淺談會計檔案管理工作的重要性

王仟

摘 要：會計檔案在各項經(jīng)濟(jì)決策中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，是提高經(jīng)濟(jì)決策準(zhǔn)確度的堅實基礎(chǔ)。會計工作產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，即是重要檔案資料，也是研究經(jīng)濟(jì)活動重要的經(jīng)濟(jì)資料。因此，建立科學(xué)的會計檔案管理管理辦法，務(wù)實會計檔案管理基礎(chǔ)工、提高財務(wù)管理水平，從根本上提高會計檔案信息的利用率和社會價值。

關(guān)鍵詞：會計檔案;管理工作

會計檔案是記載了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項和資金使用情況，是財務(wù)會計工作的重要環(huán)節(jié)。做好優(yōu)化會計檔案管理工作，構(gòu)建完善的檔案管理制度，抓實抓細(xì)基礎(chǔ)工作、重要環(huán)節(jié)，可提高決策水平，規(guī)避各類經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，全面提升財務(wù)會計工作效率，推動事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

1 會計檔案的范圍及特點

1）會計檔案的范圍。會計檔案的來源各類經(jīng)濟(jì)實體財會部門會計核算的過程中中形成的原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和各種會計報表等在處理完畢后轉(zhuǎn)化為會計檔案。完整會計核算體系對會計對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄和計算，它以原始憑證為依據(jù)，以會計科目為分類標(biāo)志，以記賬憑證和賬簿為載體，按照一定的程序、運(yùn)用一定的記賬方法、完成整理、計算和登記工作。會計檔案主要成分包括會計憑證、會計賬簿和會計報表。財會部門的預(yù)算計劃、制度、規(guī)定等財務(wù)會計管理文件不屬于會計檔案的范圍，列入其他檔案定期歸檔。會計憑證、會計賬簿和會計報表既在作用上有區(qū)別，又是一個密切聯(lián)系的會計核算體系，會計憑證是經(jīng)濟(jì)活動、資金運(yùn)轉(zhuǎn)的合法證明;會計賬簿是會計憑證的系統(tǒng)分類核算記錄;會計報表是會計賬簿記錄的更概括、更全面、更系統(tǒng)的定期的綜合指標(biāo)反映。會計報表中的年度決算，則是年度國家預(yù)算、單位預(yù)算和各項財務(wù)收支計劃執(zhí)行結(jié)果的總結(jié)。

2）會計檔案的特點。與其他類型的檔案相比較，會計檔案具有產(chǎn)生與使用的普遍性、形成過程的連續(xù)性、形成程序的嚴(yán)密性的特點。從會計檔案的使用方面來看，凡是具備獨立核算資格的單位，都會產(chǎn)生會計檔進(jìn)業(yè)，每一個具有獨立核算資格的單位每天的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開資金流動與經(jīng)濟(jì)往來，都要發(fā)生大量的會計事項，隨之必然產(chǎn)生數(shù)量巨大的會計檔案。從會計憑證產(chǎn)生，依據(jù)會計憑證填寫會計賬簿，最后根據(jù)會計賬簿編制會計報表。這三種形式、內(nèi)容的會計檔案依次形成，具有環(huán)環(huán)相扣的連續(xù)性伴隨著會計工作的整個過程。會計工作必須有嚴(yán)密的法規(guī)和制度作為規(guī)范和保障，所以會計檔案的形成是嚴(yán)格依照有關(guān)的規(guī)定和制度進(jìn)行的。從會計憑證的項目書寫、審核、簽字，會計賬簿的設(shè)置、填寫、算，到會計報表的完成，不僅程序密切相連，而且都必須執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、手續(xù)和方法，以監(jiān)督和保障經(jīng)濟(jì)活動的合法性以及會計檔案內(nèi)容的真實性和穩(wěn)定性。

2 全面加強(qiáng)會計檔案管理工作

鑒于會計檔案工作的特殊性和重要性，我國已經(jīng)建立起了從中央到基層的符合財會工作規(guī)律和要求的會計檔案管理體系。對建立會計崗位責(zé)任制、使用會計科目填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表、管理會計檔案、辦理會計交接、會計文件的立卷、歸檔以及會計檔案的保管、調(diào)閱與銷毀等事項作了明確的規(guī)定，把我國會計檔案的管理納入了依法辦事的軌道。

1）適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，不斷完善會計檔案管理制度。會計檔案管理制度是會計制度的一項重要內(nèi)容，在實際工作中會計部門和檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照《會計檔案管理方法》進(jìn)一步充實和完善會計檔案工作制度，在會計檔案的形成和管理活動中必須依法辦事，保證會計檔案的真實、完整和安全。形勢的發(fā)展，對會計工作不斷提出新的要求：計算機(jī)技術(shù)在財務(wù)會計工作中的應(yīng)用，會計檔案的載體形式發(fā)生變化，會計檔案管理工作將面臨新問題。為此，應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)實的情況，不斷補(bǔ)充和完善會計檔案的管理辦法，使會計檔案的管理工作始終處于科學(xué)的規(guī)范之中。

2）統(tǒng)一管理會計檔案的收集與保管。會計檔案的收集工作要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，實行集中統(tǒng)一管理，同時，會計檔案的收集工作要符合會計工作的規(guī)律，遵循會計的形成規(guī)律，要保證會計檔案的齊全、完整和安全。列入歸檔范圍的會計資料及其他具有保存價值的會計資料納入了歸檔范圍，不屬于會計文件的歸檔范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法執(zhí)行。為提高工作效率可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。會計檔案資料規(guī)格、形式、材質(zhì)不同，為了有效地保護(hù)檔案，便于管理和利用，應(yīng)該為其選擇和制作適當(dāng)?shù)陌b材料方便存取、利于搬動。按照會計檔案的保管登記制度、檔案入庫的順序，接收入庫的會計檔案經(jīng)管理人員登記后，再按會計粘附排放法和會計檔案形式排放法進(jìn)行存放保管。

3）制定嚴(yán)格的會計檔案整理程序。會計檔案整理按照會計工作的基本環(huán)節(jié)對會計檔案進(jìn)行分類、立卷、排列、編目，使會計檔案構(gòu)成有機(jī)的體系。整理工作對于會計檔案的保管、查找利用具有重要作用。按照會計年度將一個會計年度的會計文件按憑證、賬簿、報表分為三大類，在三大類內(nèi)再按永久、30年、10年的順序排列，按會計年度順序編制流水號。會計報表是將年報、季報和月報分開立卷，同時根據(jù)報表數(shù)量的多少組成保管單位。按會計憑證、會計賬簿會計報表和其他會計資料分別編制目錄，尤其是永久保管的會計檔案，應(yīng)單獨編制案卷目錄。

4）做好會計檔案的鑒定。會計檔案的鑒定是首先劃分會計檔案的保管期限，對其進(jìn)行初步鑒定、復(fù)查鑒定和對失去價值的會計檔案予以銷段。在會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)，查考和研究經(jīng)濟(jì)活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案永久保存。屬于永久保管的會計檔案有：年度決算報表，涉及外事和對私改造的會計憑證，賬簿等。在一定時期內(nèi)具有查考作用會計檔案的，應(yīng)定期保存，屬于定期保管的會計檔案主要有會計賬薄，憑證和月報表等。會計憑證、會計賬薄一情況下保存30年左右，不需要永久保存;會計報表，特別是其中的年度會計很表（決算），需要永久保存，季度報表、月份表保存10年。對經(jīng)鑒定認(rèn)定無保存價值的會計檔案建立目錄名冊，作為銷毀會計檔案的依據(jù)，會計檔案保管期滿需要銷毀時，需由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，造會計檔案銷毀清冊，編制銷毀審批報告。

5）提升會計檔案的利用價值。會計檔案記錄著單位資金運(yùn)行和管理情況，是單位的一個重要經(jīng)濟(jì)信息來源。有效地開發(fā)利用會計檔案信息，可以為單位制定發(fā)展目標(biāo)、改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益提供可靠的數(shù)據(jù)。因此，做好會計檔案的開發(fā)利用工作十分重要。確定合理的卷宗目錄編制方法，有利于檔案后期的使用、保管、移交和銷毀。根據(jù)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和編制長遠(yuǎn)規(guī)劃的需要，將歷年案卷目錄中有關(guān)生產(chǎn)基建、供銷、經(jīng)費(fèi)的內(nèi)容以及財務(wù)決算及說明等編制專題目錄。匯集基礎(chǔ)數(shù)字、重要數(shù)據(jù)、階段性資金分析表，做好會計檔案編研工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)掌握單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)和研究發(fā)展方向通過可靠地參考資料。

3 結(jié)束語

在現(xiàn)代社會，會計檔案不僅是各單位在行政管理、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)和銷售、經(jīng)營管理等活動中必然生成的原始記錄，而且是各單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競爭力的一種重要的智力資源。為此，會計檔案管理將成為一項必不可少的、具有較強(qiáng)專業(yè)性的管理工作。

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