事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及措施分析

黃鵬

摘 要：人事檔案管理工作為事業(yè)單位人員的選拔以及人力資源的配置提供了強(qiáng)有力的支持，有效的促進(jìn)了事業(yè)單位事業(yè)的發(fā)展。本文對事業(yè)單位人事檔案管理的意義作了總結(jié)，重點對信息化程度欠高、管理體制不夠靈活、管理隊伍素質(zhì)欠高、質(zhì)量不高等管理問題作了總結(jié)，最后提出了加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理

1 事業(yè)單位人事檔案管理的意義

人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)?，F(xiàn)代事業(yè)單位管理理論強(qiáng)調(diào)管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，事業(yè)單位從而全面準(zhǔn)確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要的考核依據(jù)。近年來，由于各方面的原因，事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)生了諸多變化，出現(xiàn)了一系列問題，給事業(yè)單位人事檔案管理者在工作中造成了一定的困難。目前在事業(yè)單位中人事檔案管理工作仍存在一些問題，特別是進(jìn)入新世紀(jì)以來，人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露，因此人事檔案工作如何與時俱進(jìn)，以及充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理的信息化程度欠高

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化程度低，是工程單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代，無論是人事檔案查閱、調(diào)動，還是應(yīng)用，都離不開網(wǎng)絡(luò)，但事業(yè)單位內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應(yīng)用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 人事檔案管理體制不夠靈活

部分事業(yè)單位的人事檔案管理體制過于呆板，不利于檔案管理工作的有序進(jìn)行，尤其是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)建立之后，人們有了更多的就業(yè)選擇，人才的流動性大大提高，部分工程就業(yè)人員在離職之后，其人事檔案得不到及時的更新，造成檔案與實際情況不符，不利于人事檔案管理工作的開展，同時工程單位在后續(xù)的人才以及培訓(xùn)選拔工作中，還會因為錯誤的人事檔案信息造成不同程度的差錯，致使大量人才流失。

2.3 管理隊伍素質(zhì)欠高

對于檔案管理所需的專業(yè)復(fù)合型人才，在事業(yè)單位管理系統(tǒng)中還是十分缺少的，部分人事檔案管理工作崗位往往是由本單位的其它部門兼職，因此并未引起足夠重視，隱藏了諸多問題。例如缺乏檔案管理的安全意識與特定流程，加之部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗，對于檔案管理概念模糊，且并未真正掌握檔案材料收集、整理、歸檔、裝訂等流程，達(dá)不到“歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求，檔案管理隊伍素質(zhì)整體偏低。

2.4 人事檔案管理質(zhì)量不高

人事檔案是完整反映人員情況的材料文件，其信息應(yīng)該要真實的反應(yīng)人員情況，但部分事業(yè)單位的人事檔案材料內(nèi)容缺乏反映人員真實情況的信息，且往往較為空洞，缺乏實用的內(nèi)容，甚至多數(shù)單位的人事檔案內(nèi)容主要是對單位員工個人經(jīng)歷、學(xué)歷以及政治面貌等一般情況的反映，而反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)特長的內(nèi)容較少，檔案材料反映過去情況的較多，而反映現(xiàn)實情況的較少，而且不管是個人總結(jié)還是組織意見都缺乏客觀的評語，且不能全面的、客觀的評價和反映事業(yè)單位各單位員工的實際情況，這種一定程度上加大了管理工作的難度。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)人事檔案的內(nèi)容完備

現(xiàn)代工程制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也應(yīng)完善起來，使其能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。事業(yè)單位的人事檔案管理是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，這跟一般機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以事業(yè)單位人事檔案管理除目前的基本內(nèi)容外，還應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位自身管理需求充實部分內(nèi)容，同時只有通過調(diào)整事業(yè)單位人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有事業(yè)單位自身特色的人事檔案管理體系，而不僅僅是照搬原本的人事檔案管理體系。

3.2 健全制度，規(guī)范檔案管理

首先要按照相關(guān)要求，明確人事檔案管理職責(zé)，補充完善單位的各種規(guī)章制度，對檔案工作人員職責(zé)以及人事檔案的收集歸檔、鑒別整理、利用轉(zhuǎn)遞、查閱借用等內(nèi)容和程序進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。其次加強(qiáng)檔案的全面收集工作，完善檔案內(nèi)容。隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的不斷深化，事業(yè)單位職工的崗位聘用合同及錄用、解聘、辭聘過程中形成的材料、年度考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、調(diào)動、調(diào)資等需要存入個人檔案的材料越來越多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。因此在具體工作中要嚴(yán)格按照“真實、全面、準(zhǔn)確”的檔案整理工作原則，及時收集反映職工表現(xiàn)的各種材料，不斷充實人事檔案內(nèi)容，認(rèn)真做好各種材料的鑒別分類工作，使人事檔案整理歸檔工作更加科學(xué)、全面和完整。

3.3 提升工作信息化水平

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，可使其最大限度地發(fā)揮作用，因此把先進(jìn)的信息技術(shù)手段引入人事檔案管理，及時、準(zhǔn)確地整理人事檔案信息，可進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，提升工作效率。首先可將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)引入人事檔案管理，充分發(fā)揮計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)的作用，將人事檔案中文字材料、照片聲像等信息進(jìn)行數(shù)字化處理，使其轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，保證人事檔案紙質(zhì)材料與數(shù)據(jù)格式并存。其次要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理模式，主動發(fā)布非涉密的人事檔案信息，同時還可提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)和信息交流。

4 總結(jié)

總之，人事檔案管理工作是事業(yè)單位部門不可或缺的管理工作之一，其改革已提上日程，在這一改變過程中，通過改變舊有模式，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，充分有效地利用人事檔案的價值，可促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

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