圖書分編工作流程的最優(yōu)化問題探究

尤詠

摘 要：圖書流入圖書館需要經過圖書分編工作，因此圖書分編工作是圖書館中最基本也是最重要的一環(huán)。圖書分編工作能否高效、有序的進行，直接決定了圖書館能否更好的服務廣大讀者，是圖書館功能的直接體現(xiàn)。因此，我們需要盡快探究圖書館分編工作的最優(yōu)化流程，從而提升圖書館綜合水平，更好的服務于廣大讀者。

關鍵詞：圖書分編;工作流程;最優(yōu)化

1 圖書分編工作探究最優(yōu)工作流程的必要性

圖書分編工作是圖書館內復雜程度最高，難度最大的工作之一。它要求員工具有極強的專業(yè)技術以及多人合作能力。如今圖書館中沒有制定出相應的分編機制、流程，往往分編過程中各個環(huán)節(jié)會相互影響，產生問題，大幅度降低了圖書分編工作的效率。同時，圖書館管理者不善于或者不樂于制定合理的分編流程，沒有明確的目標，導致優(yōu)秀員工不能發(fā)揮出自己的能力，降低員工工作積極性的同時也降低了圖書分編效率。應根據(jù)圖書館分編工作的現(xiàn)狀進行深入分析，找出分編工作中各環(huán)節(jié)、各部門以及各員工之間的聯(lián)系，有序、合理的安排各部門、員工的工作任務，并可以各司其職，使分編工作有序的進行。這些舉措對于提升圖書分編工作的效率，圖書館為讀者服務的能力都是十分有效的[1]。另外，圖書進行分編后，讀者可以根據(jù)個人喜好進行計算機查找，或者自行瀏覽書目等方式尋找自己需要的書籍，為尋找圖書找到一條捷徑。從而給讀者一個良好的閱讀體驗，大大增強圖書館的功能性。

2 圖書分編工作探究最優(yōu)工作流程的重要性

分編工作執(zhí)行起來是十分復雜的，它的各種環(huán)節(jié)相互獨立卻又相互影響，各環(huán)節(jié)之間若鏈接不當，就會導致整個分編效率的降低。探究圖書分編工作流程最優(yōu)化是實現(xiàn)圖書館圖書管理信息化的必經之路。隨著現(xiàn)代化的科技運用，圖書館內實現(xiàn)信息化管理已在逐漸發(fā)展并完善，但對于圖書分編工作來說，短時間內用機器代替人工是難以實現(xiàn)的，那么就要求我們探求分編工作流程的最優(yōu)化，利用有限的人才資源實現(xiàn)高效的圖書分編工作。如何實現(xiàn)人才的合理利用，下文將列舉幾個方法。

2.1 通過制定合理的工作流程來控制工作量

在圖書分編工作中應當采用定額方式進行管理。定額指的是規(guī)定員工一天工作中應達到的工作量。通過規(guī)定員工的工作量，既可以有效地打破傳統(tǒng)工作模式的僵局，即員工之間工作相互推諉，分編工作效率低下等現(xiàn)象，又可以激發(fā)員工之間的工作競爭，從而提升圖書分編工作效率的同時，也大大提升了員工工作的專業(yè)性，一舉兩得。這里需要明確指出的是，限定員工工作量時，應當以合理的工作流程為依據(jù)，指定的工作應當是員工力所能及的，否則，只在工作量上做要求，可能會導致員工因大量工作而出現(xiàn)將就心理，導致分編工作錯誤百出[2]。因此，只有制定合理的工作流程才能充分提高管理水平，提高圖書分編工作效率，將圖書分編工作的錯誤扼殺于搖籃之中。

2.2 通過制定合理的工作流程來提高員工的積極性

分編工作環(huán)節(jié)多而繁雜，每個環(huán)節(jié)的勞動強度并不相同，因此，通過適當合理的工作流程，進而安排合理的工作?？梢宰寙T工認識到工作安排的合理性，大大提升員工的工作積極性。若是分工不明確，工作安排不合理，一定會使員工心理不平衡，打擊其工作積極性。

2.3 制定合理的工作流程，使工序職責有章可循

圖書分編工作中，每個工序都需要有專人負責，進行合理調控，從而做到不論哪道工序出現(xiàn)了問題都能直追本源，杜絕員工中出現(xiàn)責任相互推諉的現(xiàn)象，使圖書分編工作高效、有序的進行。

2.4 制定合理的工作流程，增強員工的責任感

責任感是使人自覺執(zhí)行活動的第一要素。擁有責任感的員工在進行圖書分編工作時，不僅會嚴格要求自己，還會對身邊的人起到監(jiān)督作用。從而在無形之中每個人相互影響，共同進步，會產生更多有利于加強圖書分編工作的小技巧，小方法，也會提高員工的職業(yè)素養(yǎng)。

通過制定合理的工作流程，嚴格的區(qū)分各部門的職責，提高員工的工作能力，是提高圖書分編工作效率的行之有效的方法之一，對其十分重要。

3 圖書分編工作流程優(yōu)化的方式

每個圖書館的現(xiàn)狀都是不同的，人數(shù)、規(guī)模、當?shù)亟洕鸂顩r等都是影響圖書館發(fā)展的要素，因此列舉幾點一般性原則，期望對各圖書館制定合理的分編工作流程有所幫助。

3.1 嚴格準尋著錄要求

針對圖書分編時需要運用的方式，如著者號的取法、編目細則、計算機編目時各標點符號的使用方法等，每個方式都需要嚴格把關，出現(xiàn)錯誤就會導致本書目在圖書館“消失”。在圖書分編過程中嚴格性的體現(xiàn)以計算機編目為例進行說明：著錄標準需要嚴格遵循，著錄時副題名應該和正題名連貫著錄，其中應當用“：”連接，不應當分為兩行著錄，副標題應當用空格與卷期連接，并非用“（）”對卷期進行標注，“？—”大項符號換行時應當省略“-”;著錄時半角，全角應格外注意，外國文字應當嚴格區(qū)分大小寫，同時錯詞、錯字，漏詞、漏負號等現(xiàn)象應當特別重視，防止讀者檢索時不能準確查找書籍。下面以實例進行說明：

1）世界知識圖冊 國家？民族：非洲、大洋洲/石應天主編？-北京：世界知識出版社1999.1SBN 7-5012-1134-5I.世...II.石...III.①非洲-概況-圖集②大洋洲-概況-圖集IV.D5-64。本書在進行著錄時，世界知識圖冊應當是正題名，與副題名另起一行，不用“：”進行連接，這樣一來與圖書封面著錄并不相同，按照圖書封面應著錄為“國家：民族”，作為副標題的非洲、大洋洲則應用“：”與正標題進行連接。

2）湖北少年兒童出版社，中國作者（梁衡）著的《數(shù)理化通俗演義》。圖書在著錄時遺漏了上下冊，這就會導致檢索時無法正確檢索嚴格遵守著錄的要求不僅是對員工自身自責的尊重，也是對廣大讀者的尊重，通過準確的著錄，圖書分編工作的效率將會大大提升。

3.2 細化圖書分編工作

圖書分編流程大致分為兩種：少量圖書分編、大量圖書分編。其中少量圖書分編指的是員工將新書按照類別堆放在相應書架處，在通過員工人工擺放至相應的專欄處。這樣的工作方式可以將大量圖書進行分解，方便員工進行少量多次的少量圖書分編工作。少量分編工作中，員工可以依據(jù)自身專業(yè)水平、能力，決定自身的工作強度，選擇合適自身的區(qū)塊，進行高效的圖書分編工作。顯而易見的是，這樣的少量圖書分編工作具有很強的適應能力，例如，圖書館對于歷史類書籍急需分編時，可以暫緩次要分編工作，調用部分員工直接參與到歷史類書籍的分編工作中去。若是以傳統(tǒng)分編方式進行對歷史書籍的分編，員工需要在眾多書籍中找到歷史類書目，然后再進行分編，這樣不斷影響分編效率，在其他書目分編時仍要找出對應種類的書目，大大降低了圖書分編效率。同時，少量圖書分編可以有效的找出圖書分編問題，快速的認責到人，相比“大鍋飯”似的大批量分編更有可行性，從而更好的發(fā)揮圖書館的職責，更好的服務讀者。

3.3 完善管理制度

現(xiàn)階段圖書管理制度并不完善，主要表現(xiàn)為對工作人員管理力度不到位，工作人員無法完全遵守工作準則等。所以為尋求圖書分編工作的最優(yōu)化方式，必須先要完善圖書館的管理制度。首先，我們需要制定圖書分編流程規(guī)范圖，建立相應的獎懲制度、舉報制度，從而使員工自身監(jiān)督、相互監(jiān)督，引導員工嚴格遵守行為規(guī)范，做好圖書分編工作。分編工作大致可理解為三方面：采購，整理、分類以及歸檔。每方面需要的專業(yè)技能不同，因此我們需要明確管理制度，針對這三方面建立起小組制度，選拔小組長，對員工進行有效監(jiān)督，讓員工認識到工作的重要性，必要性以及必須性。在此基礎之上，完善獎懲制度。我們需要認識到，小組長的責任應是在做好本職工作的前提下嚴格監(jiān)督組員。同時，組員也應當享有監(jiān)督組長的權利，這樣可以防止小組長將責任推向組員，避免了不公平事件的產生。另外，圖書館也應建立評級制度。根據(jù)組長、員工日常表現(xiàn)進行公開的評獎評優(yōu)，給與書籍或現(xiàn)金獎勵，以此督促員工自覺地健康成長。為增加員工的職業(yè)素養(yǎng)以及制度觀念，還可以舉辦內部競賽，通過高階層的組織，舉辦例如在規(guī)定時間內隨機圖書進行分編，分編圖書書目多，準確率高者得勝之類的職業(yè)技能比拼。這樣一來，進行競賽不僅可以激發(fā)員工的自尊心，讓員工自我督促，不斷提升，也可以加強員工的制度觀念，有利于完善管理制度。

3.4 加強圖書分編隊伍建設

在探求圖書分編工作最優(yōu)化的道路上，員工也可以貢獻出自己的力量。員工在工作中經常會“創(chuàng)造”出很多方便快捷的小方法，管理者要廣泛接納這些方法，才能不斷優(yōu)化工作流程。加強圖書分編隊伍的建設對圖書信息化管理、尋求圖書分編最優(yōu)化具有重大意義。首先，為加強圖書分編隊伍的建設，管理者需要定期舉行會議，通過選舉優(yōu)秀個人并交流工作經驗，進而提升全體員工的工作能力。其次，應當倡導“引進來，走出去”的宗旨，因圖書館是服務于全體讀者的，不應該只局限于當?shù)氐陌l(fā)展進度。各圖書館之間應加強經驗交流，互幫互助，共同發(fā)展。最后，在信息化越來越發(fā)達的今天，圖書館員工在不停提高自身專業(yè)技能的同時，也應當掌握與計算機相關的知識，另外也可以聘請專業(yè)人員為員工進一步分析、講解，并引導員工在計算機上進行實際操作，這樣一來，通過人工和科技的結合，大大提高圖書分編工作的效率[2]。

3.5 增強圖書分編員工的基本素質

1）業(yè)務素質。業(yè)務素質是圖書分編員工最重要的素質之一，它體現(xiàn)了員工的專業(yè)能力，職業(yè)修養(yǎng)，個人水平等要素。作為圖書工作者，善于交往、博學多識是必須的。因為在圖書館工作中需有效的解答讀者疑問，掌握每類書籍的大致方位，掌握有關書籍的基本內容，這樣才可以得到讀者的一致好評，對自己，對圖書館都是十分有益的。

2）思想素質。積極的思想可以使圖書分編員工樂于工作。每天重復的工作一定是枯燥乏味的，圖書館中尤為明顯。作為一名有責任感的員工，對待自己的工作必須給與足夠的重視，思想上重視，才能做到行動上重視。正確認識到自身不足，敢于“犯錯”，不斷糾正自己的不足，而不是躲躲藏藏，恥于問題。高質量的工作態(tài)度與良好的思想素質聯(lián)系緊密，員工思想素質就是提升分編工作效率的重要手段。

3）體能素質。不可否認，圖書分編工作是一個體力活。面對大批量的圖書，要在規(guī)定時間內完成分編，這就意味著員工需要犧牲自身的時間，甚至是休息時間來進行圖書分編。因此，良好的體能也是分編員工需要擁有的。在分編工作中，重復的踮腳、抬頭、彎腰等運功會導致局部位酸痛，久而久之會產生職業(yè)病，這對于個人和家庭來說都是不愿看到的。因此，提升圖書分編員工的體能素質也十分重要。

4）創(chuàng)新意識。員工在工作中經常會總結出一些小竅門，看似不正規(guī)的方式卻可以帶來巨大的效率提升。一方面，員工應有創(chuàng)新意識，主動發(fā)現(xiàn)小方法，并上報給管理者[3]。另一方面，管理者應當廣泛吸收這些意見，經過合理改進，進而應用于實際作業(yè)中，達到提升圖書分編工作效率的作用。

4 總結

探尋圖書分編工作最優(yōu)化路徑是圖書館發(fā)展的必經之路。做好圖書分編工作可以有效的提升圖書館職能，發(fā)揮圖書館的最大作用。優(yōu)化圖書分編工作應從細化分編工作開始，在相對減少工作量的同時，加強管理者的管理水平以及員工的職業(yè)技能水平。全方面提升圖書分編工作的效率，找出圖書分編工作的最優(yōu)化路徑。

參考文獻

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[3]盧鳳琴.探究基于信息時代下的圖書分編工作[J].傳媒論壇，2018（23）：143-144.