醫(yī)院檔案中聲像檔案管理探討

宋文春

【摘? 要】醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各科室資料留存、信息共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計的重要載體，聲像檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，凝聚了諸多寶貴的醫(yī)療信息、分析數(shù)據(jù)、工作構想及實施方法，不僅能夠推動醫(yī)院業(yè)務發(fā)展，幫助管理人員及時發(fā)現(xiàn)日常工作中存在的問題，還能有效促進人民健康事業(yè)發(fā)展。本文簡要概述了醫(yī)院檔案中聲像檔案管理的重要意義，探討了聲像檔案數(shù)字化的具體工作原理，就當前工作存在的不足進行了分析，在此基礎上有針對性地制定提升策略，以此提高聲像檔案管理工作效率與質量。

【關鍵詞】醫(yī)院;聲像檔案;管理

引言

醫(yī)院檔案管理工作，通過運用文字、圖片影像等資料客觀真實的紀錄醫(yī)院的經營活動，包含醫(yī)院的醫(yī)療技術、衛(wèi)生管理、科學研究等醫(yī)院管理和運行的各個方面，對于醫(yī)院的生產經營具有重要的作用。為此，醫(yī)院的領導者要重視醫(yī)院的檔案尤其是聲像檔案的管理工作，要科學運用這些有價值的醫(yī)療資源，從而提高醫(yī)療服務質量，提升患者滿意度，促使醫(yī)院更好的發(fā)展和經營。

1.醫(yī)院聲像檔案管理概述

（1）醫(yī)院檔案管理工作內容。醫(yī)院檔案管理類目復雜，涉及醫(yī)院管理和運行的各個方面，以及醫(yī)院諸多操作實務，呈現(xiàn)出業(yè)務檔案形式各異的特點。其中聲像檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分之一，能夠將醫(yī)院各類工作信息分門別類，以照片、音頻、視頻等多種載體形式留存下來，與文字說明相結合提高資料信息存儲質量，以非常重要的歷史價值來記錄各類疾病的治療與應對，措施與手段，提供可靠的參照依據(jù)。

（2）醫(yī)院檔案中聲像檔案的重要作用。科技發(fā)展推動了醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)的進步。照相機、攝像機等拍照設備及移動通信設備的普及應用，使得照片拍攝、音頻錄制變得愈加方便，人們也樂于將重要活動用聲像制品的形式進行保存，聲像檔案的發(fā)展大行其道。聲像檔案相較于紙質檔案而言的特有優(yōu)勢是以圖片、聲頻、音頻的形式記錄事件發(fā)生時間、地點、場景、現(xiàn)象等相關信息，能夠準確真實地還原事件始終，空間感、時間感更為強烈。隨著照片、音頻、視頻種類的不斷增多，活動記載內容的逐漸豐富，在檔案管理中加強聲像檔案管理顯得尤為重要。特別是對醫(yī)院聲像檔案工作而言，采用科學的檔案管理流程、合理的檔案管理體系有助于醫(yī)療工作人員總結經驗教訓及科研成果的長久保存，也可以為后期的醫(yī)療工作開展、資料信息核查提供便利。

2.當前醫(yī)院檔案業(yè)務聲像檔案管理中存在的問題

（1）管理模式及保管條件有待提高。磁性、感光材質是醫(yī)院聲像檔案廣泛使用的數(shù)據(jù)存儲載體，相較于紙質檔案而言，它們更容易受到溫度、濕度、光照、磁場等外界條件的影響，因此醫(yī)院聲像檔案必須存儲在特制庫房中。在進行檔案歸檔、提取工作時也需要依據(jù)存儲材制的物理特性采取特定保管方式、制定適宜保管策略。就目前情況來看，我國大部分醫(yī)院檔案管理部門對于聲像檔案的管理意識相對薄弱，沒有依據(jù)材質特性專門健全管理制度、完善管理條件。存儲條件較差導致的音頻視頻磁化、照片底片失真、磁盤光盤受損等不良情況時有發(fā)生，由此導致重要信息丟失、保管數(shù)據(jù)遺漏。有些醫(yī)院的聲像檔案攝錄部門與存儲部門獨立分開、各成體系。攝錄部門錯誤地認為紙質檔案更具保存價值，沒有意識到聲像檔案的重要性，聲像資料錄制不規(guī)范，提交不及時，由此導致數(shù)據(jù)遺失、信息延遲等情況出現(xiàn);存儲部門受到管理資金、管理意識限制，沒有依據(jù)聲像檔案特殊性對庫房存儲環(huán)境進行合理設計與控制，這也在一定層面上增加了聲像檔案受損概率。

（2）信息收集整理工作亟待規(guī)范 。紙質檔案作為信息存儲的主要載體和傳統(tǒng)保存手段，在檔案學研究過程中已經形成了與之相匹配的保存體系及管理流程。聲像檔案由于使用時間較短、更新?lián)Q代較快，很多醫(yī)院管理部門并未形成較為完備的管理體系和相應的管理措施，這也在一定程度上加大了聲像檔案管理難度。聲像檔案收集整理過程中不規(guī)范是影響醫(yī)院檔案管理效率的重要原因。以照片歸檔工作為例，通常情況下需要將打印照片、電子照片一并歸檔，但是由于醫(yī)院檔案管理部門沒有對其進行嚴格規(guī)定與管理，導致攝錄人員并未將所有格式的照片全部上交。音頻、視頻檔案的歸檔工作也存在諸多問題，有的攝錄人員并未就醫(yī)療救治相關工作的整個流程進行攝錄，在提交聲像檔案的時候沒有對檔案規(guī)格進行編輯整理，使得錄像殘缺、音頻不清的情況時有發(fā)生。

（3）聲像檔案格式不夠統(tǒng)一。照片、音頻、視頻作為聲像檔案的主要形式，能夠將醫(yī)療業(yè)務生動形象地記錄下來，為方便查找、保存與共享，需要以規(guī)范格式進行攝錄、存儲。醫(yī)院日常管理中由于涉及工作較多、人員配置有限，常常是由非專業(yè)人員進行聲像檔案錄制工作，由此導致照片、音頻、視頻的角度、像素及存儲格式存在差異，嚴重影響了醫(yī)院聲像檔案的管理質量及效率。由于聲像檔案提交格式不一致，使得醫(yī)院各部門間不能及時查看、互通重要資料，無法實現(xiàn)順暢的聲像檔案數(shù)據(jù)資料共享交流，嚴重影響了聲像檔案的利用效率。

3.醫(yī)院檔案業(yè)務聲像檔案管理提升建議

（1）健全管理制度，加強聲像檔案培訓。健全聲像檔案管理制度，是確保醫(yī)院檔案管理工作順利開展的基礎。醫(yī)院各部門需要嚴格依照檔案管理規(guī)章制度行事，依據(jù)聲像檔案特點強化資料攝錄、格式編輯、數(shù)據(jù)整理、分類歸檔、保管存儲、檢索查閱相關工作的管理。檔案管理部門要嚴格依照規(guī)定開展檔案管理，將主題、內容相關的聲像資料編號整理，并按照類別、問題、事件的集中編制方式進行分類和匯總。應結合醫(yī)院檔案工作特點，定期不定期組織檔案管理人員針對資料攝錄、格式編輯、檔案管理相關內容進行培訓學習，督促管理人員掌握先進聲像資料錄制技巧、聲像檔案管理模式，以此確保聲像檔案管理制度落到實處。

（2）細化檢索目錄，提高檔案利用價值。檔案管理最終要服務于業(yè)務發(fā)展，聲像檔案管理的最終目的在于為醫(yī)院檔案工作提供高質量的檔案材料，以此提高醫(yī)院檔案工作的質量與效率。醫(yī)院管理層需要加強聲像檔案管理的資金投入力度，為檔案管理部門配置計算機、掃描儀、媒體資源管理器等相關電子設備，并依據(jù)工作業(yè)務涉及范圍建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，方便醫(yī)院聲像資料的錄入歸檔。業(yè)務上，要依據(jù)醫(yī)療工作類別、內容差異進行分類整理，建立以事件、時間、地點、人物等關鍵信息的精細化檢索目錄，以此提高檔案資料的查閱、調取效率;技術上，要借助計算機網絡技術實現(xiàn)與其他醫(yī)院檔案部門、新聞媒體單位的信息交流與共享，通過線上查閱、數(shù)據(jù)編輯的方式提高聲像檔案的利用效率。

（3）統(tǒng)一聲像格式，改善檔案保管環(huán)境。醫(yī)院檔案管理部門需要依據(jù)規(guī)章制度對聲像檔案資料進行篩選甄別，將不同格式的聲像資料利用相關技術整理為統(tǒng)一格式，以此提高聲像檔案保存質量與效率。要提高檔案保存條件，依據(jù)聲像檔案物理特性改善檔案保管環(huán)境，要控制好庫房溫濕度條件，購置使用特制防磁柜，要做好遮光處理并配置足夠的滅火設備，對聲像檔案按規(guī)定進行復錄、轉存和數(shù)字化處理，避免檔案損毀;聲像檔案存儲材料含有氧化鐵、粘合劑、聚酯等易燃物質，在控制溫濕度的基礎上，還需配置足夠數(shù)量的防火設備;聲像資料按照規(guī)定需要定期進行復錄、轉存或倒帶，錄像資料需要每隔4年進行倒帶處理，每隔10年進行復錄處理，光盤資料需要每隔4年進行轉存處理;聲像資料還需進行數(shù)字轉存?zhèn)浒?，以此?guī)避可能出現(xiàn)的檔案資料損毀情況。

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