軍糧供應單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑

王艷敏

摘 要：軍糧供應單位對保障軍隊建設水平、穩(wěn)定國防建設、提高社會穩(wěn)定性、加強民族團結等方面有著十分重要的作用。軍糧供應單位在日常進行工作過程中都設有專門的檔案管理部門，主要負責相關信息材料的收集與整理，對軍糧供應工作高效開展有良好推動作用。但隨著時代進步，原有的管理措施并不利于且不滿足現(xiàn)有的社會發(fā)展需求，需要相關人員能夠明確軍糧供應單位檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要性及重要性，結合單位自身情況選擇最佳的實施路徑。本文就如何實現(xiàn)軍糧供應單位檔案管理現(xiàn)代化作出分析，提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：軍糧供應單位;檔案管理;現(xiàn)代化

軍糧供應單位主要以管理為主，負責糧票等事項的領取發(fā)放、收集儲存等工作，高效開展軍糧供應檔案管理工作能夠提高軍糧管理的有效性、全面性和科學性，還能加強軍糧供應單位整體運營的規(guī)范性、穩(wěn)定性和合理性，有利于促進軍糧供應單位更好地為國家和人民服務。所以為了最大化體現(xiàn)軍糧供應單位檔案管理的應用價值，需要相關人員針對現(xiàn)有的檔案管理工作進行全面分析，結合時代發(fā)展需求和單位實際情況制定合理的改善措施，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標。

1 實現(xiàn)軍糧供應單位檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1）實現(xiàn)檔案信息的完整性。軍糧供應單位在進行檔案管理工作時，不同類型的檔案所涵蓋的內容不同，且部分檔案內容較為復雜繁瑣，這種情況下工作人員想要將所有信息全面記錄下來存在一定的困難，且容易發(fā)生遺漏或記錄偏差等問題[1]。而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，借助互聯(lián)網技術可以利用電子版檔案替代原有的紙質版檔案，并將所有的檔案按照編號和類型輸入系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化歸檔分類。這樣不僅能夠避免檔案管理時出現(xiàn)的誤差，還能實現(xiàn)檔案信息管理的完整性。2）提升檔案信息的更新效率。軍糧供應單位檔案管理的工作質量對軍糧供應單位整體發(fā)展水平有著較大影響，所以為了穩(wěn)定軍糧供應單位的運營水平，必然需要確保檔案信息的準確性[2]。而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理能夠通過互聯(lián)網系統(tǒng)實時觀察檔案信息的變化情況，也利于對出現(xiàn)變動的信息內容進行及時的更新管理，實現(xiàn)檔案管理工作的高質量，避免因更新不及時出現(xiàn)不必要的誤會和工作難題。3）加強檔案信息提取便捷性。軍糧供應單位開展檔案管理工作，不僅為了將重要的信息進行歸檔儲存，更為了在進行相關工作需要查看檔案信息時能夠直接提供。若實現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理，可以為檔案信息建立對應的網絡數(shù)據庫，既能夠實現(xiàn)統(tǒng)一管理和信息共享，還能保證檔案信息的完整性，在需調取時可直接通過數(shù)據庫進行查找，有利于節(jié)省工作時間、提高工作效率。

2 軍糧供應單位檔案管理存在問題

檔案信息具有歷史性、真實性和客觀性，其能夠為后續(xù)相關性研究提供可借鑒的參考資料，所以軍糧供應檔案信息具有十分重要的價值和意義。但目前在開展檔案管理工作過程中還存在一些問題，以下就此作出分析。1）檔案儲存。以往的檔案信息主要以紙質版為主，而紙質檔案在潮濕陰暗密閉的環(huán)境下容易發(fā)霉，使得資料信息發(fā)生字跡模糊、字跡缺損等情況[3]。雖然紙質檔案的特殊性很多管理人員都清楚，但在實際管理過程中還是容易忽視，使得紙質檔案資料室缺乏通風、采光等條件。2）管理不合理。軍糧供應單位的檔案類型較多，應將其按照編號、種類等合理科學的歸類方式進行管理存儲，但目前很多檔案信息管理室存在極不合理的管理方式，導致很多檔案信息在需要提取時難以在短時間內找到，甚至出現(xiàn)檔案信息與名稱不符、內容混亂等情況。3）專業(yè)能力較低。很多檔案管理人員的專業(yè)能力較低，一方面其對檔案信息管理不予重視，難以正確意識到檔案信息管理工作的重要性;另一方面在管理過程中缺乏有效的管理方式，大多數(shù)管理人員對現(xiàn)代信息技術不了解且運用程度較低，這種情況下實現(xiàn)軍糧供應單位檔案管理現(xiàn)代化目標就顯得更為困難。4）缺乏管理制度。任何一項工作的進行都需要對應的制度對其進行約束和管理，目前針對檔案管理工作雖有相關制度，但該制度并不適應于軍糧供應單位檔案管理工作的實際情況和發(fā)展需求，導致管理制度未能發(fā)揮出其應有的價值。

3 實現(xiàn)軍糧供應單位檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑

1）更新管理觀念，制定合理管理制度。首先軍糧供應單位管理人員及檔案管理工作人員應了解現(xiàn)有檔案管理工作存在的不足和問題，明確意識到提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的必要性和重要意義，進一步更新管理觀念，樹立正確的檔案管理發(fā)展目標，才能為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作做好充足準備。其次對原有的檔案管理制度進行優(yōu)化完善，充分考慮軍糧供應單位的實際情況和特殊性，結合檔案管理工作內容、我國發(fā)展目標及相關標準制定適應于軍糧供應單位穩(wěn)定發(fā)展的檔案管理制度[4]。同時加強管理制度的落實效果，實施相應的獎懲措施，保證相關工作人員在日常管理過程中能夠有效約束自身，做好任何一項工作環(huán)節(jié)，促使檔案管理工作具有更強的合理科學性和全面性。

2）加強開展培訓，提升人員信息技術應用水平。軍糧供應單位檔案管理工作想要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標，必然需要對工作人員進行培訓工作，促使工作人員在檔案管理過程中更具專業(yè)性[5]。（1）綜合評估。先對檔案管理工作人員的各項情況進行綜合評估，按照工作能力等方面進行合理劃分，為后續(xù)開展培訓工作提供數(shù)據條件。（2）制定培訓計劃。軍糧供應單位管理人員應聘請專業(yè)培訓人員，結合了解的工作人員信息制定培訓計劃和考核指標，以保證培訓工作開展的實效性和可行性。（3）培訓內容。首先應對工作人員講解基礎的檔案管理內容和開展檔案管理的重要性，進而幫助工作人員形成正確的工作意識，其次介紹和指導工作人員了解和運用現(xiàn)代信息技術，在不斷模擬操作過程中學會和掌握現(xiàn)代信息技術的運用技巧，這樣才能進一步提高檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。（4）考核評價。檔案管理工作人員在培訓結束后需要進行相應的考核和評價，并根據其考核結果加以日常評分為其分配適應的工作崗位，以最大化發(fā)揮其自身的價值。另外，在日常檔案管理工作過程中還應定期進行考察，對不足之處進行優(yōu)化，以促進檔案信息管理工作盡早實現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標。

3）優(yōu)化管理內容，建立檔案信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作，需要軍糧供應單位管理人員聯(lián)同技術人員建立與單位檔案管理工作對應的管理系統(tǒng)。一方面檔案管理工作人員能夠將檔案信息內容直接錄入管理系統(tǒng)，并按照相關編號類型進行系統(tǒng)分類，針對具有保密性的檔案信息可以在管理系統(tǒng)中設置安全密鑰或使用其他安全技術，以保障檔案信息的完整性、真實性和安全性。另一方面單位管理人員進行相關研究或工作時需要調取檔案信息就可直接通過工作人員在管理系統(tǒng)中進行查找調取，大幅度節(jié)省了原有的人工查找時間[6]。另外，管理人員需注意檔案管理系統(tǒng)也存在一定的網絡風險，需要定期安排技術人員對系統(tǒng)進行安全檢查和維護，同時對系統(tǒng)存在的不合理問題或可改進之處及時處理更新，以提高檔案信息管理系統(tǒng)的應用水平。

4）加強檔案信息交流，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標。軍糧供應單位的檔案管理工作不僅涉及糧食供應問題，還包含了軍隊人員的各方面信息[7]。所以為了保證所收集和存儲的檔案信息能夠完整、安全和真實，應建立網絡檔案信息交流平臺，利用先進網絡技術將各部門進行有效連接，進一步加強檔案信息的交流程度，在檔案的交接、發(fā)放和管理環(huán)節(jié)都能夠實現(xiàn)透明化。這樣在出現(xiàn)相關檔案管理問題后就能夠及時找到對應的負責人，有利于加快問題解決效率，為實現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標提供有利條件。

4 結語

綜上所述，在軍糧供應單位檔案管理工作過程中其自身的工作質量、工作效率都會對軍糧供應單位整體發(fā)展水平產生一定的影響，所以為了實現(xiàn)軍糧供應單位自身的長遠發(fā)展目標，為國家和人民提供更高的服務水平，需要相關人員對現(xiàn)有的檔案管理工作進行優(yōu)化改革。管理人員需更新檔案管理觀念、明確意識到現(xiàn)代化檔案管理模式的重要性，通過對檔案管理制度進行完善、開展人員專業(yè)培訓、建立檔案管理系統(tǒng)、加強檔案信息交流等方式逐漸達成檔案管理現(xiàn)代化的目標。

參考文獻

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