提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的對策

郝明利

【摘要】辦公室是一個單位的綜合服務(wù)部門，對外要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與溝通，承接外聯(lián)工作，對內(nèi)要為單位的其他部門提供支持和服務(wù)，所以辦公室的檔案信息較多，這些文件檔案對企業(yè)的發(fā)展有十分重要的作用。本文對辦公室文件檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并且對提高辦公室文件檔案管理水平的策略進(jìn)行探討，旨在提高辦公室文件檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供完整、豐富的檔案信息。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作;檔案管理;問題;對策

文件檔案管理是辦公室工作內(nèi)容中的重要組成部分，這些文件檔案是對部門工作的記錄，也間接反映了單位的發(fā)展歷程、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等信息，可以說，文件檔案是辦公室的一種無形資產(chǎn)。對于油田開發(fā)企業(yè)而言，由于工程項目較多，涉及的范圍很廣，項目持續(xù)較長，所以檔案信息較復(fù)雜。以井下工程部為例，該部門主要負(fù)責(zé)油田井下開采管理，從項目選址、項目開采方案設(shè)計、開采管理到開采后管理，每一個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的資料、檔案信息。辦公室是對各種檔案信息進(jìn)行收集、整理和保存的主要部門，為了更好地促進(jìn)各種油田開采項目順利推進(jìn)，文件檔案管理的重要性不言而喻。尤其是在信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用的背景下，辦公室文件檔案管理受到的重視程度越來越高，傳統(tǒng)的文件檔案管理技術(shù)和方法已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的時代。辦公室在管理方面欠缺技術(shù)、思想觀念落后，對于單位的文件檔案管理影響十分不利。對此，要積極加強(qiáng)辦公室文件檔案管理創(chuàng)新，借助信息技術(shù)開展現(xiàn)代化管理，提高辦公室文件檔案管理水平。

一、辦公室文件檔案管理的特點

（一）檔案管理的安全性。辦公室的檔案信息匯集了很多部門的資料，可以說辦公室的檔案資源對單位的發(fā)展有決定性影響。在檔案管理過程中必須要保證檔案內(nèi)容的安全性。因為檔案涉及單位的商業(yè)機(jī)密、技術(shù)等保密性很強(qiáng)的信息，關(guān)系單位的發(fā)展。所以在檔案管理過程中必須要做好安全保護(hù)，以防檔案泄露，確保檔案工作的安全性。

（二）檔案管理的系統(tǒng)性。檔案是從日常工作中產(chǎn)生的，與單位的發(fā)展息息相關(guān)，對單位的檔案進(jìn)行管理，包括收集、整理檔案，也包括對檔案資源進(jìn)行保存和利用。在管理過程中必須要注意對各種文件檔案信息進(jìn)行整理，形成系統(tǒng)化的、清晰的檔案內(nèi)容，對單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況進(jìn)行真實反映，便于單位的其他部門對檔案資源進(jìn)行利用。

（三）檔案管理的廣泛性。檔案管理工作涉及單位發(fā)展的每一個環(huán)節(jié)，每一項內(nèi)容，是對單位發(fā)展的全面記錄，而且不同部門的檔案信息側(cè)重點有所不同，比如工程部門的檔案主要涉及單位的工程項目，包括工程的基本情況、實施情況、實施技術(shù)、完成情況、成本支出、遇到的問題、解決措施等等，辦公室必須要對所有的檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄、嚴(yán)格保存，才能提高檔案管理水平，減少檔案管理過程中的問題。

二、辦公室文件檔案管理面臨的問題

（一）文件檔案管理理念比較陳舊。辦公室是單位內(nèi)重要的職能部門，工作內(nèi)容比較繁雜，油田開采企業(yè)受到傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟(jì)時代的影響，部分工作人員的觀念仍然沒有轉(zhuǎn)變過來，比較陳舊，對文件檔案管理的重視程度不夠高，信息化意識不強(qiáng)，在文件檔案管理的時候依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，對各種文件檔案資源的利用不多，很多時候只將檔案收集整理出來，并沒有真正加以利用，沒有發(fā)揮出文件檔案的作用。

（二）文件檔案管理制度不健全。油企的項目分布范圍廣，文件檔案眾多，檔案管理是一項十分復(fù)雜的工作，在管理過程中還有很多問題，比如沒有形成一套科學(xué)規(guī)范的管理制度，文件檔案管理比較混亂，所收集的資料不齊全，檔案信息內(nèi)容丟失等，影響文件檔案管理效率的同時，還導(dǎo)致文件檔案管理出現(xiàn)的錯誤較多。

（三）檔案人員水平不高。在檔案管理工作不斷創(chuàng)新的背景下，文件檔案管理必須要從技術(shù)創(chuàng)新為出發(fā)點，才能真正提高檔案管理水平。而檔案管理工作必須要依賴于專業(yè)的檔案管理人員，其綜合能力水平直接影響檔案管理工作質(zhì)量，由于沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，加上一部分檔案管理工作由其他部門的員工兼職完成，所以很多時候沒有意識到檔案管理的重要性以及檔案資源的價值，在進(jìn)行檔案管理的時候出現(xiàn)較多問題，比如檔案不齊全、不真實、檔案文件質(zhì)量不高等。

三、辦公室文件檔案管理的對策

辦公室文件檔案內(nèi)容繁多，涉及的范圍很廣，為了實現(xiàn)對所有檔案的收集與整理，必須要結(jié)合當(dāng)前的時代特征，對信息化技術(shù)加以利用。信息化時代各種新技術(shù)的發(fā)展，為文件檔案管理的發(fā)展提供了必要的支持，也給傳統(tǒng)的文件檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。在當(dāng)前形勢下，加強(qiáng)文件檔案管理創(chuàng)新，可以從以下幾個方面著手：

（一）創(chuàng)新文件檔案管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，由檔案人員對所有的檔案進(jìn)行整理、記錄、編號、收集、保存等，因為人的精力有限，每一個環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)錯誤，這就對單位的發(fā)展造成了很大影響。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，讓文件檔案信息化發(fā)展成為可能，新形勢下應(yīng)該要加強(qiáng)文件檔案管理信息化發(fā)展，對檔案管理人員進(jìn)行教育，讓他們逐漸意識到信息化技術(shù)在文件檔案管理中的作用，對未來文件檔案管理的發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，從而不斷提高檔案管理水平。另外，檔案管理人員以及其他部門的人員都要意識到檔案的價值，不是將檔案收集整理就完了，更重要的部分是對檔案進(jìn)行利用，單位的每個員工都應(yīng)該形成利用檔案的意識，在日常工作中有機(jī)會利用檔案資源的時候就要充分利用，發(fā)揮出檔案的價值。

（二）不斷完善辦公室文件檔案管理制度。完善辦公室文件檔案管理制度是提高文件檔案管理水平的關(guān)鍵，由于檔案管理制度不健全，所以很多時候?qū)е聶n案管理工作落后。對此，可以從以下兩個方面著手，完善檔案管理制度：1.加強(qiáng)文件檔案管理責(zé)任制度的建立。有責(zé)任才能保證工作更細(xì)致，對于檔案工作而言，責(zé)任意識十分重要，很多時候正是由于檔案管理人員的責(zé)任意識不強(qiáng)，加上懲處制度不完善，所以導(dǎo)致檔案管理人員在工作中出現(xiàn)了疏忽。因此，在檔案管理過程中要建立完善的責(zé)任制度，每一個文件檔案管理人員都應(yīng)該承擔(dān)一定的責(zé)任，對文件檔案人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，一旦出現(xiàn)文件檔案遺漏、錯誤等，要及時找到責(zé)任人，對文件檔案問題進(jìn)行處理。2.健全文件檔案管理安全制度。信息化背景下文件檔案資源的安全性受到一定威脅，尤其是網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，會導(dǎo)致文件檔案泄露、丟失等問題出現(xiàn)。為了進(jìn)一步提高文件檔案管理水平，需要健全文件檔案管理安全制度，強(qiáng)化文件檔案管理人員的安全意識，建立文件檔案管理信息系統(tǒng)準(zhǔn)入制度，準(zhǔn)許有權(quán)限的人員進(jìn)入文件檔案信息管理系統(tǒng)，保護(hù)文件檔案資源的安全性。

（三）提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)技能。檔案管理離不開一支高素質(zhì)、高能力的隊伍，檔案工作的專業(yè)性很強(qiáng)，必須要招聘專業(yè)的檔案管理人員從事檔案管理工作，才能真正提高檔案管理水平。尤其是在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸被淘汰，加強(qiáng)文件檔案管理隊伍的組建，擴(kuò)充現(xiàn)有的文件檔案管理隊伍，是辦公室的重要任務(wù)之一。另外，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育，從業(yè)務(wù)技能水平、職業(yè)道德素養(yǎng)兩個方面著手進(jìn)行培訓(xùn)，尤其是要加強(qiáng)信息化技術(shù)的培訓(xùn)教育，對數(shù)字化文件檔案的錄入形式、格式等進(jìn)行確定，形成數(shù)字化文件檔案，同時要提高檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，讓檔案管理人員真正意識到檔案工作的特殊性，促進(jìn)辦公室文件檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，文件檔案是對單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、項目建設(shè)等進(jìn)行記錄的重要資料，對單位發(fā)展至關(guān)重要，加強(qiáng)文件檔案管理是單位發(fā)展過程中的重點內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理方法比較陳舊，檔案管理人員的技術(shù)水平不過關(guān)，影響檔案質(zhì)量，甚至還出現(xiàn)檔案丟失、泄露、損毀等問題。當(dāng)前是信息技術(shù)時代，加強(qiáng)對信息技術(shù)的利用是提高文件檔案管理水平的關(guān)鍵，未來發(fā)展過程中要加強(qiáng)文件檔案管理改革與創(chuàng)新，對信息化技術(shù)加以利用，完善檔案管理制度，組建一支高素質(zhì)文件檔案管理隊伍，提高文件檔案管理水平。

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