企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的意義和方法

韋軍勇

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）2- 103- 01

摘 要 辦公室在管理中扮演著重要角色，能夠提高辦公室的精細(xì)化的管理并降低管理成本，促使辦公室管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)?；诖?，以下對(duì)企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的意義和方法進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞 精細(xì)化管理 企業(yè)辦公室 解決方法

當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)辦公室管理模式還存在一定的問題，導(dǎo)致干部的執(zhí)行力不高，使得各部門之間缺乏有效的溝通?；诖耍瑖@精細(xì)化管理在企業(yè)辦公室中的實(shí)施意義及實(shí)施措施進(jìn)行分析具有重要的意義。

一、精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理是管理學(xué)中一個(gè)較為重要的理論知識(shí)，最早起源于科學(xué)管理，主要是從不同的方面創(chuàng)新管理理念，比如規(guī)范化、精細(xì)化以及個(gè)性化，其中精細(xì)化管理主要是人與崗位之間的匹配理論，在分配崗位的過(guò)程中，需要明確崗位人員自身職責(zé)，并且在此基礎(chǔ)上將責(zé)任劃分到個(gè)人，同時(shí)對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，這對(duì)企業(yè)各個(gè)管理環(huán)節(jié)質(zhì)量的提高具有較大促進(jìn)作用。此外，辦公室在管理期間，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用精細(xì)化管理模式，不但能夠降低企業(yè)運(yùn)行成本，而且對(duì)管理人員具有約束作用，為提高辦公室管理水平奠定良好的基礎(chǔ)，從而使企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力得到提升。

二、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的意義

（一）提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的內(nèi)在要求

現(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)外開放水平不斷提升，加之“一帶一路戰(zhàn)略”“區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化”等戰(zhàn)略的實(shí)施，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也意味著企業(yè)需要承擔(dān)更多的責(zé)任以及面臨著更多的挑戰(zhàn)。為了更好地提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，加快企業(yè)國(guó)際化、現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)?；牟椒?，加強(qiáng)辦公室管理就成為了必然選擇[1]。辦公室精細(xì)化管理后，意味著辦公室職責(zé)分工更為明確具體，權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)更加清晰，意味著辦公室在企業(yè)中所能發(fā)揮的作用愈大。除此之外，辦公室精細(xì)化管理，意味著企業(yè)辦公室可以節(jié)約更多的管理成本、提升工作效能，進(jìn)而促使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率的提升。

（二）有助于降低企業(yè)的運(yùn)行成本

對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言，降低成本、提高效能都非常具有實(shí)際價(jià)值。從企業(yè)層面來(lái)看，成本是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中十分重視的方面，只有當(dāng)企業(yè)在行業(yè)中的成本處于領(lǐng)先地位，才能使企業(yè)形成一個(gè)有效的競(jìng)爭(zhēng)力。而精細(xì)化管理能夠降低企業(yè)的運(yùn)行成本，因?yàn)槠渲饕菑募?xì)節(jié)入手，通過(guò)運(yùn)用最新的管理技術(shù)，促使企業(yè)的人力、物力及財(cái)力等資源得到充分利用，以此降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

（三）順應(yīng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的必然趨勢(shì)

我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)入到“深水區(qū)”后，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變遷速率加快，企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)政策、法律法規(guī)以及國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的研判顯得尤為重要。企業(yè)辦公室作為信息資源的集散地和發(fā)布地，其在政策發(fā)布、規(guī)章制度發(fā)布、文件發(fā)布領(lǐng)域扮演著重要“角色”。為了更好地協(xié)調(diào)好企業(yè)各個(gè)部門之間的工作，解決實(shí)踐工作中存在的“信息孤島”“信息不對(duì)稱”現(xiàn)象，提升相關(guān)部門以及下級(jí)單位對(duì)經(jīng)濟(jì)政策、法律法規(guī)、國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的把控程度，有必要進(jìn)一步改革企業(yè)辦公室工作，最大限度地提升辦公室整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率，一次性將工作落實(shí)到位。

三、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理措施

（一）建立精細(xì)化管理制度

上市公司要實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理的精細(xì)化，需要從自身的實(shí)際情況著手，建立完善的精細(xì)化管理制度，制度能夠?yàn)樾姓芾砉ぷ魈峁┲匾闹С峙c保證。上市公司相關(guān)的管理人員要借鑒先進(jìn)的精細(xì)化管理理念，保障精細(xì)化制度的完善性，在傳統(tǒng)精細(xì)化管理理念、制度的基礎(chǔ)上，加以改進(jìn)與完善，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)管理工作與任務(wù)的細(xì)分。此外，精細(xì)化管理制度的實(shí)施要求上市公司要做好相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理，根據(jù)管理任務(wù)，詳細(xì)劃分相關(guān)人員的管理職責(zé)，使得辦公室人員在進(jìn)行行政管理工作的時(shí)候，可以依據(jù)有關(guān)的制度來(lái)實(shí)施規(guī)范化的工作。在精細(xì)化管理制度的制定過(guò)程中，上市公司要積極鼓勵(lì)員工參與，積極采納員工的意見，保障精細(xì)化管理制度的完善性與規(guī)范性[2]。

（二）應(yīng)用辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，企業(yè)要想提高辦公室精細(xì)化管理質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用辦公室自動(dòng)化管理系統(tǒng)。此外，辦公室精細(xì)化管理的主要目標(biāo)是明確工作責(zé)任，通過(guò)規(guī)范化管理，將成本控制在一定范圍內(nèi)，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，在對(duì)辦公室職能分配的過(guò)程中應(yīng)根據(jù)不同特點(diǎn)，賦予辦公室在企業(yè)中的樞紐角色。除此之外，將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室管理中，能夠使各種信息及時(shí)傳遞，并且可將繁瑣的管理工作難度降低，為辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）做好辦公室的清潔工作

臟亂差的環(huán)境會(huì)給人一種壓抑的感覺，會(huì)讓人覺得這個(gè)企業(yè)的管理非?；靵y。因此，辦公室管理需要從“清潔工程”開始，切不可將這項(xiàng)工作看做是小事，事實(shí)上干凈整潔的辦公環(huán)境能夠提高工作人員的辦公效率，使他們的身心愉快，更具工作動(dòng)力。辦公室的衛(wèi)生清理工作可從整理、整頓、清掃、習(xí)慣等方面開展，不僅是清理辦公室環(huán)境，而且讓辦公室人員都改變自己的工作及生活習(xí)慣，使他們認(rèn)識(shí)到保持辦公室干凈衛(wèi)生的重要性。

（四）細(xì)化崗位職責(zé)

企業(yè)辦公室管理工作的精細(xì)化要求上市公司在日常的工作中要建立完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，用考核制度來(lái)約束與規(guī)范員工的行為，實(shí)現(xiàn)辦公室人員職能的細(xì)分。對(duì)任何一項(xiàng)企業(yè)辦公室工作而言，上市公司要根據(jù)行政工作的內(nèi)容、目標(biāo)與任務(wù)等，制定明確的員工職責(zé)說(shuō)明書，使得辦公室人員在相關(guān)任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程中能夠充分意識(shí)到自身的職責(zé)權(quán)限。

四、結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理不僅能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，還能加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，繼而提高企業(yè)的管理效率。因此，在今后的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)辦公室需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，以提高他們的工作能力。此外，要做好辦公室的清潔工作，為辦公室人員營(yíng)造一個(gè)干凈衛(wèi)生的工作環(huán)境，這樣可以提高他們的工作效率；還需要完善績(jī)效管理體系；需要重視信息化及標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]許研.淺議精細(xì)化管理在辦公室內(nèi)務(wù)工作中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（20）：111.

[2]秦建偉.企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的意義和方法[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2019（10）：106.