事業(yè)單位檔案管理外包探究

王崢

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）02-093-02

摘 要 在事業(yè)單位運(yùn)行和發(fā)展過程中，檔案管理是重要環(huán)節(jié)之一。事實(shí)上，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性要求較高的工作，但檔案人才相對(duì)稀缺，在部分事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理是由兼職人員完成，管理質(zhì)量必然會(huì)受到一定程度影響，這也使得事業(yè)單位檔案管理外包應(yīng)運(yùn)而生。將檔案管理工作外包給第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，既能提升檔案管理質(zhì)量，又能夠優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部資源配置?；诖?，本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理外包進(jìn)行了綜合性闡述，并提出了一定策略，以供參考。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 外包

一、事業(yè)單位檔案管理外包內(nèi)涵

事業(yè)單位檔案管理外包主要是指事業(yè)單位為了進(jìn)一步提升檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈重組、資源配置優(yōu)化、降低管理成本、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，將檔案管理業(yè)務(wù)當(dāng)中的非核心部分委托給第三方專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的一種管理模式。從大環(huán)境來看，檔案管理外包行業(yè)尚處于發(fā)展階段，但相關(guān)需求變得愈來愈多，整個(gè)市場(chǎng)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。在檔案外包服務(wù)中介市場(chǎng)當(dāng)中，部分機(jī)構(gòu)已經(jīng)做大做強(qiáng)，成為了行業(yè)當(dāng)中的領(lǐng)頭羊。這也使得檔案管理外包產(chǎn)業(yè)鏈變得愈加成熟，為事業(yè)單位檔案管理外包提供了有效途徑。

二、事業(yè)單位檔案管理外包的價(jià)值

事業(yè)單位將檔案管理外包給合適的機(jī)構(gòu)對(duì)于自身運(yùn)營(yíng)及發(fā)展具有十分重要的價(jià)值，主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：1.有利于事業(yè)單位將精力放在主營(yíng)業(yè)務(wù)上。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理業(yè)務(wù)并非核心業(yè)務(wù)。將檔案管理委托給專業(yè)機(jī)構(gòu)，能夠利用專業(yè)機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)資源來彌補(bǔ)事業(yè)單位的弱項(xiàng)，使其能夠?qū)⒅饕ν度氲街鲗?dǎo)業(yè)務(wù)上。這樣能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源配置優(yōu)化，可提升事業(yè)單位整體運(yùn)營(yíng)效率，不斷提升并鞏固其核心競(jìng)爭(zhēng)力。2.有利于事業(yè)單位加強(qiáng)成本控制。事業(yè)單位將檔案管理業(yè)務(wù)外包出去，能夠減少專業(yè)設(shè)備采購(gòu)、人力成本支出等相關(guān)費(fèi)用，在一定程度上降低內(nèi)部管理成本，同時(shí)也能夠獲得更好的管理效果。3.能夠提升檔案管理整體質(zhì)量。事業(yè)單位在與專業(yè)檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)合作的過程中，在其協(xié)助下能夠?qū)挝粌?nèi)部檔案工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，能夠提升相關(guān)人員工作技能水平以及崗位勝任力，并拓展其視野，讓其及時(shí)了解行業(yè)動(dòng)態(tài)以及前沿技術(shù)。如此一來，能夠彌補(bǔ)部分事業(yè)單位在檔案管理方面的缺陷，有利于提升檔案管理整體質(zhì)量。

三、事業(yè)單位檔案管理外包存在的問題

目前很多事業(yè)單位開始將檔案管理業(yè)務(wù)外包第三方專業(yè)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，這在一定程度上緩解了事業(yè)單位在檔案管理方面的壓力，但在相關(guān)業(yè)務(wù)外包過程中也暴露了一定問題：1.事業(yè)單位自身檔案管理能力不足。事實(shí)上，部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視程度并不夠。特別是有些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作無法產(chǎn)出直接效益而忽視了其價(jià)值。由于單位內(nèi)部在檔案管理專業(yè)人才方面較為缺乏，容易出現(xiàn)檔案管理分散化的情況，并未實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)模化管理，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，可能會(huì)造成檔案資料缺失、不完整。上述情況顯然會(huì)對(duì)檔案管理外包產(chǎn)生較大阻礙，會(huì)增加外包服務(wù)難度，還會(huì)增加相關(guān)成本管理支出。2.檔案信息化建設(shè)滯后。部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面投入不夠，相關(guān)設(shè)備較為陳舊，未能及時(shí)更新，且內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)存在缺陷，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)滯后。上述原因造成檔案管理效率較低，即便將檔案管理業(yè)務(wù)外包出去，在部分環(huán)節(jié)上檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)操作難度較大，效率不高，會(huì)影響檔案管理整體效能。3.檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)安全保密工作不夠到位。事業(yè)單位的部分檔案屬于私密性文件，安全性以及保密性要求較高。在將這部分檔案外包給檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)機(jī)構(gòu)在安全性以及保密性方面所做工作不夠到位或缺乏先進(jìn)的安全保密技術(shù)為支持，可能會(huì)出現(xiàn)資料泄密、遺失，甚至損毀的情況，會(huì)讓事業(yè)單位蒙受巨大損失。

四、完善事業(yè)單位檔案管理外包的相關(guān)對(duì)策

事業(yè)單位在檔案管理業(yè)務(wù)外包過程中，需及時(shí)更新理念，并采取一定措施對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行持續(xù)性的優(yōu)化，以此來提升檔案管理整體質(zhì)量，為單位創(chuàng)造更大的效益。

（一）加強(qiáng)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)監(jiān)督

在檔案管理業(yè)務(wù)外包之前，事業(yè)單位要合理篩選合作對(duì)象，做好事前控制。事業(yè)單位需要對(duì)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行全面性的評(píng)審，選擇資質(zhì)合格的檔案中介機(jī)構(gòu)。評(píng)審內(nèi)容主要包括資質(zhì)、專業(yè)技術(shù)能力、整體服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)方案以及成本報(bào)價(jià)等。通過文件審評(píng)以及現(xiàn)場(chǎng)考察方式做出有效評(píng)價(jià)，篩選出優(yōu)質(zhì)的合作對(duì)象。事業(yè)單位作為甲方，在檔案外包期間要對(duì)自身管理職能、權(quán)責(zé)等進(jìn)行重新定位。在對(duì)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督的同時(shí)，盡量不要直接干預(yù)具體檔案管理工作。事業(yè)單位在監(jiān)管期間，需要設(shè)置一系列制度、規(guī)范，對(duì)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，讓其按照單位實(shí)際需求高效化地完成檔案管理任務(wù)。特別是在檔案安全性、保密性方面要加大監(jiān)督力度，消除檔案資料遺失、損壞、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督流程，為檔案管理外包提供安全保障。

（二）適當(dāng)革新檔案管理技術(shù)

事業(yè)單位要重視檔案數(shù)字化建設(shè)。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案能夠突破以往檔案管理單一化的局限性，為檔案管理創(chuàng)造更大的空間，也能夠?yàn)闄n案管理外包提供便捷，進(jìn)一步提升相關(guān)工作效率。在檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)協(xié)助下，事業(yè)單位可加快檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)，在檔案庫(kù)房設(shè)置專業(yè)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息管理、統(tǒng)計(jì)查詢、數(shù)據(jù)監(jiān)控、庫(kù)存管理以及遠(yuǎn)程操控等功能。在上述過程中，事業(yè)單位要與檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)溝通交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)短板，并不斷完善，從而提升檔案管理整體水平。

（三）重視檔案管理外包風(fēng)險(xiǎn)控制

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理外包應(yīng)該設(shè)置一套完整的制度，明確基本原則、部門職責(zé)、具體管理內(nèi)容、考核內(nèi)容以及驗(yàn)收內(nèi)容等，要求檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照合同或協(xié)議條款提供相關(guān)服務(wù)。同時(shí)事業(yè)單位與檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)之間要建立溝通機(jī)制以及沖突解決機(jī)制。雙方在檔案管理外包方面存在不同意見時(shí)，可以協(xié)商方式解決，盡可能避免不必要的沖突。若經(jīng)過溝通，還是無法解決相關(guān)問題，則應(yīng)該適當(dāng)引入新方案進(jìn)行調(diào)整，確保后續(xù)工作順利實(shí)施。除此之外，事業(yè)單位要與檔案局以及檔案行業(yè)協(xié)會(huì)保持密切聯(lián)系，由權(quán)威部門予以指導(dǎo)。在權(quán)威部門協(xié)助下，針對(duì)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)專業(yè)檔案保管庫(kù)房項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，出具相應(yīng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出改進(jìn)措施及建議。檔案行業(yè)協(xié)會(huì)則應(yīng)該加強(qiáng)區(qū)域市場(chǎng)監(jiān)督，對(duì)檔案外包中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行定期抽查、考核，考核無誤后，可頒發(fā)相關(guān)證書，為事業(yè)單位選擇合適的合作對(duì)象提供參考。

五、結(jié)語(yǔ)

從大環(huán)境來看，檔案管理外包已經(jīng)逐漸成為事業(yè)單位的剛需。在檔案管理外包過程中，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)監(jiān)督，并適當(dāng)革新檔案管理技術(shù)，在提升檔案管理效率的同時(shí)，也要保證檔案資料的完整性與安全性，不斷改善檔案管理質(zhì)量。

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