高校檔案管理工作的信息化建設思考

石媛嫄 曹奕

摘要：當前隨著我國已邁入信息化社會，各行各業(yè)為了迎合時代的發(fā)展，紛紛與信息化相結合，廣泛運用信息技術。高效的檔案管理工作是高校行政管理部門的一項重要工作，可以幫助高校了解以往歷史，并積淀本校文化。為了提升高校檔案管理工作的效率，需要注重將其與信息化技術聯(lián)系起來從而推動高校檔案管理工作的完善。本文主要從高校檔案工作的角度出發(fā)，論述在信息時代如何更好開展其管理工作。文章分為三個部分，第一部分論述高校檔案管理與信息化技術結合的意義;第二部分論述當前高校檔案管理信息化建設存在的問題;第三部分論述相應的改良措施。

關鍵詞：高校檔案管理工作;信息化建設;管理效率

計算機的普及推動了大數(shù)據(jù)和云計算等高新技術的發(fā)展，為了提升行業(yè)內的生產效率，縮減行業(yè)成本，各行業(yè)都開始注重將本行業(yè)與新型技術相結合從而與時代接軌，避免被時代淘汰的不良結果的產生。在高校檔案管理工作中，隨著我國教育體制的變化，開始逐漸擴招，每年的大學新生都逐年增多，這在一方面加大了高校檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)的手寫檔案已經(jīng)無法適應新形式的變化，因此必須借助高效率、高配置的信息技術對其進行變革，從而推動檔案管理工作與新技術的結合，提升檔案管理的服務效率。但當前階段，我國高校檔案管理工作還存在一定的問題，會對高校檔案管理工作的發(fā)展造成一定的阻礙。因此，推動其信息化建設成為高校檔案管理部門需要思考的問題。

一、高校檔案管理工作與信息化技術結合的意義

（一）有利于“智能校園”的打造

在高校的管理工作中，高校檔案管理是其重要的一項內容，其中最大的作用就是可以將學校在各個階段歷史記錄下來，不僅有利于學校文化氛圍的形成，積淀校園文化，還有助于高校的科研、教學工作的實現(xiàn)，以促進學校的評估和考核分化提升，在高校檔案管理工作中加入信息化，可以借助高新技術對學校的文化、歷史進行合理的保護，從而形成智能的學習氛圍，打造“智能校園”。

（二）有利于對現(xiàn)有檔案資料的管理

在以往的高校檔案管理工作中，主要是人力進行整理和歸納，不僅不利于資料的整理，同時也會降低管理工作的效率，增加管理工作的成本和時間。使用信息化技術，注重將高校檔案與計算機技術相融合，實現(xiàn)數(shù)字化管理，既能保證對檔案資料的永久保存，同時還能降低對以往紙質檔案使用的依賴性，進一步提升管理工作的效率。

（三）有利于檔案管理效率的提升

高校檔案管理的信息化不僅可以對現(xiàn)有的資料進行保管，滿足讀者多元化的閱讀需求，還能簡化讀者借閱的程序。只需要將相關資料輸入進電腦里，相關資料和讀者信息就會在電腦中有全面的展示，對比傳統(tǒng)的人工操作，大大降低了時間，從而提升了高校檔案管理工作的效率。

二、當前高校檔案管理工作信息化建設的問題

（一）思想認識不明晰

當前，由于檔案管理工作在高校行政管理部門的存在感不強，進而促使高校未認識到檔案管理工作的重要性，認為其難以創(chuàng)造經(jīng)濟效益，而忽略其社會效益和文化效益，因此對高校檔案管理工作的認識不明晰，就會促使高校缺乏對檔案管理的意識，進而導致高校檔案管理的落后，難以與時代相銜接，促使學校的相關珍貴檔案無法得到妥善管理。

（二）相關基礎設施落后

高校檔案管理需要有充足的資金予以支持，這主要是因為與信息化接軌，不僅需要高校加大相應的重視意識，同時還需要招收大量相關人才并引進相關設備，為高校檔案管理工作的信息化做好充足的準備。但由于高校對這方面的認識不足，就會對人才和技術設備的引進難以有實質性的行動，進而阻礙信息化建設，難以實現(xiàn)完整的信息網(wǎng)絡。

（三）檔案信息化技術人才短缺

當前，高校檔案管理的信息化對相關專業(yè)人才提供了更高的要求，不僅需要有一定的歸納概括能力，還需要熟練操作信息化設備，具備較強的綜合素質。由于用人體制的限制，使得難以招收到綜合素質較強的專業(yè)性人才，進而難以在該部門激發(fā)創(chuàng)新活力。

三、高校檔案管理工作的改良措施

（一功口強高校檔案管理人才的綜合素質

首先需要對相關人員進行相關專業(yè)的培養(yǎng)，注意提升其對于資料的歸納和收集能力，高校需要利用自身資源對其進行培養(yǎng)，將檔案管理作為學科建設的一部分進行培養(yǎng);其次需要開展相關培訓會，注重相關人才對信息化技術的掌握;最后注重對相關人才的考核，提升他們的工作積極性和創(chuàng)新活力，提升管理工作效率。

（二功口大投入，促進相關基礎設施的建設

首先，需要樹立起相關認識，注重高校檔案管理的設備的更新，加大資金的投入，將數(shù)據(jù)庫服務器、數(shù)碼攝像機等技術設備添加到高校檔案管理工作中。其次，要對人才進行投資，注意提升其信息化能力和對信息處理和管理的能力，主要是注重提升他們的意識，并鼓勵他們自主學習的能力，并將獎懲制度與自主學習相結合，進一步提升管理工作的效率。

四、結語

綜上所述，高校的檔案管理信息化建設意義巨大，不僅能夠有效保護高校資料，還能為高校的文化傳承、學習氛圍的形成提供幫助。但就目前的實踐情況來看，高校的檔案管理信息化建設還面臨一定的挑戰(zhàn)，因此，就其重要性必須進行改良，樹立信息化建設的意識，加大資金和技術的投入，推動更多高素質人才隊伍的建設，為高效的檔案管理信息化提供預案，推動高校檔案管理工作的效率提升。

參考文獻

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