試論新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路

宋書(shū)娟

摘 要：醫(yī)院檔案管理的主要工作在于收集醫(yī)院各類重要信息，給相關(guān)部門(mén)尤其針對(duì)臨床醫(yī)療提供可追溯的信息依據(jù)。而隨著醫(yī)療科學(xué)的發(fā)展，醫(yī)療信息內(nèi)容更趨復(fù)雜化、多樣化，醫(yī)院檔案管理工作不規(guī)范，歸檔內(nèi)容不清晰明了，將極大阻礙醫(yī)院的發(fā)展。因此，在新形勢(shì)下如何做好醫(yī)院檔案管理工作成為重要議題，對(duì)于醫(yī)院的管理和發(fā)展具有重要意義。本文主要針對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作面臨的問(wèn)題以及創(chuàng)新思路展開(kāi)分析，以供大家參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);醫(yī)院檔案;管理制度;開(kāi)發(fā)利用

1 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作所面臨的主要問(wèn)題

在當(dāng)今科技發(fā)展的時(shí)代形勢(shì)下，檔案管理工作怎樣積極地引入時(shí)代科技，提高管理工作的質(zhì)量水平，是每一個(gè)從事檔案管理工作的管理人員都需要深入思考的課題。針對(duì)這一課題，并結(jié)合目前醫(yī)院檔案管理工作存在的不足進(jìn)行了探討與分析。

1.1 忽視檔案管理，管理制度不完善

近年來(lái)，在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)療診斷工作的相關(guān)制度完善詳細(xì)，但醫(yī)院檔案管理制度構(gòu)建卻并不完善，有很多的醫(yī)院并未施行統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理規(guī)范，也未形成全院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置雜亂且職能分散，檔案分部門(mén)各自管理，檔案信息缺乏完整連貫性，而且可能導(dǎo)致信息重復(fù)收集，浪費(fèi)人力物力，而且查找困難，無(wú)法形成統(tǒng)一完整的有價(jià)值的檔案資料，阻礙新形勢(shì)下檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展，不利于醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

1.2 檔案管理科技化水平較低

目前部分醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢，科技含量較低。傳統(tǒng)的檔案管理方式多為紙質(zhì)存檔，年終或年初整理上年度各科室保存的檔案資料，需要從多部門(mén)各自整理的材料中提取信息，工作極為繁瑣，難免出現(xiàn)錯(cuò)漏，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性受影響。而且通常醫(yī)院檔案室儲(chǔ)存空間較小，檔案無(wú)法全部存檔，部分丟失的信息則永久遺失，無(wú)法溯源，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息不完整。

1.3 檔案管理利用率不高

目前多數(shù)醫(yī)院檔案工作在思路上明顯較為狹窄，導(dǎo)致檔案資源直接被局限在醫(yī)院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)內(nèi)，由此嚴(yán)重缺乏對(duì)相應(yīng)資源信息的深層次開(kāi)發(fā)，致使最終的各種醫(yī)療成果所具有的社會(huì)價(jià)值無(wú)限降低。另外醫(yī)療檔案在存檔以后，對(duì)于檔案資料的利用價(jià)值也不足，資源開(kāi)發(fā)工作不到位，這些都不符合新形勢(shì)下的發(fā)展需要。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

在新的形勢(shì)下，應(yīng)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出新的更高要求，調(diào)整工作思路，以更好的適應(yīng)新時(shí)代的步伐，使檔案管理工作更好的促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

2.1 規(guī)范檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理工作較復(fù)雜，不僅內(nèi)容繁雜，而且專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)，機(jī)密程度較高。所以，在醫(yī)院的檔案管理中，必須要按照醫(yī)院的實(shí)際情況，建立檔案管理機(jī)制。醫(yī)院檔案管理部門(mén)要按照當(dāng)前國(guó)家檔案局、衛(wèi)生部的相關(guān)法律法規(guī)，與醫(yī)院實(shí)際制定的檔案制度聯(lián)系起來(lái)，確保醫(yī)院的各項(xiàng)檔案管理工作能夠有章可循、有規(guī)可依。其次應(yīng)健全醫(yī)院檔案管理制度，如建立檔案整理規(guī)范、保管制度等，并納入醫(yī)院考核，制定獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。制度及規(guī)定的制定應(yīng)適應(yīng)醫(yī)院實(shí)情，廣泛收集意見(jiàn)，認(rèn)真總結(jié)實(shí)際需求，制定出切實(shí)可行、行之有效的管理制度，使檔案管理規(guī)范化，保證檔案資料的連續(xù)完整性。此外，醫(yī)院要將分散在各部門(mén)的檔案進(jìn)行收集，使醫(yī)院臨床各科室及后勤部門(mén)、醫(yī)院行政管理工作部門(mén)的相關(guān)文件材料，能夠及時(shí)傳遞和查找，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，避免一些部門(mén)對(duì)檔案收集管理的忽視，減小檔案收集的難度。在這種健全的檔案管理機(jī)制中，一旦發(fā)現(xiàn)檔案的遺失，能夠及時(shí)查明原因，制定相關(guān)的補(bǔ)救措施，使檔案資料保持完整。

2.2 引入現(xiàn)代檔案管理技術(shù)

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，檔案多以紙質(zhì)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，難以常年保管，并且會(huì)占據(jù)較大的空間，對(duì)查找造成了很大的阻礙，不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享。而利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立電子醫(yī)院檔案，可以使檔案形式更加多樣，檔案不僅包括紙質(zhì)文本，還包括無(wú)紙化檔案文件、視頻、錄音檔案文件。這些對(duì)形式是電子檔案，不僅能夠擴(kuò)大檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容和范圍，還能夠延長(zhǎng)檔案的保管時(shí)間，并具有共享功能。醫(yī)院檔案的現(xiàn)代信息化管理包括：人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理、患者病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理、文書(shū)文件的網(wǎng)絡(luò)化管理。在使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案歸檔時(shí)，要注意規(guī)范電子檔案的相關(guān)格式，利用二維碼等技術(shù)，確保電子檔案的完整性及真實(shí)性，提高醫(yī)院檔案管理的效率及質(zhì)量。還要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，根據(jù)檔案利用的最普遍、最突出的特點(diǎn)，根據(jù)利用者的利用習(xí)慣和通常需求來(lái)編制最簡(jiǎn)易的檢索方法，從而保證檔案檢索工具具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性。

2.3 多角度、深層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源

檔案管理的最終目的在于利用，發(fā)揮其價(jià)值，醫(yī)院檔案管理工作可提供信息檢索，加強(qiáng)各醫(yī)院信息聯(lián)合，提高檔案信息的利用率，拓寬科研的新方向，為臨床及教學(xué)科研工作提供支持。在開(kāi)發(fā)和利用醫(yī)院檔案信息資源的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)開(kāi)展工作，并且需要堅(jiān)持提升檔案服務(wù)的質(zhì)量水平，要求應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、迅速及主動(dòng)的提升檔案信息資源的利用效率。同時(shí)必須不斷拓展其資源信息收集范圍、實(shí)施深層次的開(kāi)發(fā)舉措、采取多渠道的利用等，以解決檔案信息資源難以獲得廣泛應(yīng)用的問(wèn)題，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的深層次、多角度開(kāi)發(fā)。另外，在工作中應(yīng)確定以利用為中心的指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，從被動(dòng)坐等上門(mén)的接待利用方式，逐步走向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，開(kāi)展查閱、調(diào)卷，送卷上門(mén)，跟蹤服務(wù)，為檔案的價(jià)值提供生動(dòng)、具體的事例和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，為了提高醫(yī)院的醫(yī)療水平、管理能力，在新形勢(shì)下，需要加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作，建立健全相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，同時(shí)注重培養(yǎng)檔案管理人員的自身專業(yè)素質(zhì)，引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使醫(yī)院的檔案管理更加精準(zhǔn)、及時(shí)、有效，以促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展，使檔案管理能夠更好地服務(wù)于醫(yī)療工作。

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