大數(shù)據(jù)與檔案管理模式的關系探討

魏殿巍

摘 要：自國外學者提出大數(shù)據(jù)概念以來，大數(shù)據(jù)的運用便在各行各業(yè)中展開，檔案管理也不例外。大數(shù)據(jù)時代的引來，影響著檔案學的發(fā)展模式，核心是影響檔案管理模式的變革。檔案管理模式與大數(shù)據(jù)運用有可兼容之處，大數(shù)據(jù)更是為檔案管理模式帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，如何利用好大數(shù)據(jù)為檔案管理模式實現(xiàn)創(chuàng)新變成了值得思考的主題。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;模式變革

大數(shù)據(jù)時代的到來，使我們的生產(chǎn)生活發(fā)生了許多意想不到的飛躍。大數(shù)據(jù)不僅意味著容量的擴大，更重要的是對大量信息處理、整合后產(chǎn)生的價值。而處于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理則在管理方法、管理模式，以及管理觀念都受到不同程度的影響，不僅使檔案管理面臨許多新的挑戰(zhàn)，而且也為改進檔案管理方式指出了方向，提出了要求，所以轉變檔案管理模式是大勢所趨。

1 檔案管理模式的變化

1.1 技術手段的變化

置身大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的手工操作，計算機單一輸入檢出，已跟不上時代發(fā)展和數(shù)據(jù)增長的步伐。云計算的出現(xiàn)為檔案工作者提供了新的技術支持。但是由于IT領域人才儲備的不足，檔案部門的云技術不能自主研發(fā)，為了能充分發(fā)揮云計算規(guī)模大、通用性強的優(yōu)點，檔案部門只能尋求與云計算服務商的聯(lián)合，開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)。同時網(wǎng)絡技術的應用也使得檔案管理更容易受黑客的攻擊，也會出現(xiàn)更多的漏洞，或者被人操控，泄密等問題。因此，技術手段的變革要求我們解決、控制好檔案安全和技術自主團隊研發(fā)的問題。

1.2 檔案收集方式

傳統(tǒng)檔案管理都是文字記錄，紙質保存，不利于查找，人工記錄大量的檔案一般更注重生成的結果，過程中的錯誤或者遺漏很難被發(fā)現(xiàn)，且紙質檔案不利于長期保存，隨著時間的遷移，紙質檔案發(fā)黃和字跡不清的問題不可避免地給檔案造成損失。再者管理人員重結果生成，輕過程把控，也容易漏掉部分檔案信息，這對個人和單位都會造成不利影響。所以，大數(shù)據(jù)背景下，利用現(xiàn)代科技電子信息進行檔案記錄，既有利于長期保存，又可以隨時隨地調閱查詢檔案，相較傳統(tǒng)方式更具靈活性和先進性。

1.3 檔案管理部門職能義務的加重

部門職能義務不僅在于檔案收集，還要做好大量檔案信息的分類保存工作，滿足絕大多數(shù)客戶的不同需求，提高檔案管理工作的地位。

2 大數(shù)據(jù)時代到來對檔案管理的利弊

2.1 大數(shù)據(jù)時代于檔案管理之優(yōu)點

大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案管理提供了先進的技術，隨著現(xiàn)代科學技術發(fā)展，更多先進的技術為檔案管理的技術變革提供了條件。一是檔案管理理念從傳統(tǒng)注重保管數(shù)量到現(xiàn)代關注檔案信息價值的轉變;二是大數(shù)據(jù)為檔案信息的保存過程與保存空間提供了更先進的技術，實現(xiàn)了由傳統(tǒng)單一紙質保存方式過渡到電子儲存的轉變;三是紙質檔案不易長期保存容易損失的現(xiàn)象得到了改善;四是實現(xiàn)了電子檔案方便查詢核證的功能，使檔案信息資源得到了有效整合。

2.2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨之挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來對傳統(tǒng)紙質檔案管理的保存方式帶來巨大沖擊，使其弊端暴露出來，但是由于我國現(xiàn)代科技起步晚，先進技術的應用與研發(fā)并沒有很長的歷史，各方面還處于不太完善的階段，且電子信息使得檔案管理安全性與隱私性受到挑戰(zhàn)，在一段時間內還沒有很好的解決措施與防治手段，相關的規(guī)定也不完善，造成信息的丟失與盜取屢見不鮮，給公民個人以及單位造成不同程度的損失。

3 應對策略與建議

3.1 意識的加強

首先由于在大數(shù)據(jù)時代到來，檔案信息的急劇膨脹，使得檔案管理的工作顯得尤為重要，將會引起相關部門和人員的高度重視。再者，在大數(shù)據(jù)時代下，人們對檔案管理的價值意識也會得到提升，對無價值檔案或者重復檔案的篩選剔除的準確率將會得到提升，對數(shù)字檔案館（室）的建設力度也會得到加強。

3.2 創(chuàng)新力度的加強

1）模式創(chuàng)新加強數(shù)字化服務平臺之間的交流，充分利用網(wǎng)絡基礎設施，不同地區(qū)的規(guī)劃建設注入數(shù)字城市，共享平臺，加大對數(shù)字資源的深度利用。注重對專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)。培養(yǎng)既會使用工具，還懂得使用數(shù)據(jù)的人才，與科研機構、政府以及社會多元領域加強合作，創(chuàng)新共享模式。2）創(chuàng)新服務內容大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理部門實現(xiàn)信息共享的任務更加艱巨、壓力更大，檔案信息的公開與更新成為一項重要任務，在信息公開的過程中，只有依法依規(guī)處理好涉密信息和非涉密信息之間的關系，才能保證涉密信息安全。同時，檔案部門要實現(xiàn)人性化服務，根據(jù)客戶需求改變服務態(tài)度，提高服務水平，努力實現(xiàn)個性化服務與智能化服務。

3.3 建立完備的法律規(guī)范

現(xiàn)在電子信息的隱私性與安全性問題的頻發(fā)，得不到好的控制，根源在于相關法律的滯后，信息安全沒有嚴格的管理制度，使得鉆空子的人與行為時有發(fā)生，不能根除信息安全遇到的問題，要使檔案信息安全得到合理有效的控制與解決，就必須盡快建立和完善相應的法律法規(guī)，以完善的制度來保證檔案信息的安全。

3.4 建立檔案安全體系

檔案安全是檔案管理工作的關鍵一環(huán)，檔案安全管理是檔案管理整體水平的基礎。在大數(shù)據(jù)時代背景下，由于安全意識不強，管理方式不合理等各種因素，使得檔案安全存在隱患，檔案盜取與泄露時有發(fā)生，這就要求檔案部門一定要做好安全防治措施，建立和完善檔案安全體系，盡最大努力保證檔案信息數(shù)據(jù)安全。

4 大數(shù)據(jù)下創(chuàng)新檔案管理模式的要素

盡管數(shù)據(jù)化時代下，檔案管理工作遇到了較多的難題，但相對于產(chǎn)生的巨大優(yōu)勢，檔案管理模式向數(shù)據(jù)化管理轉型成為必然。故大數(shù)據(jù)時代下，積極創(chuàng)新檔案管理模式應該注重以下幾要素：第一，培養(yǎng)正確的數(shù)據(jù)意識。大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理模式的前提是真實的數(shù)據(jù)，因此要培養(yǎng)正確的數(shù)據(jù)觀念。檔案管理中要注重實時產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)，捕捉到檔案資料中的隱藏數(shù)據(jù)以及其他與之相關的開放性數(shù)據(jù)。在檔案管理過程中，將檔案內容形成的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)結合起來，形成區(qū)域關聯(lián)，就能建立起正確的數(shù)據(jù)管理意識。第二，樹立信息開放共享的思維模式。數(shù)據(jù)化下的檔案管理模式更加注重對外的開放性，只有利用數(shù)據(jù)向對開放共享才能真正實踐資源的再生利用。檔案管理數(shù)據(jù)化，就是要通過數(shù)據(jù)信息的實時共享傳播，為社會人們提供便利，創(chuàng)造價值。故共享式的檔案數(shù)據(jù)管理方式極大地提升利用率，樹立資源共享思維能夠更好地產(chǎn)生聯(lián)動效應。第三，搭建專業(yè)化的平臺和培養(yǎng)人才。檔案數(shù)據(jù)化管理模式需要具有處理數(shù)據(jù)的能力，即有對檔案材料轉變?yōu)楣┯嬎銠C和用戶使用、處理和分析的數(shù)據(jù)化文本的能力。同時也要保證管理系統(tǒng)具有分析、抓取信息的能力，保證用戶社會有接收到信息的能力，還要保證數(shù)據(jù)的存儲、備份和安全的能力。故推廣檔案數(shù)據(jù)管理模式需要在國家層面建立專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)協(xié)同處理平臺，培養(yǎng)具有專業(yè)的數(shù)據(jù)分析處理運用能力的專業(yè)管理人員。

總之，隨著現(xiàn)代科學技術的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的出現(xiàn)，檔案管理工作將面臨許多新的問題和挑戰(zhàn)，需要我們檔案部門和檔案工作者改進檔案管理模式，創(chuàng)新檔案服務方式，做好大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，更好地滿足社會和廣大人民的需求。

參考文獻

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