新形勢(shì)下如何做好公共資源交易檔案管理

羅方

摘 要：本文以公共資源交易檔案管理為研究對(duì)象，從公共資源交易檔案管理的常見(jiàn)模式及其優(yōu)缺點(diǎn)、新形勢(shì)下做好公共資源交易檔案管理的必要性、當(dāng)前公共資源交易檔案管理存在的主要問(wèn)題以及新形勢(shì)下做好公共資源交易檔案管理的有效策略四個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)分析，希望可以為有需要的人提供參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);公共資源交易;檔案管理

最近幾年，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，我國(guó)公共資源交易項(xiàng)目數(shù)量不斷增加，所以自然而然對(duì)招投標(biāo)項(xiàng)目檔案管理也更加重視，不管是硬件設(shè)施管理還是軟件管理，都對(duì)檔案質(zhì)量提出相當(dāng)高的要求。即便獲得不錯(cuò)的成績(jī)，然而當(dāng)前我國(guó)公共資源交易檔案管理仍舊存在諸多問(wèn)題，所以在新形勢(shì)下必須要加強(qiáng)公共資源交易檔案管理，提高其管理水平。

1 公共資源交易檔案管理的常見(jiàn)模式及其優(yōu)缺點(diǎn)

一般來(lái)說(shuō)，公共資源交易檔案管理的模式主要包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案服務(wù)外包。目前，該管理模式已經(jīng)普遍應(yīng)用在一些企業(yè)單位和事業(yè)單位中。優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省單位由于檔案管理人員不夠，必須要聘用人員的經(jīng)濟(jì)費(fèi)用;當(dāng)前我國(guó)檔案服務(wù)外包行業(yè)已經(jīng)相對(duì)成熟，專業(yè)團(tuán)隊(duì)數(shù)量日益增多，專業(yè)水平較高，可以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求;通過(guò)將檔案工作外包，能夠讓單位集中人力和精力完成主業(yè)，滿足主業(yè)工作開(kāi)展的實(shí)際需求。缺點(diǎn)在于檔案服務(wù)外包市場(chǎng)價(jià)格的公開(kāi)透明度不足;很多單位沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)外包模式，也不敢隨便嘗試。第二，檔案自行管理，優(yōu)點(diǎn)在于減少中間不必要的人為轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)泄密的情況;就項(xiàng)目檔案很少的單位來(lái)講，能夠減少很多服務(wù)外包產(chǎn)生的費(fèi)用。缺點(diǎn)在于許多單位檔案管理者都是非專業(yè)的檔案人員，沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)，自身缺乏豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，管理水平低下;就項(xiàng)目檔案數(shù)目多和交易量相當(dāng)大的單位來(lái)講，人員不夠、管理難度較大。

2 新形勢(shì)下做好公共資源交易檔案管理的必要性

1）為交易提供重要的依據(jù)。公共資源交易檔案是使調(diào)閱利用人準(zhǔn)確把握和充分認(rèn)識(shí)項(xiàng)目交易發(fā)展規(guī)律的主要途徑，而檔案管理工作是記錄歷史顯示的關(guān)鍵事業(yè)。其真實(shí)詳細(xì)記錄每個(gè)交易項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程，成為相關(guān)各方研究和多次查考交易歷史對(duì)象、準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)交易是否根據(jù)法律法規(guī)完成的重要依據(jù)。

2）為交易提供便利。最近幾年，我國(guó)將大量的資金投入到基礎(chǔ)設(shè)施中，地方政府也開(kāi)始關(guān)注有關(guān)民生的投入，例如：礦產(chǎn)交易以及道路建設(shè)等等，這些都作為公共資源交易的一部分，這些交易包含多個(gè)方面，涉及相當(dāng)大的資金數(shù)額[1]。在管理方面，難度加大。然而只要完成公共資源交易檔案管理工作，就可以獲得明顯的效果，尤其是很多大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，減少交易時(shí)間。

3 當(dāng)前公共資源交易檔案管理存在的主要問(wèn)題

1）部門難以管理。第一，資源交易部門難以管理，目前我國(guó)公共資源交易部門類型多種多樣。內(nèi)部較為復(fù)雜，而且扮演著兩個(gè)角色，一是管理者，二是內(nèi)部監(jiān)管者，管理人員也會(huì)參與到經(jīng)濟(jì)管理中，難以迅速找到公共資源交易檔案存在的各種問(wèn)題，嚴(yán)格監(jiān)管公共資源交易檔案，讓其自身的作用得不到充分發(fā)揮。第二，檔案制作流程繁瑣復(fù)雜，而監(jiān)管不合理為有些單位出現(xiàn)不標(biāo)準(zhǔn)行為提供一定的平臺(tái)，很多檔案都容易出現(xiàn)需弄虛作假的情況，導(dǎo)致公共資源服務(wù)功能無(wú)法充分發(fā)揮。

2）管理制度有待健全。管理制度有待健全具體表現(xiàn)在制度方面的管辦不分。我國(guó)有關(guān)規(guī)定提出需要分開(kāi)建立工程招標(biāo)與、政府采購(gòu)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)以及監(jiān)管機(jī)構(gòu)。然而因?yàn)楝F(xiàn)階段我國(guó)管理制度有待健全，很多行政監(jiān)管部門與其監(jiān)管和監(jiān)督的交易市場(chǎng)以往經(jīng)常存在行政經(jīng)濟(jì)關(guān)系與隸屬關(guān)系。該模式將運(yùn)動(dòng)員與裁判員融為一體，缺乏與其相應(yīng)的監(jiān)管制度，必定可以真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)的制約，也無(wú)法將制度的公平公正原則充分體現(xiàn)出來(lái)。因?yàn)槲覈?guó)是由政府對(duì)公共資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，因而每個(gè)行業(yè)的行政部門在碰到問(wèn)題時(shí)都只是考慮自身的利益，出臺(tái)的政策和制度也只是對(duì)部門自身有利，忽略其他部門的實(shí)際情況，這樣就很有可能出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象。并且很多行業(yè)的主要部門領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化配置公共資源后，自己不再擁有很多權(quán)力，部門自身的利益也明顯減少，導(dǎo)致自己有重大的權(quán)利損失和經(jīng)濟(jì)損失，工作責(zé)任也不再沉重，對(duì)于審核把關(guān)公共資源和后期監(jiān)管工作也變得疏忽大意。

4 新形勢(shì)下做好公共資源交易檔案管理的有效策略

1）確定立檔責(zé)任人。檔案管理工作有著重要的意義，尤其是如果檔案存在問(wèn)題，必定直接影響經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，明確責(zé)任人是十分關(guān)鍵的[2]。第一，需要明確主管檔案的負(fù)責(zé)人，接著也要明確專門做好檔案工作的檔案人員，即專職檔案人員，完成平時(shí)的檔案管理和維護(hù)，深入研究與分析檔案，為加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。因此，盡管公共資源交易檔案管理工作看似非常簡(jiǎn)單，然而有著不一般的意義。并非所有人都能夠做好。就檔案室來(lái)講，必須要設(shè)置獨(dú)立的檔案室，具有完善的防火設(shè)施、防潮設(shè)施和防水設(shè)施。尤其是溫度控制，必須要符合有關(guān)的規(guī)范要求。很多紙質(zhì)檔案，伴隨著溫度的上升，就會(huì)逐漸損壞的情況。這些工作不是任何一個(gè)人都可以做好的，應(yīng)該安排專門的檔案人員完成。因此，對(duì)于公共資源交易檔案管理，必須要合理制定有關(guān)的制度，比如：管理制度以及借閱制度等等。利用制度實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，利用制度對(duì)檔案人員和責(zé)任人進(jìn)行約束，進(jìn)而做好檔案管理的平時(shí)工作。

2）注重檔案材料管理。第一，確保搜集檔案整理材料符合規(guī)范要求。根據(jù)公共資源交易檔案管理的有關(guān)要求，要明確應(yīng)該歸檔的材料和歸檔時(shí)間[3]。究竟是長(zhǎng)期，或者永久。采用將定期與不定期有機(jī)結(jié)合的方案發(fā)，迅速搜集整理檔案資料，而且根據(jù)規(guī)范要求認(rèn)真審核搜集的檔案材料，保證材料的全面性和準(zhǔn)確性。第二，科學(xué)整理檔案材料。對(duì)每個(gè)公共資源交易檔案，都必須要進(jìn)行相應(yīng)的編號(hào)，而且在電腦上將檔案目錄以及檔案名冊(cè)記錄好，根據(jù)順序?qū)操Y源交易檔案進(jìn)行裝訂和歸類，最終形成系統(tǒng)的案卷，還要對(duì)序號(hào)進(jìn)行準(zhǔn)確標(biāo)示，進(jìn)而方便及時(shí)查找。此外，需要高效完成檔案再利用工作，這樣不僅可以保證服務(wù)的時(shí)效性，而且有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展。

3）建立和健全公共資源交易檔案管理制度。第一，建立和健全檔案管理制度。中心安排專門的人做好檔案管理工作，而且合理制定相應(yīng)的檔案管理方法。第二，加強(qiáng)細(xì)節(jié)與流程管理，明顯提高檔案管理效率。首先，強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)[4]。積極須知檔案管理者和檔案整理者努力學(xué)習(xí)新型的檔案管理理念和管理方式，使其可以充分掌握制度要求，嚴(yán)格執(zhí)行。然后，確保檔案信息的全面性以及規(guī)范性。仔細(xì)核對(duì)所有提交的業(yè)務(wù)檔案;認(rèn)真抽查擬歸檔檔案，及時(shí)找到問(wèn)題，而且要求檔案管理者應(yīng)該迅速糾正[5]。并且需要對(duì)檔案管理過(guò)程中很有可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，以確保檔案資料不會(huì)丟失。最后，運(yùn)用信息技術(shù)，保證檔案管理可以落實(shí)到位。跟蹤檔案管理全過(guò)程，對(duì)關(guān)于檔案的人員，比如：檔案管理者以及檔案整理者等等，必須要跟蹤問(wèn)效。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新形勢(shì)下，必須要高度重視公共資源交易檔案管理工作，而且檔案管理有關(guān)人員需要不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式和管理模式，這樣才可以滿足現(xiàn)代單位的檔案管理需求，才可以進(jìn)一步提高檔案管理效率，以便于將來(lái)有需要的時(shí)候迅速找到，輔助單位管理層領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。

參考文獻(xiàn)

[1]徐軍.如何加快公共資源交易電子化檔案管理[J].中國(guó)招標(biāo)，2020（01）：89-90.

[2]戴子龍.公共資源交易電子化后的檔案管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，15（27）：190+192.

[3]張宏斌.提升公共資源交易標(biāo)書檔案管理能力的思考[J].城建檔案，2017（10）：75-76.

[4]汪杰.談加強(qiáng)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的必要性[J].中國(guó)政府采購(gòu)，2016（09）：18-19.

[5]汪杰.公共資源交易項(xiàng)目檔案的管理與發(fā)展[J].招標(biāo)與投標(biāo)，2016（08）：22-24.