國(guó)有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性研究

[內(nèi)容摘要]鑒于目前國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題，基于此，本文以國(guó)有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性研究作為選題，探討了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題，并就其問(wèn)題現(xiàn)狀提出科學(xué)化的對(duì)策，從強(qiáng)化‘‘文檔一體化”的意識(shí)、加強(qiáng)日常管理，保證誠(chéng)信信息安全等方面人手，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)新時(shí)期檔案管理水平提升。

[關(guān)鍵詞]檔案;管理;創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：F276.1;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-4379-（2020）17-0233-02

作者簡(jiǎn)介：韋雄鷹（1986-），女，壯族，廣西南寧人，本科，中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)水電工程局有限公司，助理政工師。

隨著現(xiàn)代技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來(lái)越多的工作開始朝著信息自動(dòng)化管理的方向發(fā)展，檔案管理工作也是如此。在信息化浪潮中，檔案與信息技術(shù)一體化發(fā)展中，一些國(guó)有企業(yè)檔案管理存在一些問(wèn)題，減緩了國(guó)有企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改革步伐，主要體現(xiàn)在一下幾方面：

一、檔案管理存在脫節(jié)問(wèn)題

在當(dāng)下，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)營(yíng)促使一批信息反映企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的資料出現(xiàn)，從而檔案管理工作愈加繁重，也讓檔案日常管理趨于細(xì)致化和規(guī)范化。其中，檔案編制的文書工作負(fù)責(zé)辦理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所產(chǎn)生的一系列文件，包括文件的制定、復(fù)印、發(fā)放、傳播、辦理和保存等;檔案管理工作主要負(fù)責(zé)文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調(diào)閱;文書編制工作負(fù)責(zé)文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負(fù)責(zé)文件的收集、總結(jié)和保管。然而，許多國(guó)有企業(yè)將文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)區(qū)別對(duì)待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)。

二、檔案編制管理缺乏規(guī)范

許多企業(yè)檔案文書編制工作操作不嚴(yán)謹(jǐn)，用紙和裝訂使用不規(guī)范，達(dá)不到國(guó)家關(guān)于文書檔案管理工作的規(guī)定，降低了檔案的保管質(zhì)量。有些企業(yè)檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母戒浀怯浺?guī)則。檔案編制工作的類別也不具體，容易混淆。目前，我國(guó)對(duì)于文書雖然有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮^(qū)分，但是在實(shí)際工作中，易產(chǎn)生很多方面的問(wèn)題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規(guī)范。

目前，我國(guó)關(guān)于檔案的管理研究甚少，也沒有明確的法律和法規(guī)支持。盡管近年來(lái)關(guān)于檔案規(guī)范的研究不斷增加，但是各個(gè)地區(qū)也都在探索和嘗試建立檔案，目前還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案的建立方面，我國(guó)對(duì)檔案的研究還較少，有關(guān)檔案建立的法律法規(guī)更為籠統(tǒng)，職責(zé)不明確。由于缺乏法律和法規(guī)，無(wú)法保證檔案的質(zhì)量，從而使其缺乏客觀性和完整性，導(dǎo)致建立檔案的工作背離了其原始意義。檔案的建設(shè)也將變得更加混亂，相關(guān)部門的管理將變得更加乏味且難以管理。同時(shí)，檔案信息共享工作受到阻礙，在一定程度上阻礙了檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，水平低

一直以來(lái)，國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理人員整體職業(yè)素質(zhì)不高、管理意識(shí)淡薄。有些國(guó)有企業(yè)的檔案管理員身兼多職，崗位不固定，流動(dòng)性很大，導(dǎo)致檔案管理水準(zhǔn)偏低。有的企業(yè)雖配有專責(zé)的檔案管理員，但由于缺少參加日常檔案培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，固有的檔案管理知識(shí)無(wú)法滿足單位檔案管理的最新要求。甚至，目前多數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案管理員年齡偏大，雖然他們?cè)跈n案管理事務(wù)中有豐富的經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樯眢w機(jī)能衰退、記憶力和手動(dòng)能力減弱，他們被動(dòng)接收新時(shí)代信息化知識(shí)，致使現(xiàn)有的經(jīng)驗(yàn)與迅速發(fā)展的檔案管理工作要求脫節(jié)，如在部分國(guó)有建筑企業(yè)，檔案室的檔案管理員以年長(zhǎng)者為主，思想固步自封，不善于吸收新鮮事物，缺少接收新工作方法傳遞的渠道。有的檔案管理人員也并不熟悉綜合檔案管理規(guī)定，催收整理工程檔案時(shí)，未能考慮到材料收集的實(shí)際情況，收到的圖紙未認(rèn)真鑒別就草率歸檔，并不做相關(guān)的一系列專業(yè)的檢查，導(dǎo)致檔案歸類不清晰和混亂。

綜上所述，在信息時(shí)代這個(gè)大背景下，檔案管理工作面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，創(chuàng)新檔案管理工作，需要從以下三個(gè)方面做起。

首先，當(dāng)前我國(guó)電子文檔的技術(shù)目前仍有待提高，因而電子檔案的處理與編制比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問(wèn)題。每個(gè)檔案管理職員需要以身作則，對(duì)于新出現(xiàn)事物或技術(shù)要積極面對(duì)，于自身而言，不要局限于文檔管理工作，要把目光放在長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展上，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，做好當(dāng)前的文檔管理，就是為未來(lái)作鋪墊，因而要時(shí)刻謹(jǐn)記對(duì)歷史負(fù)責(zé)，依據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導(dǎo)電子文檔的實(shí)際辦理。

其次，強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作。在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中應(yīng)該加強(qiáng)工作人員對(duì)文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)職責(zé)，確保每項(xiàng)工作流程的質(zhì)量，只有責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過(guò)程管理”提供質(zhì)量保障。企業(yè)要擬定有關(guān)文件儲(chǔ)存規(guī)則，依據(jù)當(dāng)前我國(guó)的檔案管理制度以及相關(guān)法律規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務(wù)，提高文書與檔案管理事務(wù)的可行性和可操作性。要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊(duì)伍，為檔案的全過(guò)程管理打下堅(jiān)定的基礎(chǔ);不斷引進(jìn)信息時(shí)代先進(jìn)的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強(qiáng)化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一。

再次，完善電子檔案的組織和管理。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被普遍的運(yùn)用到文書工作與檔案管理工作之中，對(duì)文書事務(wù)與檔案辦理事務(wù)提出了更廣、更深的需求。實(shí)踐證實(shí)，無(wú)規(guī)矩不成方圓，在企業(yè)內(nèi)部制定一項(xiàng)科學(xué)有效的制度，有助于監(jiān)督并提高員工的工作效率，鑒于部分國(guó)有企業(yè)存在電子檔案體制不健全因素，制定相應(yīng)的制度規(guī)范是勢(shì)在必行的。因此，各企事業(yè)單位需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套科學(xué)的檔案管理體系，并督促落實(shí)，才會(huì)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)可持續(xù)健康發(fā)展。同時(shí)，國(guó)有企業(yè)要注重組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，鼓勵(lì)檔案管理員熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將現(xiàn)代科技知識(shí)運(yùn)用到文檔信息資源的處理、保管和治理事務(wù)中，提高文檔辦理水平。

最后，加強(qiáng)檔案的日常管理，以確保信息安全。檔案信息平臺(tái)的日常管理是否規(guī)范化，決定了檔案的安全性和日常運(yùn)行的穩(wěn)定性。因此，檔案管理員必須在日常檔案管理工作中保持電子信息的物理機(jī)密性，嚴(yán)格實(shí)行不聯(lián)網(wǎng)的保密性和不保密的網(wǎng)絡(luò)。由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中充斥著各種病毒。作為檔案館建設(shè)的重要組成部分，檔案平臺(tái)在受到惡意攻擊時(shí)很難處理，這將導(dǎo)致整個(gè)平臺(tái)系統(tǒng)癱瘓，嚴(yán)重影響正常工作。在檔案管理的過(guò)程中，需要防止外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，以防止平臺(tái)受到惡意破壞。在日常管理中，還必須確保檔案內(nèi)容不會(huì)泄漏。檔案平臺(tái)涉及更多的個(gè)人隱私。員工嚴(yán)格遵守保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)各種保密制度的研究，不允許將任何與工作有關(guān)的文件帶出辦公室。同時(shí)，更需要定期地做好數(shù)據(jù)備份，防止在發(fā)生意外情況時(shí)丟失歸檔中的信息。意外斷電或平臺(tái)系統(tǒng)代碼故障可能會(huì)導(dǎo)致平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息丟失。因此，在檔案管理的過(guò)程中，管理人員應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)，以保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)信息。