事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉燕

摘 要：隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，檔案管理在事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中有決定性作用。事業(yè)單位人事檔案中記錄了事業(yè)單位中的每個(gè)員工的基本信息，包括其所從事的專業(yè)，工作經(jīng)歷，個(gè)人榮譽(yù)等基礎(chǔ)信息，為事業(yè)單位評(píng)價(jià)員工業(yè)績(jī)提供了有力依據(jù)，也對(duì)事業(yè)單位員工的成長(zhǎng)有重要引導(dǎo)作用。可以說(shuō)，事業(yè)單位人事檔案管理貫穿于員工的職業(yè)生涯，對(duì)人事檔案進(jìn)行集中整理，保管能夠要求企業(yè)的人力資源配置，保證企業(yè)的正常運(yùn)行。事業(yè)單位在人事檔案管理中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

事業(yè)單位的檔案管理工作是國(guó)家文獻(xiàn)信息管理工作重要的組成部分，對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都具有十分重要的作用。因?yàn)槲覈?guó)事業(yè)單位的工作廣泛涉及了教、科、文、衛(wèi)等諸多的方面，參與了部分社會(huì)事務(wù)的管理活動(dòng)。而其保管的檔案資料則是記錄該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)。提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，能夠保證事業(yè)單位在工作中更合理地利用相應(yīng)的信息資源，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用和意義

1）檔案管理工作的作用。（1）事業(yè)單位保管的檔案具有參考的作用。檔案記錄了事業(yè)單位所有活動(dòng)最真實(shí)、最可靠的數(shù)據(jù)情況。這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考，這樣能保證事業(yè)單位制定出最符合本單位發(fā)展實(shí)況的規(guī)劃決策。（2）事業(yè)單位的檔案具有借鑒依據(jù)的作用。檔案與其他文獻(xiàn)最大的差異就是檔案比其他文獻(xiàn)更客觀，更具有公正性，同時(shí)還具有一定的法律效力。因?yàn)闄n案形成的過(guò)程十分公正、客觀，具有較大的權(quán)威性和說(shuō)服力，因此可以作為借鑒依據(jù)。

2）檔案管理工作的意義。事業(yè)單位的檔案詳細(xì)、真實(shí)地記錄了單位發(fā)展的歷程以及取得的各項(xiàng)優(yōu)秀成果，因此，根據(jù)檔案能夠準(zhǔn)確衡量事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)水平，同時(shí)還可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)，綜合評(píng)析該單位的發(fā)展?jié)摿?，從而科學(xué)制定出發(fā)展規(guī)劃。這樣一來(lái)，就能為該單位未來(lái)的發(fā)展贏得更廣闊的市場(chǎng)空間，從而促進(jìn)事業(yè)單位健康、有序發(fā)展。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）部分事業(yè)單位不重視人事檔案管理。目前來(lái)看，部分事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，管理效率也比較低。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，該工作是基礎(chǔ)工作，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位評(píng)選優(yōu)秀員工，員工升職提供最佳科學(xué)的依據(jù)。從其工作內(nèi)容來(lái)看，主要是將企業(yè)中工作的各個(gè)人員的個(gè)人檔案集中管理，根據(jù)員工在企業(yè)的職位分類管理。保證個(gè)人信息的完整性，在保存過(guò)程中，要減少信息泄露，信息損壞等情況，并且還要完善數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，提供最新的員工信息。多數(shù)事業(yè)單位對(duì)該工作沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，放松了管理力度，導(dǎo)致檔案管理工作效率低。

2）負(fù)責(zé)檔案管理的人員素質(zhì)低。部分事業(yè)單位運(yùn)用沒(méi)有專業(yè)管理能力的人員進(jìn)行管理，也沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整管理措施。沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位人事檔案管理的性質(zhì)，忽略了該工作連續(xù)性高的特征，降低了對(duì)管理人員的要求。而且多數(shù)管理人員是從其他單位臨時(shí)調(diào)劑過(guò)來(lái)的，沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)。部分管理人員任意刪減檔案信息，導(dǎo)致信息缺失，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展。再一個(gè)是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的影響，部分企業(yè)單位減少了檔案管理這方面的資金投入，導(dǎo)致檔案管理人員跳槽，阻礙了企業(yè)發(fā)展的步伐。

3）人事檔案管理過(guò)程中沒(méi)有運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)。雖然部分事業(yè)單位重視人事檔案管理工作，但是管理技術(shù)比較差，沒(méi)有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及其他先進(jìn)的管理技術(shù)，管理效率低，資源整合效率低，不利于實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。從檔案的保存模式來(lái)看，還有部分事業(yè)單位運(yùn)用紙質(zhì)材料保存，不利于及時(shí)更改信息，也沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。影響事業(yè)單位評(píng)優(yōu)，職位人員選擇，不利于事業(yè)單位優(yōu)質(zhì)資源的合理配置，沒(méi)有發(fā)揮檔案管理的重要作用。

3 事業(yè)單位檔案管理工作中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

1）提升管理者的管理觀念。針對(duì)目前我國(guó)部分事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理工作重要性缺乏正確的認(rèn)知，管理觀念較為淡薄的問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育，提高相關(guān)管理者的思想認(rèn)識(shí)，促使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用和意義，從而重視單位的檔案管理工作，制定出完善的檔案管理工作制度，并將制度落到實(shí)處。同時(shí)，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并采用培訓(xùn)教育的方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力。最后，還要重視檔案保管的安全性，只有這樣，才能做好單位的檔案管理工作，提高工作的效率。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)。目前來(lái)看，部分事業(yè)單位檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理能力，對(duì)于這種情況，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，根據(jù)管理人員的特征選擇合適的培訓(xùn)內(nèi)容，提高他們的管理能力。培訓(xùn)模式可以是多樣化的，如專家講座，知識(shí)競(jìng)賽等。其次，事業(yè)單位還要完善考核體系，針對(duì)檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)掌握情況以及專業(yè)技能進(jìn)行綜合性評(píng)測(cè)，設(shè)置崗位競(jìng)爭(zhēng)制度，優(yōu)勝劣汰，通過(guò)加劇內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，還要將其成績(jī)與工資建立聯(lián)系，完善薪酬制度。

3）制定完善的檔案管理制度。在事業(yè)單位檔案管理工作中，核心的工作內(nèi)容就是收集、整理檔案資料，并建檔保存。只有科學(xué)制定檔案管理工作的制度，合理分配檔案管理的權(quán)限，采用統(tǒng)一化的管理方法，才能提高單位檔案管理工作的效率，同時(shí)降低管理工作的成本。為此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本單位檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷調(diào)整、完善檔案管理工作的制度，使單位的檔案管理制度更加科學(xué)、合理，從而確保各項(xiàng)工作的可控性，促使檔案管理工作更適應(yīng)單位的發(fā)展需求。在實(shí)際制定中，相關(guān)單位首先要科學(xué)制定用人制度，同時(shí)合理制定獎(jiǎng)罰制度，只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員工作的積極性，提高檔案管理工作的效率。

4）積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。事業(yè)單位要想提高檔案管理工作的效率，還必須積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。首先，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)自身檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，先從物質(zhì)層面為檔案管理部門提供專門的辦公室和閱覽室，并為其安裝必要的檔案管理器具，同時(shí)做好防火、防水和防盜的措施。其次，加強(qiáng)單位檔案管理信息化的建設(shè)。為此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入，積極采購(gòu)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)充分利用信息化環(huán)境打造出多元化的檔案信息管理平臺(tái)，以此提高單位檔案管理工作的效率。

5）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。事業(yè)單位要將人事檔案信息放入特定的數(shù)據(jù)庫(kù)中。人事檔案管理單位要發(fā)揮其工作的作用，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)以及其他信息技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一整理，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，事業(yè)單位調(diào)動(dòng)員工資料提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，事業(yè)單位各個(gè)部門也要建立聯(lián)系，做好信息更改的記錄，共同監(jiān)督檔案管理工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案資料記錄了該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對(duì)該單位今后各項(xiàng)工作的開展具有指導(dǎo)價(jià)值，同時(shí)，還能促進(jìn)該單位的健康、有序發(fā)展。因此，事業(yè)單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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