、難以量化（服務性工作、機要性工作）、繁雜等因素嚴重影響了文秘工作的質量評價和對文秘工作者的科學考核。高校文秘工作的現(xiàn)狀不容樂觀。一是文秘工作者綜合水平有待提升。高校文秘工作者需要較高的政策理論水平、知識結構層次、寫作能力、溝通、組織協(xié)調能力，自身還需要一個沉淀積累的成長過程，總體水平有待提升。二是文秘工作隊伍不穩(wěn)定。很多工作數(shù)年、業(yè)務熟練的骨干外調，或考研、考博等，人員進出頻繁，受文秘工作煩瑣性和專業(yè)性所限，使得很多有能力的不想干這一行，而想干的又達不到標準，存在著不愿進、不能進、不敢進的問題[2]。三是缺乏科學的質量評價機制?，F(xiàn)在大部分高校都沒有專門的評價考核體系，文秘工作者的培訓、晉升等途徑很少，在工作上是“總管”，在激勵上往往是“不沾邊”，這也是導致這支隊伍不穩(wěn)定的根本原因。

三、高校文秘工作的質量評價體系構建

通過上面對高校文秘工作內容、作用、特性及其質量評價現(xiàn)狀的論述，我們不難看出，高校文秘工作的重要性與其發(fā)展評價之間存在一定的出入，并不相匹配，構建高校文秘工作的質量評價體系，包含以下三個內容。

（一）要明確質量評價要素

1.常規(guī)的文秘工作考評。主要是指對文秘日常事務的執(zhí)行情況的考察，如學校收發(fā)文處理與管理工作是否規(guī)范，起草或參與擬寫的學校發(fā)展規(guī)劃、領導講話、綜合材料及其他重大文稿的質量水平如何，對領導事務的安排與服務是否科學合理，能否及時開展校內外信息的調研和分析，為校領導決策提供服務等等。

2.文秘工作者素質考量。高校文秘工作者廣義上包括校內各單位的秘書、辦公室文秘科室工作人員等，要求綜合素質比較高，其個人所具備的工作素質也是考評的一個主要范疇。主要涉及公文寫作、事務處理傳達方面的理論基礎水平，如公文起草的規(guī)范性、嚴謹性、條理性等。另外就是綜合素質的衡量，包括溝通、協(xié)調、組織等能力。一般在進行個人考察時，可從德、能、勤、績、廉五個方面進行全面考核。

3.外部因素評價參考。文秘工作臨時性、突發(fā)性的事務太多，所涉及的文字、事務、服務性工作，主觀性太強，很難用客觀的標準去權衡。比如，一份文字材料，根據領導的要求可能要修改十余遍，這其中的工作量在常規(guī)的考核中是無法量化和衡量的。因此對文秘工作的考核，外部因素評價顯得十分必要。文秘工作主要服務對象是高校領導，合作對象是相應的職能部門，因此它的外部因素評價主要是文秘領導與合作的員工對文秘工作的認可度，盡管這些意見具有一定的主觀性，但這也是文秘工作好壞最直觀的一個反映[3]。

（二）要明確質量評價的原則和標準

基本原則。探索文秘工作的質量評價的目的，是為了促進效率提升，提升工作水平和質量。因此考評應堅持“公平、公正、公開”的原則，實現(xiàn)主、客觀相統(tǒng)一。

考核標準。高校文秘工作質量考核方式應該是多元的，而不是單一的。包括：1.定性評議：通過民主測評，按優(yōu)秀、良好、合格、不合格的標準，進行基本的測評。2.定量考核：實行目標管理，根據目標考核的標準，對考核對象思想政治水平、工作現(xiàn)實表現(xiàn)以及完成工作任務業(yè)績等具體崗位責任進行考核評價，并按一定的比例進行總分匯總。3.附加項考核：包括領導的評價以及個人的獎懲情況、發(fā)表論文、專著等內容。

（三）要健全制度保障機制

高校文秘工作的質量評價，最終要落到制度建設上來?？梢愿鶕拿毓ぷ鞯奶匦?，單列考評辦法和標準，制定一套針對文秘工作的考評制度，做到有制度可依。在制度中，進一步明確考評的對象、考評內容、具體考評辦法和評分標準等。一個完善的考評制度，既可以使文秘工作的性質凸顯出來，讓考評人員有效實施質量評估行為，又能讓文秘工作者對自身工作有更清楚的認識，促進工作的有效開展。同時考評制度的公開，有利于對文秘工作考評進行監(jiān)督，更加的公開化和透明化。另外，加強文秘工作隊伍建設，針對文秘工作者，出臺或實施相應的業(yè)務培訓、職務晉升、職稱評審等政策，建立健全激勵機制，讓那些“幕后英雄”有更大的上升空間。

高校文秘工作“多而雜，小而精”，文秘工作者不僅要成為理論方面的“專家”，而且還要成為學校各項事務的“雜家”，更要成為文秘領導與下級之間的“談判家”[4]。因此，對高校文秘工作的科學合理評價，對文秘工作者成長的關注和保障，是推動這項工作高效發(fā)展的根本動力。在高等教育深化改革和高校管理體制不斷優(yōu)化的當下，各高校應著手探索研究文秘工作質量評價問題，并逐步建立科學有效的質量評價體系，推動高校文秘工作朝著科學化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

參考文獻：

[1]徐瑞.淺談高校的文秘工作[J].河北工程技術高等?？?/p>

學校學報，1997，（4）.

[2]陳萬榮.基于服務視角下的高校文秘工作[J].湖北經濟

學院學報：人文社會科學版，2012，（2）.

[3][4]婁丹.文秘工作的質量評價研究[J].辦公室業(yè)務，

2013，（5）.