高校干部人事檔案服務(wù)水平提升策略之我見

摘 要：本文以高校干部人事檔案服務(wù)為分析對(duì)象，首先介紹高校干部人事檔案服務(wù)的概述，接著闡述了高校干部人事檔案服務(wù)的主要內(nèi)容，再接著分析了高校干部人事檔案服務(wù)中存在的問題，最后論述了提高高校干部人事檔案服務(wù)的策略，以便可以更好地做好高校干部人事檔案服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案;高校;服務(wù)

1 高校干部人事檔案服務(wù)概述

高校干部人事檔案服務(wù)是一種服務(wù)模式，主要服務(wù)對(duì)象是高校干部管理人員。一般來說，高校干部人事檔案服務(wù)具有以下幾方面特點(diǎn)[1]：

第一，檔案服務(wù)具有無形性。目前，檔案管理人員為高校干部所提供的各種檔案服務(wù)，是一種看不見摸不著的服務(wù)，是一種無形的服務(wù)，只有在服務(wù)結(jié)束之后才能夠觀察到服務(wù)效果。

第二，服務(wù)對(duì)象多元性。高校干部的人事檔案服務(wù)的對(duì)象并不是一元的，也不是唯一的，它是多元的，包含有組織，也包含有人事部門，還包含有經(jīng)過批準(zhǔn)的個(gè)人等等。

第三，具有互動(dòng)性。高校干部人事檔案服務(wù)主要是為了滿足服務(wù)對(duì)象需求，是一種互動(dòng)過程，利用者通過檔案管理人員的各項(xiàng)服務(wù)尋找自己想要的信息，以此獲得滿足感。

第四，多樣性。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，當(dāng)前的高校干部人事檔案服務(wù)模式也呈現(xiàn)出多元化，已經(jīng)不再是傳統(tǒng)手工模式，信息技術(shù)也已經(jīng)融入到了高校干部人事檔案服務(wù)之中，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了資源的共享。

2 高校干部人事檔案服務(wù)主要內(nèi)容

第一，及時(shí)收集和規(guī)范人事檔案資料。人事檔案主要包含有一個(gè)人的技術(shù)、工作經(jīng)驗(yàn)、履歷等各方面的信息，因此提高檔案資料的規(guī)范性是做好人事檔案服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在進(jìn)行整理的過程之中，辨別信息真假又是關(guān)鍵所在。在當(dāng)前檔案信息之中會(huì)存在很多瑕疵之處，例如有些材料沒有蓋章，有些材料是復(fù)印件，有些材料的日期并不一致，有些材料的字跡非常潦草等等。因此，在進(jìn)行高校干部人事檔案服務(wù)之時(shí)首先必須對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行精準(zhǔn)把控，要經(jīng)過層層審核之后方可歸檔，切記不能將手續(xù)不完備或者是字跡潦草不清晰的檔案歸檔。

第二，切實(shí)做好人事檔案的保管工作，確保資料的完整性。鑒于高校干部人事檔案具有了特殊性，同時(shí)為了便于進(jìn)行查找，檔案保管部門需要設(shè)置專門空間進(jìn)行保管，做好防火、防潮等一系列措施，確保干部人事檔案完整性。與此同時(shí)，高校還需要設(shè)置專門檔案管理辦公室，做好日常整理工作以及接待工作，方便檔案查閱[2]。

第三，嚴(yán)格按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞檔案。高校干部經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人事變動(dòng)變化，因此當(dāng)一個(gè)干部到新單位任職之時(shí)，原單位檔案部門需要將干部檔案及時(shí)轉(zhuǎn)替到新單位。在進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞之時(shí)必須嚴(yán)格按照檔案整理要求，檔案材料必須完整而又準(zhǔn)確，不允許出現(xiàn)任何分散性的轉(zhuǎn)出行為。接收單位在接受之時(shí)必須對(duì)檔案進(jìn)行核準(zhǔn)，在確定無誤之后填寫回執(zhí)單，蓋上公章并做好保管工作。

第四，為合理使用提供服務(wù)。由于工作或者是其他因素影響需要查閱干部檔案，檔案工作人員需要按照借閱的規(guī)定做好審批手續(xù)。在借閱過程之中嚴(yán)禁在檔案上進(jìn)行涂改，嚴(yán)禁任何撤換檔案的行為，不能私自將檔案泄露，不能私自進(jìn)行拍照，如果需要復(fù)印還必須向檔案管理單位提出申請(qǐng)方可。

3 高校干部人事檔案服務(wù)存在的問題分析

從總體來看，高校干部人事檔案服務(wù)工作總體較好，但是依舊存在一些問題值得關(guān)注，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

第一，監(jiān)督和指導(dǎo)力度不夠，服務(wù)水平不高。目前，我國(guó)正處于改革發(fā)展關(guān)鍵時(shí)期，干部的人事制度也在不斷進(jìn)行改革，對(duì)于高校干部人事檔案服務(wù)的要求也更高。但是在實(shí)際的服務(wù)過程之中，檔案管理部門雖然重視人才的培養(yǎng)工作，但是對(duì)于檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)卻并不到位，沒有切實(shí)履行各項(xiàng)監(jiān)督措施。例如，一些高校干部檔案中出現(xiàn)各種前后信息不一致現(xiàn)象并沒有被及時(shí)查出，一些明顯的涂改痕跡和造假現(xiàn)象也沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，這也表明當(dāng)前高校干部人事檔案的監(jiān)督嚴(yán)重不足，服務(wù)有所松懈，管理不到位。除此之外，高校干部人事檔案的相關(guān)規(guī)定大部分都是停留在資料的收集和整理方面，在監(jiān)督方面的規(guī)定并不多，這也導(dǎo)致了當(dāng)前人事檔案的監(jiān)督作用沒有發(fā)揮[3]。

第二，資料收集把關(guān)不嚴(yán)，服務(wù)質(zhì)量不高。高校干部人事任免都是在不斷變動(dòng)，每個(gè)干部履歷也是在不斷變動(dòng)，這也導(dǎo)致了高校干部人事檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)就是具有動(dòng)態(tài)性，每一分每一秒都在發(fā)生變化。但是，由于一些高校干部人事檔案認(rèn)知存在不到位的現(xiàn)象，在干部人事檔案材料收集時(shí)不及時(shí)，應(yīng)蓋章的地方?jīng)]有蓋章，因提交的材料沒有提交，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料也沒有歸檔，這就使得一些干部材料存在嚴(yán)重缺失的狀況，嚴(yán)重影響到了干部檔案的管理和使用。與此同時(shí)，一些人員檔案管理意識(shí)也非常薄弱，并不清楚哪些材料需要真正存入到檔案之中，因此也沒有及時(shí)將這些材料進(jìn)行歸檔。除此之外，當(dāng)前高校檔案服務(wù)對(duì)于收集檔案范圍也沒有嚴(yán)格規(guī)定，并不是所有檔案都可以歸檔進(jìn)行儲(chǔ)存，任何一份材料的收集都必須經(jīng)過鑒別和判斷，必須要求真實(shí)而且材料齊全。但是由于在資料收集時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，材料沒有進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e，也沒有任何登記手續(xù)，隨便一份材料都可以歸入到個(gè)人檔案之中，這也導(dǎo)致了很多內(nèi)容失真的現(xiàn)象發(fā)生，檔案服務(wù)質(zhì)量存在嚴(yán)重問題。

4 提升高校干部人事檔案服務(wù)的相關(guān)策略

為了可以更好的做好高校干部人事檔案服務(wù)工作，我們可以從以下幾方面采取優(yōu)化措施：

第一，進(jìn)一步加強(qiáng)高校干部人事檔案服務(wù)隊(duì)伍的建設(shè)。高校干部人事檔案的服務(wù)工作是由工作人員來完成，因此通過不斷加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)，有助于更好的做好高校干部人事檔案服務(wù)工作。為此，高校首先必須不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，尤其是提高管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作不僅僅要求工作人員具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)還需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，尤其是近些年來檔案管理的手段條件都在發(fā)生著變化，管理人員需要樹立起積極服務(wù)的思想，主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，提高自身的計(jì)算機(jī)操作能力，提高自身的信息化素質(zhì)。其次，高校也需要進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度，進(jìn)一步做好干部人事檔案隊(duì)伍的建設(shè)。通過培訓(xùn)有助于進(jìn)一步提高服務(wù)人員的服務(wù)能力，有助于進(jìn)一步提升干部人事檔案的服務(wù)水平，促進(jìn)高校干部人事服務(wù)工作的開展。

第二，加強(qiáng)資料收集，提高服務(wù)質(zhì)量。為了可以進(jìn)一步提升高校干部人事檔案服務(wù)的質(zhì)量高校的檔案服務(wù)工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)資料的收集，對(duì)于資料收集的方法程序需要明確規(guī)定。在收集過程之中，高校檔案服務(wù)人員需要加強(qiáng)對(duì)于資料真?zhèn)蔚谋鎰e，尤其是對(duì)于資料造假行為的辨別，一旦發(fā)現(xiàn)造假或者是存在瑕疵的資料需要進(jìn)行審核，確保無誤之后方可歸檔。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了可以進(jìn)一步做好高校干部人事檔案的服務(wù)工作，我們需要進(jìn)一步加強(qiáng)服務(wù)隊(duì)伍的建設(shè)，夯實(shí)服務(wù)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，同時(shí)還需要做好資料收集的整理工作，切實(shí)提高服務(wù)質(zhì)量，只有這樣才能進(jìn)一步提升高校干部人事檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]姚帥.高校干部人事檔案服務(wù)水平提升路徑探索[J].中外企業(yè)家，2019（25）：108.

[2]張光明，苗洪麗.高校干部人事檔案服務(wù)水平提升路徑探索[J].蘭臺(tái)世界，2019（05）：113-115.

[3]田敏.構(gòu)建新常態(tài)下高校干部人事檔案的管理機(jī)制[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（09）：33-34.

作者簡(jiǎn)介

郝晨光，男，山東省濟(jì)南市，中級(jí)，人事檔案管理。