基于檔案資料分析的公立醫(yī)院檔案歸檔和管理工作探究

李楠

摘 要：在公立醫(yī)院管理工作中檔案歸檔與管理是極為重要的組成部分之一，對(duì)其進(jìn)行管理的目的是為了更有效的為醫(yī)療中心的工作服務(wù)，帶動(dòng)醫(yī)院管理能力與醫(yī)療能力的提升。公立醫(yī)院做好檔案歸檔和管理工作對(duì)其的科學(xué)、健康發(fā)展有著十分重大的作用和意義。本文通過闡述公立醫(yī)院檔案工作的重要性和分析其檔案管理存在的問題，提出了具體的基于檔案資料分析的公立醫(yī)院檔案歸檔和管理工作優(yōu)化措施，以期為公立醫(yī)院日后的檔案歸檔和管理工作帶來有價(jià)值的參考建議。

關(guān)鍵詞：檔案資料分析;公立醫(yī)院;檔案歸檔;管理策略

檔案歸檔和管理工作是公立醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，其對(duì)醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)工作的進(jìn)行起到直接影響，對(duì)比其他領(lǐng)域的管理工作，醫(yī)院管理的難度普遍更大一些，難點(diǎn)在于艱巨的使命和責(zé)任、繁復(fù)的系統(tǒng)以及更低的錯(cuò)誤率。在當(dāng)前新時(shí)代當(dāng)中，對(duì)于公立醫(yī)院的檔案歸檔和管理工作要求更高，怎樣基于檔案資料分析改進(jìn)管理模式，找到新思路、新策略以及新渠道，更有效的為公立醫(yī)院的健康發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，成為目前公立醫(yī)院檔案歸檔和管理工作者的重要任務(wù)。

一、公立醫(yī)院檔案歸檔和管理工作的重要性

公共醫(yī)院檔案指的是公共醫(yī)院在教學(xué)科研、醫(yī)療、醫(yī)院行政等活動(dòng)中建立的有利用和保存價(jià)值的，通過資料分析和歸檔處理之后的文字、數(shù)據(jù)、食品以及實(shí)物等不同方式與載體的歷史記錄內(nèi)容。醫(yī)院檔案屬于國(guó)家檔案中的重大部分之一，同時(shí)還是醫(yī)院的寶貴資源和財(cái)富。在當(dāng)前我國(guó)的公立醫(yī)院當(dāng)中，不同載體和形式的檔案服務(wù)于不同的工作內(nèi)容，為醫(yī)院上層領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決議以及計(jì)劃奠定根基，為病人給予詳細(xì)的、正確的病歷數(shù)據(jù)和信息，為醫(yī)院的改革創(chuàng)新發(fā)展給予工作服務(wù)等。簡(jiǎn)單來說，公立醫(yī)院的檔案歸檔和管理工作直接影響著其內(nèi)部的各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行，影響著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的順利建設(shè)和發(fā)展，對(duì)我國(guó)建設(shè)小康社會(huì)起到著重要的推動(dòng)作用。

二、公立醫(yī)院檔案歸檔和管理工作中存在的各項(xiàng)問題

1.檔案意識(shí)較差，對(duì)其重視度較低

對(duì)于我國(guó)融合教學(xué)科研以及醫(yī)療保健和預(yù)防工作為一體的公立醫(yī)院管理工作當(dāng)中，對(duì)于檔案歸檔和管理的重視度普遍較低，但是，在我國(guó)全國(guó)文明單位建設(shè)以及公立醫(yī)院等級(jí)評(píng)估等項(xiàng)目當(dāng)中，都涉及著大量的檔案內(nèi)容，不過，在“全國(guó)文明單位測(cè)評(píng)體系”及“三甲醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則”當(dāng)中，納入了許多公立醫(yī)院管理工作項(xiàng)目，比如，財(cái)務(wù)管理、后勤管理、醫(yī)療設(shè)備管理等等，卻獨(dú)獨(dú)未將檔案歸檔和管理納入其中。由此能夠清楚的看到，公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案歸檔和管理工作的重要性欠缺充分的認(rèn)識(shí)。在培養(yǎng)各類公立醫(yī)院人才培養(yǎng)中，對(duì)于檔案歸檔和管理的人才培養(yǎng)重視度更低。

2.信息化管理較差，欠缺硬件投入

由于很多公共醫(yī)院對(duì)于檔案歸檔和管理工作的重視度較低，更多的將關(guān)注力放在醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)上，致使檔案歸檔和管理顯著落后于其后。檔案歸檔和管理沒有和醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)管理進(jìn)行同步規(guī)劃與部署，因此，醫(yī)院檔案歸檔和管理出現(xiàn)邊緣化情況。由此，致使醫(yī)院的檔案庫(kù)房較為狹小，不符合規(guī)定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備以及技術(shù)過于落后，顯著限制了醫(yī)院檔案事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

3.管理工作團(tuán)隊(duì)綜合素養(yǎng)較低

當(dāng)前，公立醫(yī)院普遍存在檔案部門工作人員人數(shù)較少以及專業(yè)人才欠缺的問題。檔案部門的工作人員大部分學(xué)歷都較低，有些還是“半路出家”的工作人員，很多都欠缺系統(tǒng)化的檔案專業(yè)培訓(xùn)，工作能力較差。這和現(xiàn)代化醫(yī)院檔案工作需求嚴(yán)重不符，極大的限制了公立醫(yī)院檔案歸檔管理工作的順利進(jìn)行與發(fā)展。

4.管理范圍模糊，缺少統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)

當(dāng)前，公立醫(yī)院的檔案歸檔和管理大多還是由醫(yī)院院長(zhǎng)下設(shè)立的醫(yī)院綜合檔案辦公室來負(fù)責(zé)，管理的內(nèi)容包含有醫(yī)院設(shè)備、財(cái)會(huì)、實(shí)物以及文書檔案等等多個(gè)種類的檔案工作。而醫(yī)院人事檔案是由人事部門負(fù)責(zé)，患者的病歷檔案是由病案辦公室負(fù)責(zé)等，因此，出現(xiàn)同個(gè)單位里出現(xiàn)多個(gè)部門進(jìn)行檔案管理的局勢(shì)，這樣的情況違背了我國(guó)《檔案法》中檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理的管理原則和要求，很容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案的因管理不當(dāng)而丟失。

5.檔案管理方式落后

公立醫(yī)院的檔案歸檔和管理工作需要人員、資金以及場(chǎng)地等多方面的支持，不過，在醫(yī)療體制改革不斷推進(jìn)中，各大公立醫(yī)院都處于快速發(fā)展擴(kuò)張期，從而造成了醫(yī)療資源的短缺，沒有更多的資金投放在檔案管理中。就當(dāng)前情況來看，很多公立醫(yī)院都有著數(shù)十年的發(fā)展歷程，積攢下來的檔案數(shù)量非?？捎^，而現(xiàn)有場(chǎng)地顯然很難有效滿足具體管理需求。而且還有部分公立醫(yī)院依舊應(yīng)用傳統(tǒng)管理方式，導(dǎo)致效率非常低下，難以滿足公立醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展要求。

三、基于檔案資料分析的公立醫(yī)院檔案歸檔和管理工作策略

基于檔案資料分析的公立醫(yī)院檔案歸檔和管理工作十分重要，在一定程度上影響到公立醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成。針對(duì)此，要求公立醫(yī)院相關(guān)方面加強(qiáng)重視，客觀面對(duì)具體工作中存在的問題，然后采用合適的措施進(jìn)行處理應(yīng)對(duì)，以便將其作用更加充分的發(fā)揮出來，為公立醫(yī)院其他部門工作的開展提供助力。

1.加大法律宣傳，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識(shí)

針對(duì)公立醫(yī)院各方面對(duì)檔案歸檔與管理工作認(rèn)識(shí)不足這一問題，要想相關(guān)方面加強(qiáng)重視，加大法律宣傳，并且有效強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識(shí)，具體可以從以下幾方面著手：

首先，要采用多種方式，引導(dǎo)公立醫(yī)院的各階層領(lǐng)導(dǎo)以及全體職工，貫徹學(xué)習(xí)我國(guó)《檔案法》，強(qiáng)化醫(yī)院全體人員的檔案管理意識(shí)，使得他們?cè)诰唧w工作中能夠更加的認(rèn)真仔細(xì)與負(fù)責(zé)，避免因?yàn)槿藶槭韬龆斐蓹n案遺漏、缺失等問題的發(fā)展。

其次，要對(duì)公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行開發(fā)，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提高對(duì)檔案歸檔和管理工作的重視度，將檔案歸檔和管理工作歸入進(jìn)醫(yī)院的管理體系當(dāng)中，這樣便能逐漸影響到醫(yī)院各個(gè)部門的意識(shí)，使得檔案歸檔和管理工作受到應(yīng)有的重視，工作開展起來自然會(huì)更加的順暢，效率也能更加的高。

最后，要充分落實(shí)我國(guó)《檔案法》中有關(guān)“檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理”的原則和要求，強(qiáng)化公立醫(yī)院自覺進(jìn)行依法歸檔。

2.創(chuàng)建科學(xué)體制，進(jìn)行恰當(dāng)管理

此需要順應(yīng)和滿足新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，通過“大檔案”觀念的引導(dǎo)，融合公立醫(yī)院實(shí)際情況，創(chuàng)建符合本院管理發(fā)展的科學(xué)管理體制。

首先，需要將管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行梳理，創(chuàng)建醫(yī)院綜合檔案部門以及下屬部門，使得醫(yī)院的各項(xiàng)檔案得到統(tǒng)一化的集中管理，確保醫(yī)院貫徹落實(shí)我國(guó)檔案管理法。

再者，是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)部門以及各個(gè)院區(qū)的檔案資源進(jìn)行整合，創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案歸檔和管理制度，制定宏觀的管理制度，具體的制度條令要在宏觀制度管控下凸顯各項(xiàng)檔案專業(yè)的特征，盡可能使得各項(xiàng)檔案歸檔和管理能夠有章可循。同時(shí)，在新一輪醫(yī)療體制改革過程中，使得患者滿意度、醫(yī)療成本控制以及醫(yī)療質(zhì)量等變成管理核心要素。所以，在實(shí)際檔案制度完善過程中，應(yīng)該充分考慮到這一點(diǎn)，充分體現(xiàn)人性化與科學(xué)化。

最后，要明確醫(yī)院檔案工作人員的具體工作職責(zé)，細(xì)化醫(yī)院各級(jí)檔案工作人員的工作，且對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的能力考核，并將考核的結(jié)果與他們的工作績(jī)效進(jìn)行結(jié)合，構(gòu)建各個(gè)部門在檔案管理中的合作機(jī)制，使得各個(gè)部門都能認(rèn)識(shí)到自身職責(zé)，最終形成合力。通過這種方式，能夠很好調(diào)動(dòng)醫(yī)院各個(gè)方面的檔案管理積極性，從而推動(dòng)檔案管理效率進(jìn)一步提升。

3.拓展檔案歸檔范圍，進(jìn)行全范圍覆蓋管理

當(dāng)前，伴隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入發(fā)展，公立醫(yī)院除了要進(jìn)行教學(xué)、科研以及醫(yī)療等常規(guī)化的管理項(xiàng)目之外，還會(huì)出現(xiàn)很多創(chuàng)新化工作以及社會(huì)服務(wù)性工作，例如，近期出現(xiàn)的“新冠肺炎”突發(fā)公共衛(wèi)生事件，醫(yī)院需要對(duì)其進(jìn)行應(yīng)急救援服務(wù)、志愿者服務(wù)、援助疆外服務(wù)等社會(huì)服務(wù)性工作。這些活動(dòng)的開展，推動(dòng)著各類新型檔案載體的涌現(xiàn)。因此，需要公立醫(yī)院全面詳細(xì)分析出現(xiàn)的新情況，對(duì)檔案歸檔和管理計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，拓展醫(yī)院檔案歸檔的范圍，進(jìn)行檔案管理工作模式創(chuàng)新。

4.加大檔案資料分析，開發(fā)資源主動(dòng)服務(wù)

精準(zhǔn)、及時(shí)、有效的醫(yī)院檔案信息不但可以為各個(gè)科室以及部門給予高價(jià)值的醫(yī)療信息，并且可以在潛移默化中提升公立醫(yī)院的工作效率與社會(huì)經(jīng)濟(jì)收益。所以，需要相關(guān)方面加強(qiáng)注重檔案資料的分析，挖掘其中有價(jià)值的內(nèi)容。

不過，要想達(dá)成更為理想的效果，需要檔案歸檔和管理者針對(duì)本院的發(fā)展大方向，順應(yīng)本院管理內(nèi)容的開拓，全面進(jìn)行檔案資料分析和資源開發(fā)，將檔案運(yùn)用的邊沿拓展至醫(yī)院的各個(gè)科室與工作部門，讓所有需要檔案幫助的科室都可以很方便的運(yùn)用檔案。與此同時(shí)，可以全面舉行各大檔案研究活動(dòng)，搜集本院文化遺漏部門以及檔案資源，對(duì)其進(jìn)行整理分析和歸類，為公立醫(yī)院的檔案歸檔和信息利用奠定穩(wěn)固的根基。

5.強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升團(tuán)隊(duì)素養(yǎng)

公立醫(yī)院的檔案歸檔和管理急需一支工作能力過硬、思想作風(fēng)良好、政治面貌積極的高素養(yǎng)人員團(tuán)隊(duì)，由此需要公立醫(yī)院管理部門對(duì)其進(jìn)行高度關(guān)注和培養(yǎng)。

首先，要在當(dāng)前已有的檔案工作人員基礎(chǔ)之上進(jìn)行更加精準(zhǔn)的檔案專業(yè)人才培育。一方面，可以組織優(yōu)秀的檔案工作人員出外進(jìn)修，回來之后在組織研討會(huì)，讓出外進(jìn)修的檔案工作人員分享一下自己出外學(xué)到的先進(jìn)管理知識(shí)和方法;另一方面，聘請(qǐng)相關(guān)專家來醫(yī)院組織開展講座，要求檔案管理人員積極參與。這樣能夠有效強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，使其更好滿足檔案歸檔與管理工作的要求，提升工作效率。

再者，要從我國(guó)各大高校有效引進(jìn)高質(zhì)量綜合型檔案人才。具體就是得提升檔案歸檔和管理工作的福利待遇，以便吸引更多優(yōu)質(zhì)的人才參與其中。同時(shí)，還可以與高校合作進(jìn)行人才的培養(yǎng)，指派醫(yī)院內(nèi)部?jī)?yōu)秀檔案歸檔和管理人才進(jìn)入高校該專業(yè)兼職教師。這樣能夠很好保證培養(yǎng)出來的人才更好滿足內(nèi)部工作要求，最終達(dá)成更為理想的工作效果，為公立醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供助力。

6.完善檔案管理體系

一是充分體現(xiàn)出檔案的開發(fā)與利用。從另一個(gè)角度上來說，檔案管理的主要目的其實(shí)就是開發(fā)與利用，為公立醫(yī)院的各個(gè)部門提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。所以，檔案管理部門應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身工作觀念，樹立良好的服務(wù)意識(shí)。具體就是在檔案歸檔與管理各項(xiàng)工作開展中，應(yīng)該圍繞著醫(yī)院業(yè)務(wù)合理開展，同時(shí)積極參加醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)，并以此為基礎(chǔ)推動(dòng)自身工作形式的豐富與轉(zhuǎn)變;

二是，定期組織開展多樣化的編研活動(dòng)，密切關(guān)注醫(yī)院日常管理、臨床研究等情況，并且對(duì)收集到的信息根據(jù)這些情況進(jìn)行深層次的加工，以便有效強(qiáng)化檔案服務(wù)層次，充分體現(xiàn)出自身價(jià)值與作用，提升自身在公立醫(yī)院中的地位;

三是，在公立醫(yī)院之間構(gòu)建共享傳播機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享，避免信息孤島情況的發(fā)生。具體就是基于患者需求進(jìn)行醫(yī)療市場(chǎng)的細(xì)分，根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)特點(diǎn)、具體情況明確管理方向。在這一過程中，不同等級(jí)的醫(yī)院也能進(jìn)行檔案共享，以便為患者提供更為優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，推動(dòng)區(qū)域醫(yī)院檔案管理和服務(wù)共同體的有效達(dá)成。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在公立醫(yī)院整體管理工作當(dāng)中，檔案歸檔與管理工作是極為重要的部分之一，其工作的優(yōu)劣是關(guān)乎著公立醫(yī)院的整體實(shí)力。所以，必須要不斷提高公立醫(yī)院的檔案歸檔和管理水平，使其更好服務(wù)于病人以及醫(yī)院。

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（作者單位：濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）