解讀如何加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

吳為

摘 要：信息技術(shù)的不斷發(fā)展，改變了企業(yè)固有的經(jīng)營(yíng)和管理模式。數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，將促成檔案管理在管理能力、利用效率等方面的升級(jí)。本文就企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義從經(jīng)濟(jì)效益、開(kāi)發(fā)層次及安全性三個(gè)維度進(jìn)行了分析，并對(duì)加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有效路徑進(jìn)行了總結(jié)。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，可通過(guò)在管理體系、軟硬件設(shè)施及人才隊(duì)伍等層面的發(fā)力，積極推動(dòng)這一管理模式的實(shí)踐和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;數(shù)字化

檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)在發(fā)展中所累積的一種寶貴財(cái)富。一段時(shí)間以來(lái)，我國(guó)企業(yè)對(duì)于檔案的管理和利用意識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理的地位和價(jià)值受到的極大的沖擊。新時(shí)期的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理的重要性再次突顯，并展開(kāi)了法制化、規(guī)范化的建設(shè)進(jìn)程，成為企業(yè)發(fā)展的內(nèi)驅(qū)力[1]。隨著企業(yè)數(shù)字化管理進(jìn)程的不斷加速，檔案管理的數(shù)字化建業(yè)也被提上了日程。如何基于數(shù)字化技術(shù)完成企業(yè)檔案管理的改造，實(shí)現(xiàn)其在管理能力、利用效率等層面的不斷升級(jí)成為一個(gè)重要的課題。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 有利于檔案管理效益的提升

從某種意義上而言，企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程對(duì)信息時(shí)代發(fā)展的一種融合。信息化技術(shù)本身是以提升效率為顯性標(biāo)識(shí)的，其在檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用必然能夠達(dá)成檔案管理的效率和效能上的提升。在企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)行日益緊迫的今天，組織管理效能的提升也就意味著創(chuàng)造出了更好的價(jià)值，對(duì)于企業(yè)的綜合管理效益有著積極地推動(dòng)作用。數(shù)字化檔案管理技術(shù)的推行也將傳統(tǒng)地以紙質(zhì)檔案為保存樣式發(fā)展為數(shù)字化為介質(zhì)的保存樣式。而在這一變化也會(huì)帶來(lái)在檔案管理成本上一定程度的下降，縮減了在用紙、印刷機(jī)保存等方面的支出[2]。

1.2 有利于檔案資源開(kāi)發(fā)和利用

一段時(shí)間以來(lái)，我國(guó)企業(yè)的檔案資源管理的開(kāi)發(fā)和利用意識(shí)不足，使得檔案管理成為一種對(duì)于生產(chǎn)、銷售等機(jī)械地記錄，檔案管理的價(jià)值無(wú)形當(dāng)中被打了折扣。企業(yè)檔案管理當(dāng)中對(duì)于數(shù)字化檔案技術(shù)的引入能夠有效地盤活這些“沉睡的資源”，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案在資源開(kāi)發(fā)和有效利用上的升級(jí)。這一改變也將企業(yè)檔案管理部門的職能進(jìn)行有效地拓展。檔案管理資部門可改造為企業(yè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的中心。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心的建立將為后期大數(shù)據(jù)等互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的引入提供支點(diǎn)，在這些技術(shù)的應(yīng)用下檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的多層次的數(shù)據(jù)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)以信息數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)改革與發(fā)展的助力[3]。

1.3 有利于檔案資源安全性提升

企業(yè)檔案的真正價(jià)值將在數(shù)字化管理的體系下被充分地激發(fā)，成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、法律訴、安全生產(chǎn)等方面的重要推動(dòng)力和保障力。傳統(tǒng)的檔案管理模式，因反復(fù)借閱等問(wèn)題容易導(dǎo)致檔案的老化和損壞，同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案資料的管理也較為粗放，部門資料在使用過(guò)程中出現(xiàn)泄密等情況在企業(yè)內(nèi)部也時(shí)有發(fā)生?；跀?shù)字化的檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理密級(jí)等方面的優(yōu)化設(shè)置，較大程度上改觀了上述問(wèn)題，進(jìn)而提升檔案管理的安全性。檔案管理的存儲(chǔ)方式的變革也成為推動(dòng)檔案管理安全性提升的一個(gè)重要因素，相對(duì)于紙質(zhì)文件，數(shù)字化的文檔能夠有效地規(guī)避物理?yè)p害等方面的問(wèn)題。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有效路徑

2.1 推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理

企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的主要目的是提升檔案資源的利用率，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源對(duì)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的推動(dòng)。這一進(jìn)程不是一蹴而就的，這就要求企業(yè)應(yīng)首先建立一套數(shù)字化檔案管理的體制，不斷加大對(duì)企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要依托國(guó)家法規(guī)和企業(yè)要求，在保障歸檔文件種類齊全，載體多樣的同時(shí)，提升企業(yè)檔案資料數(shù)字化比例。同時(shí)，要針對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案資料的保存等級(jí)和使用頻率作出相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)處理，如檔案資料提取頻率較高的要設(shè)定優(yōu)先級(jí)，對(duì)使用頻率小的檔案資料要做縮微品處理。

2.2 提高管理軟硬件的支持

檔案數(shù)字化的建設(shè)是基于信息化技術(shù)的一種改造，而這勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟硬件建設(shè)提出一定的要求。檔案管理的數(shù)字化軟硬件水平，將直接決定了企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)效能。因此，在這一建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)首先對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的硬件性能予以提升，選擇性能優(yōu)越、運(yùn)行穩(wěn)定的硬件作為數(shù)字化檔案系統(tǒng)搭建的基礎(chǔ)。同時(shí)，對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)選，達(dá)成檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化軟件的無(wú)縫對(duì)接，從而為企業(yè)數(shù)字化檔案管理效能的發(fā)揮提供保障[4]。

2.3 專業(yè)化的人才隊(duì)伍建設(shè)

就企業(yè)檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)而言，其數(shù)字化的管理進(jìn)程是歷史的必然。這就要求企業(yè)的檔案工作者，不僅需要與專業(yè)化檔案管理知識(shí)，更需要具備相應(yīng)的檔案資料的收集、處理及分析能力。企業(yè)對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，受限于先期檔案管理的認(rèn)知不足，檔案管理在專業(yè)化人才和數(shù)字化人才方面有所不足，成為橫亙?cè)谄髽I(yè)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中的一大阻礙。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)應(yīng)注重檔案資料數(shù)字管理的專業(yè)型人才和復(fù)合型人才的培訓(xùn)力度，從而達(dá)成檔案管理人員廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)的問(wèn)題視角及豐富的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)。從另一個(gè)維度而言，也應(yīng)這在企業(yè)的人力資源管理中加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)力度，從而迅速提升檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍的服務(wù)能力。

3 小結(jié)

信息技術(shù)背景下，檔案資料的數(shù)字化管理系統(tǒng)的建構(gòu)，是時(shí)代發(fā)展的必然。重視企業(yè)數(shù)字檔案資料管理的數(shù)字化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，才更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。前期的實(shí)踐表明，企業(yè)的數(shù)字檔案建設(shè)不僅有利于提高檔案資源管理的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)對(duì)提升檔案管理的安全性及其開(kāi)發(fā)和利用的層次有著重要的意義。企業(yè)數(shù)字檔案資料的系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程，需在這一進(jìn)程中，通過(guò)推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理、建立檔案信息傳輸平臺(tái)、專業(yè)化的人才隊(duì)伍建設(shè)等策略的實(shí)施，有效助推企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)效能的顯現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王珺.如何推進(jìn)新時(shí)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].信息記錄材料，2019，20（12）：45-46.

[2]孔瑾.國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)探究[J].卷宗，2019，9（35）：79.

[3]陳麗娟.如何加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].人力資源，2019，（18）：41.

[4]楊洋.基于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)研究[J].卷宗，2020，10（3）：102.