探討事業(yè)單位檔案管理改革模式

顧俊杰

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展，我國科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，我國進入了信息化時代下，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，與時俱進，將信息化技術(shù)作為事業(yè)單位檔案管理工作改革的重要建設(shè)目標(biāo)，從而有效的提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;改革模式

在我國經(jīng)濟實力逐漸壯大的今天，我國事業(yè)單位獲得了良好的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性愈加凸顯，隨著信息化、數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)化時代的到來，要善于利用先進技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理進行分析、改進和優(yōu)化。認真研究與部署數(shù)字化管理，有利于事業(yè)單位檔案管理的降本增效。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

隨著信息時代的到來，事業(yè)單位檔案管理通過運用計算機技術(shù)提升了檔案管理的成效，方便檔案的收集工作與歸檔工作，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，是檔案管理的創(chuàng)新。檔案管理人員通過操作相關(guān)軟件對資料進行增減、變更，工作效率大大提升。而且檔案數(shù)字化發(fā)展還可以促進新型管理方案的落實，在很大程度上節(jié)約了人力與財力。事業(yè)單位的發(fā)展要求檔案管理也要跟得上時代發(fā)展的步伐，必須要從數(shù)字化管理方面下功夫，查閱檔案更加便利，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供了保障，也提升了高校管理的信息化水平，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

2 事業(yè)單位檔案管理改革模式

2.1 電子檔案系統(tǒng)構(gòu)建

分析我國的事業(yè)單位的現(xiàn)狀，很多的單位已經(jīng)構(gòu)建了完善的電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)是將檔案的類型、檔案的所有信息以及存檔時間錄入到系統(tǒng)中。與此同時，電子檔案系統(tǒng)還能讓現(xiàn)有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行更新和優(yōu)化。另外，利用電子檔案系統(tǒng)能將每個時間段的事業(yè)單位信息全部有效地實現(xiàn)錄入，給事業(yè)單位在整體規(guī)劃上提供有價值的數(shù)據(jù)參考。為此，和傳統(tǒng)的檔案管理方式進行比較，利用信息化技術(shù)可以讓電子檔案系統(tǒng)更加完整和健全。利用信息科技手段讓所有的檔案信息做到了精確地記錄，同時錄入的信息數(shù)據(jù)更簡單和方便，確保了檔案管理流程科學(xué)化和規(guī)范化。事業(yè)單位成立電子檔案系統(tǒng)，方便工作人員隨時地查找和調(diào)取檔案信息，可以防止檔案查詢的時間消耗量大，同時還能讓檔案管理操作流程實現(xiàn)簡化。與此同時，事業(yè)單位在軟件開發(fā)上以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上需要不斷地加強，多采用辦公自動化OA系統(tǒng)，這樣讓事業(yè)單位的數(shù)據(jù)資源和信息實現(xiàn)公開和透明。利用內(nèi)部的網(wǎng)路，及時地將資源和人員情況做到有效地傳遞，讓實際的工作效率提高。

2.2 加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備

檔案數(shù)字化管理主要是采集和整理比較有價值的信息資源，這些有價值的新型資源要為特定的組織部門、特定的人員服務(wù)，從而體現(xiàn)出更大的價值，創(chuàng)造出新的效益。檔案作為重要活動的紀(jì)錄材料見證事業(yè)單位的成長，在組織運營管理過程中的使用頻率也在提升，對檔案數(shù)字化收集與歸檔管理的時效性提出了新的要求，要在確保時效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實現(xiàn)工作開展的價值。所以，事業(yè)單位管理者要提升對檔案數(shù)字化管理的重視度，投入專項資金配備專業(yè)的計算機設(shè)備、打印機設(shè)備等，在設(shè)置目標(biāo)或者做決策的時候參考檔案信息資料，發(fā)揮檔案信息資源在維持組織政策運行方面的重要作用。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

2.3 提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇應(yīng)當(dāng)具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢，提升數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴容的可能性以及性能的穩(wěn)定性。第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設(shè)備，都要依據(jù)檔案管理的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，符合日后升級的可靠性。同時，網(wǎng)絡(luò)安全要配備有相應(yīng)的軟硬件防火墻、訪問權(quán)限設(shè)置、應(yīng)急系統(tǒng)備份。無論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級、提升數(shù)據(jù)安全性。第三，提升檔案管理的性能。機房應(yīng)當(dāng)配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢、在線升級、在線存儲能力。同時，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢。第四，硬件方面應(yīng)當(dāng)要控制信息載體的質(zhì)量，延長電子文件載體的保存時間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權(quán)限控制，不斷強化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無權(quán)限訪問。

2.4 檔案管理服務(wù)能力拓展

事業(yè)單位開展檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，而其實際價值的體現(xiàn)也同樣來源于服務(wù)。所以事業(yè)單位應(yīng)該提高自身的服務(wù)水平，從而有效的促進檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點，首先應(yīng)該擴展服務(wù)功能，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及的服務(wù)職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術(shù)的運用進一步的擴展其功能。通過開發(fā)先進的功能模塊，從而有效的實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動規(guī)避、篩選和對比。其次應(yīng)該進一步的擴展服務(wù)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位所提供的服務(wù)內(nèi)容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數(shù)據(jù)信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進一步的擴展服務(wù)內(nèi)容，使其完成由被動到主動的轉(zhuǎn)變，為需求者提供更有針對性和個性的服務(wù)。

2.5 強化“全過程管理”工作

在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中，起初，應(yīng)該加強每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)思想，只有確保每個工作事務(wù)流程的質(zhì)量合格、責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質(zhì)量保障。其次，事業(yè)單位要按照文件儲存的規(guī)范，依據(jù)我國關(guān)于檔案管理、文檔體系和下發(fā)規(guī)則等相關(guān)規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認真學(xué)習(xí)我國相關(guān)法律規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務(wù)，提高文書與檔案管理事務(wù)的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎(chǔ);不斷引進信息時代先進的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一。

2.6 深化檔案數(shù)字化管理的安全保密制度

檔案管理很重要的一個環(huán)節(jié)就是保密工作要做到位，無論是個人信息、單位信息，根據(jù)信息的等級、重要性，會有一定程度的保密時限、級別要求。如果信息泄露，輕則泄露機密，重則被不法分子利用，給單位造成的損失無法估量。首先，要根據(jù)檔案的特點、內(nèi)容、重要性設(shè)置保密級別，配備相應(yīng)的管理權(quán)限，能夠控制信息安全和管理成本的平衡。其次，檔案管理人員要有安全意識和信息管理技能，能夠有效管控數(shù)字化信息的安全性。再次，要對系統(tǒng)進行有效加密、定期維護、檢查辦公設(shè)施，及時排除安全隱患，確保檔案管理的安全。

3 結(jié)語

綜上所述，在時代的快速發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)進一步的改革自身的工作模式，加快信息化建設(shè)，從而為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高自身的檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

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