電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

何靜 陳峰 劉宏亮

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為人們的日常生活，提供了極大的便利。而計算機技術(shù)的普及，使各行各業(yè)的工作效率，得到了大幅度的提升。檔案管理作為社保工作中的重要組成部分，不僅能夠為社保工作提供信息依據(jù)，還能夠促進社保工作的有序開展。提升社保檔案管理水平，不僅能夠提升社保人員的工作效率，還能夠使參保人員的信息得到更好的保障。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，大幅度提升了社保人員的工作效率，使社保檔案管理工作得到良好的開展。筆者利用電子檔案和條形碼技術(shù)的內(nèi)容及特點，結(jié)合電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的優(yōu)勢，淺談一下電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用措施和注意事項。

關(guān)鍵詞：電子檔案;條形碼技術(shù);社保檔案

1 電子檔案和條形碼技術(shù)的內(nèi)容及特點

電子檔案的誕生，為我國的企事業(yè)單位提供了一種全新的檔案管理方法。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法，電子檔案不僅能夠減少信息資料的占地面積，而且還能夠通過分類整理的方法，對信息資料進行高效的存儲。在工作人員進行資料查找時，能夠通過搜索關(guān)鍵詞的方法快速找到，大幅度提升了工作效率。而且電子檔案備份方便，存儲時間較長，受自然因素的干擾較少。而條形碼作為近些年我國商品銷售過程中常用的技術(shù)，通常出現(xiàn)在商品的外包裝，是由一條寬度不等的多個黑條和空白區(qū)域組成[1]。條形碼技術(shù)的使用不僅能夠減少超市售貨員的處理時間，還能夠提升商品價格的準(zhǔn)確度。而條形碼技術(shù)的應(yīng)用，除了在商品銷售過程中常見的一維條碼，還有用于收付款時的二維條碼。這兩種條形碼技術(shù)，為人們的日常生活提供了便利，也提升了檔案管理工作的整體效率。

2 電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的優(yōu)勢

2.1 提升社保人員工作效率

將電子檔案和條形碼技術(shù)結(jié)合，應(yīng)用在社保檔案管理中，能夠大幅度提升社保人員的工作效率。首先使用電子檔案，對社保信息資料進行統(tǒng)一的歸納和整理。然后利用條形碼技術(shù)與電子檔案進行對接，通過掃描條形碼的形式，就可以直接進行對社保檔案的查詢和修改。這種方法的應(yīng)用，大幅度縮減了社保人員的工作量，也能夠提升社保檔案查找的準(zhǔn)確性[2]。

2.2 對社保檔案管理工作進行規(guī)范

通過電子檔案和條形碼技術(shù)的運用，不僅能夠提升社保人員的工作效率，還能夠?qū)ι绫n案管理工作進行規(guī)范。利用電子檔案和條形碼技術(shù)，能夠減少人為因素對社保檔案造成的損壞，提升社保檔案管理的整體水平。而且通過條形碼技術(shù)與電子檔案相結(jié)合，規(guī)范了社保人員的工作流程[3]。加快了對參保人員信息的處理速度，也減少了參保人員的等待時間。

2.3 加強社保檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的社保檔案管理，主要是通過工作人員的記錄進行。所以當(dāng)社保檔案長時間借出未歸還時，工作人員常常忘記追回。這就容易導(dǎo)致社保檔案的遺漏或丟失，使社保檔案的安全性降低，不利于社保工作的開展。而電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用，能夠及時掌握社保檔案的借出和歸還時間，有利于對社保檔案的盤查和整理[4]。通過電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，能夠加強社保檔案管理的安全性，保障參保人員的各項權(quán)益。

3 電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1 社保檔案統(tǒng)一處理

利用電子檔案和條形碼技術(shù)，可以對社保檔案進行統(tǒng)一處理。通過將社保檔案內(nèi)的各項所填的信息生成條形碼，然后通過激光打印的方式，將條形碼粘貼到社保檔案的指定位置。這樣不僅能夠減少社保人員的工作量，還能夠?qū)⒈Ｈ藛T的信息進行統(tǒng)一處理，極大的提升了社保人員的工作效率。

3.2 社保檔案精準(zhǔn)定位

由于每個條形碼都是唯一的，所以通過掃描的方式，能夠?qū)⒈Ｈ藛T的信息進行自動化的登記。不僅能夠精準(zhǔn)定位社保檔案的位置，還能夠避免登記信息時的錯誤，大幅度提升了社保工作登記的準(zhǔn)確性[5]。而且只需要通過相應(yīng)的代碼或者關(guān)鍵詞，就可以完成社保資料的查找，為參保人員提供了高效精準(zhǔn)的服務(wù)。

3.3 社保檔案存儲備份

利用電子檔案和條形碼技術(shù)進行社保檔案管理，可以實現(xiàn)快速的備份。通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，可以使社保檔案內(nèi)的信息得到有效的存儲。即使原始的社保檔案丟失，也仍舊可以通過數(shù)據(jù)庫的信息進行查詢，為后續(xù)的社保工作提供幫助，使社保檔案管理得到一份安全保障。

4 電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的注意事項

雖然電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，對社保檔案管理工作提供了巨大的幫助。但是健全的社保檔案管理制度，能夠促進社保工作的長期發(fā)展。通過完善的社保檔案管理制度，能夠?qū)ι绫Ｈ藛T的工作進行嚴(yán)格的約束和規(guī)范，也能對社保工作中的責(zé)任進行明確的劃分。加強社保人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，能夠提升社保人員的服務(wù)意識和工作的積極性。而且對社保人員進行培訓(xùn)，能夠使電子檔案和條形碼技術(shù)，在社保檔案管理工作中得到更好的應(yīng)用，使社保工作得到全面的提升。進行電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用時，還應(yīng)樹立良好的安全管理意識，防范社保檔案的信息泄露，使參考人員的各項權(quán)益得到有效的保障。

5 總結(jié)

檔案管理是我國社保工作中的一部分，也是整個社保工作的重點與難點。由于參加社保的人數(shù)較多，所以檔案涉及的人員信息相當(dāng)繁瑣。而且隨著時間的推移，社保檔案的信息數(shù)量也在逐年增加。這不僅為檔案管理工作增加了難度，也降低了社保人員的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方法，已經(jīng)不能再適應(yīng)社保工作的開展。尋找簡單快捷的檔案管理辦法，成為社保人員工作的重心。而電子檔案和條形碼技術(shù)的興起，為檔案管理工作提出了新的方向。這種新穎的檔案管理方法，通過將社保信息制作成電子檔案，然后利用條形碼技術(shù)進行精準(zhǔn)定位，最后通過建立數(shù)據(jù)庫的方式對社保檔案進行備份。這一系列的步驟不僅能夠簡化社保檔案的工作步驟，還能夠提升社保人員的工作效率，保障社保檔案的安全性。通過對社保檔案管理制度的不斷優(yōu)化和改善，能夠?qū)ι绫Ｈ藛T的工作進行約束和規(guī)范。從而使電子檔案和條形碼技術(shù)，在社保檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，保障社會的和諧有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王丹.電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（15）：34-35.

[2]楊一.電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2017，13（09）：185-186.

[3]劉婷婷.社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術(shù)的運用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：180.

[4]韓冬.探討電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用在社保檔案管理中的有效性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：101.

[5]夏丹.淺談電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（18）：91.