關于確保檔案真實性和完整性的幾點建議

余菊

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）03- 117- 01

摘 要 檔案的真實性和完整性，決定了檔案的價值。然而檔案的真實性、完整性又在一定程度上受到檔案材料收集的工作人員和文件歸檔的管理人員的責任心和使命感的影響。那么，檔案管理人員該如何在日常工作中最大限度的保持檔案材料的真實性與完整性呢？接下來，本文將就針對如何保持檔案的真實性與完整性，提出幾點建議，希望對檔案價值的保持有所幫助。

關鍵詞 檔案管理 真實性 完整性 思考研究

“檔案”作為人們是社會實踐中原始的記錄，而非事后編寫，隨意收集而存的，這也是所有類型檔案的共性，檔案資料的該特征進一步深刻表明了檔案的作用與歷史價值。

一、檔案材料的收集

檔案材料收集和甄別，直接決定了檔案的完整性和真實性。只有在將一個人、一件事、一項工程的所有相關資料，這其中包括文字、圖片、文件、相關的報道等收集完整并集中保管了，在對所收集材料的鑒定時有選擇的余地，才能初步確保所收集保存檔案的價值[1]。要做到這一點，需要檔案工作人員在材料的收集、轉(zhuǎn)運、儲存等恪盡職守，正直無私。一旦將檔案的齊備和真?zhèn)瘟舻綑n案歸類時再去甄別，不僅工作量增大，鑒定難度巨大，嚴重影響了檔案的歷史價值。

（一）檔案材料的收集范圍

首先明確檔案材料的收集范圍，是順利開展檔案材料收集工作的前提。只要是能后真是反映本單位、本部門工作職能，并且具有保存價值的材料都應該收集，因為這是本單位或本部門，開展工作，履行職能的歷史見證。

（二）檔案材料的收集時機

每一項工作完成之時，就是收集檔案材料搜最佳時機。因為這項工作剛剛結(jié)束，所有的文件材料都還未來得及處理，所有的內(nèi)容是最為齊全的，便于我們的集中收集。如果等到，所有參加該項工作的人都離開了，相關的材料也“下落不明”了，到時候再去收集、詢問、查找，將給檔案材料收集工作增加許多困難和工作量[2]。

（三）檔案材的收集習慣

檔案管理工作人員要養(yǎng)成“今日事今日畢”的好習慣。眾所周知，檔案管理工作只基層工作，在工作中不可養(yǎng)成“等靠”的工作思想和工作習慣，應該及時收集、篩選，保證檔案材料的在數(shù)量上齊全，以及質(zhì)量上的真是，為后面的工作提供充足的材料，保證檔案工作的順利進行。

二、檔案材料的分類歸檔

對檔案材料進行有序高效地整理、分類、歸檔，有助于將來更好的對檔案材料進行管理、查找和利用。在對檔案材料的分類歸檔前，還需要檔案材料的收集人員對所提供材料的完整性、真實性確認無誤后，交給檔案管理人員進行復核把關，檔案管理人員還應完成以下工作，確保檔案管理的真實性、完整性。

（一）清理材料，文件分類

檔案管理人員首先需要對所收集的材料進行清理，剔除重復材料，然后剩余的材料進行排序分類，對所收集的材料按照其產(chǎn)生的流程和時間順序進行有規(guī)律的分類，將保持文件材料的有機聯(lián)系作為分類的大原則；其次，按照文件材料的性質(zhì)，對文件進行合理的排序，一般按照文件材料的重要性，材料產(chǎn)生的時間先后順序進行排序[3]。

（二）文件內(nèi)容檢查

檔案管理人員在完成了對前期收集材料的清理、分類、排序等工作流程后，還需要對文件材料進行細致的清點，檢查文件種類是否齊全、材料內(nèi)容是否準確、操作流程是否符合規(guī)范，對于不符合存檔要求的材料、文件，檔案管理工作人員要及時糾正、聯(lián)系相關人員就是不齊，否則不予以存檔。

（三）目錄與頁碼的編寫

檔案管理人員要對有頁碼的文件進行編號，頁號要按照自然頁數(shù)進行編寫，并且采用阿拉伯數(shù)字依次在裝訂線的另一側(cè)右下角編號，不允許出現(xiàn)重號，或者空號。完成編號后，檔案管理工作人員，還需要對文件進行目錄編寫，要求檔案管理人員對每一份文件都需要按照原文標題進行標注，對于沒有題目的材料，可以根據(jù)文件的內(nèi)容進自擬題名，并編寫在目錄。

檔案管理人員在完成上述工作后，在對全部的檔案材料、文件進行封面、裝訂、歸檔保存，然后在檔案管理系統(tǒng)中編制檢索工具，進一步確保檔案材料的真實性、完整性，同時便于日后的查找和利用。

三、結(jié)語

檔案是個人、單位成長歷史的全部、真實的體現(xiàn)，也是一個國家、民族一路走來，開拓進取的歷史見證，是一個單位進行人員管理的基礎，也是一個項目進行審核驗收的憑證，更是我國生產(chǎn)發(fā)展的歷史依據(jù)，還是文化發(fā)展、繁榮的思想源泉，與我們的日常生活息息相關，因此保持檔案的真實性、完整性，能夠最大程度的保持檔案的價值與意義，更是在保存一個個體的真實的回憶，一個民族的完整的歷史。

參考文獻：

[1]杜建民.淺談加強電子檔案的真實性、完整性和有效性管理問題[J].內(nèi)蒙古水利，2014（3）：177-178.

[2]肖婉麗.如何提高項目檔案的真實性和完整性[J].蘭臺世界，2012（z4）：17.

[3]彭杰.如何確保會計檔案的真實性和完整性[J].內(nèi)蒙古統(tǒng)計，2011（6）：24.