企業(yè)設(shè)備檔案管理優(yōu)化對(duì)策研究

董月茜 唐蕾榮 王建剛

摘 要：隨著當(dāng)今社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，信息化管理也在逐漸的上升。由于現(xiàn)在設(shè)備的性能逐漸提高，所需要員工技能也在上升，所以在企業(yè)購(gòu)買檔案時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行全面的記錄在案，其中內(nèi)容包括購(gòu)買、調(diào)試、運(yùn)輸、使用、維護(hù)和報(bào)廢等。將整個(gè)設(shè)備的全過(guò)程記錄需要運(yùn)用有價(jià)值的文字，表格等方式進(jìn)行詳細(xì)記錄。使用設(shè)備檔案對(duì)今后企業(yè)的發(fā)展和研究提供有力的幫助。本文就是對(duì)企業(yè)設(shè)備檔案進(jìn)行分析，對(duì)其中的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決方法，對(duì)相關(guān)企業(yè)出現(xiàn)的問(wèn)題提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;優(yōu)化設(shè)備

1 企業(yè)設(shè)備檔案的作用

1.1 方便生產(chǎn)管理

設(shè)備檔案在記錄時(shí)主要是為了對(duì)生產(chǎn)進(jìn)行管理，由于在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，設(shè)備檔案具有很強(qiáng)的作用，所以它會(huì)對(duì)生產(chǎn)管理提供很多幫助。設(shè)備管理檔案不僅可以幫助企業(yè)發(fā)展，同時(shí)也是對(duì)想要了解本企業(yè)的其他外部人員提供一些資料。在一些招標(biāo)過(guò)程中，招標(biāo)人員為了能夠更加詳細(xì)了解中標(biāo)單位，就需要了解該企業(yè)中的相關(guān)設(shè)備，但是由于施工過(guò)程中所用到的設(shè)備都是大型的，所以這時(shí)候設(shè)備檔案就起到了決定性作用，可以對(duì)整個(gè)競(jìng)標(biāo)過(guò)程起到?jīng)Q定作用。在整個(gè)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，可以通過(guò)設(shè)備檔案進(jìn)行對(duì)設(shè)備使用，設(shè)備維修，設(shè)備維護(hù)有詳細(xì)的了解，這樣才可以對(duì)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和購(gòu)買設(shè)備進(jìn)行了全面的分析。設(shè)備檔案可以從不同的方面進(jìn)行對(duì)設(shè)備全方面監(jiān)控。對(duì)于一個(gè)企業(yè)是否有完整的設(shè)備檔案充分體現(xiàn)了整個(gè)企業(yè)的實(shí)力，來(lái)獲得外部人員的信任。

1.2 提供使用依據(jù)

在整個(gè)設(shè)備使用過(guò)程中設(shè)備需要進(jìn)行保養(yǎng)，管理，維修等多方面的對(duì)其進(jìn)行記錄在全部檔案中。設(shè)備在使用過(guò)程中需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期保養(yǎng)，確保設(shè)備可以使用更長(zhǎng)時(shí)間，更耐用，而定期保養(yǎng)就是在一定時(shí)間范圍內(nèi)的，這就需要設(shè)備檔案對(duì)上次保養(yǎng)時(shí)間的記錄。確保每一次保養(yǎng)間隔時(shí)間相似，使設(shè)備狀態(tài)良好，保證設(shè)備可以使用更長(zhǎng)時(shí)間。對(duì)每次維修進(jìn)行時(shí)間記錄，確保每一次維修的內(nèi)容，時(shí)間等所有詳細(xì)信息均記錄在檔案中，以便企業(yè)在后續(xù)對(duì)該設(shè)備如何處理提供方案。

1.3 提供購(gòu)買依據(jù)

企業(yè)在整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程中需要定期更換設(shè)備。定期更換設(shè)備的目的不僅是由于設(shè)備的老化和損壞導(dǎo)致設(shè)備無(wú)法使用，更重要的是為了提高生產(chǎn)速度。企業(yè)在購(gòu)買設(shè)備時(shí)，應(yīng)進(jìn)行查看設(shè)備檔案對(duì)現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行了解，查看企業(yè)需要什么樣的設(shè)備，設(shè)備的產(chǎn)量，設(shè)備的損耗等，設(shè)備檔案就會(huì)為其提供這些相關(guān)的所有信息。同時(shí)也可以通過(guò)這些信息了解到企業(yè)的需求量來(lái)進(jìn)行購(gòu)買不同參數(shù)的設(shè)備。同時(shí)又可根據(jù)企業(yè)設(shè)備檔案了解到當(dāng)前設(shè)備的參數(shù)，性能還有完成指標(biāo)等方面進(jìn)行全面考慮。有些設(shè)備存在問(wèn)題或者購(gòu)買回來(lái)后需要經(jīng)常的進(jìn)行維修，就可以實(shí)習(xí)在購(gòu)買這些就可以是企業(yè)在購(gòu)買這些設(shè)備時(shí)，盡量避免這些有問(wèn)題的設(shè)備。再對(duì)整個(gè)設(shè)備檔案的仔細(xì)分析，可以了解到設(shè)備現(xiàn)存價(jià)值和是否可以進(jìn)行繼續(xù)利用，為今后購(gòu)買這些設(shè)備做出了對(duì)比和提供了相應(yīng)的資料。

2 設(shè)備檔案存在的問(wèn)題

2.1 資料建檔不及時(shí)

設(shè)備檔案是從設(shè)備購(gòu)進(jìn)一直到整個(gè)設(shè)備的報(bào)廢都需要進(jìn)行分類存檔，在不同的階段，不同時(shí)期需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行全面的進(jìn)行記錄，比如一臺(tái)設(shè)備從開(kāi)始選購(gòu)計(jì)劃開(kāi)始時(shí)，選購(gòu)的方案選購(gòu)的原則都需要記錄。然后就是使用時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行維護(hù)時(shí)間，還有修理階段都需要進(jìn)行詳細(xì)記錄。由于在記錄過(guò)程當(dāng)中，由于是分階段記錄，在整個(gè)工程快要結(jié)束之前才會(huì)對(duì)整個(gè)設(shè)備檔案進(jìn)行整合，有時(shí)候可能會(huì)延期到工程結(jié)束的前一天，這樣就會(huì)給設(shè)備檔案整理提供很大困難，但是很多檔案記錄人員在進(jìn)行記錄過(guò)程中，不會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行提前整理。這樣就會(huì)導(dǎo)致沒(méi)有時(shí)間對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行整理，在整個(gè)工程結(jié)束之后，專家組進(jìn)行驗(yàn)收，工程師就會(huì)發(fā)現(xiàn)設(shè)備檔案出現(xiàn)許多漏洞，需要記錄人員進(jìn)行后期整改，不僅浪費(fèi)時(shí)間更會(huì)影響工作進(jìn)程和工作質(zhì)量。

2.2 建檔過(guò)程不夠系統(tǒng)

設(shè)備檔案一般建檔主要分五個(gè)階段：選購(gòu)階段，驗(yàn)收階段，安裝階段，使用階段，更新階段。這五個(gè)階段組成了設(shè)備檔案的主體，選購(gòu)階段就是根據(jù)之前設(shè)備的運(yùn)用，將需要更換的設(shè)備進(jìn)行重新采購(gòu)更換。選購(gòu)階段也是最重要的一個(gè)階段，選購(gòu)階段需要進(jìn)行招標(biāo)的文件，招標(biāo)的意見(jiàn)，還有中標(biāo)的通知書(shū)等都應(yīng)將一律歸入設(shè)備檔案，但是由于許多人員不是足夠?qū)I(yè)，不會(huì)注意到這些細(xì)節(jié)性問(wèn)題，就將導(dǎo)致設(shè)備檔案部分資料缺失等問(wèn)題出現(xiàn)。在整個(gè)設(shè)備開(kāi)箱階段，里面有設(shè)備說(shuō)明書(shū)，授權(quán)許可書(shū)，包裝清單，機(jī)器原產(chǎn)地等關(guān)于機(jī)器的所有詳細(xì)信息，這些東西也是設(shè)備檔案中必不可少的，同樣這些東西也經(jīng)常會(huì)有人忘記錄入設(shè)備檔案中。由于剛接到新的設(shè)備，設(shè)備檔案需要記錄關(guān)于設(shè)備的許多問(wèn)題，所以在設(shè)備失調(diào)過(guò)程中，設(shè)備檔案記錄人員可能忘記錄入設(shè)備試調(diào)過(guò)程也是其中一項(xiàng)問(wèn)題。由于這些問(wèn)題的存在，導(dǎo)致整個(gè)設(shè)備檔案記錄并不完整，沒(méi)有系統(tǒng)性的檔案記錄就不能保證設(shè)備檔案的有效性。

3 優(yōu)化設(shè)備檔案現(xiàn)存問(wèn)題

3.1 重視設(shè)備檔案

設(shè)備檔案管理工作，不僅需要管理人員對(duì)整個(gè)工作認(rèn)真的態(tài)度，更重要的是企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)備檔案的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度越高，就可以促進(jìn)檔案記錄人員對(duì)工作的重視性，并且領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行對(duì)設(shè)備檔案檢查，確保設(shè)備檔案記錄人員對(duì)檔案記錄時(shí)刻保持全面的進(jìn)行。在日常開(kāi)會(huì)過(guò)程中，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該經(jīng)常宣傳設(shè)備檔案管理，強(qiáng)調(diào)設(shè)備檔案在整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中的重要性，使整個(gè)設(shè)備檔案工作人員都有著積極的工作態(tài)度。整個(gè)設(shè)備檔案管理部門，應(yīng)明確每一個(gè)設(shè)備檔案記錄人員的工作，對(duì)不同人員進(jìn)行分工，把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，確保使人生有事干事事有人做。只有將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人在設(shè)備檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以將問(wèn)題精確查找到并盡快解決，減少設(shè)備檔案中出現(xiàn)的錯(cuò)。

3.2 建立完整制度

設(shè)備檔案的記錄過(guò)程中需要有一個(gè)完整的設(shè)備檔案管理制度，為所有設(shè)備管理制度制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，使其他所有的設(shè)備檔案像這個(gè)制度靠攏，這樣才可以保證整個(gè)設(shè)備檔案記錄過(guò)程中減少問(wèn)題的出現(xiàn)。當(dāng)然設(shè)備檔案管理制度也應(yīng)該具有科學(xué)性，完善性，如果想做到這一點(diǎn)，就需要從根本出發(fā)對(duì)整個(gè)問(wèn)題進(jìn)行研究，然后在進(jìn)行落實(shí)。并且在整個(gè)過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)建立的制度存在部分問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理解決，使制度不斷完善。通過(guò)這種方法來(lái)減少設(shè)備檔案出現(xiàn)的問(wèn)題，規(guī)范設(shè)備檔案的記錄整個(gè)過(guò)程。

3.3 提高檔案記錄人員水平

在設(shè)備檔案記錄過(guò)程中，雖然有相應(yīng)的制度，設(shè)備檔案記錄的模板和方案，但是設(shè)備檔案記錄人員的業(yè)務(wù)水平也是非常重要的。設(shè)備檔案記錄人員首先要對(duì)各類設(shè)備都有相關(guān)了解，并且對(duì)設(shè)備的使用等有足夠的經(jīng)驗(yàn)?，F(xiàn)在科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的使用也是檔案記錄人員必不可缺少的技能，可以通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)加快設(shè)備檔案記錄人員的工作效率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)也可以更加確保設(shè)備檔案記錄人員在記錄過(guò)程中減少錯(cuò)誤的出現(xiàn)。設(shè)備檔案記錄人員需要進(jìn)行合理的培訓(xùn)，和嚴(yán)格的考核后才可以上崗工作，確保其熟練掌握設(shè)備檔案記錄工作，以防出現(xiàn)知識(shí)漏洞等問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

設(shè)備檔案對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展有著間接性引導(dǎo)作用。在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，設(shè)備是作為企業(yè)的一大重要資源，確保設(shè)備的良好，就需要設(shè)備檔案，對(duì)設(shè)備進(jìn)行全方面記錄，確保整個(gè)設(shè)備使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及使用記錄都有詳細(xì)記載。設(shè)備檔案記錄的完整性可以促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展以可持續(xù)性發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行不斷前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙艷.企業(yè)設(shè)備檔案管理優(yōu)化對(duì)策研究[J].黑龍江檔案，2018（06）：103-104.