提高企業(yè)檔案管理與資源整合的管理水平

王大龍

摘 要：企業(yè)檔案管理是指對(duì)檔案信息以及檔案實(shí)體進(jìn)行管理以及應(yīng)用的各項(xiàng)服務(wù)，是國家發(fā)展檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用這八項(xiàng)工作。要提高現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理與資源整合的管理水平，就要注重檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，并不斷優(yōu)化資源配置。

關(guān)鍵詞：檔案管理;資源整合;提高管理水平

檔案管理工作建立在大量信息數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，管理工作較為復(fù)雜，我國現(xiàn)階段的檔案管理存在大量不足，并面臨著向電子化轉(zhuǎn)型的趨勢。在當(dāng)前形勢下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)積極尋找突破口，要建立現(xiàn)代化的管理機(jī)制，做到與時(shí)俱進(jìn)，使管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。在資源整合方面，企業(yè)要不斷調(diào)整戰(zhàn)略目標(biāo)，始終將資源利用最大化以及尋找客戶最佳需求點(diǎn)作為發(fā)展方向，提高管理水平。

1 提高檔案管理的管理水平

1.1 我國的檔案管理工作現(xiàn)狀

我國的檔案管理正由紙質(zhì)化逐漸過渡向電子化，人們?cè)谌粘Ｉ钪胁樵儥n案多是通過網(wǎng)頁信息檢索，但不同的部門之間很難做到使用共同的軟件，不同的軟件之間存在信息不兼容的情況，在信息的利用方面造成極大不便。我國現(xiàn)行的統(tǒng)一規(guī)范不能完全適用，存儲(chǔ)的方式過于多樣化，包括光盤、磁盤，各個(gè)檔案庫所采用的自動(dòng)化工作也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，種種歷史原因?qū)е聶n案管理缺乏規(guī)范。

1.2 提高檔案管理水平的有效舉措

建立完善的劃分以及管理流程，分門別類對(duì)不同項(xiàng)目的檔案進(jìn)行編碼，并借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，建立檔案編碼與存儲(chǔ)位置之間的關(guān)系，可以通過輸入檔案編碼直接提取檔案位置，建立一體化的管理方式。使檔案存儲(chǔ)規(guī)范化，在檔案進(jìn)行歸檔前，要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，保證檔案信息完善并符合相關(guān)規(guī)范，對(duì)歸檔的檔案建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有利于推動(dòng)檔案信息工作自動(dòng)化。我國現(xiàn)有檔案大部分仍是以紙質(zhì)化的形式存在，紙張?jiān)陂L時(shí)間的保存過程中對(duì)保存環(huán)境有較大要求，檔案管理室要時(shí)刻配備滅火器，加濕器，除濕器等專業(yè)設(shè)備，對(duì)環(huán)境進(jìn)行除塵以及殺菌，滿足各個(gè)季節(jié)的需求，在保存過程中也要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防止發(fā)生丟失或是存放位置有誤等情況。

1.3 嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)流程規(guī)定，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展

保證本單位檔案工作嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策，在企業(yè)管理的過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督，將檔案管理工作納入日常計(jì)劃中。在檔案管理信息化的階段要符合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，文檔信息收集時(shí)要及時(shí)進(jìn)行備份，按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定制作電子版的目錄，定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。使用統(tǒng)一的管理平臺(tái)，有利于檔案之間的調(diào)動(dòng)和使用。在檔案管理的過程中，要切實(shí)將責(zé)任落實(shí)到每一名員工，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，提高檔案管理的管理水平。

2 提高資源整合管理水平

2.1 提高資源利用效率，優(yōu)化資源配置

在資源的利用過程中，為了提高利用效率，企業(yè)要加強(qiáng)資源整合能力，從而達(dá)到對(duì)資源的合理配置。在企業(yè)管理的過程中，我們要對(duì)檔案信息加以利用，并對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，對(duì)于未經(jīng)加工的檔案信息要進(jìn)行分類，歸納，以便于在信息利用時(shí)更好的進(jìn)行對(duì)比，發(fā)揮檔案管理的內(nèi)在價(jià)值。推進(jìn)檔案管理電子化需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，企業(yè)要選擇與自己檔案管理方式適合的設(shè)備，有利于推動(dòng)檔案管理的資源整合。資源整合貫穿于企業(yè)管理的每個(gè)方面，在資源整合與檔案管理的過程中，要加強(qiáng)各部門之間的配合，形成完善的資源整合管理體系。

2.2 加強(qiáng)科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理中，對(duì)檔案的查詢是一件復(fù)雜的事情，需要對(duì)照目錄，在龐大的檔案庫中靠人工尋找。運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)檢索方式，將檔案輸入數(shù)據(jù)庫中，可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式對(duì)檔案進(jìn)行定位，可以方便查詢，滿足各部門對(duì)檔案使用的需求。檔案管理的工作人員要樹立服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)主動(dòng)性，在工作中，要不斷吸取意見進(jìn)行改進(jìn)，也要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，更好的提供檔案查詢的服務(wù)。為了保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全，應(yīng)當(dāng)采取加密措施，員工在提取檔案的過程中需要輸入密碼，對(duì)于不同部門的員工開放不同的權(quán)限，只能查閱相關(guān)的檔案，保證企業(yè)的機(jī)密不會(huì)被泄露，將損失控制在最小的范圍內(nèi)，也可以采取不同類別的檔案分別存儲(chǔ)在不同的位置的方法，重視檔案管理中的安全工作。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)人才，推動(dòng)管理科學(xué)化

檔案管理工作需要專業(yè)的人才，企業(yè)在招聘檔案管理的員工時(shí)，一定要注重專業(yè)能力，專業(yè)人才具有更高的水平以及更負(fù)責(zé)的態(tài)度，能夠迅速適應(yīng)企業(yè)的管理方式，并找到合適的檔案管理方式，根據(jù)企業(yè)的運(yùn)營情況進(jìn)行針對(duì)性的選擇。也可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理的員工進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念以及管理方式，提高管理水平。檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的信息設(shè)備，使檔案管理更加科學(xué)化。

3 結(jié)束語

企業(yè)的發(fā)展要順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢，檔案管理以及資源整合的管理水平也要不斷提高，與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合。在提高管理水平的同時(shí)，要與注重管理體系的完善、加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系、對(duì)員工進(jìn)行再教育等輔助手段相結(jié)合，共同推進(jìn)檔案管理與資源整合水平的現(xiàn)代化。為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，推動(dòng)資源優(yōu)化配置，提高企業(yè)總體競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]何婧.政府信息公開背景下檔案管理制度優(yōu)化探析[J].管理觀察，2019（36）：57-58.

[2]張格格.淺談加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].中國有色金屬，2018（S1）：152-153.

[3]王西龍，曹景德.新形勢下企業(yè)檔案管理的思考[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（36）：208+167.