關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化探討

程相斌

摘要：事業(yè)單位在近年來不斷推進(jìn)檔案管理工作改革，但隨著機(jī)構(gòu)改革的日益深化，事業(yè)單位人事檔案管理面臨更高的要求，制度規(guī)范不夠完善、內(nèi)部檔案工作不足、隊(duì)伍建設(shè)相對落后等問題逐漸顯露出來，阻礙檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)積極探索解決這些問題的有效措施，提高事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化

事業(yè)單位是組成國家政體的重要單位，其工作人員則是組成黨的隊(duì)伍的重要群體，對應(yīng)的人事檔案管理自然就成為中國共產(chǎn)黨選人和用人的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，是事業(yè)單位順利開展人力資源管理工作的基礎(chǔ)。事業(yè)單位的人事檔案全面記錄著單位中個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)、才能、品德、家庭等基本情況，是由單位集中保管的、以備查證的基本資料。如今事業(yè)單位人事制度改革少不了人事檔案這一基礎(chǔ)信息的支撐，檔案部門及人員促進(jìn)本單位人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要性

做好事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化工作的重要性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，為事業(yè)單位日常管理工作的順利開展提供資料，因?yàn)槿耸聶n案涉及很多內(nèi)容，能為單位提供開展各項(xiàng)工作與活動(dòng)的參考，例如人員培訓(xùn)、績效考核以及辦理社保等，通過有效分析人事檔案資料，讓日常管理工作者獲得原始材料，有序開展相關(guān)工作。第二，為事業(yè)單位的工作隊(duì)伍建設(shè)提供依據(jù)。因?yàn)槭聵I(yè)單位的人事檔案管理是其建設(shè)優(yōu)秀工作隊(duì)伍的重要途徑，打造一支結(jié)構(gòu)合理、能力突出的工作隊(duì)伍是單位人事檔案管理規(guī)范化最主要的一項(xiàng)工作。基于對人事檔案管理工作的分析，就能對工作人員的更多資料與信息進(jìn)行深入挖掘，使調(diào)整人員崗位、人員晉升等獲得有效參考依據(jù)，推動(dòng)人才隊(duì)伍建設(shè)事業(yè)良性發(fā)展[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的有效措施

（一）完善檔案規(guī)范制度

為實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理，首先要做的就是制定完善的檔案立檔、歸檔、借閱等規(guī)范制度，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，例如紙質(zhì)文檔的字體、格式和音像制品、電子文檔的制式等，形成人事檔案管理規(guī)范化的設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，明確要用的軟件系統(tǒng)、硬件應(yīng)當(dāng)達(dá)到的條件等，通過標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范制度推動(dòng)人事檔案管理的完整和規(guī)范。換言之，從事業(yè)單位人事檔案的產(chǎn)生到收集檔案資料、歸檔和向檔案室移交檔案再到人事檔案的日常借閱、利用等都應(yīng)遵循規(guī)范化的原則，形成嚴(yán)格的、完善的制度，完善人事檔案管理目標(biāo)考核與責(zé)任追究制度，用制度規(guī)范管理工作，確保人事檔案管理的有序性與規(guī)范性。另外，要注意完善建立人事檔案的數(shù)字化管理制度，通過電腦和掃描儀等設(shè)備與現(xiàn)代技術(shù)，把傳統(tǒng)的文字、圖片和聲像等人事檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息資料，使事業(yè)單位的人事檔案紙質(zhì)格式和數(shù)字格式并存，更好地適應(yīng)新時(shí)代的新要求。在完善人事檔案管理設(shè)施方面也要增加基礎(chǔ)投入，例如購買必要的數(shù)據(jù)處理器、軟件系統(tǒng)等，同時(shí)建立單位檔案信息管理體系，提高使用人事檔案信息的效率，在檔案信息化管理制度的約束下促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性提升。

（二）規(guī)范內(nèi)部檔案管理

事業(yè)單位的人教部門或辦公室應(yīng)牽頭規(guī)范內(nèi)部檔案資料管理，支持檔案人員做好各項(xiàng)工作[2]。例如在年初負(fù)責(zé)全面收集上年度內(nèi)部人員的年度考核表和獎(jiǎng)懲材料、薪酬調(diào)整、學(xué)歷變動(dòng)、職稱變動(dòng)、職位調(diào)整以及退休人員、新進(jìn)人員的相關(guān)材料，業(yè)務(wù)科室和財(cái)務(wù)部門等也要主動(dòng)積極地配合人教部門或辦公室一起收集年度人事材料。在材料匯集之后以人員為單位將其裝入檔案袋，檔案部門及人員則及時(shí)接收其移交的人事檔案，做好銜接工作，一起在移交清單上簽字確認(rèn)。與此同時(shí)，對于內(nèi)部檔案材料的日常管理也必須規(guī)范，例如借閱或復(fù)印人事檔案時(shí)要先審批、后登記、再使用，做好歸還記錄等。在借閱審批中應(yīng)在申請表里注明借閱人事檔案的原因、時(shí)間、借用者名字等，在人事分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見之后才能借閱或者復(fù)印。對于借閱對象也必須嚴(yán)格界定，原則上是因本單位工作需求或本人面對晉升、退休等事宜才能借閱人事檔案，提升內(nèi)部人事檔案的規(guī)范性。

當(dāng)然，如果條件允許，事業(yè)單位可聘請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)開展專業(yè)性的人事材料整理和裝訂工作，規(guī)范管理人事檔案。如果單位經(jīng)費(fèi)緊張，就應(yīng)在內(nèi)部專門開展清理工作，根據(jù)人員順序梳理人事檔案，記錄并匯總所存問題，通知相關(guān)科室和當(dāng)事人及時(shí)補(bǔ)充缺少的資料;根據(jù)人事檔案目錄順序把收集的材料歸于檔案盒，裝訂成檔;規(guī)范人事檔案順序，按照人員履歷、自傳、學(xué)歷與職稱、考核及鑒定、政審、獎(jiǎng)懲、聘用及任免等目錄使人事材料精準(zhǔn)歸位。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案管理規(guī)范化是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性與政策性極強(qiáng)的工作，涉及到人員信息安全，所以對事業(yè)單位檔案人員的管理能力與素質(zhì)水平要求較高，加強(qiáng)檔案人員建設(shè)勢在必行[3]。單位在人事制度改革中應(yīng)挑選認(rèn)真負(fù)責(zé)、不怕辛苦、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜诉M(jìn)入檔案管理崗位，提供打造高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的有利條件;聘請人事檔案管理領(lǐng)域的專家對本單位檔案人員開展培訓(xùn)工作，使其了解并掌握人事檔案管理的最新動(dòng)態(tài)與工作方法;檔案人員也要加強(qiáng)自身建設(shè)，樹立正確價(jià)值觀，提升個(gè)人思想覺悟，不隨意泄露人事檔案信息，保護(hù)檔案安全。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位人事檔案管理工作的量很大，程序也十分繁雜，需要檔案人員有足夠的耐心，在完善規(guī)范制度的同時(shí)做好內(nèi)部檔案資料管理工作，不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，確保人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，體現(xiàn)人事檔案管理應(yīng)有的作用，為事業(yè)單位的運(yùn)作和發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]褚麗娜.事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與具體策略[J].蘭臺世界，2019（S1）：154.

[2]江佳桐.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：169.

[3]胡妤.如何做好新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2019（01）：23-24.